DIGITALIZATION OF MUNICIPALITIES - Wednesday 29th PASI HALME, Pääsuunnittelija, Lahden kaupunki Smart City Mindtrek 2020 - conference 28th- 30th – January Tampere, Finland www.mindtrek.org/2020/

1. Tiedonhallintalaki kunnan silmin
Smart City Mindtrek 2020, 29.1.2020
Pääsuunnittelija Pasi Halme, Lahden kaupunki

2. Tiedonhallintalaki ja sen vaateet Lahden kaupungille
• Tiedonhallinnan vastuutus kunnan sisällä
• Uuden lain pääsisältö
• Olemassa olevien aineistojen selvittäminen
• Tiedonhallintamallin rakentaminen
• Mitä hyötyä uudesta laista on Lahden kaupungille ja kaupunkilaisille?
Monday, February 17, 2020 2

3. Tiedonhallinnan vastuutus kunnan sisällä
• Lahden kaupunki on tiedonhallintayksikkö, jonka johdon edellytetään
vastuuttavan tiedonhallintaan liittyvien tehtävien hoidon. Sisältää myös
koulutukset ja ohjeistukset.
• Lahdessa tämä vastuutus tullaan hoitamaan hallintosäännön muutoksella
• Käytännössä tullaan soveltamaan Kuntaliiton hallintosääntö-mallipohjaa kun
se on päivitetty huomioimaan tiedonhallintalain vaatimukset:
https://www.kuntaliitto.fi/laki/kunnan-paatoksenteko/paatoksentekomenettelyn-
saadospohja/kuntalaki-ja-kunnan-hallintosaanto
Monday, February 17, 2020 3
Mitä tehdään: Hallintosäännön muutokset!t

4. Uuden lain pääsisältö kunnan silmin
• Tiedonhallintoyksikkö ja sen sisäiset vastuutukset
• Tiedonhallintamallin muodostaminen 2020 aikana
– Tämä korvaa nykyiset KA-dokumentit, tietojärjestelmäselosteet sekä TOS:it
• Muutosvaikutusten vaikutus Tiedonhallintamalliin
– Toimintamalli kehittämisen vaikutuksista tiedonhallintamalliin
• Kuvaukset asiarekisteristä ja tietovarannoista
• Ei asianhallintaan liittyvät palvelut ja niiden rekisteröinti – siirtymäaika 2021
loppuun
• Tietoturva-asiat – siirtymäaika 2022 loppuun
Monday, February 17, 2020 4

5. Olemassa olevien aineistojen selvittäminen
• KA-kuvaukset
– Prosessit
– Viitearkkitehtuurit
– Kehittämissalkku
– Arkkitehtuuriperiaatteet ja linjaukset
– Tietojärjestelmät ja varannot
• Tietojärjestelmäselosteet
• TOS
• Tietoaineistot
• Tietoturvaohjeistukset/linjaukset
Monday, February 17, 2020 5

6. Tiedonhallintamalli – sisältö
• toimintaprosesseja kuvaavista nimikkeistä, prosessista vastaavasta
viranomaisesta, prosessin tarkoituksesta sekä prosessin sidoksista muihin
prosesseihin
• tietovarantojen nimikkeet & tietovirtakaaviot
• tietosuoja-asetuksen vaatimukset
– selosteet
– tietovarannon omistaja, käyttötarkoitus, pääsisältö, tietojen luovutus sekä säilytysajat
• tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai
tuhoamisesta
• tietojärjestelmien nimikkeistä, tietojärjestelmästä vastaavasta viranomaisesta,
tietojärjestelmän käyttötarkoituksesta, tietojärjestelmän liittymistä muihin
tietojärjestelmiin ja liittymissä käytettävistä tiedonsiirtotavoista
• tietoturvallisuuteen liittyvät toimenpiteet
maanantai, 17. helmikuu 2020 6
Prosessit
Tietoaineisto
Järjestelmät
Tietoturva
Tietovaranno
t

7. Tiedonhallintamalli – sisältö
• IMS-prosessit ja TOS  Näiden rinnakkainen tarkastelu
• Tietovarannot
 Johdon raportointi –hankkeen tulokset
 Tietovarantojen selvitys ja niiden omistajuudet
 Dokumentinhallintaprojektin tila
 Perustiedot ja niiden hallintamallit - tilanne
• TOS -tilanne
• Tietojärjestelmälistaus ajantasalle, omistajuudet, elinkaari,
integraatiot jne
• Tietoturvakoulutusten tila, loukkaukset, auditoinnit
maanantai, 17. helmikuu 2020 7
Prosessit
Tietoaineisto
Järjestelmät
Tietoturva
Tietovaranno
t

8. Tiedonhallintamallin rakentaminen – organisointi ja hallinta
Monday, February 17, 2020 8
Perustetaan 3 kappaletta ICT-kehitysryhmiä eri palvelualueille
Tehtävät:
 Seurata ja tukea palvelualueen järjestelmähankkeiden edistymistä (projektisalkku)
 Toteuttaa kokonaisarkkitehtuurityötä --> Tunnistaa uusia järjestelmä- ja ICT-infran
tarpeita -> ICT-investointien suunnittelu (aikataulutus)
 Kehittää ja ylläpitää tiedonhallintalain edellyttämää tiedonhallintamallia omalta
osaltaan
 Kerätä palautetta olemassa olevien tietojärjestelmien toimivuudesta
 Tiedottaa kaupunkitasoisista järjestelmähankkeista ja niiden etenemisestä
 Varmistaa/Tukea uusien toimintatapojen kehittyminen järjestelmähankkeiden
yhteydessä
 Tehdä päätösesityksiä sekä välittää tietoa johtoryhmälle

9. Tiedonhallintamallin rakentaminen – organisointi ja hallinta
Monday, February 17, 2020 9
Kaupunkiin perustetaan Perustiedon hallinnan ohjausryhmä. Ryhmän puheenjohtajana
toimii konsernipalvelujohtaja.
Tehtävinä on:
• Perustietojen nykytilan ja tavoitetilan määrittely
• Perustiedon hallintamallin organisointi ja jalkautus
• Tiedon laadun kehittäminen hallintamallin puitteissa (rajaukset: perustieto, Joraan
liittyvä, henkilöstöhallinto ja talous, keskeisimmät caset)
• Tehdään projektimuotoisesti, tavoitteena kuitenkin pysyvä organisointi huolehtimaan
laadukkaasta tiedosta.

10. Tiedonhallintamallin rakentaminen – organisointi ja hallinta
Monday, February 17, 2020 10
Kaupunginjohtajan nimeämä Tietoturva- ja tietosuojaryhmä. Ryhmän puheenjohtajana
toimii tietohallintojohtaja.
Tehtävinä on:
• laatia tarkemmat ohjeet, määräykset ja suositukset tietoturvallisuuden käytännön
toteuttamisesta,
• valvoa niiden noudattamista,
• laatia tietoturvallisuuden kehittämistä koskevia suunnitelmia
• käynnistää tietoturvallisuuden parantamiseen tähtääviä hankkeita.

11. Mitä hyötyä uudesta laista on Lahden kaupungille ja
kaupunkilaisille?
• Lisäpotkua kehittämiseen tiedonhallintaan liittyvien vastuiden määrittämisellä
– Johdon sitoutuminen kehittämiseen
• Tiedonhallintamallin rakentaminen
– Mahdollisuus parempaan kokonaisuuden ymmärtämiseen nivomalla prosessit, tieto ja
ICT yhteen ja tunnistamalla niiden linkitykset
• Tiedonhallintamalli vs. Kehittäminen
– Mahdollisuus liittää kehittämiseen ja ict-hankkeisiin tiukemmin prosessitarkastelu jo
alkuvaiheessa  tehokkaammat prosessiparannukset
• Käytännössä vaatinee jonkinlaisen työvälineen, pelkillä exceleillä jne tämän
hallinta on haastavaa
• Tietoturvaan liittyviä lain mukanaan tuomia muutoksia mietitään tässä
siirtymäajan kuluessa
Monday, February 17, 2020 11Tavoitteena on tehokkaampi kaupungin palvelujen kehittäminen!

12. Kiitos ja hyvää alkanutta vuotta!
Pasi Halme
050 398 5992
pasi.halme@lahti.fi