voorstelling van het stadsarchief ter gelegenheid van een bezoek van de Vrienden van het Stedelijk museum en archief aan het stadsarchief.

1. Stadsarchief Diest
Presentatie voor de
Vrienden van het Stedelijk Museum en Archief vzw
8 juni 2013
Petra Vanhoutte

2. Het stadsarchief
• 3 kilometer archief
• 400 meter boeken, tijdschriften en foto’s
• Oudste stuk: 1228
• Collectie:
• Archief van de stad
• Archief van parochies
• Archief van verenigingen en privépersonen
• Notarisakten
• Documentaire collectie: boeken, tijdschriften, foto’s, knipsels,
affiches
• Muziekcollectie

3. Verleden:
oud archief
• Preservatie en conservatie van het oud
archief
• Herverpakking
• Aangepast klimaat in de depots
• Digitalisering van stukken
• Fotocollectie
• Akten burgerlijke stand
• Restauraties

7. Verleden:
oud archief
• Werken aan een betere bekendmaking
van het archief
• Leeszaal
• Website
• Archievenoverzicht
• Archiefbank Vlaanderen
• Invoer fotocollectie in erfgoedplus.be

12. Heden:
papieren archief
Probleem:
• Toevloed van archiefmateriaal van de
diensten
• 200 dozen per jaar
• 25 meter archief per jaar
• Knowhow rond archief is niet op elke dienst
aanwezig
• Eenvormigheid is zoek
• Niet transparant
Voorstelling stadsarchief – 8 juni 2013

13. Extra archiefdepot
• Depot in de
Zoutstraat voor het
semi-statisch
archief

14. Heden:
papieren archief
• Uitbouwen netwerk van spoc’s op de diensten
• Deponeringsprocedure
• Selectieprocedure
Voorstelling stadsarchief – 8 juni 2013

15. Uitbouwen van een netwerk
spoc’s op de diensten
• Archief-verantwoordelijken
• Staan in voor de communicatie tussen
dienst en archief
• Houden oogje in het zeil
• Zijn verantwoordelijk voor de correcte
deponering van archief
Voorstelling stadsarchief – 8 juni 2013

16. Deponeringsprocedure
Dienst geeft de intentie
om te willen deponeren
Doorsturen
deponeringslijst (met
nieuwe
inschrijvingsnummer)
ARCHIEF
Invullen
deponeringslijst +
standaardetiketten op
de dozen
DIENST
Aanvullen
deponeringslijst met
bewaartermijnen en
definitieve bestemming
ARCHIEF
Goedkeuring
bewaartermijnen
DIENST
Overbrenging naar
archief
plaatsing volgens
selectietermijn
TUD
Voorstelling stadsarchief – 8 juni 2013

17. Selectieprocedure
• In opbouw
• Te selecteren materiaal makkelijk
genereren via:
• Rapportering uit deponeringslijsten
• Plaatsing in de rekken
• toekomst: systeem?
Voorstelling stadsarchief – 8 juni 2013

18. Heden:
digitaal archief
• Nood aan duidelijke structuren
• Steeds meer mensen, taken en documenten
• Leesbaarheid op langere termijn
• Onveranderlijkheid van gegevens
Voorstelling stadsarchief – 8 juni 2013

19. Toekomst
• Globaal systeem met deponeringslijsten en
inventarislijsten
• Kwaliteitslabel culturele archiefinstelling
(toegekend door de Vlaamse overheid)
• Digitaal depot?