Wie ein ERP-System die betrieblichen Abläufe verbessern kann - Beispiele aus der Praxis – Helmuth Rath (proALPHA)

1. 1

2. Wir entwickeln eine exzellente integrierte
Gesamtlösung, welche die Wettbewerbs-
fähigkeit unserer mittelständischen Industrie-
und Handelskunden überzeugend sicherstellt.
Praxiserfahrene Organisations- und IT-
Berater sind die Garanten für die Erbringung
aller zur Gewährleistung des nachhaltigen
Erfolgs erforderlichen Dienste.

3. 3
IT- und E-Business-Consulting zur
Optimierung von Geschäftsprozessen
Implementierung von proALPHA®
(proALPHA® goLive!)
After-Sales-Support sowie Trainings
und Seminare und neue Methoden
Vollständig integrierte, plattform-
unabhängige Komplettlösung
Flexibel und international einsetzbar
für mittelständische Industrie- und
Handelsunternehmen
Hochfunktionale E-Business-
Komponenten
Unsere Kernkompetenz
Business Solution Business Service

4. 4
proALPHA - Partner für den Mittelstand
Produkt: Standardsoftware proALPHA®
Dienstleistungen: IT-Consulting, Projektmanagement, Implementierung,
Seminare, Wartung, Support und Hotline
Zielmarkt: Mittelständische Industrie- und Handelsunternehmen
Geschäftszahlen: Kunden > 1.500
Umsatz 2006/2007 41,0 Mio. €
EBIT 6,8 Mio. €
Mitarbeiter (Stand 06/2007) > 390
Aktionäre: Mitarbeiter 59,8 %
Finanzinvestor 27,6 %
Sonstige Privatinvestoren 10,7 %
Eigene Aktien 1,9 %
Österreich: Gegründet 1995
4 Standorte (Gleisdorf, Wien, Wels, Innsbruck)
ca. 40 Mitarbeiter
ca. 160 Kunden

5. 5
Komplettlösung proALPHA
Intercompany
Dokumentenmanagement (DMS)
Finanzwesen
Anlagenverwaltung
Kostenrechnung
Controlling
Personalwesen
Produktkonfiguration
Vertrieb
Materialwirtschaft
Produktion
Service
E-Business
CRM APS BSC
CAD
Analyzer (OLAP)
WorkflowAutomation
Informations- & Controllingsystem (MIS)
Projektmanagement
Produktkonfiguration

6. 6
Unternehmensprozesse ganzheitlich optimieren
Rechnungs-
wesen und Controlling
Projektmanagement
Konstruktion
Materialwirtschaft
Disposition & Einkauf
Produktion
Versand und Lieferung
Fakturierung
Service
VIS / Marketing
Anfragen
Variantengenerierung
Angebotserstellung
Auftragserfassung
Informations &
Controllingsystem (MIS)
Dokumenten-
management (DMS)
CRM
E-Business
PPS
Warenwirtschaft
Finanz- & Rechnungswesen

7. 7
Workflow-Automation – Anwendungsbeispiele
 Fragestellungen
Wen muss ich informieren?
Wie soll ich informieren?
Wie vergesse ich nichts?
 Bisheriger Lösungsweg
Checklisten
Post-It Block
Kugelschreiber
Telefon
E-Mail
.......

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Workflow-Automation – Beispiel Kunde und Angebot
 Neuer Kundenstamm wird angelegt
 UstID prüfen und pflegen
 Info an Rechnungswesen: Personenkonto / Sammelkonto anlegen
 Info an Vertrieb, dass Kundenstamm angelegt wurde
 Neues Angebot wird erstellt
 Info an Vertreter, dass Angebot angelegt wurde
 Prüfung technische Machbarkeit
 Verteilung zur Genehmigung an Technik, Vertrieb, GF
 Weiterleitung an zuständigen Sachbearbeiter
 Nachbearbeitung im Vertrieb

9. 9
Workflow Aktivitäten-Monitor
 Im Gesamtsystem
integriertes aktives
Vorgangs- und
Risikomanagement
 Jeder Mitarbeiter erhält nur
die Vorgänge, Hinweise
und Aktivitäten für die er
verantwortlich zeichnet
 Über Verteilergruppen
abteilungs- und werks-
übergreifend bis hin zum
Webflow
 Workflowprozesse sind
graphisch modellierbar
 Aktivitäten, Wiedervorlagen
Notizen, Warnhinweise...

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Workflow-Automation
 Steuerung
Abbildung der Aufbau- und Ablauforganisation
Aufbau und Verwaltung
von Arbeitsvorräten
 Überwachung
betrieblicher Geschäftsprozesse
 Automatisierung
Aufbau einer Bearbeitungs-
und Ereignisroutine
Verkürzung der Durchlaufzeiten

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Workflow-Automation
Geschäftsprozess
• zeitlich logische Abfolge von
betriebswirtschaftlichen Aufgaben,
z.B. Angebotsbearbeitung, Disposition,
Inventur, Zahlungsverkehr
Workflow
• organisatorische und technische Umsetzung
von Geschäftsprozessen
• Wie und mit welchen Mitteln sind
Geschäftsprozesse auszuführen?
Elemente des Workflow
• Ereignisse
• Zustände
• Vorgänge
• Verteilergruppen

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Workflow-Automation – Ereignisse
Ereignis
• Eintreffen einer bestimmten Situation
Beispiele für Ereignisse
• Neuanlage Teilestamm, Kundenstamm ...
• Neuanlage Auftrag ...
• Kreditlimit überschritten
• Engpass beim Einplanen Produktionsauftrag
• ...

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Workflow-Automation – Zustände
Zustand
• Zustände steuern die Verwendung von Datensätzen
• Die Funktionen der Zustände legen das Verhalten fest:
• Sperre: Der Datensatz kann weder bearbeitet
noch verwendet werden
• Warnung: Sie entscheiden, ob der Datensatz trotz Warnung
bearbeitet und verwendet werden kann
• Info: Der Datensatz kann ohne zusätzliche Meldung
bearbeitet und verwendet werden

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Workflow-Automation - Verteilergruppen
Verteilergruppe
• Ordnet Vorgängen Sachbearbeiter zu
• Verteilt Vorgänge in die
Aktivitätenmonitore der
Sachbearbeiter
• Überwacht die Vorgangsbearbeitung
durch Wiedervorlage

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Workflow-Automation – Grafische Definition
einfügen oder
anordnen

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Workflow-Automation – Beispiel Teilestammanlage
Ereignisgesteuerte
Workflow-
Automation
Neuanlage
Teilestamm
Teilestamm wurde neu angelegt.
Stammdatenpflege ist noch nicht abgeschlossen.
Info Warnung Sperre
Teilestamm
Anfrage
Bestellung
Auftrag
Disposition
Ereignis
Zustand
Bereich

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Workflow-Automation – Beispiel Teilestammanlage
WorkflowAutomation
Ereignis Vorgang Daten
Offene
Aktivitäten
Anlage ED
Anlage PD
Teile-
stamm
Freigabe
Beleg auf Wiedervorlage
Ereignis in der Produktion
Offene Aktivitäten (User)
Pflege Teilestamm
4712 Teil A Dispodaten
4713 Teil C Dispodaten
Pflege Teilestamm
4711 Teil A Einkaufsdaten
Lieferant :
WBZ :
Preis(EK) :
Pflege Einkaufsdaten
4711 Teil A
Teile-
stamm
Sperre
Anlage

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Workflow-Automation - Bearbeiten Vorgangsdiagramm
z.B. „Neuanlage Teilestamm”

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Workflow-Automation – Beispiele aus der Produktion
Jedem Ereignis kann ein
Workflow über individuelle
Parameter zugeordnet
werden.
Sperre, Warnung
oder Info

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Workflow-Automation – Kennzahlenbericht

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Workflow-Automation – Kennzahlenbericht
Kennzahlenberichte:
• Definition von individuellen Kennzahlen aus allen Bereichen (Eigenkapitalquote,
Auslastungsgrad von Maschinen oder Maschinengruppen, Umsatzerlöse,
Lagerbestände, etc.)
• Definition von „Warngrenzen“ je Kennzahl  „Kritischer Bereich“
• Zusammenfassung von Kennzahlen zu Kennzahlenberichten
• Automatische zeitgesteuerte Berechnung der Kennzahlenberichte im Hintergrund
• Liegt eine Kennzahl im kritischen Bereich, wird automatisch ein Ereignis der Workflow-
Automation angestoßen.

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Workflow-Automation – Integration CAD

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Workflow-Automation – Entscheidungsvorgänge
Entscheidungsvorgänge können in
den Workflow ebenfalls integriert
werden.

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Vorteile und Nutzen des proALPHA® -Workflow
• Workflow führt zu einem präzisen und redundanzfreien Informationsfluss im
Gesamtunternehmen
• Workflow bietet Transparenz und Nachvollziehbarkeit in allen betrieblichen Abläufen
• Workflow führt zu schneller und effizienter Vorgangsbearbeitung
• Workflow führt nachweislich zu einer erheblichen Reduzierung der
Auftragsbearbeitungszeiten und Auftragsdurchlaufzeiten
• Workflow schafft direkte Verbindung von Geschäftsprozess-Analyse und ERP-
Anwendung
proALPHA® Workflow

25. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit