Modelo de projeto de implementação de orçamento matricial em empresas.

1. ORÇAMENTO MATRICIAL
Projeto de Implementação
Projeto
Implementar e consolidar a metodologia de orçamento matricial de despesas, incluindo as
etapas de planejamento e gestão orçamentária, visando redução de despesas.
Descrição
Implementar e consolidar a metodologia de orçamento matricial de despesas, incluindo as
etapas de planejamento e gestão orçamentária, visando redução de despesas.
o Aperfeiçoar a prática atual de planejamento orçamentário, por meio da utilização
de indicadores de desempenho que permitam a identificação de lacunas e
melhores práticas entre as diversas áreas, viabilizando a definição de metas de
redução de gastos;
o Elaborar os padrões que definam as regras para a realização das despesas e
utilização dos recursos da empresa;
o Elaborar o planejamento orçamentário conforme a metodologia de orçamento
matricial de despesas, com a introdução do conceito de "pacotes de gastos" e
do "controle cruzado" expandindo o nível de participação e comprometimento
dos profissionais da instituição;
o Elaborar e implementar uma sistemática de gestão orçamentária adotando a
nova metodologia visando garantir que o orçamento aprovado seja cumprido,
por meio da identificação dos desvios e tomada de ações corretivas;.
A metodologia Orçamento Matricial de Despesas
O Orçamento Matricial (OM) é uma metodologia gerencial para o planejamento e controle
orçamentário de uma organização. A implantação do OM implica a avaliação detalhadas das
contas de despesas e na identificação de oportunidades de ganhos com a redução de custos.
Todo trabalho é conduzido de forma a promover uma grande mobilização da empresa no
controle de despesas. Com o processo do orçamento matricial, praticamente todos os
funcionários têm metas claras de redução de custos, compatíveis com a natureza de suas
atividades e com seu potencial de ganho.
O processo de elaboração do Orçamento Matricial se inicia com a elaboração de pacotes de
gastos e a definição de seus respectivos gestores. Seu produto final será um mapa de
oportunidades de redução de despesas, refletidas no orçamento anual elaborado para toda a
organização.
O processo de acompanhamento das despesas define responsabilidades claras pela avaliação
do "Previsto" X "Realizado". Assim sendo, todos os desvios são tratados e analisados por meio
de relatórios, visando à clara compreensão das causas dos desvios e o desenvolvimento de um
plano de ação para eliminá-las.
Por meio desta prática, o orçamento da instituição passa a incorporar as seguintes
características:
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2. · Passa a ser justo e ousado;
· Focado nas atividades necessárias à operação;
· Baseado em regras claras, com intensa participação dos funcionários na redução de despesas.
O projeto é conduzido por uma equipe de consultores, trabalhando em conjunto com
profissionais da Instituição, com o objetivo de transferir todo o conhecimento referente à
elaboração e ao controle das metas de despesas, de acordo com os princípios do orçamento
"Matricial".
A figura abaixo ilustra as etapas desse processo;
Benefícios da Metodologia
O objetivo principal do Orçamento Matricial de Despesas é a redução de custos, obtida por meio
da análise detalhada da situação atual, identificação e utilização de melhores práticas.
Adicionalmente, o OM proporciona diversos benefícios qualitativos para a organização, entre
eles:
• Conhecimento detalhado dos gastos;
• Avaliação do desempenho de cada área;
• Estabelecimento de metas justas e desafiadoras;
• Melhoria da qualidade da base de dados para a tomada de decisão;
• Implementação de mudanças/melhorias no processo de gestão dos recursos;
• Elaboração do orçamento de custos que assegure o alcance de uma diretriz anual de redução
de despesas.
Etapa de Planejamento Orçamentário
A etapa de planejamento orçamentário visa estabelecer as metas orçamentárias para os centros
de custos e para os pacotes.
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3. • Definição de Pacotes e Variáveis (Contas Contábeis)
• Definição de Entidades e Níveis (Centros de Custos)
• Definição de Gestores de Pacotes e Entidades
• Análise preliminar dos dados
• Definição de Parâmetros e Indicadores
• Definição de “Clusters”
• Definição da meta do presidente
• Estabelecimento das “réguas” nas entidades
• Definição preliminar das metas nas entidades
• Definição das “Propostas de Padrões” e “Planos de Redução de Gastos”
• Negociação das metas
• Revisão e aprovação dos padrões propostos
• Consolidação do Orçamento
Etapa de controle orçamentário
Esta etapa visa acompanhar as metas e o realizado de cada centro de custo e pacote, analisar
os desvios e traçar replanejamentos para alcance das metas.
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4. Automação da metodologia
Para facilitar a implantação da metodologia de OM é recomendável a adoção de software
específico para visualização da matriz orçamentária, estratificações e replanejamentos. Nesse
projeto adotaremos o software Matriz Orçamentária. Segue abaixo algumas telas de referência.
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