Förberedande uppgifter för införandet av klientdataarkivet för socialvården

Förberedande uppgifter för
införandet av Klientdataarkivet
för socialvården
Förberedande möte för femte vågen
27.8.2019
Seija Viljamaa, THL OPER

Seija Viljamaa, THL OPER 27.8.2019
THL: https://thl.fi/sv/web/informrinmationshantering-inom-social-och-
halsovarden/kanta-tjansterna/kanta-tjanster-inom-socialvarden/inforandet-
av-kanta-tjanster
Kirjoita kaava tähän.
5/2019
5–
8/2019
6/2019 
8/2019 
1–4/2020
1–4/2020
2

Presentationens innehåll
 Administration vid anslutningen (1)
 Organisering och hantering av projektet (2)
 Kommunikation 3
 Plan för egenkontroll och väsentliga krav (8)
 Dokumenthanteringsrutiner (12)
 Utbildning av personalen (13)
 Övervaka verksamheten under produktionstiden
 Vad ska göras härnäst?
Siffran inom parentes hänvisar till punkten ”Förberedelser inför införandet” i Excel-tabellen
27-08-2019Seija Viljamaa, THL OPER3

Administration vid anslutningen (1)
Beslut och avtal som hör till projektet
 Beslut om att organisationen ska ansluta sig och tidtabellen för organisationens anslutning enligt
organisationens administrativa beslutsprocess (förhandlingar med systemleverantören om ett
Kanta-kompatibelt system)
 Leveransavtal mellan organisationen och systemleverantören
 Gamla uppgifter
 Leveransavtal mellan organisationen och leverantören av datasystemet i klass A
 Leveransavtal mellan organisationen och leverantören av datasystemet i klass B samt en tredje
part (migrationsverktyg)
 Om ett migrationsverktyg används för dataöverföringen, ska migrationsverktyget vara ett system i
klass A
 Avtal med FPA och BRC finns under punkterna 1.4–1.7 i uppgiftstabellen
27.8.2019Seija Viljamaa, THL OPER4

Organisering och hantering av projektet (2)
Rekrytera personal
 Utse ansvarspersoner
 Lokalisera sakkunskap inom den egna organisationen
 Substanskunskap behövs i olika faser
 Rekrytering av tillräckliga resurser
Projektplan
 Kartlägg och studera de nationella anvisningarna
 Gör upp en egen projektplan för organisationen
 Styrgrupp
 Projektgrupp

Organisering och hantering av projektet –
respons från pilotprojekten
 Det tog betydligt längre tid än beräknat att fördjupa sig i materialet
och planera projektet. Behovet av personal underskattades
 Behovet av resurser för att ta till sig de nya begreppen och
strukturerna underskattades
 Det var krävande att avdela resurser för substanskunskap och man
konstaterade att arbetet inte kan utföras vid sidan om det egna
arbetet

Kommunikation (3)
 Gör upp en kommunikationsplan
 Specificera de huvudsakliga målgrupperna för kommunikationen
 Intern kommunikation
 Ledningen
 Socialservicens personal
 Kommunikation till yrkesutbildade personer samt hela personalen före införandet
 I fråga om arkivering av gamla uppgifter bör personalen få information om att gamla klientuppgifter lagras
permanent i Kanta-tjänsterna och vad detta innebär för klientuppgifternas synlighet
 Extern kommunikation
 Till medborgarna om införandet av Kanta-tjänster och vad det innebär
 Medborgarkommunikation vid tidpunkten för införandet (utnyttja FPA:s material)
 Kommunikationskanaler
 Vad kommunicera om och hur ofta
 I fråga om arkivering av gamla uppgifter bör klienterna få information om att deras uppgifter överförs till
Kanta-tjänsterna, men att uppgifterna inte kommer att synas på Mina Kanta-sidor

Plan för egenkontroll (8)
Tillhandahållare av socialvårdstjänster och tillhandahållare av hälso- och sjukvårdstjänster ska utarbeta en
plan för egenkontroll med tanke på informationssäkerheten, dataskyddet och användningen av
informationssystemen (9.2.2007/159 Lag om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och
hälsovården: 19 h § Plan för egenkontroll)
 Tjänstetillhandahållaren
 Svarar för planen för egenkontroll och behandlingen av klient- och patientuppgifter i sin verksamhet
 Förmedlarorganisationen
 svarar för sin egen plan för egenkontroll och uppfyllandet av certifieringskraven på förmedlingstjänsten,
auditeringen av tjänstens informationssäkerhet och de anmälningar som krävs för förmedlingstjänster
 Systemtillverkaren
 svarar för att kraven som ställs på systemet implementeras i systemet
 Producenten av informationssystemtjänsten
 svarar för verifieringen och certifieringen av kraven som ställs på systemet (inkl. samtestning och auditering
av informationssäkerheten), produktionen av informationssystemtjänsten för tjänstetillhandahållarna och för
anmälningarna som gäller informationssystemen
Information om planen för egenkontroll https://thl.fi/sv/web/informationshantering-inom-social-och-
halsovarden/kanta-tjansterna/kanta-tjanster-inom-socialvarden/inforandet-av-kanta-tjanster/forberedelser-
for-inforandet/plan-for-egenkontroll-av-informationssakerhet-och-dataskydd

Egenkontroll och väsentliga krav: varför?
(9.2.2007/159 Lag om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården:19 a § Väsentliga krav)
 Tillhandahållaren av social- och hälsovårdstjänster ska säkerställa att
 Organisationerna och tjänsteproducenterna har ändamålsenliga informationssäkerhetsrutiner,
beaktar kraven på informationssäkerhet i verksamheten och ser till att informationssäkerheten är
ändamålsenlig i systemens användningsmiljöer
 EGENKONTROLL
 Systemleverantörerna ska säkerställa att
 Systemen har de rätta funktionerna med tanke på den tilltänkta användningen, tillräckliga
informationssäkerhetsegenskaper och kan ansluta sig till det informationsutbyte som sker via
Kanta-tjänsterna
 VÄSENTLIGA KRAV
Plan för egenkontroll av informationssäkerhet och dataskydd (Yutube)

Författningar om egenkontroll och
väsentliga krav
 Lag om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården 159/2007 (uppdaterad
2014)
 Lag om elektroniska recept 61/2007 (uppdaterad 2014)
 THL:s föreskrift 1/2015: Väsentliga krav på informationssäkerhet hos informationssystem av klass A
inom social- och hälsovården
 THL:s föreskrift 2/2015: Föreskrift om utredningar och krav som ska tas in i planen för egenkontroll
 THL:s föreskrift 2/2016: Föreskrift om väsentliga krav på funktionalitet hos informationssystem för
social- och hälsovården
 EU:s dataskyddsförordning
 Dataskyddslagen
 Därutöver finns anvisningar och stödmaterial
 Grundprincipen: de väsentliga kraven på systemen samt egenkontrollen bildar en sammanhållen
kedja från tekniska systemlösningar till säkra rutiner och verksamhetssätt i det dagliga arbetet

Principerna i EU:s dataskyddsförordning (GDPR) angående behandling
av personuppgifter (Dataskyddsförordningen förutsätter att den personuppgiftsansvarige följer principerna angående
behandling av personuppgifter. Principerna utgör de viktigaste reglerna i dataskyddsförordningen.)
 Ändamålsbegränsning (personuppgifter samlas in uteslutande för lagliga ändamål och för att säkerställa att personuppgifter inte
behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål)
 Uppgiftsminimering (Personuppgifterna ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande i förhållande till de ändamål för vilka
de behandlas)
 Uppgifternas riktighet (De personuppgifter som den personuppgiftsansvarige behandlar ska vara korrekta och vid behov
uppdaterade)
 Lagringsminimering (Personuppgifterna får inte förvaras i en form som möjliggör identifiering av den registrerade under en längre
tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas. Den
personuppgiftsansvarige kan sällan ange en exakt förvaringstid för de
personuppgifter samlats in. Principen om lagringsminimering ålägger emellertid
den personuppgiftsansvarige att utarbeta kriterier för bestämning av
uppgifternas förvaringstid) OBS! Lagstadgade skyldigheter att förvara och förstöra uppgifter.
27.8.201911 Seija Viljamaa, THL OPER

Principerna angående behandling av personuppgifter i EU:s
dataskyddsförordning (GDPR)
 Uppgifternas integritet och konfidentialitet (Principen ålägger den
personuppgiftsansvarige att planera lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som
säkerställer säker behandling av personuppgifterna samt skydd av uppgifterna)
 Den personuppgiftsansvariges ansvarsskyldighet (Ansvarsskyldigheten är en ny
skyldighet i förhållande till personuppgiftslagen. Den personuppgiftsansvarige ska i
enlighet med ansvarsskyldigheten kunna visa att behandlingen av personuppgifter följer principerna
angående behandling av personuppgifter och de övriga reglerna i förordningen. Att enbart följa lagen är
alltså inte längre tillräckligt. Ansvarsskyldigheten förutsätter bland annat att den
personuppgiftsansvarige noggrannare än förut planerar och dokumenterar behandlingen av
personuppgifter samt de interna anvisningarna och vid behov utbildningen av personalen som
behandlar personuppgifter)

Dokumenthanteringsrutiner (12)
 Kartlägg nuläget inom dokumenthanteringen: Rutiner för inskanning av dokument,
förvaringsplatser och förvaringsrutiner för pappersarkivet
 Slå ihop socialvårdens separata register till anmälningsregister och klientregister i
enlighet med 22 § i klienthandlingslagen
 Gör upp dokumentet ”Register över behandling”. Det är en beskrivning av hur
organisationen behandlat personuppgifter. Dataskyddsförordningen (GDPR) ålägger
organisationen att upprätta ett register över behandling. Dataombudsmannens byrå:
https://tietosuoja.fi/sv/register-over-behandling
 Upprätta dataskyddsbeskrivningar för socialvårdens anmälnings- och klientregister
 Om organisationen vill kan den också publicera dataskyddsbeskrivningarna för att informera
klienterna

Dokumenthanteringsrutiner (12)
 Hantering av dokument som finns i pappersarkiven samt behandlingsrutiner
 Anvisningar och utbildning om förändringarna i behandlingen av material i pappersform och
förändringarna i personregistret
 Kom överens om inskannings- och förvaringsrutiner för klienthandlingsmaterial som kommer i
pappersform och gör upp anvisningar om detta
 Traditionell arkivbildningsplan ABP för material som i fortsättningen bara kommer att
finnas på papper
 Informationsstyrningsplan TOS för material i elektronisk form
 Kanta-arkivariens uppgifter och ibruktagande av arkivariens användargränssnitt:
Definiera vem som är Kanta-arkivarie för socialvården i organisationen. Anvisningar
och utbildning.

 Utnyttja experter på serviceproduktion
 För att kartlägga vilka klienthandlingar som ska arkiveras behövs kunskaper om
arkivering, huvudanvändare och kännedom om serviceverksamheten
 Grunda expertgrupper
 Grunda behövliga expertgrupper som är specifika för olika serviceuppgifter
 Studera nationella klienthandlingar, processer och klassificeringar
 Ta hjälp av THL:s handbok Klienthandlingarnas kontext och tabell, tjänsten för
handlingsstrukturer och metadata inom socialvården SosMeta, beskrivningar av
serviceprocesser inom socialvården, Kansa-koulu-projektets verktyg för
kartläggning av nuläget
 När gamla uppgifter sparas i Klientdataarkivet för socialvården, ska de metadata
som krävs anslutas till dem. Metadatamodell för socialvården (en ny version
publiceras hösten 2019) 27.8.2019THL, OPER15
Kartlägg den nuvarande situationen för klientuppgifter och
rutiner för dokumenthantering vid arkivering av gamla
uppgifter

 Kartlägg handlingar som ska arkiveras
 Förändringarna i användningen av datasystemen beror på om Kanta-tjänsterna
används aktivt eller för arkivering av gamla uppgifter. I fråga om arkivering av
gamla klientuppgifter ska man kartlägga vilka uppgifter som ska arkiveras och
fastställa med vilka metadata de
arkiveras https://thl.fi/sv/web/informationshantering-inom-social-och-
halsovarden/kanta-tjansterna/kanta-tjanster-inom-socialvarden/funktionella-
specifikationer-for-serviceproduktionen
 Kartlägg vilka klienthandlingar som finns i de klientdatasystem som
används nu
 Organisationen kartlägger processer i klientdatasystemet, klienthandlingar och hur
de placeras i de olika faserna av processen
27.8.2019THL, OPER16
uppgifter

 Kartlägg vilka klienthandlingar som finns i andra datasystem
 System som organisationen har insyn i, patientdatasystem i vilka klientuppgifter
inom socialvården sparas, ärendehanteringssystem, programvaror avsedda för
allmänt bruk När gamla uppgifter sparas i Klientdataarkivet för socialvården, ska
de metadata som krävs anslutas till dem https://thl.fi/sv/web/informationshantering-
inom-social-och-halsovarden/kanta-tjansterna/kanta-tjanster-inom-
socialvarden/funktionella-specifikationer-for-serviceproduktionen/serviceuppgifter-
och-socialservice-inom-socialvarden
 (en ny version publiceras hösten 2019)
 Obs! Klientuppgifter inom socialvården som sparats i patientdatasystem får för
närvarande inte införas i Klientdataarkivet för socialvården. THL:s arbetspapper
6/2013
 Handlingar som lagras i pappersform: kom ihåg arkivbildningsplanen ABP
och informationsstyrningsplanen TOS för material i elektronisk form27.8.2019THL, OPER17
uppgifter

Utbildning av personalen (13)
 Utbilda administratörer, dokumenteringsutbildare och övriga
utbildare
 Planera och ordna utbildning för yrkesutbildade personer: t.ex.
 Allmän presentation av Kanta-tjänsterna
 Utbildning av personalen i verksamhet enligt klienthandlingslagen
 Allmänna principer för användning av klienthandlingar
 Utbildning om dataskydd och informationssäkerhet
 Programvaruutbildning
 Utbildningar om verksamhetsmodellerna

Övervaka verksamheten under
produktionstiden
 Upprätthåll de anställdas kompetens (tekniska och
innehållsmässiga)
 Övervaka kvaliteten på dokumentationen av klientuppgifter, t.ex.
upprättandet av klienthandlingar, finns det stora skillnader mellan
enheterna
 Arkivering av gamla uppgifter: kontrollera arkivering av uppgifter
med hjälp av arkivariens användargränssnitt

Vad ska göras härnäst?
 Studera det material som finns till stöd för införandet
 Införandet av Klientdataarkivet för socialvården på THL:s webbplats
 Klientdataarkivet för socialvården på FPA:s webbplats
 Genomförandeplan för fas I av Klientdataarkivet för socialvården ver. 2.0 (PDF 439
kB)
 Social- och hälsovårdsorganisationens uppgifter vid införandet av Klientdataarkivet
för socialvården ver.0.93 (xls 104 kB)
 Kanta-kostnadstabell
 Inled samarbetet med leverantören av datasystemet
 Samla de experter som behövs för projektet
 Projektarbetare, experter i serviceverksamhet inom socialvården och
representanter för ledningen, administratörer (huvudanvändare)/programsupport,
IT-experter

Vad ska göras härnäst?
 Planera projektet och upprätta en projektplan
 Ta hjälp av tabellen över uppgifter. Utred vilka uppgifter som hör till
införandeprojektet i din organisation.
 Exempel på projektplaner
 Anmäl dig tillsammans med centrala personer i projektet samt
dokumenteringsutbildare till den verksamhetssättsutbildning som ordnas
8.10.2019 via THL:s tapahtumakalenteri (kommer senare i kalendern)
 Delta i nätverk i din region för socialvårdens anslutning till Kanta-tjänsterna. Mer
information fås av OPER-enhetens regionala specialplanerare kantapalvelut@thl.fi

Länkar som gäller uppgiftstabellen
• Social- och hälsovårdsorganisationernas uppgifter vid införandet av Klientdataarkivet för socialvården:
https://thl.fi/sv/web/informationshantering-inom-social-och-halsovarden/kanta-tjansterna/kanta-
tjanster-inom-socialvarden/inforandet-av-kanta-tjanster/forberedelser-for-inforandet
• Utvecklingsprojekt: https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/kanta-
palvelut/sosiaalihuollon-kanta-palvelut/kehittamisprojektit
• Projektplan Eksote:
https://thl.fi/documents/920442/3225039/SosKanta_hankesuunnitelma_1.0.pdf/8950cc23-b41f-41de-
871b-25cf09899823
• Kommunikationsplan Eksote:
https://thl.fi/documents/920442/3611794/SosKanta_Viestintasuunnitelma.pdf/5984585b-bf1f-4e75-
b2ef-29d5d8a2c4f5
• Register över behandling enligt dataskyddslagstiftningen, Dataombudsmannens byrå:
https://tietosuoja.fi/seloste-kasittelytoimista
 Tjänst för handlingsstrukturer och metadata inom socialvården SosMeta-palvelu

Tack
Seija Viljamaa
Specialplanerare
THL, OPER

Förberedande uppgifter för införandet av klientdataarkivet för socialvården

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Similaire à Förberedande uppgifter för införandet av klientdataarkivet för socialvården

Similaire à Förberedande uppgifter för införandet av klientdataarkivet för socialvården (20)

Plus de THL

Plus de THL (20)

Förberedande uppgifter för införandet av klientdataarkivet för socialvården

Notes de l'éditeur