Koncernstabens IT-stab och berättar om IT-styrning inom Sundsvalls kommun. Föreläsningen kommer att beröra kommunens olika styrprocesser främst inom IT och hur dessa samverkar. Övergripande agenda: Styrning av IT i Sundsvalls kommunkoncern Vad är IT-plan? Kommunens systemförvaltningsmodell Styrs kommunen på andra sätt och hur hänger i så fall allt ihop? Bilderna är hämtade från IT-strategerna Linda Gustafsson & Thomas Norlins föreläsning den 19 september, 2014.

1. IT-styrning i Sundsvalls
kommunkoncernen
Linda Gustafsson
@ligus78 (Twitter)
/in/lindagustafsson
Thomas Norlin
@thomasnorlin (Twitter)
/in/thomasnorlin

2. Agenda
• Styrning av IT i Sundsvalls kommunkoncern
• Vad är IT-plan?
• Kommunens systemförvaltningsmodell
• Styrs kommunen på andra sätt, hur hänger det i så fall ihop?

3. Frågor att besvara…
• Hur styrs IT i Sundsvalls kommunkoncern?
• Vad gör IT-staben?
• Varför IT-planering?
• Hur gör jag ett ärende till IT-plan?
• Varför systemförvaltning?
• Hur går systemförvaltning till?
• Framtidsspaning?

4. Styrning av IT i
kommunkoncernen
Det som inte är definierat kan inte styras ledas
Det som inte styrs/leds kan inte mätas
Det som inte mäts kan inte förbättras

5. Vi på IT-staben
Camilla, Linda, Petronella, Daniel, Thomas och Jari

6. Traditionella bilden

7. Detta jobbar IT-staben med…
Processer, kompetens, strukturer
Styr- och ledningsprocesser för IT
IT-strategiskt kompetens, Verksamhets-modellering
IT-leverantörer/ partners
Kostnader
IT-system
Personal
Intäkter
Skattemedel (för personal och system)
Andra bidrag (stat, EU etc.)
Vinst ger
utvecklings-medel
Kunder
Kommundirektören
(Kommunanställda och Sundsvallsbor)
Erbjudande
God styr-barhet
av IT
i kommun-koncernen
IT-stabens Affärsmodell

8. Detta är våra verktyg för
att styra…
IT-strategi
IT-plan
IT-förvaltning
IT-tjänster

9. IT i koncernsperspektiv
Koncernstrategi
Affärsmodeller
Processmodeller
HR Management IT

10. IT-Strategi
LEDORD:
Öppen affärsmodell
Beställare- och
utförar-organisation
MÅLBILD:
Enkla, flexibla,
tydliga IT-tjänster
Modelldriven
utveckling
Kvalificerad
informations-förvaltning
Väl utbyggd IT
- infrastruktur
Samordnat
användarstöd
Öppenhet och tillgänglighet
Hållbar utveckling – grön IT
Kontinuerlig
utveckling

11. IT-Strategi
LEDORD:
Öppen affärsmodell
Beställare- och
utförar-organisation
MÅLBILD:
Enkla, flexibla,
tydliga IT-tjänster
Modelldriven
utveckling
Kvalificerad
informations-förvaltning
Väl utbyggd IT
- infrastruktur
Samordnat
användarstöd
Öppenhet och tillgänglighet
Hållbar utveckling – grön IT
Integrationer,
plattformar
Kontinuerlig
utveckling
Tjänstekatalog etc.
Beställarkompetensf
Verksamhets-modeller/
Arkitektur
Informationen
som tillgång
Miljön, distans etc
BPE
Systemförvaltning
Öppna data/standards

12. Varför planera?

13. Planerad Oplanerad
Börja bygg så får vi se vad
det blir…

14. Vad styr vad
IT-strategi
IT-plan
Informations- och
systemförvaltning
IT-tjänster
Strategisk
Taktisk
Operativ

15. Projekt triangeln
Funktioner
Tid Resurser

16. Exempel
System-förvaltning
IT-drift
IT-plan
IT-plan IT-drift
System-förvaltning

17. Styrning kan balansera
portföljer efter strategi
Projektportfölj
Systemförvaltnings-portfölj
Nytta/kostnad för IT

18. Vad är IT-plan?
”En styrd och planerad (IT-)utveckling ger större nyttoeffekter”

19. Detta är våra verktyg för
att styra…
IT-strategi
IT-plan
IT- förvaltning
IT-tjänster

20. Drivkrafter för IT-planering
• Säkerhetsställa bra verksamhetsnytta (effekt)
• Ej obegränsat med resurser (pengar & personer)
• Allt högre integration mellan systemen
• Gemensam infrastruktur
• Gemensamma strategiska informationsmängder
• Fler gemensamma system
• Högre krav på IT från verksamheterna
• Kvalitetssäkra IT
• Tydliggöra IT som ett stöd till verksamheten
• Överblick
• Koordinera
• Samverkan

21. Varför IT-planering?
Prioritering/
Nyttohemtagning
Resursoptimering
Samverkan Verksamhetsnära

22. Så här fungerar IT-planering
• Lätt att komma in med ärenden
• Snabb handläggning
• Dynamisk
• Överblickbar
• Koppla till ekonomi

23. IT-roller & funktioner
IT-staben
IT-samordnare
Systemförvaltare
IT-plan
Chef IT-stab/IT-råd
IT-planering på förvaltningar & bolag
System/information/processägare.
Systemförvaltning

24. Början av kedjan…
• Idé
• Förstudie
• Finansiering
IT-plan
Projekt
• Aktiviter
• Resultat
• Införande
• Vidareutveckla
• Vidmakthålla
• Support/admin
Förvaltning

25. Hur ser vi helheten?
Verksamheternas behov
Beslut Projekt Effekt
Effekter verifierade i verksamheten
Systemförvaltning
IT-tjänster

26. Beslut Projekt Effekt
En enkel väg in…

27. Vad är en portfölj?
Samlar resurser eller investeringar
Ex, Projekt/program/IT-system/Förslag
Innehållet kan mätas

28. Beslut Projekt Effekt
Steg 1. Förslag
• Alla kan lämna in förslag på utveckling, enkelt via IT-samordnare
på förvaltning/bolag eller andra roller?
• Första sortering IT-stab, koncernstaben

29. Beslut Projekt Effekt
Steg 2. Kravfångst
Utvecklingsbehov preciseras. IT-plansärende skapas.
• Problem/nuläge
• Lösningsförslag
• Kategori

30. Beslut Projekt Effekt
Steg 3. Analys
Ärendet analyseras:
• Resursåtgång
• Kostnader
• Nyttor
• Finansiering
• Effekthemtagning
Bygglov
(PSA)

31. Beslut Projekt Effekt
Steg 4. Bygglov IT
Ärendet analyseras:
Behövs bygglov?
Upphandling (avrop/avtal)
Strategier/mål
Styrdokument
Standarder(villkor)
Arkitektur (processer/affär/info/applikation)
Bygglovet ger trygghet på vägen och
minskar personberoende.
”Bygglov”
(PSA)

32. Beslut Projekt Effekt
Exempel: IT-bygglov

33. Beslut Projekt Effekt
Steg 5. Beslutet
Chef IT-stab beslutar om ärendet.
IT-plan revideras varje IT-råd (månadsvis)

34. Beslut Projekt Effekt
Snapshot IT-plan 14.4

35. Beslut Projekt Effekt
Snapshot IT-plan 14.4
Nyttokvot: Nytta dividerat med kostnad (BCR)

36. Beslut Projekt Effekt
E-fond Sundsvall…
2 miljoner
62 150 kr

37. Vidare i kedjan…
• Idé
• Förstudie
• Finansiering
IT-plan
Projekt
• Aktiviter
• Resultat
• Införande
• Vidareutveckla
• Vidmakthålla
• Support/admin
Förvaltning

38. Beslut Projekt Effekt
Steg 6. Projekt
BESTÄLLARE PROJEKTLEDARE
Förberedelse Planering Genomförande
Avslut
PROJEKTDIREKTIV STATUSRAPPORT
PROJEKTPLAN PROJEKT-SLUTRAPPORT
Vad?
Varför?
Hur? Gör vi rätt?
RESTLISTA LEVERANS
Vad blev det?

39. Beslut Projekt Effekt
Steg 7. Effekt
Effekthemtagning.
Nyttokvot
Lärande?

40. Beslut Projekt Effekt
Att fundera kring…
Vilka ärenden ska inte beslutas i IT-planering eller
systemförvaltning?
Vilken nytta är det med att skapa egna
förvaltnings/bolags- IT-planer?

41. Frågor?

42. Vad är systemförvaltning?
” Systemförvaltning är ett proaktivt arbete, för att upprätthålla
och utveckla IT-stöd”

43. Detta är våra verktyg för
att styra…
IT-strategi
IT-plan
IT-förvaltning
IT-tjänster

44. Slutet av kedjan…
• Idé
• Förstudie
• Finansiering
IT-plan
Projekt
• Aktiviter
• Resultat
• Införande
• Vidareutveckla
• Upprätthålla
• Support/admin
Förvaltning

45. Vad är systemförvaltning
och varför behövs det?
Systemförvaltning är ett proaktivt arbete, för att upprätthålla och
utveckla IT-stöd. Ett effektivt nyttjande av IT-stödet kräver att
någon prioriterar arbetet kring systemförvaltning.
Systemförvaltning är alla aktiviteter som görs för att administrera,
styra, förbereda och verkställa förändringsarbete med IT-stöd i
drift. Systemförvaltningen ska även stödja användandet av IT-stöd.

46. Vilka effekter förväntas
• Öka verksamhetnyttan och minska kostnaderna
• Öka systemets livslängd och minska störningar för användarna
• Möjliggöra flexibilitet för att skapa integrationer

47. Är det viktigt?
Resursförbrukning
20 % systemet
80 % förvaltning
Svar: Ja!
Källa: PÅab

48. Bakgrund Sundsvalls kommuns
systemförvaltningshandbok
Togs fram i slutet av 2008. Under 2009 har
systemförvaltningshandboken testats och utvärderats av 7 stycken
systemförvaltare. Inför 2010 har handboken reviderats utifrån
erfarenhete och version 1.2 kom till.
Ytterligare förbättringar gjordes under 2011 och senaste versionen
1.3 kom till.
Allt IT-stöd som är verksamhetskritiskt ska göra en
systemförvaltningsplan.

49. Dokumentation

50. Detta innehåller system-förvaltningshandboken
• Systemförvaltningens omfattning
• Organisation och ansvar
• Rollbeskrivningar
• Krav och utvecklingsfas
• Användningsfasen
• Ändringskrav
• Avveckling

51. Systemets livscykel
Inköp
utveckling
Införande
Användning
Avveckling
Hantera
förnyade
krav

52. Systemförvaltningsplan
• Kan likställas med en projektplan och talar om vilka aktiviteter
som ska göras under året, systemförvaltaren kan ses som
projektledaren
• Till för att systemförvaltaren ska veta vad den ska arbeta med
under året samt säkrar resurser för att systemförvaltaren ska
kunna leverara enligt förväntan
• Beslutas av systemägaren eftersom denne sitter på resurserna
• Gäller vanligtvis ett år i taget

53. Systemförvaltningsplan
Så ser den ut….
• Förändringshistorik
• Relaterade dokument
• Inledning
• Beskrivning av IT-stödet och nyttan
• Systemförvaltningens omfattning
• Avtal och SLA
• Historik
• Budget
• Finansiering

54. Fortsättning…
• Systemförvaltningens Organisation
• Roller
• Samverkan
• Uppföljning
• Användarstöd
• Support
• Utbildning
• Dokumentation
• Utveckling
• Planerade aktiviter kommande år

55. Roller
Tre olika roller:
• Systemägare – Ytterst ansvarig och vars verksamhet systemet
stödjer, därför också den som står för systemets kostnader
• Systemförvaltare – Den som ser till att systemet upprätthålls
och vidareutvecklas för att stötta användarnas behov
• Systemadministratör – Stöttar systemförvaltaren i det dagliga
arbetet med tex. behörighetshantering mm.

56. Min roll som
systemförvaltare
• Ansvarar för att IT-stödet levererar
överenskommen funktionalitet enligt
systemförvaltningsplan
• Bereder beslutsärenden för IT-stödets ny-och
vidareutveckling
• Ansvarar för att beslutad ny- och
vidareutveckling planeras och genomförs
• Dokumenterar och sammanställer upptäckta fel i
IT-stödets funktionalitet
• Ansvarar för att acceptanstest av ny
funktionalitet och nya versioner genomförs
• Ansvarig för kontakter med systemleverantören
för IT-stöd
•Ansvarig för uppföljning av avtal med
driftleverantören för IT-stöd
• Rapporterar till systemägare
• Ansvarar för att dokumentation kring IT-stöd
hålls uppdaterad
• Ansvarar för att bevaka utbildningsbehov och
planera utbildningar
• Ansvarar för löpande information till
användarna
• Ansvarar för att det finns en
användarsupport
• Ansvarar för att det finns
användaradministration och
behörighetshantering för IT-stödet
• Utser systemadministratörer i samråd med
systemägaren

57. Beställarkompetens

58. Metoder för kravfångst
Informationsmodeller
Verksamhetsprocesser
Datamodeller ITIL-processer
Begreppsmodeller

59. ”Software requiremnet is a
communication problem” Mike Cohn
Exempel: Till påsk har vi en tradition att sätta fjädrar i riset….

60. Hur duktiga är vi på att använda
systemförvaltningsmodellen inom
kommunkoncernen?
Saknar
systemförvaltningsplan
Har
systemförvaltningsplan

61. Frågor?

62. Styrs kommunen på
andra sätt, hur hör det i
så fall ihop?
” Hus bygger man för att bo i inte för att se på”

63. IT i koncernsperspektiv
Koncernstrategi
Affärsmodeller
Processmodeller
HR Management IT

64. Verksamheten styr IT
Fullmäktige
Nämnd/styrelse
Förvaltnings- bolags ledning
KS ”IT-stab”
IT-råd
IT-service

65. Verksamheten styr IT
Mål och resursplan (MRP) Styr
verksamheten
Skapa MRP för
4 år
Skapa
MRP för 1
år
HT
21
Skapa
verksam-hetsplan
Bedriva
verksamhet
Skapa plan
IT-förvaltning
Revidera
IT-plan

66. Framtiden?
”Hur blir vi RIKARE?”

67. Beslut Projekt Effekt
Framtiden
• Valets påverkan och digital agenda
• IT-stöd för IT-ärenden, på G
• Fler IT-bygglov (PSA)
• Mer portföljstyrning
• Metodutveckling av information- och systemförvaltning
• Servicecenter sätter fokus på gemensam styrning/planering
• Projekt IT-verktyg, på G – (Resurshantering)

68. Beslut Projekt Effekt
Systemkartan ritas

69. Frågor att besvara…
• Hur styrs IT i Sundsvalls kommunkoncern?
• Vad gör IT-staben?
• Varför IT-planering?
• Hur gör jag ett ärende till IT-plan?
• Varför systemförvaltning?
• Hur går systemförvaltning till?
• Framtidsspaning?

70. Vad händer?
utveckling.sundsvall.se Bildspelet kommer dit
Nästa föreläsning
24/10 kommer Lars Olsson att föreläsa om Datorplattformen