Erfolgreich bei Ausschreibungen anbieten.pptx
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Manuel Aghamanoukjan, erfolgreicher Bid Manager und Produktmanager von auftrag.at, gibt Ihnen in diesem kostenfreien auftrag.at-Webinar in rund 60 Minuten einen kompakten Überblick, wie Unternehmen die Erfolgschancen auf öffentliche Aufträge maximieren können.
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- 1. Tipps & Tricks aus dem Vergabealltag für Unternehmen – ein auftrag.at-Webinar Manuel Aghamanoukjan, auftrag.at Erfolgreicher um öffentliche Aufträge mitbieten
- 2. Webinar Ablauf & Etikette Austausch mit TeilnehmerInnen während Webinar über Chat-Funktion
- 3. Webinar Ablauf & Etikette Konkrete Fragen über F & A Funktion stellen, Antworten am Schluss
- 4. • Ein Vergaberecht-Seminar • Ein Webinar für Vergabe-Profis • Beratung für individuelle BieterInnen-Probleme Was dieses Webinar NICHT ist
- 5. Warum ich Ihnen überhaupt Tipps geben kann? • Bid-Manager für Wiener Software-KMU für 15 Jahre • Teilnahme an ca. 30 Ausschreibungen • Erfolgsquote 40% in Österreich, Schweiz und Syrien • Größter Auftragswert: ca. 2 Mio Euro • Verantwortlich für auftrag.at + Wechsel ins AuftraggeberInnen-Team
- 7. • Zugang zu den größten Auftraggebern in Österreichs & EU • Vertriebskanal ohne Netzwerke & Kontakte • Mit Qualität und Kompetenz punkten • Chance für KMU Bei Ausschreibungen mitmachen - Warum?
- 9. • 10 Arten von Vergabeverfahren • Entweder offen für alle oder nur auf Einladung • Auswahl basierend auf Art und Umfang des Auftrages • Alle offene Ausschreibungen müssen veröffentlicht werden Vergaben – Offen oder nur auf Einladung
- 10. • Ich stehe auf der geistigen Einkaufsliste des Auftraggebenden • In Folge einer Markterkundung • Eintrag in BieterInnen-Datenbank wie connect.auftrag.at Wie komme ich zu einer Einladung zur Ausschreibung?
- 11. • Über nationale oder EU-weite Veröffentlichung • Jeden Tag auf verschiedenen Plattformen suchen • In der eigenen Mailbox mit der auftrag.at-Suche Wie finde ich offene Ausschreibungen?
- 13. Praxis-Tipps: Ausschreibungen finden Klare Zuständigkeit schaffen – wer beobachtet? Öffentliche Ausschreibungen konstant beobachten Definieren Sie Suchkriterien für interessante Ausschreibungen
- 14. Achtung Fallgrube: Ausschreibungen finden Urlaubsfalle: Beobachtung nicht nur einer MitarbeiterIn zuweisen Ausschreibungsbeschreibungen nicht immer perfekt – daher nicht zu enge Suchkriterien verwenden
- 16. Ist der Auftrag noch zu vergeben? Was ist zu anzubieten? Wann ist die Deadline für Abgabe und Fragen? Was ist es für eine Art von Vergabeverfahren? Wie wird Ausschreibung & Abgabe abgewickelt? Wie komme ich zu den Ausschreibungsunterlagen? Analyse Eckdaten
- 17. Analyse Eckdaten Was für Arten von Dienstleistungen/Produkte werden gesamt ausgeschrieben. Termine als Timeline visualisieren Abgabefrist High Noon oder End of Day
- 18. Grob-Analyse Ausschreibungskriterien • Wie lauten die Kriterien? • Wie ist die Erfüllung nachzuweisen? Auswahl- und Zuschlagskriterien verstehen Eignungskriterien müssen erfüllt werden
- 19. Go/NoGo Entscheidung treffen Kann ich die gewünschte Leistung anbieten? Kann ich die Kriterien möglichst gut erfüllen? & Nein?! Partner suchen – Bietergemeinschaft/ Subunternehmer Teilnahme abbrechen oder
- 20. Bietergemeinschaft mehr Einfluss auf gemeinsames Angebot Solidarische Leistungserbringung und Haftung Eignung/Anforderung gemeinsam erfüllen, Chance für KMU Wird nach Zuschlag zur Arbeitsgemeinschaft Nachträgliche Änderung problematisch Einer raus – alle raus
- 21. Subunternehmer Erbringt einen Teil der ausgeschriebenen Leistung Weniger Einfluss auf Gesamtangebot Kann helfen Eignung zu erbringen Keine Haftung gegenüber Auftraggeber Nichtnennung Subunternehmer Ausschlussgrund Potentielle Gefahrenquelle für Formfehler
- 22. • Ziel: Summe besser als die Einzelteile • Teilnahmebarriere überwinden • Erfolgswahrscheinlichkeit erhöhen & Risiko verteilen • Bietergemeinschaft vs Subunternehmer – Nutzen/Risikoabwägung Erfolgreich mit Partnern Klare Rechnung – gute Freunde So schnell wie möglich finden & fixieren
- 24. • Eine Ausschreibung ist ein Projekt, managen sie dieses genauso • Schaffen Sie die Rolle Bid ManagerIn • Bringen Sie unterstützende Abteilungen vorab an Bord Machen Sie sich fit für Ausschreibungen Ausschreibungsteilnahme geht ohne RechtsanwältIn Partner-Management nicht vergessen
- 25. • Ziel: Bestmöglichen Teilnahmeantrag/Angebot abgeben • Nicht-Ziel: Formelle Fehler begehen und ausgeschieden werden. • Ausschreibungsunterlagen sind Ihre besten Freunde Folgen Sie der Ausschreibung Jede Ausschreibung ist ihre eigene Anleitung. Alternativangebote nur abgeben, wenn erlaubt.
- 26. Einzig erlaubter Kommunikationsweg vor Abgabe • Eingrenzen • Klarstellen • Fehler aufzeigen & Probleme melden Fragen stellen? Ja aber richtig. Aus Fragen der Konkurrenz lernen Immer offene Fragen stellen
- 27. • Sind unternehmensbezogene Mindestanforderungen • Berufliche Befugnis und Zuverlässigkeit & finanzielle, wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit • Liefern von Nachweisen oder Eigenerklärung Die Pflicht: Eignungskriterien erfüllen Check welche Form der Eigenerklärung? Für Nachweise Aktualität und Vorlaufzeit beachten
- 28. Die Kür: Auswahlkriterien/Zuschlagskriterien optimieren • Auswahlkriterien: Reihung nach Qualität – komme ich in 2. Runde? • Zuschlagskriterien: Bewertung – bekomme ich den Auftrag? • Art und Gewichtung der Kriterien genau analysieren Referenzen aufheben, für spätere Verwendung Nicht stur nach Preisliste agieren
- 29. Teilnahmeantrag/Angebot abgeben • Vergessen Sie keine geforderten Angebotsteile • Nehmen Sie sich immer Zeit für finalen Check und Lektorat • Geben Sie nicht zu viel ab – vor allem keine Werbeunterlagen Sprechen Sie die Sprache des Auftraggebenden Ignorieren Sie Formvorgaben des Auftraggebenden nicht
- 30. • Weniger Aufwand für Sie • Teilnahme IMMER, Unterlagen grundsätzlich kostenfrei • Machen Sie sich früh mit eTendering Plattform vertraut • Registrieren sich gleich zu Beginn für alle Infos eTendering – Online teilnehmen Mit Spezialvollmacht Signaturprobleme vermeiden Digitale Signatur als Fallgrube
- 31. Fazit
- 32. • Das erste Mal macht den meisten Aufwand • Strukturen und Inhalte sind wieder verwendbar • Ausschreibungen sind das Tor zum größten Auftraggeber Österreichs Ausschreibung – trauen Sie sich
- 33. Interessante Ausschreibungen jeden Tag per E-Mail bekommen? Testen Sie die auftrag.at-Suche 30 Tage lang kostenfrei unter suche.auftrag.at
Notes de l'éditeur
- Vorschlag für Titel, der sollte schon klar machen, dass wir uns auf bestimmte Aspekte des sehr komplexen Themas beschränken Praxis-Bezug sollte im Vordergrund stehen, es sollte klar sein dass es KEIN Vergaberechtseminar ist.
- Sie haben eine Ausschreibung gefunden die zu Ihnen passen könnte? Oder sie sind zur Teilnahme eingeladen? Dann organisieren Sie die Unterlagen und fangen mit der Analyse der Ausschreibung an. Eine gute Analyse ist der erste Baustein zum Erfolg bei einer Analyse. Und hilft Ihnen nur dann Aufwand zu investieren wenn es sich lohnt. Übrigens – Unterlagen für Ausschreibungen sind IMMER kostenfrei.
- Der erste Schritt ist überhaupt zu einer Ausschreibung zu kommen. Da gibt’s grundsätzlich zwei Wege. Sie finden eine oder werden direkt dazu eingeladen?
- Digitale Signaturen – sehen wir als Thema von der WKNÖ
- Sie haben eine Ausschreibung gefunden die zu Ihnen passen könnte? Oder sie sind zur Teilnahme eingeladen? Dann organisieren Sie die Unterlagen und fangen mit der Analyse der Ausschreibung an. Eine gute Analyse ist der erste Baustein zum Erfolg bei einer Analyse. Und hilft Ihnen nur dann Aufwand zu investieren wenn es sich lohnt. Übrigens – Unterlagen für Ausschreibungen sind IMMER kostenfrei.
- Schauen Sie zuerst was überhaupt ausgeschrieben ist, welche Produkte oder Leistungen sollen angeboten werden? Können Sie das überhaupt entsprechend anbieten? Hier müssen Sie auch schon Ihre Produkt- oder Projektexpert:innen einbinden. Ausschreibungen zu bearbeiten ist immer ein Projekt das über Abteilungen geht. Zeit ist bei Ausschreibungen immer knapp – schauen Sie sich daher auch gleich die relevanten Termine und Fristen an. Bis wann können Fragen gestellt werden? Bis wann muss ihr Angebot oder Teilnahmeantrag abgegeben werden? Das ist ihre Ziellinie. Planen Sie alles rundherum. Was ist es für eine Art von Vergabeverfahren? Das ist insofern interessant weil Ihnen das einiges über die Ausschreibung und den Auftrag verrät. In dem Fall ist ein Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung. Was heisst das? Beim Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung werden – nachdem eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmern öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen aufgefordert wurde – ausgewählte Bewerber (mindestens 3) zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Danach kann über den gesamten Auftragsinhalt verhandelt werden. Schauen Sie wie die Ausschreibung und Abgave abgewickelt wird? Old-School noch in Papierform (ist nur mehr für Verfahren im sogenannten Unterschwellenbereich erlaubt), per E-Mail oder per eTendering-Plattform. Läuft es über eTendering Plattform? Wenn ja machen sie sich mit der Bedienung vertraut. Wäre ja schade wenn sie aufgrund von Bedienungsfehlern/problemen nicht abgeben können. Müssen Sie sich bei einer eTendering Plattform registrieren – auch hier keine Angst, auch das ist immer kostenfrei. Und sie bekommen dann immer alle Änderungen und Updates der Ausschreibung Und schauen sie wie sie zu den Ausschreibungsunterlagen kommen, denn die brauchen Sie für den letzten Teil der Anfangs-Analyse
- Und zu guter Letzt können Sie über die sogenannten CPV-Codes oft einen ersten Überblick bekommen was ausgeschrieben wird – Achtung das hängt hier oft von der Genauigkeit der öffentlichen AuftraggeberInnen ab was hier genau drin steht´. CPV steht für Common Procurement Vocabulary (Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge) und ist das einheitliche Klassifizierungssystem für Vergabeverfahren in der Europäischen Union (EU), das auch in Österreich für nationale Ausschreibungen verwendet wird- Dabei wird der Gegenstand eines Beschaffungsauftrags mit einer Ziffernkombination beschrieben, die in der gesamten EU einheitlich gültig ist. Öffentliche Auftraggeber müssen für ihre Ausschreibungen daher den CPV-Code wählen, der am besten zu ihrem Beschaffungsvorhaben passt und ihn bei jeder Bekanntmachung, Bekanntgabe und für die Erstellung von Statistiken verwenden. Achtung bei Abgabefristen – ist die Frist zu Mittag oder am Abend zu Ende. Kann durchaus den Unterschied machen. Kleiner Erfolgstipp aus meiner Praxis – zeichnen Sie sich einen Zeitstrahl mit den relevanten Terminen auf – so behalten Sie den Überblick. Zeit ist bei Ausschreibungsbearbeitungen immer knapp bemessen, selten dass sie in Ruhe eine bearbeiten können und Angebote erstellen können. Fristen zu verpassen ist außerdem der sicherste Weg bei einer Ausschreibung ausgeschlossen zu werden. Die relevanten Fristen und Termine aus den Unterlagen rauszulesen muss daher immer der erste Schritt sein Welche Termine es gibt hängt von der Verfahrensart und der jeweiligen Ausschreibung ab – hier die gängigsten im typischen Zeitablauf Fragen-Deadline: die kann oft knapp bemessen sein, daher rot markieren damit sie genug zeit haben fragen zur ausschreibung zu stellen Abgabefristen für den Teilnahmeantrag und oder das Angebot – das ist ihre Ziellinie, der wichtigste Termin beim Bearbeiten der Ausschreibung Achten Sie bei allen Terminen auf die Uhrzeit der Deadline. Hier ein Fehler zu machen hat schon vielen den Erfolg gekostet. Treffen Sie keine Annahme, ist bei jeder Ausschreibung anders Sonstige interessante Terminarten die immer wieder kommen
- Im nächsten Schritt der Analyse geht es darum herauszufinden welche Ausschreibungskriterien gibt und wie diese erfüllt werden sollen. Dafür brauchen Sie schon die Ausschreibungsunterlagen – hier sehen Sie die einzelnen Teile der Mediathek Ausschreibung vom vorigen Beispiel. Das sind einige Dateien – suchen Sie immer zu erst nach etwas das Teilnahmeantrags- oder Angebotsbestimmungen oder Hauptteil oder ähnlich lautet – da finden Sie meist die Zusammenfassung. So wissen Sie dann auch wo die anderen Dateien hingehören. Checken Sie zuerst die Eignungskriterien – das sind wie schon beschrieben die Mindestanforderungen um überhaupt bei der Ausschreibung teilnehmen zu dürfen. Meist werden Eignungskriterien für die wirtschaftliche und/oder technische Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens abgefragt. Beispiele sind Umsatz, Bonität, Referenzen, Personalausstattung, Unternehmenszertifizierungen und vergleichbare Kriterien. In dem Beispiel Schauen Sie sich dann die Auswahl- oder Zuschlagskriterien an. Die möglichst gute Erfüllung dieser entscheidet schlussendlich ob Sie den Zuschlag zu bekommen. Analysieren Sie wie sich die Gesamtbewertung zusammensetzt, das Wissen brauchen Sie wenn sie weitermachen weil sie diese optimieren sollten.
- Schließen Sie die Analyse mit der Entscheidung ab ob sie weitermachen können und wollen. Und seien Sie nicht ängstlich aber ehrlich zu Ihnen selbst. Ausschreibungen sind Aufwand. Investieren Sie nur wenn Sie realistische Chancen haben. Stellen Sie sich dabei zwei Fragen … Beantworten Sie nur eine mit Nein oder mit einem Bauchweh Ja? Dann haben Sie noch die Möglichkeit eine sogenannten Bietergemeinschaft mit Partnern zu bilden die Ihr gemeinsames Profil für die Ausschreibung verbessern. Geht das auch nicht oder geht sich das zeitlich nicht aus, dann brechen Sie hier ab. Arbeiten Sie nicht an der Ausschreibung weiter. Lernen Sie daraus und verbessern sich in relevanten Punkten und/oder verbessern Sie Ihre Suche nach Ausschreibungen.
- Bietergemeinschaften sind ein tolles Instrument um ihre Erfolgswahrscheinlichkeit zu erhöhen und das Risiko zu verringern. Suchen Sie sich (wie im echten Leben) sich Partner die Ihre Stärken gut ergänzen bzw. fehlende Eignung ergänzen können. Ja es macht das Ausschreibungsleben aber nicht nur leichter in einer Bietergemeinschaft. Die muss gut ausgesucht und gemanaged werden Beginnen Sie daher so schnell wie möglich Partner zu suchen. Denken Sie daran dass potentielle Partner auch Zeit zur Analyse und Mitmach-Entscheidung brauchen. Setzen Sie potentiellen Partnern Deadlines zur Entscheidung mitzumachen oder nicht. Und machen Sie von vornherein klare Rechnung. Machen Sie aus wer was macht und was zur Angebotsabgabe beiträgt. Dokumentieren Sie alle Entscheidungen im Verlauf der Ausschreibungsbearbeitung. Und managen Sie den Partner in dem Prozess ….
- Sie haben die Analysephase beendet. Sie haben entschieden an der Ausschreibung teilzunehmen, alleine oder in einer Bietergemeinschaft. Dann geht es in die heiße Phase der Ausschreibungsbearbeitung, die Bearbeitung der Ausschreibung die in der hoffentlich rechtzeitigen Abgabe eines Teilnahmeantrags oder Angebot mündet. In diesem Teil gebe ich Ihnen absichtlich nur allgemeine Infos und Tricks die sie in jede Vergabeverfahren zum Erfolg führen. Je nach vergebender Leistung, gewähltem Vergabeverfahren ist diese Phase unterschiedlich zu bearbeiten.
- Der wichtigste Grundsatz ist: Folgen Sie der Ausschreibung, ihr Ziel ist es immer den für Ihr Unternehmen bestmöglichen TNA oder Angebot abzugeben. Bestmöglich heißt nicht hier alle Eignungs und Auswahlkriterien möglichst gut zu
- Im Rahmen der Angebotserstellung für eine Ausschreibung können und dürfen Sie nicht so einfach in den Dialog mit dem Auftraggeber treten. Nützen Sie trotzdem die Möglichkeit schriftlich und anonymisiert Fragen zu der Ausschreibung zu stellen, wenn Teile der Ausschreibung Interpretationsspielraum lassen, oder wenn Ihnen Schreib- oder Logikfehler in den Unterlagen der Ausschreibung auffallen. Sie können damit auch Risiken für Sie eingrenzen, sie dem Auftraggeber auch zeigen, dass sie kompetent sind und ihm sogar indirekt auf relevante Themen für den ausgeschriebenen Gegenstand aufmerksam machen, die für sie vorteilhaft sind. Haben Sie Schwierigkeiten bei der Bearbeitung der Ausschreibung, haben Sie Probleme mit digitalen Signaturen oder mit der Deadline – Auftraggeber im Zuge der offiziellen Kommunikation das melden. Daher nutzen Sie die Gelegenheit Fragen zu stellen. Ja und Nein sind keine informativen Antworten, stellen Sie daher Ihre Fragen immer in einer offenen Form, um möglichst viel Info zu bekommen. Denken Sie daran dass alle Teilnehmer einer Ausschreibung alle Fragen der anderen und deren Antworten zu Verfügung gestellt bekommen. Lernen Sie aus den Fragen die Ihre Konkurrenz stellt, vielleicht haben diese etwas gesehen, dass Ihnen entgangen ist.
- Achten Sie auch darauf wie die Erfüllung nachzuweisen ist – gleich mit den offiziellen Nachweisen? Dann müssen Sie Zeit einplanen diese zu beschaffen. Oder reicht die Europäische Eigenerklärung? Selbst dann bereiten sie sich vor bei Bedarf und auf Aufforderung die Nachweise nachliefern zu können.
- Die Eignungskriterien sind die Pflicht, die Zuschlagskriterien/Auswahlkriterien die Kür – hier müssen optimieren was das Zeug hält. Auswahlkriterien sind die vom Auftraggeber in der Reihenfolge ihrer Bedeutung festgelegten, nicht diskriminierenden, unternehmerbezogene Kriterien, nach welchen die Qualität der Bewerber beurteilt wird. Sie kommen dann zum Tragen, wenn ein zweistufiges Verfahren zur Anwendung kommt. Das ist ein nicht offenes Verfahren und ein Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung, eine elektronische Auktion mit beschränkter Teilnehmeranzahl oder ein nicht offener Wettbewerb. Beispiele sind Referenzen, Qualifikation von Schlüsselpersonal, personelle/technische Ressourcen etc. Zuschlagskriterien Kriterien, nach welchen das technisch und wirtschaftlich günstigste Angebot (Bestbieterprinzip) ermittelt wird. Nur nach dem Preis zuzuschlagen ist mittlerweile nur mehr im Ausnahmefall erlaubt. Regel ist Bestbieterprinzip = Kombi aus Preis und mind einem weiteren Kriterium - wirtschaftlich, ökologisch oder sozial. Beispiele sind, fachliche Qualifikation von Schlüsselpersonal, Nutzung umweltschonender Technik, Beschäftigung älterer ArbeitnehmerInnen
- Digitale Signaturen – sehen wir als Thema von der WKNÖ
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- Alles super? Leider nein Vorige Woche erschien in der Wiener Zeitung ein Artikel zu einer Studie eines Consultings-Unternehmen die die öffentliche Ausschreibungsbranche analysiert hat, mit dem Schluss dass AuftraggeberInnen bei Vergaben mehr auf KMUs achten sollten. Das stimmt, aber es sollten auch mehr Unternehmen und mehr KMUs sich den Vertriebskanal öffentliche Ausschreibungen ansehen, denn da steckt viel Potential drinnen. Ich habe die Erfahrung gemacht dass viele Unternehmen Ausschreibungen meiden wie der Teufel das Weihwasser. Und es sind dann oft welche die noch nie an einer Ausschreibung teilgenommen haben. Das ist für viele eine Blackbox über die viel Schauriges erzählt wird. Und ich möchte für Sie hier ein wenig Licht in die Blackbox werfen.