vrijwilligers in musea, enkele handreikingen en discussiepunten voor de Reinwardt academie

1. Vrijwilligers in musea
Agnes Vugts

4. Zelforganisatie
Wanneer het levenspeil van mensen ophoudt met groeien, houdt daarmee
het leven zelf nog niet op. Nu we niet langer naar buiten groeien, groeien
we van binnen. Daar valt nog flinke winst te behalen. Zelfsturing in sociale
samenhang is de krachtige motor achter maatschappelijke vernieuwing.
We willen regels alleen nog volgen wanneer ze passen bij onze intrinsieke
motivatie. Nieuwe maatschappelijke en commerciële initiatieven nemen
dat als uitgangspunt en bouwen op de eigen kracht van mensen.
Ook binnen organisaties:
‘Je moet het zelforganiserend vermogen van je medewerkers benutten, in
plaats van ze voor de voeten te lopen. Vraag je mensen hoe ze hun werk
beter kunnen doen. Hoe meer verantwoordelijkheid je medewerkers
geeft, hoe meer ze zich verantwoordelijk voelen en zelf dingen oppakken’.

18. Drie vraagstukken:
1. Als mensen eerder geneigd zijn om zich te verbinden aan open
netwerken dan aan organisaties met oude structuren, op welke
thema’s zijn zij dan komende jaren aan te spreken?
2. Blijven traditionele organisaties bestaan naast al die nieuwe
netwerken? Zullen ze krimpen als ze niet in staat zijn mee te
veranderen?
3. Hoe ver kun je gaan als overheid in je verwachtingen van organisaties
om al deze groepen vrijwilligers een plek te bieden? Hoe flexibel zijn
organisaties om gehoor te geven aan deze vraag aan complexe
diversiteit? Zal dit niet een onderscheid opleveren in volledig private
organisaties die meer op zichzelf gericht worden en organisaties die
gesubsidieerd worden door de overheid en van wie verwacht wordt
dat ze inclusief beleid voeren en alle soorten vrijwilligers een plek
bieden?

19. Nog een trend:
erkenning van het museum als drager van de lokale gemeenschap

21. Organisatiecultuur
De organisatiecultuur heeft te maken met:
• Gemeenschappelijke waarden en normen
• Leiderschapsstijl
• Regels en procedures
• Definitie van succes
• Taal en symbolen

22. 1. Familiecultuur
• Vriendelijke, sociale omgeving
• Leidinggevenden stimuleren en ondersteunen
• Sterke verbondenheid door loyaliteit en traditie
• Samenwerking, participatie, inspraak
• Succes: als er goed voor de mensen wordt
gezorgd en als klanten tevreden zijn

23. 2. Innovatie cultuur
• Dynamisch, creatieve omgeving
• Leidinggevenden vernieuwen en nemen
risico’s
• Verbondenheid door experimenten en
vernieuwing
• Initiatief, vrijheid en ondernemingszin
• Succes: nieuwe projecten en diensten

24. 3. Marktcultuur
• Resultaatgerichte omgeving
• Leidinggevenden zijn veeleisend en zakelijk
• Verbondenheid door nadruk op presteren
• Doelgericht, uitblinken
naamsbekendheid/groei
• Succes: als de organisatie belangrijk is in
vergelijking met andere organisaties

25. 4. Hiërachiecultuur
• Gesctructureerde omgeving met regels
• Leidinggevenden coördineren en zijn efficiënt
• Verbondenheid door soepele organisatie
• Beleid, zekerheid, voorspelbaarheid
• Succes: een betrouwbare dienstverlening,
soepele en effiënte planning

26. Flexibiliteit en vrijheid
van handelen
innovatie
Intern gericht Extern gericht
Stabiliteit en
beheersbaarheid
familie
Hiërarchie markt

27. Vooral intern gericht…?

28. Valt wel tegen toch?
Valt nog wat te winnen…
Wat doen vrijwilligers in Nederland. Trendrapport Movisie 2011

31. Nog een trend: geleide vrijwilligers:
• Maatschappelijke stages
• Vrijwilligers die (vanwege leeftijd) niet meer
hoeven te solliciteren
• Vrijwilligers die naast uitkering verplicht
maatschappelijk ‘nuttig’ moeten zijn…

34. Breng de nieuwe doelgroep in beeld/
profielbeschrijving:
1. Is er een leeftijdsgrens vereist voor vrijwilligers? Zo ja, welke en
waarom
2. Hoe belangrijk is opleiding?
3. Is levens- of werkervaring belangrijk?
4. Welke groep beschikt over voldoende tijd?
5. Welke interesses heeft de nieuwe doelgroep? Waar komen ze veel?
6. Hoe staat mijn organisatie bekend binnen die groep?
7. Waarom is het interessant voor mensen uit je doelgroep om bij jouw
8. organisatie te komen werken?
9. Ken je sleutelfiguren die zicht hebben op je doelgroep? Of is er iemand
in je kennissenkring die sleutelfiguren kent?

35. Eigen verworven competenties worden belangrijk…

44. Aandachtspunten:
• Vrijwilligers hebben vaak al een enorme staat van dienst achter
de rug in hun ‘vorig’ werkzaam leven
• Vraag naar hun motivatie en energie
• Hun motivatie is anders dan dat van professional, maar niet
beter of slechter, onderzoek dus ook je eigen motivatie
• Onderzoek gezamenlijke waarden van waaruit je werkt
• Professional betekent niet automatisch: denker
• Vrijwilliger betekent niet automatisch: doener
• Hiërarchie in een relatie is anders omdat de vrijwilligers niets
hoeft…. en altijd kan zeggen, ik ga
• Macht in organisaties is een bepalende factor, ook in relatie
met vrijwilligers. Onderzoek het!
• En kom niet aan de familie…

46. Knelpunten:
• Ambitie versus beperkingen
• Relatie museum en de vriendenvereniging:
samenwerking en visie op vrijwillige inzet
• Verworven rechten van vrijwilligers en weinig
flexibiliteit, bemoeien met beleidsbeslissingen
• Continuïteit: meer jongere vrijwilligers
• Gevolgen hoge leeftijd
• Beleid versnipperd, niet op papier en
persoonsgebonden
• Kwaliteitseisen stellen

47. Opvang van nieuwe vrijwilligers
1. Taak- en functieomschrijving in contract
2. Ondertekening van huisregels
3. Afspraken over inzet op dagen en tijdsomvang
4. Inwerkperiode met één aanspreekpunt
5. Regelmatig vragen tevredenheid
6. Mogelijkheid tot het volgen van cursussen

48. Inspraak vormen
• Wandelgang
• Enquête
• Werkoverleg
• Referendum/ vrijwilligerspanel
• Vrijwilligersraad
• Vrijwilligersvertegenwoordiging in de OR
• Vrijwilligers OR

49. Feedback
• Zorg voor een gezamenlijk belang
• Creëer een sfeer van veiligheid
• Zorg dat de feedback actueel is
• Wees specifiek en concreet
• Geef ik-boodschappen

50. Beëindigen
• De vrijwilliger zit niet op zijn plek
• Niet langer geschikt voor de taak
– Benoemen van de problemen die geconstateerd zijn.
– Benoemen van het belang voor de organisatie van het correct uitvoeren van de betreffende
taak.
– Kijken of de taak aangepast kan worden of dat er een andere taak te vinden is.
– Concrete afspraken maken en een datum voor een vervolgafspraak prikken, waar wordt
gekeken
– of de nieuwe aanpak werkt
• Op staande voet ontslaan
• Exit gesprek/ nazorg

51. Taken van een
vrijwilligerscoördinator
• Promotie van de instelling
• Werving
• Opvang/ inwerken nieuwe vrijwilligers
• Begeleiden/werkoverleg
• Organiseren uitjes
• Vaste contactpersoon
• Scholing/ deskundigheidsbevordering
• Regelen van persoonlijke attenties
• Contracten/ functieomschrijvingen
• Organiseren van vergoedingen

53. Belonen
• Vaste vergoeding voor onkosten
• Vergoeding van werkelijk gemaakte kosten
• Dag/ aanwezigheidsvergoeding
• In natura, attentie bij verjaardagen
• Kerstpakket/ boekenbonnen

55. Hoe houdt je de balans in de relatie tussen
jezelf als professional en de vrijwilligers