Administracion de bienes guber ii ok

ADMINISTRACION DE BIENES AUDITORIA GUBERNAMENTAL II UAP
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INTRODUCCION
Las administraciones públicas disponen de bienes que, lo mismo que sus
medios personales o de cualquier tipo, sirven a la satisfacción de los fines
públicos que tienen asignados.
El régimen jurídico de los bienes de titularidad pública, de manera análoga a lo
que ocurre con los contratos administrativos, están sujetos a un régimen
singular de derecho administrativo, derogatorio y exorbitante respecto del
derecho privado.
En el siglo XIX la base normativa reguladora general de los bienes públicos se
reducía a unos escasos preceptos que consagraban la suma división entre los
bienes de dominio público y bienes patrimoniales de los entes públicos que
establecían las reglas de inembargabilidad, inalienabilidad e imprescriptibilidad
de los bienes de dominio público y a las leyes especiales de aguas, minas y
montes. Con el Reglamento de Bienes Locales de 1955 se inicia un entusiasmo
regulatorio que continua con la Ley de Bases de Patrimonio del Estado de
1964.

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ADMINISTRACION DE BIENES
ADMINISTRACION:
 La administración es el acto de gobernar, ejercer autoridad y disponer de
un conjunto de bienes, de una institución o una nación. El término es
amplio y puede hacer referencia tanto al uso que alguien hace de sus
propiedades y bienes (o incluso de las ajenas) hasta a la administración
política y económica de un Estado, pasando por la administración
organizativa de una empresa o entidad.
 La administración debe ocurrir en el marco de reglas pautadas y
consenso, en general, de forma democrática, ya que suele tratarse de una
práctica de regulación en pos del progreso común. Sin embargo, cuando
se habla de administraciones corruptas o fraudulentas se refiere a casos
en los que esto tiene lugar por parte de un individuo u organización que
hace uso de bienes o recursos ajenos en contra de la voluntad de su
propietario.
 Existen diversas ciencias o disciplinas derivadas de este concepto, por
ejemplo, la administración de empresas, que estudia la organización de
estas instituciones y la forma en que se gestionan sus recursos y
procesos., la administración pública, refiriendo a la gestión de un Estado o
conjunto político a nivel comunal, regional, nacional, etcétera, la
administración militar, la financiera, la judicial y otras.
 Más recientemente, ha surgido el concepto de ‘management’ para hablar
de las prácticas que tienen lugar, con frecuencia, en instituciones privadas
por parte de la dirección hacia sus empleados, esto incluye: capacidades
de liderazgo, de administración de recursos y finanzas, de estructuración
organizacional de desarrollo de recursos humanos, de trabajo en equipo,
unidad de mando y de dirección, de investigación y evaluación, y de
resolución de conflictos, entre otras cosas. El estudio de estas prácticas

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tiene que ver con un fin fundamentalmente estratégico en pos de la
satisfacción de las necesidades y deseos de los involucrados en una
entidad a favor del progreso económico de la misma.
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES
A) Definición del Sistema
El sistema de administración de bienes es un conjunto de normas,
principios, organismos, recursos y procedimientos que se aplican para las
altas y bajas, en el patrimonio del estado, de bienes a los que es
menester ingresar, registrar, conservar, mantener, proteger y
eventualmente reasignar.
B) Objetivos y Características
El objetivo es lograr el desarrollo de las operaciones mencionadas bajo
las mejores condiciones técnicas y económicas.
Los bienes pueden ser adquiridos a terceros, a titulo oneroso o gratuito, o
bien producidos por el propio Estado.
Antes de hablar de las características de la administración de bienes del
Estado, es preciso distinguir los bienes de Dominio Público de los de
dominio privado, porque ambos requieren de una gestión diferenciada y
especifica.
Los bienes de dominio público es el conjunto de bienes de propiedad del
Estado afectados por ley al uso directo o indirecto por parte de los
habitantes.
Los bienes del dominio privado se rigen por las reglas del derecho
privado.
Los bienes de dominio público están sometidos al régimen jurídico de
derecho público en donde impera el principio de la inalterabilidad e
imprescriptibilidad.

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Los actos de administración de bienes de dominio público consisten en el
ejercicio de un poder de custodia, vigilancia o de policía en acciones de
mantenimiento y en el otorgamiento de concesiones o permisos de uso.
Los actos de administración de bienes de dominio privado son los propios
del ejercicio del derecho de propiedad, los cuales serán diferentes si se
tratan de bienes inmuebles o muebles.
Con relación a los bienes inmuebles, la ley debe establecer en que forma
y condiciones podrán gravarse, donarse, transferirse a otra institución
pública o venderse.
La administración de bienes muebles requiere que cada organismo lleve
su inventario general de bienes, de acuerdo con las normas y criterios de
valuación que establezca el órgano rector del sistema.
El sistema de administración de bienes debe incluir normas que rijan los
contratos de concesión de servicios públicos, los casos en que procede la
nulidad, caducidad o rescisión de los mismos y la declaratoria de rescate
por causa de utilidad pública.
C) Condiciones Operativas
 Llevar un registro de bienes inmuebles del Estado de uso privado
mediante un sistema computarizado en el que se inscribirán:
1. Los títulos por los que se adquieran, tramiten o extingan derechos
reales sobre bienes inmuebles.
2. Contratos de concesión.
3. Resoluciones o sentencias judiciales de ocupación.
4. Otros.
 Diseñar un sistema de información que integre a la contabilidad
general el inventario de bienes y los registros analiticos de bienes.

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 Dictar normas (Organismo Central del Sistema) que regulen la
administración de bienes muebles e inmuebles de la
Administración Nacional. Específicamente las relacionadas a:
1. Procedimientos de altas.
2. Procedimientos de bajas.
3. Procedimientos de custodia (evitar robos, perdidas).
4. Procedimientos para su mantenimiento preventivo y correctivo.
5. Procedimientos para la valuación.
6. Debe posibilitar la reasignación de bienes.
 Cada institución pública llevará un inventario de bienes de uso y de
consumo.
 Un registro auxiliar a éstos será el registro analítico de bienes, que
debe permitir conocer de cada bien su estado de conservación, su
dependencia y ubicación geográfica y los responsables de su
mantenimiento y custodia.
El Organismo Nacional de Administración de Bienes, como órgano
descon centrado, depende de la Secretaría de Obras Públicas.
Su responsabilidad primaria consiste en coordinar políticas, normas y
procedimientos relacionados con la administración de bienes físicos del
Estado Nacional y mantener el control permanente de la actividad
inmobiliaria estatal.
ACCIONES:
 Proponer políticas y procedimientos respecto de la utilización y
disposición de los bienes físicos del Estado Nacional y administrar
un SISTEMA DE INFORMACIÓN Y EVALUACIÓN de su
cumplimiento.

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 Proponer e implementar la realización del inventario general de
bienes del Estado Nacional.
 Pronunciarse con carácter previo, en toda decisión relativa a la
disposición de los inmuebles.
 Realizar análisis de factibilidad económica y financiera de
locaciones y concesiones.
 Efectuar saneamientos y perfeccionamiento dominial, catastral y
registral; y requerir acciones judiciales para preservar el patrimonio
inmobiliario estatal.
2.- GESTIÓN PATRIMONIAL. BIENES DE DOMINIO PÚBLICO Y
PRIVADO
circunstancia de ser el Estado una Hacienda de consumo en su núcleo
central, de condiciones erogativas, no excluye la necesidad de que
disponga de un patrimonio, o sea, de un conjunto de bienes económicos,
con el objeto de organizar y prestar los servicios públicos que constituyen
el fundamento de su existencia y s finalidad primordial.
Gestión patrimonial o gestión de los bienes es el conjunto de funciones
que el Estado cumple en relación a su patrimonio.se ocupa de los bienes
de posesión estática, tiende a la conservación de esos elementos, en el
sentido físico y en el jurídico; y los utilizan en la prestación de los servicios
públicos, ya e forma de instrumentos materiales de esos servicios, ya
como fuentes de entradas monetarias.
Patrimonio es el conjunto de activos que posee una persona y el pasivo
que pesa sobre ella, en un momento dado.
Si analizamos el concepto de patrimonio que da el Código Civil, “el
conjunto de bienes de una persona constituyen su patrimonio”; siendo
bienes las cosas y los objetos inmateriales susceptibles de valor,
parecería que se trata de de una definición incompleta, por cuanto
integraría el patrimonio solo el activo.

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Sin embrago, los doctrinarios sostienen que el legislador al utilizar la
palabra bienes, hacía referencia a una antigua acepción de bienes, que
era sinónimo de remanente, es decir, lo que queda después de deducir al
patrimonio las deudas que pesan sobre el mismo.
Así, en el orden privado, el patrimonio de una persona esta representado
como la universalidad jurídica de sus derechos reales y de sus derechos
personales bajo la relación de un valor pecuniario, es decir como bienes.
Universalidad de derecho significa homogeneidad:
 Cualitativa: del vínculo que los une a las personas a las que
pertenecen.
 Cuantitativa: con relación a su valoración por una medida común;
el dinero.
Sin embrago, este concepto no es aplicable a la Hacienda Pública,
porque:
 No resulta posible valuar en dinero algunos elementos del activo,
como ocurre con la mayor parte de los bienes del dominio público.
 Los bienes del Estado no están relacionados con éste por el mismo
vínculo jurídico; algunos son de derecho público y otros de derecho
privado.
No se puede concebir el patrimonio del Estado por el conjunto de bienes y
obligaciones.
No se puede presentar un balance de activo y pasivo que tenga el mismo
significado que en el amito privado; más aún porque la capacidad de pago
del Estado está dada fundamentalmente por su capacidad de exigir el
pago de impuestos.
La Ley de Contabilidad definía a la Gestión Patrimonial diciendo que es la
administración, utilización y conservación de determinados bienes que,
siendo susceptibles de posesión estática y de ser utilizados como

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instrumento material de los servicios públicos o como fuente de rentas,
pertenecen al Estado.
 Los bienes de dominio público son los bienes que están
afectados al uso de los habitantes del país dentro de las
condiciones impuestas por leyes y/o reglamentos.
Son inalienables, imprescriptibles e inembargables, mientras no sean
desafectados como bienes de dominio público.
Pueden ser naturales (mar territorial, lagos, playas) o artificiales (puentes,
caminos y cualquier otra obra pública construida para utilidad o
comodidad pública)
 Los bienes de dominio privado no están sujetos al uso público,
salvo que estén afectados a un servicio público. Estos bienes están
sujetos a las mismas restricciones que los bienes de dominio
público (inalienables, imprescriptibles, inembargables). Estos
bienes, aunque no son indispensables para la prestación de
servicios públicos, pueden ser utilizados para obtener rentas o para
disminuir gastos.
Se clasifican en inmuebles (disponibles y no disponibles), muebles,
semovientes e inmateriales. El estado los ha adquirido por distintas vías,
para cumplir adecuadamente sus fines, puede ser por medios
contractuales, por la apropiación o por cualquier otro modo. Pueden ser
tierras fiscales, terrenos, edificios para la prestación de servicios, etc.
El Estado ejerce sobre estos bienes un derecho comparable a derecho de
propiedad.

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3.- EL PATRIMONIO DEL ESTADO COMO MATERIA
ADMINISTRABLE
A) Definición. Inventario de los bienes que lo forman. Clasificación y
Valuación
Se denomina patrimonio del estado a la administración, utilización y
conservación de un conjunto de bienes considerados como materia
administrables, que siendo susceptibles de posesión estática y de ser
utilizado como instrumento material de los servicios públicos o como
fuentes de rentas, pertenecen al estado.
Características distintivas
El concepto de patrimonio del Estado hace una abstracción de las
deudas o pasivos.
 No incluye el dinero, tampoco a los bienes que no son cosas,
exceptuando los derechos inmobiliarios y algunos mobiliarios,
títulos, acciones.
 La determinación de la consistencia del patrimonio del Estado no
tiende a definir su solvencia o a fijar su capital en un momento
dado, sino a deslindar la materia administrable y asignar
responsabilidades.
 Se acepta integrado por un conjunto de bienes para poder
valuarlos, aunque no exista homogeneidad en el vinculo que los
une con el Estado, teniendo en cuanta su aptitud para ser
considerado como objeto de posesión estática, y dentro de este,
como instrumento de servicios públicos o como fuente de
recursos.
 No tiende a definir su solvencia ni a fijar su capital.
 El patrimonio de las entidades descentralizadas o haciendas
anexas forma parte integrante de l Hacienda del Estado.

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Inventario de los bienes que lo forman
El concepto de inventario de la contabilidad pública es distinto del de la
contabilidad general.
Para la Contabilidad General es la descripción formal, detallada y
ordenadamente clasificada de todos los bienes y de todas las
obligaciones que integran el patrimonio de un sujeto económico, con
expresión del valor en unidades monetarias, asignadas en forma racional
con el fin de hallar el patrimonio neto.
En la Contabilidad Pública constituye una simple descripción de los
componentes del dominio público y del dominio privado del Estado, con
asignación de valores racionales en el caso de algunos de los bienes y
con miras a efectuar un adecuado control de gestión patrimonial en la
Hacienda Pública.
Para confeccionar un inventario de los bienes del Estado se deben
resolver 2 problemas técnicos-contables; uno de ellos es la clasificación
de los bienes, y el otro es la determinación del criterio de valuación a
aplicar.
Clasificación y Valuación
Confección del Inventario
BIENES DE DOMINIO PÚBLICO
1. Dominio Público Natural: resulta difícil y hasta a veces imposible
valuar en dinero la mayor parte de los bienes de dominio público.
No obstante, por ello no debe excluírselos del inventario, pues su
exacto conocimiento es necesario ya que el Estado tiene el deber
de conservarlos y de utilizarlos en la medida máxima posible,
aunque el asiento respecto de ellos asuma solo la forma de
catalogo descriptivo no valorizado. Ej.: bahías, ensenadas, puertos,
ancladeros, ríos y sus cauces, playas del mar, lagos navegables,
etc.

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2. Dominio Público Artificial: el inventario de los caminos, canales,
puentes, y en general las obras realizadas por el Estado para
utilidad o comodidad común de sus habitantes, debe ser valorizado
al costo. Se entiende por costo el importe de las inversiones
hechas en la obra hasta habilitarla para el fin para el cual fue
realizada y los importes de las inversiones hechas para ampliarla o
mejorarla y no así las erogaciones por conservación,
mantenimiento o renovación. No deben admitirse ni computarse
amortizaciones u otras disminuciones de naturaleza semejante. De
tal modo, el precio de costo se mantendrá invariable.
 BIENES DE DOMINIO PRIVADO
1. Inmuebles No Disponibles: por ser inalienables en virtud de
disposiciones legales expresas o por el uso al que están afectados en ese
momento. El criterio de valuación es el mismo que para los bienes de
dominio público artificial.
2. Inmuebles Disponibles: por no estar afectados a un servicio público, ni
hallarse fuera del comercio por una disposición especial, pueden ser
enajenados. La valuación se basa en el valor corriente - valor venal
(probable de realización). Si están destinados exclusivamente a producir
renta, puede tomarse como representativo el valor actual resultante de
capitalizar la renta a producir.
3. Efectos, especies y semovientes: su inventario también debe ser
valorizado y no solo descriptivo. Conviene establecer los valores sobre la
base de tarifas especiales, llamadas a facilitar la fiscalización central.
4. Bienes Inmateriales: el inventario de derechos inmobiliarios, créditos,
títulos de renta, acciones, participaciones en empresas privadas
semipúblicas y otros valores, son muy importantes para el Estado. Por
tanto, conviene escribirlo por su valor real o corriente en el momento, sin
perjuicio de expresar también su valor nominal.

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Consideraciones Complementarias
Los inventarios también deben contener una descripción física (especie,
calidad, extensión, etc.) de cada uno de los bienes, suficiente para
identificarlos. También debe contener una mención exacta del derecho del
Estado sobre ellos y de los derechos de terceros que lo limitan o
acompañan.
Los inventarios deben ser realizados por las reparticiones que son
responsables de su custodia, pero deben ser controladas, en los aspectos
técnicos - contables, por funcionarios ajenos a ellas.
Los inventarios parciales deben ser comunicados al órgano central de
control para su acumulación, coordinación y utilización en las
verificaciones contables correspondientes.
Respecto de los bienes valorizados al costo, se suscita la cuestión de
expresarlos a moneda de poder adquisitivo del momento en que se
confecciona el inventario, requiriendo efectuar algunos ajustes.
Otra Clasificación
DE LOS BIENES DEL ESTADO EN GENERAL
a) Disponibles: bienes que pueden ser objeto de una operación
financiera, venta, permuta, etc., aunque para efectuarla se requiera
de una ley especial o autorizadora o cumplir con determinadas
formalidades.
b) No Disponibles: esto es inalienables, ya sea por su condición
jurídica, por disposición de una ley, o por el uso al cual están
afectados en el momento.
c) Fructíferos: cuando procuran al Estado entradas de dinero o le
evitan un gasto, que de otra forma debería afrontar.
d) Infructíferos: no producen rentas para el Estado, ni le evitan gastos,
aunque sean de utilidad para los habitantes a cuyo uso están afectados.

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I. DE LOS BIENES MUEBLES EN PARTICULAR
a) Destinados al uso más o menos perdurable: por la condición de
que no dejan de existir en el primer uso que de ellos se hace,
aunque sean susceptibles de consumirse o deteriorarse después
de un tiempo.
b) Destinados al consumo: su existencia termina con el primer uso.
c) Materias Primas: destinadas a ser transformadas por la industria
del Estado.
B) Gestión de los bienes. Actos en que se traduce. Puntos de Contacto
con la Gestión Financiera
Gestión de los bienes. Actos en que se traduce
Conjunto de actos de los órganos administrativos de la Hacienda Pública
encaminados a la conservación y utilización de los bienes susceptibles de
posesión estática.
Los actos de gestión pueden reducirse a dos grupos fundamentales:
 Actos de conservación
 Actos de utilización
La conservación en el aspecto material procura mantener en su integridad
física la estructura natural o artificial de los bienes, restituirla o mejorarla
en su caso, de modo que tales bienes sean permanentemente aptos para
la atención de los servicios públicos.
La conservación en el aspecto jurídico se refiere a la defensa del derecho
subjetivo de dominio que el estado posee sobre sus bienes:

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 Actos de imperio, por vía de los cuales el estado actúa
coactivamente y se impone frente a los avances de terceros que
pretenden desconocer sus derechos sobre los bienes.
 Acciones judiciales, mediante las cuales el estado recurre a los
órganos jurisdiccionales para obtener de ellos la protección del
goce de sus derechos.
La utilización de los bienes en sentido físico se refiere al uso material, a la
transformación y al consumo de los elementos.
En el sentido jurídico, tal utilización busca obtener de los bienes las
mayores ventajas financieras. Trata de convertirlos en fuentes de renta o
en instrumentos mediante los cuales el poder público evite ciertos gastos.
Puntos de Contacto con la Gestión Financiera
 Administración financiera: actividad del estado tendiente a la
percepción de recursos para satisfacer necesidades públicas
(poder de imposición, arrendamiento o venta de sus bienes no
requeridos para a prestación de los servicios). Toda salida de
dinero, independientemente de su incidencia sobre el patrimonio
del estado, es un gasto, así como toda entrada pecuniaria es un
recurso para el tesoro.
 Administración patrimonial: algunos gastos se traducen en la
incorporación de bienes al patrimonio y algunos recursos
financieros significan, a su vez, disminución de la cuantía del
patrimonio de la Hacienda Pública.
4.- ADMINISTRACIÓN DE EFECTOS Y ESPECIES
Especies
Comprenden los bienes para el consumo inmediato y aquellas destinadas
a la transformación o elaboración (materias primas).

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Efectos
Destinados a la formación de stock. Los artículos destinados al consumo
entran en la categoría de efectos mientras permanezcan en stock en los
almacenes y pasan a ser especies de consumo cuando los recibe, para
su aplicación, la repartición usuaria.
El art. 52 de la ley de contabilidad establece que cada jurisdicción tendrá
a su cargo la administración de los bienes muebles y semovientes
asignados a los servicios de su dependencia.
La Ley 18.142 modificó el primitivo Art. 53 de la ley de Contabilidad y le
dio el siguiente texto: “La autoridad superior en cada poder podrá
conceder el uso precario y gratuito de inmuebles afectados a su
jurisdicción y que por razones circunstanciales no tengan destino útil,
cuando le sean requeridos por organismos públicos o por instituciones
privadas, legalmente constituidas en el país, para el desarrollo de sus
actividades de interés general.
Podrá, asimismo, autorizar la transferencia patrimonial, sin cargo, de
materiales y elementos de una jurisdicción administrativa a otra. Cuando
dicha transferencia deba realizarse dentro de una misma jurisdicción
administrativa será dispuesta por la autoridad que a esos efectos se
designe reglamentariamente.
En caso de que dichos materiales y elementos estuvieran en desuso o en
condición de rezago también podrán cederse sin cargo, previa
autorización del Poder Ejecutivo y en jurisdicción de los poderes
Legislativo y Judicial por el presidente de la pertinente Cámara o por el de
la Corte Suprema de Justicia de la Nación, respectivamente, a solicitud de
organismos públicos o de instituciones privadas, legalmente constituidas
en el país, para el desarrollo de sus actividades de interés general.
Si el valor de esos materiales y elementos fuera inferior a $250.000, la
autorización referida podrá ser acordada por el ministro, comandante en
jefe o secretario respectivo.”

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5.- REGISTROS PATRIMONIALES PERMANENTES, LOCALES Y
CENTRALES
Para determinar la consistencia material y jurídica del patrimonio del
Estado es indispensable la existencia del inventario. El punto de partida
de la contabilidad patrimonial es el inventario inicial. Mediante la
comparación de los estados patrimoniales sucesivos se puede determinar
las variaciones cuantitativas y cualitativas del patrimonio. Pero ello no es
suficiente, es imprescindible seguir la marcha de tales variaciones a
medida que ellas se producen, razón por la cual es evidente la necesidad
de contar con una contabilidad patrimonial fundada en el inventario
permanente.
La implantación y funcionamiento de la contabilidad patrimonial del
Estado, impone el cumplimiento de dos etapas complementarias:
a. Relevamiento de un inventario inicial y luego periódicos
inventarios físicos de verificación.
b. Organización de registros locales y centrales para actualizar las
cifras periódicas.
Se requiere una contabilidad analítica en cada jurisdicción o entidad con
el objeto de mantener un registro de las operaciones relativas al
movimiento de los bienes de posesión estática y una contabilidad sintética
centralizada en la Contaduría General de la Nación.
La doctrina de la contabilidad pública ha enunciado los preceptos
generales a tener en cuenta para organizar un sistema eficaz de
registración y control de los bienes del Estado.
Con respecto a los bienes muebles es menester su uniformación,
normalización, tipificación o estandarización ya que la conveniencia no es
solo por fines contables sino también a los fines económicos, con miras a
racionalizar los elementos utilizados y obtener todas las ventajas de la
centralización y concentración de las compras. Deben establecerse

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reglamentos orgánicos y catálogos técnicos que especifiquen los
caracteres que indispensablemente deben reunir los efectos y demás
bienes muebles.
Para ello es conveniente formar una comisión técnica cuya misión
consiste en establecer los elementos básicos requerido por las distintas
oficinas y luego se realice una catalogación, esto es, la confección de una
nomina, catalogo o relación, que incluya todos los bienes muebles, desde
los útiles de oficina hasta los artículos de consumo. Ese catalogo, una vez
aprobado, debe ser de uso obligatorio para que nadie solicite elementos
que no se encuentren allí incluidos. De ser necesario adquirirse algún
elemento no mencionado en el catalogo deberá solicitarse previamente su
inclusión.
La catalogación facilita los tramites de las compras del Estado, porque en
las licitaciones no es necesario confeccionar pliegos detallados: basta con
hacer referencia al nombre y número que en el catalogo corresponden al
artículo de que se trate.
La tercera etapa, luego de la uniformación y catalogación, es la
determinación de valores fijos. Al margen del precio de compra del
artículo se le asigna un valor fijo de tarifa, para utilizar en ocasión de las
operaciones de control. Una vez establecido, ese valor no variará (salvo
en épocas de inflación en que debe actualizarse), cualquiera fuere el
costo de reposición de los bienes.
En cuanto a la centralización de las compras o suministros en una oficina
central tiene fines económicos y significación contable y administrativa,
pues permite instituir un control eficiente en matera de compras.
La finalidad de establecer almacenes centrales junto a cada oficina de
suministros es doble: por un lado tiende a evitar las compras esporádicas,
realizadas con apremio en el momento en que se presenta la necesidad.
La más elemental norma de previsión exige almacenar los artículos de
uso habitual por el Estado, a fin de evitar para la administración, los
inconvenientes de su eventual escasez. La formación de stocks resulta

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más fácil y representa menor suma de inmovilizaciones cuando los
artículos se hallan uniformados. La segunda finalidad consiste en hacer
que todo artículo que deba entregarse para su aplicación a determinada
oficia pase, real o figuradamente, por el almacén, lo que es importante
porque permite un mejor control de la gestión patrimonial.
CONCEPTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES.
Es la forma cómo se administran la materia prima, bienes en proceso o bienes
terminados (no el dinero): cuánto necesito de ese bien, cuándo lo voy a utilizar,
en qué cantidades se va a usar, en qué cantidades lo debo comprar, dónde lo
voy a almacenar, quién lo va a suplir, a qué precios, cuánto debo tener en
stock, cuál son las cantidades mínimas y máximas que debo tener etc.
OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES.
El objetivo de la administración de los recursos materiales es abastecer, en
cantidad y calidad, los recursos que el sistema productiva requiere, lo más
pronto posible y con el menor costo.
FUNCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES.
Sus funciones son planear, coordinar, controlar y evaluar las actividades
relacionadas con la administración de los recursos materiales así como la
prestación de los servicios generales de la institución conforme a las normas y
lineamientos establecidos por dicha institución.
ELEMENTOS QUE LA INTEGRAN.
Aquí quedan comprendidos el dinero, las instalaciones físicas, la maquinaria,
los muebles, las materias primas, etc.
NECESIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES.
La obtención del máximo de beneficio con el mínimo de costo, es decir, a
través de aplicar la planeación, la organización, la dirección y el control de los

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recursos materiales se podrá tener mejores opciones para el logro del objetivo
fundamental de la administración de cualquier negocio.
ALMACÉN:
 Responsabilidades del almacenista.
Custodiar las mercancías, llevar registro de sus movimientos, que
no se deteriore la mercancía, tener siempre la mercancía que se
necesita (ya sea para su venta o consumo del propio negocio),
CRITERIO DE ECONOMÍA EN LA COMPRA DE BIENES Y CONTRATACIÓN
DE SERVICIOS
En toda transacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades
de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía.
 COMENTARIO:
 En su sentido más amplio economía en la gestión de un entidad
pública, significa, administración recta y prudente de los recursos
públicos. Es decir, orden en el gasto presupuestal, ahorro de
trabajo, dinero, buena distribución de tiempo y otros asuntos.
 La adquisición económica implica, adquirir bienes y/o servicios, en
calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible. Asimismo,
las actividades en una entidad deben efectuarse asegurando los
costos operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los servicios
brindados.
 Corresponde a la administración, impartir las políticas necesarias,
que permitan al personal encargado de los procesos de
adquisición de bienes y prestación de servicios adoptar la
aplicación del criterio de economía en sus actividades.
UNIDAD DE ALMACÉN
Todos los bienes que adquiera la entidad debe ingresar físicamente a través de
la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados.

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TOMA DE INVENTARIO FÍSICO
Cada entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos,
con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.
BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la
entidad, deben ser dados de baja oportunamente.
MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
La administración de la entidad debe preocuparse en forma constante por el
mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su
estado óptimo de funcionamiento y prolongar su período de vida útil.
ACCESO, USO Y CUSTODIA DE LOS BIENES
Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad,
el que debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservación, y custodia,
de ser el caso.
PROTECCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir
las causas que pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos.

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