Este documento resume los principales incumplimientos encontrados en las auditorías internas de OCIA realizadas por inspectores. Entre los problemas detectados se encuentran falta de detalle y profundidad en la revisión de programas auditados, áreas de riesgo no verificadas, información insuficiente sobre semillas y contratistas, y revisiones superficiales de los sistemas de control interno de grupos comunitarios. Se espera que los inspectores mejoren su trabajo mediante una verificación más exhaustiva de acuerdo a los procedimientos establecidos.

1. Hallazgos de la Auditoria Interna
2011
Capacitacion y Revisión de las No
conformidades para los Inspectores de
OCIA
Lebi Perez
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2. Incumplimiento mayor: Deficiencias en la muestra auditada por el
inspector. Falta de claridad, profundidad y detalle para cada
programa inspeccionado.
De acuerdo al reporte de Inspección actual e independientemente del
alcance de la Inspección. Se espera de los inspectores de OCIA que:
1. Revise la exactitud de la información y el sistema de registros que
guarda la operación, para mantener la conformidad.
2. Seleccione aleatoriamente una muestra representativa para verificar
la trazabilidad desde la finca hasta la venta y /o desde la materia
prima hasta la venta para operaciones de proceso.
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3. Incumplimiento mayor: Deficiencias en la muestra auditada por el
inspector. Falta de claridad, profundidad y detalle para cada
programa inspeccionado.
4. Incluya todos aquellos elementos de auditoria de trayectoria
usados por la operación inspeccionada.
5. En los casos donde existen ventas bajo diferentes programas,
la trazabilidad tiene que ser verificada para cada programa
individual.
6. Proporcione una evaluación general sobre la calidad de la
auditoria de trayectoria (precisión, pertinencia, calidad de la
información y discrepancias observadas).
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4. Incumplimiento mayor: Tendencia del inspector a no verificar o
reportar sobre áreas con riesgo probable en la operación.
Se espera de los inspectores de OCIA que:
1. Identifique aquellas áreas de la operación donde haya riesgo probable de
contaminación o perdida de la integridad orgánica.
2. Antes que la Inspección sea conducida, se espera que usted se familiarice con la
operación a inspeccionar, revisando el Plan del Sistema Orgánico.
1. Describa en el reporte de inspección las preocupaciones encontradas, en forma
clara y objetiva.
2. Asegúrese de inspeccionar todas las áreas y sitios de la operación, antes de
determinar si existe un riesgo probable.
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5. Incumplimiento mayor: Tendencia del inspector a no verificar o
reportar sobre áreas con riesgo probable en la operación.
5. Si la operación no es 100% orgánica, el inspector tiene que solicitar
documentación(producción y/o proceso, almacenamiento y registros
de ventas) de la parte convencional de la operación que permita
verificar la separación de los productos orgánicos y convencionales.
6. Como parte de la Inspección, verificar si los empleados conocen las
maneras de salvaguardar y proteger la integridad orgánica del
producto.
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6. Incumplimiento mayor: Tendencia del inspector a no verificar o
reportar sobre áreas con riesgo probable en la operación.
7. Si la operación tiene producción paralela o dividida, la
Inspección tiene que incluir una determinación visual de
lo que esta sembrado en todos los campos cultivados
dentro de la unidad de producción.
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7. Incumplimiento Mayor: Los inspectores no abordaron
adecuadamente la Sección 2 del PSO (Plan) en relación a la
resolución de preocupaciones previas dadas.
Se espera de los inspectores de OCIA que:
1. Aborde todos los problemas de certificación requeridos
o dados por OCIA.
2. Proporcione detalle y descripción clara de los problemas
indicados en la carta de Pre Inspección (PIR) dada al
inspector antes de ejecutar la misma.
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8. Incumplimiento mayor: Falta de detalle del inspector en la verificación
de las semillas y las fuentes de la misma.
Se espera de los inspectores de OCIA que:
1. Identifique y verifique todos los tipos y fuentes de
semillas o plántulas usadas por el operador.
2. Asegúrese de abordar cualquier problema de manejo ,
tratamientos , GMO encontrado.
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9. Incumplimiento mayor: Falta de detalle del inspector en la verificación
de las semillas y las fuentes de la misma.
3. Asegúrese de verificar si existe documentación
adecuada, relacionada con orgánico, sin tratamiento,
estatus no GMO, etiquetas, certificados orgánicos,
intentos por encontrar semilla orgánica por la
operación tanto como sea aplicable.
4. Reporte en las excepciones que puedan existir de
acuerdo a la norma.
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10. Incumplimiento mayor: Falta e evidencia e información sobre la
segregación y disposición final de las cosechas del mismo cultivo
proveniente de la zona de amortiguamiento.
Se espera de los inspectores de OCIA que:
1. Identificar aquellas áreas de la finca donde el mismo cultivo es usado
como amortiguamiento.
2. Indicar si la zona establecida como amortiguamiento, es adecuada
basada en los factores del predio, evaluados durante la Inspección.
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11. Incumplimiento mayor: Falta e evidencia e información sobre la
segregación y disposición final de las cosechas del mismo cultivo
proveniente de la zona de amortiguamiento.
3. Verificar y reportar si la cosecha del cultivo
proveniente de la zona de amortiguamiento se
vende como producto no orgánico o dispuesto de
otra manera (alimento, semilla, uso propio, etc.).
4. Verificar si existen registros adecuados para la
disposición o manejo de la zona de
amortiguamiento.
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12. Incumplimiento mayor: Falta de información de verificación de las
instalaciones contratadas.
Se espera de los inspectores de OCIA que:
Dependiendo del tipo de contrato:
1. Verifique si las condiciones actuales de la entidad contratada
cumplen con el estándar orgánico.
2. Proporcione información y detalle acerca de la entidad contratada y
su relación con la operación inspeccionada.
3. Asegúrese que la información verificada este actualizada.
4. Asegúrese que la instalación contratada este operando y en buen
estado. Verifique si han habido cambios desde la ultima visita de
inspección.
5. Asegúrese que el alcance de la certificación sea el mismo para
ambos-el contratado y el contratante.
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13. Incumplimiento mayor: En la Inspección de Grupos Comunitarios:
1) No se hace una revisión a profundidad del Sistema Interno de
Control.
2) No se reporta si hay productores con ventas entre $ 5,000 and
$ 50,000 dólares americanos.
Se espera de los inspectores de OCIA que:
1. Llenen la sección 10 del reporte de Inspección y hagan
comentarios claros sobre los problemas encontrados.
2. Determine si la documentación interna esta en su lugar.
3. Determine si las inspecciones internas se han llevado a cabo a
todos los miembros del grupo.
4. Determine si los productores nuevos son incorporados al grupo
luego de una inspección interna y de acuerdo con lo estipulado
en el reglamento interno del grupo.
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14. Incumplimiento mayor: En la Inspección de Grupos Comunitarios:
1) No se hace una revisión a profundidad del Sistema Interno de
Control.
2) No se reporta si hay productores con ventas entre $ 5,000 and
$ 50,000 dólares americanos.
Se espera de los inspectores de OCIA que:
5. Determine si los casos de incumplimiento se han abordado en
forma correcta por el control interno y de acuerdo con la política
de sanciones del reglamento interno.
6. Determine si el Sistema de Control Interno mantiene los registros
adecuados de las inspecciones internas.
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15. Incumplimiento mayor: En la Inspección de Grupos Comunitarios:
1) No se hace una revisión a profundidad del Sistema Interno de
Control.
2) No se reporta si hay productores con ventas entre $ 5,000 and
$ 50,000 dólares americanos.
7. Determine si los miembros del grupo entienden o han
sido orientados sobre las normas.
8. Evalúe el control interno en su totalidad,
independientemente del tamaño de la muestra de
Inspección asignada.
9. Conduzca la evaluación de mas de una auditoria de
testigo a los inspectores del control interno.
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16. Incumplimiento mayor: En la Inspección de Grupos Comunitarios:
1) No se hace una revisión a profundidad del Sistema Interno de
Control.
2) No se reporta si hay productores con ventas entre $ 5,000 and
$ 50,000 dólares americanos.
Se espera de los inspectores de OCIA que
1. Determine si hay productores con ventas entre $ 5,000
and $ 50,000 por dos años consecutivos.
2. Si lo anterior es verdadero, entonces será necesario
llevar a cabo inspecciones individuales de los
productores. Esto además del porcentaje de
inspecciones asignadas.
1. Proporcione una lista de aquellos productores con
ventas mayores a los 5,000 dólares.
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17. GRACIAS
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