the Provincia of Ferrara migration experience from Lotus to Plone. An overview to the state of the art of their application's architecture

1. PROVINCIA
DI FERRARA
come migrare e riusare una
soluzione vincente grazie a plone
Massimo Azzolini [at] redturtle.net

2. L’ESISTENTE

3. PROLOGO...
La Provincia di Ferrara ha seguito un percorso che
coniuga certificazione di qualità e innovazione
tecnologica, mettendo a punto strumenti tecnici e
organizzativi che hanno permesso di cambiare
davvero il modo di lavorare dell’Ente.

4. L’ESIGENZA

5. VOGLIAMO UN SISTEMA
PER...
trasparenza dell’organizzazione, maggiore condivisione delle
informazioni
semplificazione delle procedure
gestione digitale dei documenti e riduzione della carta
risparmi economici e maggiore efficienza
comodità e immediatezza d'uso
crescita professionale del personale
monitoraggio processi e customer satisfaction

6. MA CHE SIA ANCHE..
il luogo di sintesi delle iniziative avviate e strumenti
sviluppati
un vero e proprio ambiente di lavoro virtuale
condiviso e utilizzato da tutti i dipendenti
offre servizi interattivi avanzati, per migliorare i
processi e semplificare le procedure
garantisce strumenti di dialogo e condivisione delle
informazioni

7. MA NON SIAMO CONTENTI

8. DEV’ESSERE RIUSABILE

9. GPL

10. MANUTENIBILE ED
ESTENDIBILE

11. OK, MA QUAL’È LA
SITUAZIONE?!
ovvero, da dove partiamo?

12. ALL’INIZIO C’ERA LOTUS
prima il client Notes, poi tutto thru-the-web

13. HA FORNITO IL SUPPORTO
ALL’ENTE PER ANNI
le funzionalità, ora realizzate in plone, sono gia in uso a
partire dal 2003

14. HA AVUTO OTTIME CRITICHE

15. E FACEVA (FA..) IL SUO
OTTIMO LAVORO

16. PURTROPPO È UNA
SOLUZIONE BASATA SU
SOFTWARE PROPRIETARIO

17. DIFFICILE DA OFFRIRE IN
RIUSO
Se siamo in due a manutenere una soluzione, magari
spendiamo la metà!

18. ...E ALLORA... OPEN SOURCE!

19. ANZI MEGLIO: PLONE!

20. I COMPONENTI DEL SISTEMA
documentazione grigia schede processo
lettere in arrivo, in quasar
partenza, circolari...
gestione non conformità
atti
protocollo
modulistica interna
organigramma
fac simile
altri app.vi minori
scrivania virtuale

21. DOCUMENTAZIONE GRIGIA
E' lo strumento - di semplice utilizzo - che consente di
realizzare e trattare documenti ufficiali e/o interni.
Consente all'utente di creare lettere in partenza (che
vengono poi sottoscritte digitalmente, protocollate ed
inviate anche per PEC) o comunicazioni interne fra gli
uffici delle quali è necessario mantenere traccia.
La soluzione è completata dal modulo di firma digitale
e deve essere integrata con il protocollo.

22. DOCUMENTAZIONE GRIGIA

23. DOCUMENTAZIONE GRIGIA

24. DOCUMENTAZIONE GRIGIA

25. DOCUMENTAZIONE GRIGIA

26. DOCUMENTAZIONE GRIGIA

27. DOCUMENTAZIONE GRIGIA

28. LA FIRMA

29. LA FIRMA

30. LA FIRMA

31. LA FIRMA

32. LA FIRMA

33. LA FIRMA

34. MODULISTICA INTERNA
Lo strumento consente di gestire delle form per
l'invio di richieste tra uffici.
Anche queste vengono firmate digitalmente e poi
inviate all'ufficio competente attraverso un sistema
di workflow.
Al momento sono disponibili moduli per la gestione
delle credenziali per l’accesso ai sistemi informativi
e per le richieste di forniture di beni e servizi del
provveditorato acquisti.

35. LA MODULISTICA

36. LA MODULISTICA

37. LA MODULISTICA

38. LA MODULISTICA

39. SCRIVANIA VIRTUALE
puoi avere il colpo d’occhio delle pratiche in arrivo o
da firmare (lettere, comunicazioni interne,
modulistica, atti, ecc.),
puoi trasferire documentazione da un ufficio all'altro
per la firma o per la gestione.
La scrivania virtuale può essere consultata
relativamente alle proprie attività o a quelle
dell'Ufficio.

40. LA SCRIVANIA VIRTUALE

41. LA SCRIVANIA VIRTUALE

42. LA SCRIVANIA VIRTUALE

43. INTEGRAZIONE
Il grigio, la modulistica interna e la scrivania
virtuale sono integrati con l'organigramma
dell'Ente e con gli strumenti di gestione della
certificazione di qualità.

44. L’ORGANIGRAMMA
Il modulo definisce le relazione tra gli utenti
(dipendenti della Provincia) e tra la struttura di
appartenenza.
Più semplicemente, puoi profilare e descrivere
dettagliatamente la tua organizzazione.
Le politiche di accesso ai diversi applicativi o tipi di
documento avvengono anche attraverso
l’interrogazione di questo grafo di relazioni.

45. L’ORGANIGRAMMA
L’idea di base è semplice: due “oggetti” stanno in
relazione tra loro e io devo descrivere questa
relazione.
Massimo lavora all’ufficio Tributi
Massimo è distaccato all’ufficio Paghe
Antonio è il responsabile dell’ufficio Tributi

46. L’ORGANIGRAMMA
ma una relazione descrive più di quanto dice:
Massimo “vede” docs sia di Tributi che di Paghe
Antonio firma le ferie di Massimo

47. L’ORGANIGRAMMA
un “applicativo verticale” può quindi avvantaggiarsi
della cosa:
Massimo “accede in lettura” ai docs di Tributi ma in
“scrittura” su quelli di Paghe
Antonio firma i docs creati con il “cappello” Tributi
(da Massimo o da altre persone che “lavorano” per il
suo ufficio)

48. L’ORGANIGRAMMA

49. L’ORGANIGRAMMA

50. L’ORGANIGRAMMA

51. L’ORGANIGRAMMA

52. L’ORGANIGRAMMA

53. L’ORGANIGRAMMA

54. L’ORGANIGRAMMA

55. L’ORGANIGRAMMA

56. SCHEDE PROCESSO
E' lo strumento che consente di gestire i processi
dell'Ente secondo gli standard della certificazione
UNI EN ISO 9001:2000.
La soluzione può essere utilizzata anche da Enti non
certificati che ritengano utile una gestione dei
procedimenti in grado di monitorarne tempi e
modalità.

57. LE SCHEDE PROCESSO

58. LE SCHEDE PROCESSO

59. LE SCHEDE PROCESSO

60. LE SCHEDE PROCESSO

61. LE SCHEDE PROCESSO

62. LE SCHEDE PROCESSO

63. LE SCHEDE PROCESSO

64. LE SCHEDE PROCESSO

65. LE SCHEDE PROCESSO

66. LE SCHEDE PROCESSO

67. LE SCHEDE PROCESSO

68. LE SCHEDE PROCESSO

69. IL QUASAR
Integrato con la base dati delle schede processo, il
Quasar consente la gestione delle pratiche e dei
fascicoli.
Si tratta di un sistema di workflow de-strutturato in
grado di trattare richieste provenienti dall'esterno ma
anche progetti interni legati agli obiettivi dell'Ente.

70. IL QUASAR
Oltre alla gestione totalmente digitale delle pratiche e
dei fascicoli (grazie all'integrazione con il protocollo),
il Quasar permette il pieno monitoraggio dell'attività
dell'Ente e dei tempi di gestione delle diverse
tipologie di pratiche.
La strutturazione dei processi per la gestione
attraverso Quasar ne consente il ripensamento in
termini di snellezza ed efficienza.

71. IL QUASAR

72. IL QUASAR

73. IL QUASAR

74. IL QUASAR

75. IL QUASAR

76. IL QUASAR

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78. IL QUASAR

79. IL QUASAR

80. IL QUASAR

81. IL QUASAR

82. IL QUASAR

83. AT LAST BUT NOT AT LEAST

84. ATTI E PROTOCOLLO
In collaborazione con il Comune di Padova, sono in
prossimo sviluppo le componenti relative agli atti
monocratici e al protocollo informatico.
Integrati con gli applicativi di gestione
documentale e con la casella di posta
elettronica certificata istituzionale.

85. IN UNA PAROLA: RIUSO
ehi, davvero!

86. L’IDEA
Ferrara ha il sistema di gestione delle pratiche e dei
contenuti. Deve rifare il protocollo.
Padova ha il sistema di protocollo e lo vuole
rifattorizzare. Non ha la parte di gestione pratiche.
Si lavora a 6 mani per creare un unico ambiente
gestionale.
STAY TUNED :)

87. GLI ATTORI
Provincia di Ferrara
Comune di Padova
un partner tecnico (RedTurtle)
sullo sfondo: PloneGov

89. DOMANDE?!

90. RIFERIMENTI

91. RIFERIMENTI
Cristina Franceschi
(cristina.franceschi[AT]provincia.fe.it)
http://www.provincia.fe.it
Massimo Azzolini (massimo[AT]redturtle.net)
http://www.redturtle.net