ICT Role in 21st Century Education & its Challenges.pptx
Perancangan Strategik Untuk Agensi Sektor Awam (Public Organization)
1. Welcome Strategy Leader!
To help you drive results by achieving
sustainable strategic focus, I have
created the Complete Guide to
Strategic Planning, which provides an
end-to-end overview of the strategic
planning process.
2. MEMBANGUN DAN MELAKSANA
PERANCANGAN STRATEGIK DENGAN BERKESAN
TRAINER:
Muhamad Bustaman Abdul Manaf
Pensyarah Pakar (MP: Pengurusan ) Gred DG 54
Institut Aminuddin Baki (cgh)
Kementerian Pendidikan Malaysia
mbustaman@iab.edu.my/0199890524
3. Introducing Your
Workshop Facilitator
MBustaman-IAB KPM 15 3
*Image mbam
Specialist Trainer & Coach
(MTIAB-011 (ST)/MTIAB-002 (SC)
MUHAMAD BUSTAMAN BIN
ABDUL MANAF
PENSYARAH PAKAR
GRED DG 54
BIDANG: Pengurusan
4. BIODATA PENCERAMAH
MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF
Jawatan Hakiki: Pensyarah Cemerlang DG54 (pengurusan pendidikan)
Master Trainer: Tahap - Specialist Trainer & Specialist Coach
Instutut Aminuddin Baki, KPM
1. 25 tahun berpengalaman memberi kursus Pengurusan Strategik di Institut Aminuddin Baki, KPM.
2. Menulis buku: i. Perancangan Strategik (IAB). ii. Pengurusan Kualiti dalam pendidikan (Utusan Pub)
iii. Buku ketiga: Pengurusan Strategik untuk sekolah -di terbit oleh PTS.
3. Pernah mengikuti Latihan Profesionalisme dalam bidang Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti Latihan Luar Negara (selain dalam negara):
• i. Strategic Management & Leadership: World Trade Institute, New York, USA (1996)
• ii. TQM in Education: SEAMEO Innotech, Manila. Philippine (1998)
• iii. Strategic planning in education: Uni of York, England (2000- 2004) (pengajian Phd)
• iv. Strategy Performance Measurement (BSC): Uni of Adelaide, Australia (2005)
4. Berkelayakan sebagai Lead Auditor MS ISO 9000 sejak 1998 (berdaftar dengan IRCA London).
5. SUMBANGAN: Memberi khidmat konsultasi dalam Pengurusan Strategik dan KPI untuk semua peringkat Bahagian dalam Kementerian Pelajaran Malaysia
dan Antarabangsa. Ahli Panel Sistem Pengurusan Kualiti Star Rating (SSR) KPM,
6. Kepakaran lain:
Kursus Pemikiran Strategik, Benchmarking, Quality Tools, Strategic Change, Strategic Leadership Skills, Leadership Coaching & Mentoring ,
Leadership & Mangement Skills. Strategic Decision making 4MBustaman-IAB KPM 15
5. Buku ketiga (buku keempat akan menyusul:
Pemikiran Strategik)
5MBustaman-IAB KPM 15
7. Objektif Sesi Latihan:
Di akhir sesi latihan, anda akan memahami dan menguasai kemahiran untuk:
1. Menetapkan hala tuju organisasi dan menterjemahkannya/berkongsi
dengan semua pihak berkaitan.
2. Membuat analisis persekitaran dan menetapkan bidang keberhasilan
utama (BKU/KRA), objektif, KPI, sasaran prestasi, penjajaran objektif dan
Kamus Data KPI untuk mencapai visi dan misi.
4. Menjana strategi/inisiatif dan pelan tindakan untuk mencapai objektif
dan sasaran prestasi yang ditetapkan.
5. Merangka pelan implementasi pelan strategik secara berkesan.
15. Definisi Perancangan Strategik
Perancangan strategik sebagai satu proses formulasi strategi
dan implementasi strategi untuk mencapai misi dan visi
organisasi.
Ianya melibatkan proses analisis strategik (strategic
analysis), pilihan s formulasi hala tuju strategik (strategic
direction choices) dan pelaksanaan strategik (strategic
implementation).
19. 4 Langkah UtamaPerancangan Strategik
Mengenal
Status
Organisasi
(Where Are We
Now?
Menetapkan
Strategi
(Where we want go?)
Melaksanakan
Strategi
(How to get there?)
Menilai Prestasi (feedback
and Performance
Measurement)
mbustaman.IAB.KPM.15 19
20. Dimanakah kita
sekarang?
Kemanakah Arah
Hala Tuju?
Bagaimanakah
caranya?
mbustaman.IAB.KPM.15
Mbam IAB KPM 2019
Analisis Organisasi
1. Pra-perancangan
2. KKPC (SWOC)
3. Pemegang Taruh
4. Jurang Prestasi
5. Prestasi Pelan Strategik Sedia
ada
6. Isu-Isu Strategik
Kepimpinan Strategik: Pemikiran, Tindakan & Pengaruh
Penetapan Hala Tuju
A. Semak:
1 Mandat Kerajaan
2. Misi, Visi & Nilai
B. Penetapan
1. Matlamat/Bidang Keberhasilan
Utama/Teras strategik
2. Objektif, KPI, Sasaran Prestasi 5
tahun (Min 3 tahun)
3.Pemetaan Strategi (penjajaran
objektif)
4.Kamus Data KPI
Rancang Tindakan
1. Strategi/Inisiatif
2. Pelan Tindakan
3. Pelan Risiko & Bajet
4. Pelan Pelaksanaan (pelan operasi,
coaching (sumber manusia),
pemantuan, pelaporan, pengukuran
prestasi, semakan & tambahbaik)
5. Dokumentasi pelan
21. Perkembangan Dari Dasar kepada operasi
Mandat &
Misi
Visi
KRA/BKU
Objektif
Peta Strategi (Alignment)
Petunjuk Prestasi Utama (KPI)
& Sasaran Prestasi nya
Inisiatif Strategik
Pelan Tindakan , Pelan Operasi & Bajet
Apakah Arahan/Tujuan /Tugas Utama?
Apakah gambaran pencapaian
masa depan?
Apakah Bidang Kritikal
(keberhasilan utama)?
Hasil terakhir
(Outcomes) yang
ingin dicapai?
Adakah sejajar?
Apakah cara nak
ukur prestasi?
Bagaimanakah
caranya?
Pelaksanaan: pimpin, kawal dan tambah baik
Apakah persekitaran
organisasi?
22.
23. KONSEP PENJAJARAN STRATEGIK
STRATEGIK
Ke mana arah tujuan dan
sebabnya?
TAKTIKAL
Apakah tindakan khusus yang
terbaik dan bila?
OPERASI
Apakah prosedur melaksanakan kerja dengan betul?
23
Jangka panjang-
Broad Brush plan
Jangka sederhana-
Focusing down - clearer
Jangka pendek-
Precise
Minima: 3 tahun
Maksima: 2 tahun
Maksima:
1 minggu
Tempoh Masa
MBustaman-IAB.KPM.15
24. 1. Analisis Kendiri Amalan Perancangan
Strategik Berkualiti di Organisasi Anda
Senarai semak bagi menilai tahap amalan perancangan strategik di PPD, JPN dan Sekolah
Kerangka untuk Pemantauan dan coaching.
35. 1. Berfikir strategik
Bina tahap kesediaan minda dan
komitmen semua staf untuk
berubah secara strategik.
MBustaman-IAB KPM 15 38
36. 1. Pemikiran Strategik
Penjanaan idea
Apakah yang mungkin berlaku?
2. Membuat Keputusan Strategik
Membuat Pilihan
What will we do?
3. Perancangan Strategik
Mengambil Tindakan
Bagaimanakah cara untuk melakukannya?
Idea
strategik
Pilihan
Keputusan
Strategi &
Taktik
39
Hubungan di antara pemikiran strategik dengan
dengan Perancangan Strategik
MBustaman-IAB KPM 15
37. BS: Mengintegrasi masa hadapan dalam
proses membuat keputusan hari ini melalui
berfikir secara Besar, Mendalam dan Jauh
1. BIG
3. LONG
2. DEEP
MBustaman-IAB KPM 15 40
38. 1. Luas (Big)
Bagaimana sistem
organisasi berhubung
dan berinteraksi
MBustaman-IAB KPM 15 41
40. 2. Dalam (Deep)
Sedalam mana kita menyoal cara
kita beroperasi?
Adakah kita bekerja berdasarkan
interpretasi pengalaman lalu atau
jangkaan masa hadapan?
Adakah andaian kita sekarang
diterima pakai pada masa hadapan?
MBustaman-IAB KPM 15 43
41. Model ‘Iceberg’
Peranan Sosial, Nilai
Imej Diri
Trait
Motif
Kemahiran
Pengetahuan
Perlu untuk prestasi
jangka pendek
Sifat-Sifat
fundamental bagi
perubahan dan
kejayaan jangka
panjang
Kompetensi Fungsian
Kompetensi Tingkah
Laku
Data based
42. 3. Long/Jauh
Sejauh mana kita melihat
persekitaran masa hadapan?
Adakah kita memahami alternatif
organisasi kita pada masa hadapan?
MBustaman-IAB KPM 15 45
61. Analisis Pemegang Taruh
Nama
Pemegang
Taruh
(stakeholders)
Tahap Kesan
kepada
organisasi :
1. Sgt tinggi
2. Tinggi
3. Rendah
Apakah yang
mereka
perlukan dari
kita?
Peranan mereka
dalam
perancangan
strategik
Tahap
kepentingan
1. Sgt tinggi
2. Tinggi
3. Rendah
1
2
3
4
5
65. Definisi Risiko (risk)-ISO Guide 73:2010
•Risiko: Kesan yang tidak
jelas/menentu (uncertainty)
kepada pencapaian objektif
(1.1)
•Risiko ialah kemungkinan sesuatu
peristiwa atau aktiviti yang
memberi kesan kepada organisasi,
kesan (sama ada negatif atau
positif) pencapaian objektif
organisasi/ hasil terakhir
(outcomes) organisasi
hak milik MBustaman IAB KPM 17 74
66. What is Risk?
• Risk is the potential of gaining or losing something of
value.
• Risk can also be defined as the intentional interaction
with uncertainty .
( Uncertainty is a potential, unpredictable, and uncontrollable outcome;
risk is a consequence of action taken in spite of uncertainty).
hak milik MBustaman IAB KPM 17 75
67. DEFINISI PENGURUSAN RISIKO
Pengurusan risiko didefinisikan sebagai
penyelarasan aktiviti organisasi secara
bersepadu melalui penetapan hala tuju dan
kawalan dalam menghadapi risiko.
MS ISO 31000:2010
hak milik MBustaman IAB KPM 17 76
68. Tujuan PR
• The purpose of risk management is to ensure levels of risk and uncertainty
are identified and then properly managed in a structured way, so any
potential threat to the delivery of outputs (level of resourcing, time, cost
and quality) and the realisation of outcomes/benefits by the Business
Owner(s) is appropriately managed to ensure the project is completed
successfully.
• The objectives of the risk management approach in the organisation
project are to identify, assess and mitigate risks where possible and to
continually monitor risks throughout the remainder of the project as
other risks or threats emerge or a risk’s impact or likelihood changes.
hak milik MBustaman IAB KPM 17 77
79. 1. Kenal Pasti Hasil terakhir (outcomes)
88
Mandat Kerajaan
Titik Permulaan Untuk Membina KPI
MBustaman-IAB KPM 15
80.
81. Bagaimana untuk menulis
pernyataan Misi, Visi dan
Nilai?
Mengapa ia perlu?
How to get everybody on board? (participate in
setting the organisational direction)
92. Isu Strategik (vs Isu Operasi)
• Skop impak: Keseluruhan organisai
• Tempoh masa: panjang
• Bajet dan risiko: lebih 25%
• Strategi penyelesaian: mandat, perubahan misi, struktur oragnisasi,
cara kerja, fisiliti, pertambahan staf, stakeholders, perubahan
teknologi,, penyampain
• Kesan: jangka panjang
93. 102
Perspektif 3: Pembelajaran dan pertumbuhan
KRA5: Pembangunan sumber manusia
Objektif
Strategik
Pengukuran strategik(2018, 2019,2020)
Inisiatif Strategik AkauntibilitiKPI Target Pemilik KPI
01: Peningkatan
kapasiti dan
keupayaaan staf
organisasi
1.1 Peratus tahap
kepuasan kerja warga
Tov:: 80%
2018: 85%
2019: 86%
2020:88%
Timbalan
Pengarah sektor
khidmat
pengurusan
Ketua Bahagian
Pengurusan dan
pentadbiran
MBustaman-IAB KPM 15
94. mbustaman.IAB.KPM.15 103
CUSTOMER PERSPECTIVE
Strategic
Objective
Strategic Measures (ST–2010; LT-2015; BL-2006) Strategic Initiatives
2007
Strategic
Initiatives
Accountability
KPI Target
ST / LT
KPI Owner
C1.
Achieve
status as a
leading
international
academic &
research
institution
imbued with
Islamic
values
C1.1
World University
Ranking according to
Times Higher
Education
Supplement (THES)
ST: Top 500
LT: Top 200
Rector 1. IIUM representatives in the OIC
secretariat to play active role in
the discussion of the OIC
university ranking criteria
2. Highlight the following in the
IIUM website:
– academic linkages with
reputable universities of the
world
– important international experts’
engagement with the IIUM
– achievements of IIUM staff and
students
– Published articles in top
journals
– Books published by
international publishers
IIUM representatives
in the OIC Secretariat
ITD/PRO
C1.2
University Ranking
among the OIC
countries
BL: NEW
ST: Top 25
LT: Top 10
Rector
104. The individual
needs of each
student are met
Our students enjoy a
positive and
enjoyable learning
experience Our students
demonstrate
exemplary
behaviour
Providing quality &
varied extra curricula
activities
Effective teaching
methods that instil
the joy of learning
Knowledgeable, efficient,
competent, nurturing &
highly motivated staff
who display our core
values
Transparency &
Accountability
Financial viability
FIDUCIARYLEARNINGINTERNALCUSTOMER
b.1. ‘Align’: Pemetaan Objektif dengan Misi & Visi sekolah
Our students strive
towards academic
excellence
Safe welcoming, efficient,
comfortable facilities and
working environment
Ongoing maintenance
& upgrading of
facilities
Ample supply of
resources – teaching aids,
technology, equipment
Consistent discipline
Providing opportunity
for Learning religion
Principles
Responsive curriculum
that encompasses the
motto “work, play and
learn together”
Our students are
well rounded &
excel in all fields Our students enjoy a safe,
welcoming, efficient,
comfortable and family
oriented environment
113
105. Basic Scorecard Terminology
(Institute Aminuddin Baki)
Objectives
Objectives:
What the
strategy is
trying to
achieve
Targets
Targets:
The level of
performance
or rate of
improvement
needed
Initiatives:
Key action
programs
required to
achieve
targets
InitiativesMeasures
Measures:
How success
or failure
(performance)
against
objectives is
monitored
Financial
Excellent Financial Management
Stakeholders &
Customer satisfied
with IAB services
Stakeholders & Customer
satisfaction
Innovation & Growth
Strategy Map
Quality
Core Business
Quality &
World Class
Educational
Leaders
High Competency
Staff and Peacefull
Internal Business Processes
Mission & Vision
114
106. Misi Sekolah:…
Visi Sekolah:…..
Isu Strategik: Peningkatan prestasi belum mencapai tahap yang diinginkan.
KRA/Matlamat Strategik: Peningkatan Prestasi Akademik
Objektif Petunjuk
(KPI)
Tov
(base)
2012 2013 2014 Inisiatif / Strategi Akauntibiliti
Peningkatkan
prestasi SPM
GPS
% Lulus
% 5As
2.0
93
10%.1
1.8
94.5
12%
1.7
97.0
16%
1.50
100
20%
1. meningkakan Kapibiliti
guru dalam P&P
2. meningkakan Kemahiran
Belajar pelajar
3. Meningkatkan sokongan
komuniti
GPK 1 (p)
GPK HEM
GPK koku
115
109. • A strategy map is a visual representation of the
strategy of an organization.
• It is an element of balanced scorecard concept.
• It illustrates how the organization plans to achieve
its mission and vision by means of a linked chain of
continuous improvements.
Strategy map
115. 124
Basic Scorecard Terminology
(Institute Aminuddin Baki)
Objectives
Objectives:
What the
strategy is
trying to
achieve
Targets
Targets:
The level of
performance
or rate of
improvement
needed
Initiatives:
Key action
programs
required to
achieve
targets
InitiativesMeasures
Measures:
How success
or failure
(performance)
against
objectives is
monitored
Financial
Excellent Financial Management
Stakeholders &
Customer satisfied
with IAB services
Stakeholders & Customer
satisfaction
Innovation & Growth
Strategy Map
Quality
Core Business
Quality &
World Class
Educational
Leaders
High Competency
Staff and Peacefull
Internal Business Processes
Mission & Vision
MBustaman-IAB KPM 15
116.
117. 126
Mengapakah pentingnya KPI dalam proses perancangan
strategik?
Mengikut Kaplan (2003):
• If we can’t measure our processes, we can’t manage our processes
• If we can’t manage our processes, we can’t change our processes for
improvement
• If we can’t improve our processes, we can’t meet or exceed our customers’
expectations
• MEASURE - MANAGE – CHANGE - EXCEED
MBustaman-IAB KPM 15
118. 127
Definisi KPI
• KPI adalah suatu parameter yang boleh diukur, yang telah dipersetujui
bersama, dan yang akan mencerminkan kejayaan sesuatu organisasi
• KPI adalah penunjuk atau tanda (signpost) kejayaan bagi membantu
organisasi mentakrif dan mengukur kemajuan untuk mencapai objektif,
matlamat, visi dan misi organisasi.
• Kesimpulan: KPI adalah satu kaedah mengukur prestasi strategi dan matlamat sesebuah organisasi
MBustaman-IAB KPM 15
119.
120.
121. 130
Basic unit of measurement
◦ Percentage ( Peningkatan prestasi sebanyak 20% bagi tahun 2008)
◦ Absolute Numbers (Angka ) no. of…
◦ Total amount of .. (money/cost, time )
◦ Ratio (Jumlah output rosak:jumlah output)
◦ Rating (CGPA 3 keatas)
◦ Ranking (Top 10, Best in the World)
◦ Average
◦ Grade
◦ Level of achievement
mbustaman.IAB.KPM.15
122. 131
Identifying & Creating KPIs
… That Can Present in Different Forms
Rankings
(Benchmarks)
Absolute
Numbers
Rating
(surveys)
Ratio
Percentages
Indices
Strategic Information Generated
ComplexityofAnalysis
MBustaman-IAB KPM 15
123.
124. APAKAH ITU SASARAN (target)?
• Targets are quantified and time-based
• Target: Desired level of performance *a performance measure (e.g., % of
customer satisfaction target = 95%)
(source: Balanced Scorecard Institute, USA. 2005)
* Remember to set the baselines or take of values (TOV)/ a point to start
measurement)
133MBustaman-IAB KPM 15
125. 134
Why Do it?
•1. to make objectives explicit and tangible
•2. to quantify the expected value of the strategy
•3. to motivate desired behaviors
•4. to set timing for performance-improvement expectations
•5. to calibrate strategic evaluation and learning
mbustaman.IAB.KPM.15
126. 135
Why Do it?
•1. to make objectives explicit and tangible
•2. to quantify the expected value of the strategy
•3. to motivate desired behaviors
•4. to set timing for performance-improvement expectations
•5. to calibrate strategic evaluation and learning
mbustaman.IAB.KPM.15
127. 136
•1. Choose the Right Achievement Targets
•Potential areas to consider when setting targets:
•a. TOV or Baselines and trends
•b. National, state, local or Education Standards.
•c. Benchmarking
•d. Feedback from customers and stakeholders
• e. SWOT/C.
mbustaman.IAB.KPM.15
128. •2. Understand the predictive (lead) and outcomes
Metrics
•3. Review the existing portfolio of metrics
•4. Listen the voices of customer, stakeholders and
others
•5. Consider Noneconomic
•6. Be careful with expensive benchmarking
137mbustaman.IAB.KPM.15
130. 139PERFORMANCE
MEASURE
RECORD SHEET
Measure A good self explanatory title
Purpose Why are we measuring this?
Relate to To which top level business object does this relate?
Target What is to be achieved and by when?
Formula How is this measured? Be precise
Frequency How often is this measured and reviewed?
Who Measures? Who collects and reports the data?
Who acts on the data? Where does the data comes from?
What do they do? What are the general steps which should be taken?
Notes & Comments
(Adapted from Neely et al, 1996)
mbustaman.IAB.KPM.15
131. 140PERFORMANCE
MEASURE
RECORD SHEET
Measure Customer complaints
Purpose To understand what upsets customers so service and products can be improved
Relate to Satisfying customers and retaining their business in the future
Target Maintaining a customer complaint level of under 5 per cent per annum.
Formula Number of customer complaints
Number of orders despatched X 100
Frequency Monthly.
Who Measures? Julie Carter, Customer Service Manager.
Who acts on the data? Julie Carter, Customer Service Manager.
What do they do?
Analyse complaints by type, ensure relevant managers are informed of problems in their area and that those
managers report back corrective action taken. Flag any major trends for discussion at quarterly management
meeting.
Notes & Comments
A customer complaint is an email, letter or problem highlighted by telephone call to call centre staff
which is logged on to the complaints system.
mbustaman.IAB.KPM.15
132. 141
Bil Perkara Penjelasan
1. Perspektif BSC Stakeholder/Proses Dalaman/Pembelajaran/Kewangan
2. Matlamat Strategik/ KRA General Outcomes atau matlamat strategik yang juga dikenali strategi teras
(grand strategy) / KRA yang dinyatakan secara umum (skop yang luas) dan
tempoh masa yang panjang.
3 Objektif Hasil terakhir (final results) yang ingin dicapai
4 Penerangan tentang objektif Penerangan mengapa objektif itu penting untuk misi & visi
5 Fokus Kualiti Jenis : kecekapan, keberkesanan, kepuasan pelangan dll
6 Kekerapan masa pengukuran & Polariti Bilangan pengukuran dan trend pergerakan: cth meningkat itu baik atau
menurun itu baik
7 Jenis unit pengukuran Contoh: peratus/ ranking/bilangan/ratio/tahap pencapaian
8. Formula pengukuran formula pengiraan
9 Sumber pengukuran jika ada
10 Kualiti data Validiti & realibiliti
11 Pemunggut Data Siapa yang bertanggungjawab
12 Baseline/TOV/status semasa titik permulaan sebagai asas pengukuran kemajuan
13 Target Prestasi (3-5 tahun) Pengukuran prestasi: cth 10%/ bilangan 2/ Tahap Johan
14 Rasional Target justifikasi penetapan sasaran- ia mesti realistik & realiable
15 Inisiatif Usaha/tindakan untuk capai objektifmbustaman.IAB.KPM.15
133. KAMUS DATA KPI
Perspektif Kepuasan 'Stakeholders' dan Pelanggan
Nama / Nombor
Pengukuran/:
Kepuasan Pelanggan / c01
Bertanggungjawab
(owner)
Dr.Samsiah bt Mustaffa
(Tim Pengarah Khidmat
Latihan)
Matlamat
Strategik:
Stakeholders' dan Pelanggan Berpuas Dengan
Perkhidmatan Teras yang Ditawarkan
Objektif: Meningkatkan keberkesanan perlaksanaan program latihan
Penjelasan
Ukuran:
Kepuasan pelanggan merujuk kepada % peserta kursus berpuas hati dengan program latihan yang sediakan oleh IAB. Ianya dinilai melalui skor komposit yang kira daripada
skor sesi latihan(BK9)-90% dan skor pengurus kursus( Item 5 BK 10)
Lag/Led: Lag Kekerapan: 4 kali setahun Jenis Unit: Peratus Polaritti
Nilai Tinggi adalah petanda prestasi cemerlang
Formula: 90% Skor Pengendalian Sesi Latihan (BK 9) + 10% skor Pengurus Kursus ( item 5 BK 10)
Sumber Data : Penilaian Peserta kursus melalui sistem elektronik / manual BK 9 dan BK 10 yang diproses di Pejabat Urusetia Kursus
Kualiti Data :
Tinggi kerana dapat dianalisa secara 'on-time' pada akhir setiap kursus secara
elektronik
Pengumpul
Data:
En.Saufie bin Abdul Manaf (Penyelaras Program IAB)
TOV: 95% Sasaran:
2009 2010 2011
100% 100% 100%
Rasional
Sasaran
Kepuasan pelanggan adalah matlamat utama kualiti . Skor kepuasan pelanggan
adalah penting untuk menilai sejauhmanakah program-program latihan IAB
dilaksanakan dengan berkesan.
Target 100% menunjukkan aspirasi IAB untuk mencapai 'zero-defect' dalam
sistem penyampaian perkhidmatan yang diberikan serta penekanan kepada
'value for money'
Inisiatif
1. Program orientasi dan Pembangunan pensyarah
2. Pematuhan Prosedur Kualiti PK-OP-02 dan Semakan
3. Latihan Pengurusan Kursus
4.Menyediakan kemudahan kursus yang lengkap dan terbaik
5.Memantapkan instrument penilaian kursus
mbustaman.IAB.KPM.15
142
137. 146
Inisiatif Strategik
“ Broad priorities”: the overall
directional areas the organisation
will pursue to achieve its mission.
MBustaman-IAB KPM 15
138. 147
What is Organisational Strategy?
• “A strategy is defined as a pattern, of purposes, policies,
programmes, actions, decisions, or resource allocations
that define what a school is, what it does, and why it does it.
Strategies can vary by level function, and by time frame.”
(Bryson, 1995, p.32)
MBustaman-IAB KPM 15
139.
140. 149
Kriteria untuk formulasi strategi
• Penerimaan (pembuat keputusan)
• Impak kepada pelanggan/stakeholder
• Relevan
• Konsisten dengan msi, visi dan nilai
• Fisibiliti teknologi dan kos
• Pengurusan risiko
• Latihan yang diperlukan
• “Timing’
• Adaptibiliti dengan persekitaran
MBustaman-IAB KPM 15
141.
142.
143.
144. 153
THE COWS MATRIX
(GENERATION OF STRATEGIC OPTIONS)
STRENGTHS
1.
2. LIST STRENGTHS
3.
5.
6.
INTERNAL
ENVIRONMENT
WEAKNESSES
1.
2. LIST WEAKNESSES
3.
4.
OPPORTUNITIES
1.
2. LIST OPPORTUNITIES
3.
4.
5.
S-O STRATEGIES
PENETRATION
EXPANSION
INTENSIFICATION
ACQUISITION
INTEGRATION OF BACKWARD AND FORWARD
LINKAGES
W-O STRATEGIES
NICHE
LINKAGING OR NETWORKING
SUB-CONTRACTING
ANCHORING ORGANIZATION
DEVELOPMENT/CAPABILITY BUILDING
CHALLENGES/THREATS
1.
2. LIST THREATS
3.
4,
5.
S-T STRATEGIES
DIVERSIFICATION
CONSOLIDATION
CONTINGENCY MECHANISMS
W-T STRATEGIES
RETRENCH
MERGE
WITHDRAW
CLOSE SHOP
STATUS QUO
EXTERNAL
ENVIRONMENT
MBustaman-IAB KPM 15
145. 154
PENILAIAN STRATEGI
KRITERIA PEMILIHAN STR 1 STR 2 STR3 STR4 STR 5 STR 6 STR 7 STR 8
a. Tahap kesukaran proses kerja kompetensi
staf yang bertanggungjawab.
b. Kompetensi staf yang bertanggungjawab.
c. Sumber kewangan dan kos pembiayaan
terlibat
d. Kemudahan infrastruktur dan peralatan.
e. Andaian keupayaan yang mengatasi
halangan.
f. Andaian hasil yang dijangkakan/ impaknya
untuk mencapai objektif, matlamat/isu, misi
dan visi.
g. Rekod keberkesanan pelaksanaan yang
lepas.
h. Kesesuaian dengan persekitaran terkini.
i. Akur/ kepatuhan dengan mandat dan arahan.
0
2
5
3
2
5
5
5
5
5
1
5
1
0
2
1
1
5
3
1
4
1
3
2
0
2
2
0
1
2
2
1
2
1
0
1
0
1
1
5
3
4
5
4
7
1
2
2
2
4
0
1
2
2
3
3
3
3
4
1
5
0
3
2
1
3
1
2
2
2
0
Jumlah 32 21 18 10 30 19 24 16
Kedudukan Strategi Mengikut Keutamaan 1 4 6 8 2 5 3 7
MBustaman-IAB KPM 15
146. Analisa Cadangan Strategi
Objektif Strategi yang dicadangkan Pelan
Taktikal yang dicadangkan
Fakta yg menyokong
strategi ini
Halangan untuk
melaksanakan
strategi ini
Pendorong untuk
memilih strategi
S1: Meningkatkan semangat
kecintaan kepada
sekolah dan kerja
berpasukan
dikalangan warga
sekolah
S2:Menekankan kepada
prinsip kerja
berkualiti (TQM)
setiap masa
dikalangan semua
staf.
1. Program Perasa
2. Summer Camp
3. Hari Anugerah Kualiti
4. Jamuan akhir tahun & hari
keluarga
5. Anugerah staf cemerlang
6. Ceramah Motivasi
7. Lawatan ‘Benchmarking’
1 Ceramah Kefahaman tentang TQM
& ISO 9000
2. Bengkel pemantapan prosedur
kerja
3. Hari bersama pelanggan
4. Kajian kepuasan pelanggan
5. Lawatan ‘benchmarking’
155MBustaman-IAB KPM 15
150. Potential strategy fail?
• 1. mistaken focus on where, not how, to compete.
• 2. Strategy not unique or adaptable
• 3. Not enough attention paid to timing, place, people,
budget.
• 4. Wrong measures used to determinea success.
• (McKinsey)
151. 160
Perspektif 3: Pembelajaran dan pertumbuhan
KRA5: Pembangunan sumber manusia
Objektif
Strategik
Pengukuran strategik(2018, 2019,2020) Inisiatif Strategik Akauntibiliti
KPI Target Pemilik KPI
01: Peningkatan
kapasiti dan
keupayaaan
organisasi
1.1 Peratus tahap
kepuasan kerja warga
Tov:: 80%
2018: 85%
2019: 86%
2020:88%
Timbalan
Pengarah sektor
khidmat
pengurusan
Ketua Bahagian
Pengurusan dan
pentadbiran
MBustaman-IAB KPM 15
152. 161
Misi :…
Visi :…..
KRA/Matlamat Strategik : Peningkatan Prestasi Akademik
Objektif Petunjuk
(KPI)
Tov
(base)
2017 2018 2019 Inisiatif / Strategi Akauntibiliti
Peningkatkan
prestasi
UPSR
GPS
% Lulus
% 5As
2.0
93
10%.1
1.8
94.5
12%
1.7
97.0
16%
1.50
100
20%
1. meningkakan Kapibiliti
guru dalam P&P
2. meningkakan Kemahiran
Belajar pelajar
3. Meningkatkan sokongan
komuniti
GPK 1 (p)
GPK HEM
GPK koku
MBustaman-IAB KPM 15
155. Satu set rangka tindakan yang diperlukan untuk
memastikan objektif strategik tercapai.
Mengandungi lima komponen utama:
1. Strategi/Inisiatif Strategik
2. Tindakan/Program & Tanggungjawab
3. Masa (tarikh pelaksanaan)
4. Sumber (bajet)
4. Indikator (KPI)-petunjuk prestasi program
5. Sasaran Pencapaian
6. Pelan Kontigensi/B (pada aktiviti yang perlu)
MBustaman-IAB KPM 15 164
156. 165
1. STRATEGI – Suatu susunan pendekatan-pendekatan dan kaedah-kaedah
untuk mencapai objektif strategik. Bagaimana nak capai?
2. TINDAKAN/PROGRAM– Apa yang perlu dilakukan? & Siapa Yang
bertanggungjawab pada program itu (pemilik KPI)
3. Tempoh masa atau Tarikh Perlaksanaan
4. Sumber: khususnya kos
5. INDIKATOR (KPI) – Kayu ukur pencapaian dan keberkesanan
strategi/program yang dilaksanakan
6. SASARAN/TAHUN SASARAN – Angkubah yang ditetapkan untuk dicapai
dalam tempoh tertentu.
7. Pelan Risiko & Peluang
PELAN TINDAKAN
MBustaman-IAB KPM 15 165
157. PELAN TiNDAKAN
Objektif : Meningkatkan kerjasama sepasukan dalam kalangan guru dan staf
Tempoh : sekali setahun
KPI : % penglibatan staf . Sasaran : 95% guru dan staf melibatkan diri
166MBustaman-IAB KPM 15
NAMA INISIATIF/STRATEGI
Mewujudkan Partnership/ Rakan Strategi dengan pihak luar
BIL AKTIVITI/PROGRAM/
PROJEK
T/JAWAB TARIKH KOS/
SUMBER
Hasil akhir
(output/outcome)
KPI Sasaran
Pencapaian
1 Program Maju Diri GPK HEM Minggu 1 Jan,
Mei, Julai
RM500.00
PIBG
murid lebih positif dan
berminat untuk belajar
% murid yang berubah
sikap dan minat
belajar
% murid terlibat
% penurunan kes
disiplin
% datang kelas
tambahan
100%
100%
100%
100%
2 Bengkel Kemahiran
belajar
(Kelas peperiksaan)
GBSM 2 hari
Mac
Setiap tahun
RM300.00
KAUNSELING
Murid menguasai
kemahiran belajar
% murid dapat
pendedahan
100%
161. Penterjemahan Pelan Strategik Kepada
Pelan Operasi.
HALA TUJU STRATEGIK Organisasi
SUMBER DELIVERABLES
KPI Ketua jabatan
Punca Kuasa
Stakeholder & Pelanggan
Visi dan Misi
KRA (termasuk MKRA jika
berkaitan)
Isu-isu Stratgeik
Objektif Strategik
KPI & Sasaran Pencapaian
Strategi/inisiatif
Pelan Tindakan (tahunan)
KPI Berdasarkan Outcome
(termasuk MKPI jika
berkaitan)
KPI: Output/outcomes
Aktiviti
: Prestasi Individu
: Prestasi Kewangan
: Prestasi Proses
: Prestasi Penyampaian Perkhidmatan
KPI BERDASARKAN OUTPUT
PELAN OPERASI/SKT
Pelan Operasi
Menjelaskan aktiviti-aktiviti
yang hendak dilaksanakan
pada tahun semasa berserta
sasaran yang ditetapkan oleh
bahagian didalam sesebuah
agensi.
MBustaman-IAB KPM 15 170
162. 171
Format Program/Pelan Operasi
• 1. Nama Program
• 2. Rasional
• 3. Objektif Program
• 4. Tarikh dan Tempoh Pelaksanaan
• 5. Jawatankuasa pelaksana dan senarai tugas
• 6. Kos Pelaksanaan
• 7. Jadual Tindakan (senarai proses kerja termasuk carta aliran kerja) & tindakan kontingensi
• 8. Penilaian Program
• 9. Tindakan Susulan
• 10. Lampiran Berkenaan
MBustaman-IAB KPM 15
163. 172
Alat Asas Kualiti (Tools)
1. Carta Aliran
2. Lembaran Semak
3. Histogram
4. Gambarajah Pareto
5. Gambarajah Sebab & Akibat (Tulang Ikan)
6. Gambarajah Serakan
7. Stratification
8. Force Field Analysis
9. Carta Kawalan
MBustaman-IAB KPM 15
164. 173
ALAT KUALITI (QUALITY TOOLS) UNTUK MEMBUAT
ANALISIS MAKLUMAT BAGI MENJANA DAN MEMILIH
STRATEGI DAN TAKTIK
173MBustaman-IAB KPM 15
171. 180
Isu-Isu Utama Dalam Pelaksanaan Perancangan
Strategik Secara Berkesan
Satu kajian dalam majalah Fortune mendapati bahawa kurang10 peratus
daripada strategi yang dijana dengan berkesan telah dilaksanakan dengan
berkesan.
Dalam kajian lain, Fortune mendapati bahawa dalam lebih daripada 70%
peratus daripada kes-kes apabila CEO gagal bukan berpunca daripada
strategi tetapi pelaksanaan yang jauh menyimpang.
MBustaman-IAB KPM 15
173. Program Kesedaran
Memperuntukkan sumber yang mencukupi
bagi aktiviti yang kritikal
Menggubal polisi yang menyokong strategi
Menginstitusikan amalan-amalan terbaik dan
program-program penambahbaikan berterusan
Menyediakan sistem sokongan
Menanam budaya korporat yang menyokong
strategi
Meluaskan pelaksanaan kepimpinan strategik
Membangunkan mekanisme untuk memantau
dan menganalisa prestasi berdasarkan tahap
pencapaian sasaran pelan tindakan
Perlu dilaksanakan sepanjang masa dan
konsisten serta mampu menyalurkan
maklumat yang diperlukan dalam membuat
keputusan
Boleh mengukur tahap kecekapan
penggunaan sumber dan tahap keberkesanan
pelaksanaanMBustaman-IAB KPM 15 182
175. Make a strategic plan more flexible. How?
No strategic plan plays out exactly to script. More frequent progress reviews increased
accountability and keep the plan flexible. We can overcame this barrier by:
• Frequently review progress and how the environment is changing
• Keep the strategic plan at a high level, with flexibility for implementation of the details
and some reserve funds
• Increase you contact with vendors and customers as the plan rolls out
• Track the details of cross-functional work, not within departments. Let the department
heads manage their teams
• Make sure you have the right people involved -those with something in it for them
• Part of the plan includes several 'what if' contingencies
• Set the review cycle to give time for actions to take effect but not too long miss a market
opportunity
• Give the key players the 'right' to reconvene the team if they see something that must be
addressed 184MBustaman-IAB KPM 15
176. mengumpul maklumat dan menilai
pencapaian dengan
membandingkan pencapaian
sebenar dengan sasaran prestasi
yang telah ditetapkan.
MBustaman-IAB KPM 15 185
Rujuk Helaian Kerja Edaran:
Penilaian Strategi
177. AKTIVITI
TAHUN
BULAN BULAN BULAN BULAN BULAN
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
rbincangan Persiapan Awal
ngkel : Pembangunan Pelan Strategik
nulisan Draf Pelan Strategik
murnian Draf Pelan Strategik
gn-off
ncetakan Pelan Strategik
it Conference
Gantt Chart Pelan Strategik PBT
MBustaman-IAB KPM 15 186
178. Tindakan
1. Senaraikan KPI dan sasaran prestasi yang telah ditetapkan.
2. Kumpulkan data mengenai pencapaian sebenar bagi setiap KPI.
3. Bandingkan pencapaian sebenar dengan sasaran prestasi bagi
setiap KPI.
4. Kira peratus pencapaian bagi setiap KPI dan kenal pasti jurang
pencapaian.
5. Buat analisis dan rumusan mengenai prestasi pencapaian setiap
perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan berasaskan
pencapaian semua KPI yang diwujudkan bagi setiap perkhidmatan.
6. Buat analisis jurang dan kaji punca berlakunya jurang.
MBustaman-IAB KPM 15 187
179. 7. Sediakan laporan mengenai tahap pencapaian prestasi
organisasi keseluruhan
yang mengandungi:
a. Analisis mengenai pencapaian sasaran prestasi setiap
perkhidmatan.
b. Analisis mengenai jurang pencapaian sebenar berbanding
sasaran prestasi setiap KPI yang ditetapkan.
c. Analisis mengenai punca-punca berlakunya jurang.
d. Cadangan tindakan pembetulan dan penambahbaikan untuk
meningkatkan tahap prestasi perkhidmatan yang disampaikan
kepada pelanggan.
Tindakan
MBustaman-IAB KPM 15 188
181. Bil Nama Risiko
(Risk Area
& Name)
Isu
Dalaman
& luaran
Isu
Berkaitan
Stakeholde
rs
Punca Risiko
(Source Of
Risk)
(insiden)
Keberangkalian Impak Tahap Risiko
(Risk Severity)
Strategi
Penyelesaian
(Mitigation
Strategy)
Kaedah
Pelaksanaan
(Key Controls)
Tanggungjawa
b
(Responsibilit
y/
Risk Owner)
Kajian Semula
(Review)
1. Bidang
risiko
1.1. nama
risiko
1.2. nama
risiko
PELAN PENGURUSAN RISIKO(nama organisasi)
DAFTAR RISIKO (RISK REGISTER)
BAHAGIAN: ………………………………….
hak milik MBustaman IAB KPM 17 190
186. Rujukan utama
• 1. Allison and Kaye. (2003) Strategic Planning for Public and Non-profit Organizations. San Francisco:
John Wiley & Son, Inc.
• 2. Bryson, J.M. (2004). Strategic planning for public and nonprofit organizations: A guide to strengthening
and sustaining organizational achievement 3rd ed. San Francisco: Jossey-Bass.
• 3. Hairuddin.M.A. & Muhamad Bustaman.A.M. (2009) Perancangan Strategik Sekolah. Kuala
Lumpur: PTS Publication
• 4. Kaplan & Norton. (1996) Balanced Scorecard: Translating Strategy Into Action. Boston,
Massachusetts: Harvard Business School Press.
• 5. Kaplan & Norton. (2004) Strategy Maps: Converting Intangible Assets Into Tangible Outcomes. Boston,
Massachusetts: Harvard Business School Press.
• 6. Kaplan & Norton. (2006) Alignment: Using the Balanced Scorecard to Create Corporate Synergies.
Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press.
• 7. Miller, B.A. (2007) Assessing Organizational Performance in Higher Education. San Francisco: John
Wiley & Son, Inc.
• 8. Niven, P.R. (2003). Balanced Scorecard: Step-by-step for Government and Nonprofit Agencies. San
Francisco: Jossey-Bass.
• 9. Sevier, R. (2000). Strategic Planning for Higher Education Institution. Chicago, USA.
10. http://managementhelp.org/plan_dec/str_plan/str_plan.htm
MBustaman-IAB KPM 15 195