Presentación "El Ciclo del Voluntariado", realizada en la Jornada de la Asociación Española de Fundaciones sobre "Voluntariado en las fundaciones: cómo integrarlo y potenciarlo". Junio 2012, Madrid.

1. EL CICLO DE GESTIÓN
DEL VOLUNTARIADO
Algunas reflexiones
Pau Vidal
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2. Diferentes situaciones de partida
 Organizaciones en la etapa 1
• Centradas en la motivación (mejor dicho, “desmotivación”)
• Énfasis en los objetivos de la asociación
 Organizaciones en la etapa 2
• Se plantean algunas cuestiones como la captación, formación
o seguimiento...
• Empiezan a considerar objetivos de entidad y persona
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 Organizaciones en la etapa 3
• Introducen la visión de ciclo
• Motivaciones de persona y organización en equilibrio

3. Importancia de la visión global
ENTEDER LA GLOBALIDAD DE LA VIDA /
ITINERARIO DE LA PERSONA VOLUNTARIA EN LA
ORGANIZACIÓN
No sólo es selección o formación o reconocimiento o
motivación
Es el conjunto de los elementos necesarios para la
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gestión del voluntariado en la organización durante
toda su relación

4. Calidad en el voluntariado
 La visión de ciclo ayuda a mejorar la eficacia y eficiencia de la
gestión
 Mejora de la calidad en la gestión del voluntariado:
• Introducción de procesos y sistemas
• Pasar de criterios personales a organizacionales
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 De hecho, muchas de les etapas del ciclo ya se gestionan de
manera informal, de forma aislada, sin una visión global

5. Gestionar desde el ciclo
Figura 3: El ciclo del voluntariado
· Planificación
Fase de preparación: · Estructura organizativa
· Sistematización
Definición Incorporación
1 • Perfiles
2
• Compromiso
• Captación • Proceso de acogida
• Selección
Temas · Relación equipo remunerado y voluntariado
transversales: · Identificación misión y valores
• Reconocimiento • Organización
• Gestión de la salida formal • Formación
• Comunicación
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• Relación posterior • Reconocimiento
• Participación
5 informal
4 • Seguimiento
Desvinculación Reconocimiento Desarrollo 3
Fuente: Observatorio del Tercer Sector, 2005

6. Figura 4: Fase de preparación
· Planificación
Fase de preparación: · Estructura organizativa
· Sistematización
Definición Incorporación
1 • Perfiles
2
• Compromiso
• Captación • Proceso de acogida
• Selección
Temas · Relación equipo remunerado y voluntariado
transversales: · Identificación misión y valores
• Reconocimiento • Organización
• Gestión de la salida formal • Formación
• Reconocimiento • Comunicación
• Relación posterior
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• Participación
5
informal
Desvinculación
4 • Seguimiento
3
Reconocimiento Desarrollo

7. Comentarios sobre la preparación
 Planificación
• Establecer los planes de actuación en la relación con el
voluntariado
• Calendario concreto y objetivos de cada acción
 Estructura organizativa
• Asignación de las funciones vinculadas a la relación con el
voluntariado dentro de la entidad
 Sistematización
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• Especificar por escrito estos procedimientos (ejecución no
basada exclusivamente en el conocimiento o experiencia de
la(s) persona(s) que están realizándolos)

8. Figura 5: Fase de definición
· Planificación
Fase de preparación: · Estructura organizativa
· Sistematización
Definición Incorporación
1 • Perfiles
2
• Compromiso
• Captación • Proceso de acogida
• Selección
Temas · Relación equipo remunerado y voluntariado
transversales: · Identificación misión y valores
• Reconocimiento • Organización
• Gestión de la salida formal • Formación
• Comunicación
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• Relación posterior • Reconocimiento
• Participación
5
informal
Desvinculación
4
Reconocimiento
• Seguimiento
Desarrollo 3

9. Sobre la definición
 Perfil
• Competencias técnicas
• Competencias motivacionales
 Captación
• Identificar colectivos con potencial de voluntariado en la
entidad
• Base para poder seleccionar
 Selección
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• Ser capaces de decir “no”
• Saber y poder decir “no”: capacidad de gestión limitada,
misión y satisfacción del voluntariado

10. Figura 6: Fase de incorporación
· Planificación
Fase de preparación: · Estructura organizativa
· Sistematización
Definición Incorporación
1 • Perfiles
2
• Compromiso
• Captación • Proceso de acogida
• Selección
Temas · Relación equipo remunerado y voluntariado
transversales: · Identificación misión y valores
• Reconocimiento • Organización
• Gestión de la salida formal • Formación
• Reconocimiento • Comunicación
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• Relación posterior
• Participación
5
informal
Desvinculación
4
Reconocimiento
• Seguimiento
Desarrollo 3

11. Sobre la incorporación
 Compromiso
• Clarificar expectativas y compromisos mutuos
• Obligación de la “Ley del Voluntariado”
• Adecuar lenguaje al estilo de la organización: no es un
contrato
 Acogida
• Siempre hay acogida, aunque no se platee expresamente
• Explicaciones operativas y de valores
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• Decidir si es realizará un período de tutoría

12. Figura 7: Fase de desarrollo
· Planificación
Fase de preparación: · Estructura organizativa
· Sistematización
Definición Incorporación
1 • Perfiles
2
• Compromiso
• Captación • Proceso de acogida
• Selección
Temas · Relación equipo remunerado y voluntariado
transversales: · Identificación misión y valores
• Reconocimiento • Organización
• Gestión de la salida formal • Formación
• Reconocimiento • Comunicación
• Relación posterior
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• Participación
5
informal
Desvinculación
4
Reconocimiento
• Seguimiento
Desarrollo 3

13. Sobre el desarrollo
 Organización
• Formación de grupos de voluntariado / mixtos
• Forma de estructuración interna de los grupos / comisiones
 Formación
• Decidir si es formación técnica o de valores en función del perfil
• Definir un itinerario formativo a lo largo de la vida del voluntariado
 Comunicación
• Establecer / aprovechar canales de comunicación con el voluntariado
• Fijar criterios en relación a la frecuencia de la comunicación, el medio utilizado, etc
• Reflexionar sobre la utilidad y tipo de información
 Seguimiento
• Poder saber si se está haciendo bien o mal
• Clave para la fidelización o exclusión de voluntarios
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 Participación
• Importancia de la vida asociativa
• Definición del rol activo en la organización del voluntariado
• Conocimiento de lo que pasa en la organización por parte del voluntariado

14. Figura 10: Fase de reconocimiento
· Planificación
Fase de preparación: · Estructura organizativa
· Sistematización
Definición Incorporación
1 • Perfiles
2
• Compromiso
• Captación • Proceso de acogida
• Selección
Temas · Relación equipo remunerado y voluntariado
transversales: · Identificación misión y valores
• Reconocimiento • Organización
• Gestión de la salida formal • Formación
• Reconocimiento • Comunicación
• Relación posterior
• Participación
5
informal
4
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• Seguimiento
Desvinculación Reconocimiento Desarrollo 3

15. Sobre el reconocimiento
 Reconocimiento
• Reconocer que es una relación de intercambio
• Reconocimiento formal: Más frío. Ejemplo: certificados,...
• Reconocimiento informal: Más calido. Ejemplo: comentarios de los
responsables,...
 Otras aportaciones
• Desembolso de gastos?
• Facilidades especiales de transporte, etc...
• Beneficios adicionales como colectivo: entradas gratis, descuentos,
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etc...
• En función de los valores de la entidad, quizás no son planteables

16. Figura 11: Fase de desvinculación
· Planificación
Fase de preparación: · Estructura organizativa
· Sistematización
Definición Incorporación
1 • Perfiles
2
• Compromiso
• Captación • Proceso de acogida
• Selección
Temas · Relación equipo remunerado y voluntariado
transversales: · Identificación misión y valores
• Reconocimiento • Organización
• Gestión de la salida formal • Formación
• Reconocimiento • Comunicación
• Relación posterior
• Participación
5
informal
4
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• Seguimiento
Desvinculación Reconocimiento Desarrollo 3

17. Sobre la desvinculación
 Gestión de la salida
• Conocer las causas de la salida del voluntariado
• Si no se profundiza, la “causa fácil” por persona y entidad es
la falta de tiempo. Pero los días siguen teniendo 24 horas!
Bajada en la prioridad personal: Averiguar porqué!
 Relación posterior
• I después, qué?
• No abandonar la comunicación ni relación aunque no sea un
voluntariado activo
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• Pensar en clave de relación futura: posibles asociados,
participación como voluntariado puntual, persona que habla
bien de la entidad,...

18. Figura 12: Temas transversales
· Planificación
Fase de preparación: · Estructura organizativa
· Sistematización
Definición Incorporación
1 • Perfiles
2
• Compromiso
• Captación • Proceso de acogida
• Selección
· Relación equipo remunerado y
Temas voluntariado
transversales:
· Identificación misión y valores
• Reconocimiento • Organización
• Gestión de la salida formal • Formación
• Reconocimiento • Comunicación
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• Relación posterior
• Participación
5
informal
Desvinculación
4
Reconocimiento
• Seguimiento
Desarrollo 3

19. Gestionar desde el ciclo
Figura 3: El ciclo del voluntariado
· Planificación
Fase de preparación: · Estructura organizativa
· Sistematización
Definición Incorporación
1 • Perfiles
2
• Compromiso
• Captación • Proceso de acogida
• Selección
Temas · Relación equipo remunerado y voluntariado
transversales: · Identificación misión y valores
• Reconocimiento • Organización
• Gestión de la salida formal • Formación
• Comunicación
• Relación posterior
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• Reconocimiento
• Participación
5 informal
4 • Seguimiento
Desvinculación Reconocimiento Desarrollo 3
Fuente: Observatorio del Tercer Sector, 2005

20. Mantener la visión global del ciclo
 Visión global
• Posibilita ir completando lo que ya se está haciendo
informalmente con reflexiones, sistematización y procesos
 La carpeta de la gestión del voluntariado
• Manera fácil de sistematizar las tareas
• A partir de las necesidades y la realidad
• Sin agobiarse!
• Lo más importante es mejorar la tendencia de gestión
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 Personalizar el ciclo en función de la organización!

21. Personalizar el ciclo!
Fase de preparación: …………
……………… ………….
1 2
…………………. ……………………………..
Temas ……………………………………..
transversales:
……………………….. ……………………….. ……………………..
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5 4
…………………… ………………….. ……………….. 3

22. EL CICLO DE GESTIÓN
DEL VOLUNTARIADO
Algunas reflexiones
Pau Vidal
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