1. Aanleiding
De gemeente Twenterand heeft de komende jaren
behoefte aan meer en meer flexibele inzet van
medewerkers in de organisatie. Van de gemeente wordt
immers meer flexibiliteit gevraagd als gevolg van een
veranderende maatschappij, meer taken vanuit het rijk,
bezuinigingen en een terugtrekkende overheid. Daarnaast
is er voor de komende 15 jaar sprake van een omvangrijke
vervangingsvraag door vergrijzing en ontgroening in het
personeelsbestand. Met de uitstroom van oudere
medewerkers verdwijnt er veel kennis en ervaring. Daar
komt nog bij dat het werk van gemeenten de komende
jaren van minder uitvoerend naar meer kenniswerk
verandert. De grote vraag daarbij is of de beschikbare
medewerkers aan kunnen sluiten bij de veranderende
omgeving en organisatiedoelstellingen en of de gemeente
de komende jaren voldoende kwalitatieve medewerkers kan
aantrekken ter vervanging van uittredende medewerkers.
Tegelijkertijd willen medewerkers zich meer dan ooit
ontwikkelen en employable zijn. Employability staat voor
het meervoudig inzetbaar zijn van medewerkers.
Medewerkers hebben daarbij ondersteuning van de
werkgever nodig en willen weten wat de opleidings-,
loopbaan- en ontwikkelmogelijkheden de komende jaren in
de organisatie zijn. De veranderingen zijn niet éénmalig
maar voortdurend. Kortom, het is nodig dat de
gemeentelijke organisatie in Twenterand zich wat het
strategisch HR-beleid betreft, meer dan tot nu toe, gaat
voorbereiden op de komende jaren.
Strategische personeelsplanning
Gemeente Twenterand
SPP helpt om zicht te krijgen op de organisatie en op
personele knelpunten in de toekomst. Personeel vormt
immers de belangrijkste kritische succesfactor van de
gemeentelijke organisatie. SPP legt de basis voor effectief en
toekomstgericht HRM-beleid. Het bevordert betere
beargumentering van beleidskeuzes, met name op het
gebied van in-, door- en uitstroom van personeel. Ook maakt
het organisaties succesvoller bij het werven en selecteren van
personeel. Met SPP kunnen we inspelen op de consequenties
van de ontwikkelingen in relatie tot de personeelsbehoefte
op de korte en lange termijn. Zodat we de gemeentelijke
taken kunnen blijven uitvoeren, goede
resultaten kunnen behalen en te zorgen dat we een goede,
moderne en interessante werkgever zijn.
Verkenning SPP
We zijn in mei 2014 gestart met een verkenning op SPP. De
procesbegeleiders van SPP hebben gesproken met
leidinggevenden, de OR, JAGT (jonge ambtenaren gemeente
Twenterand) over wat zij verstaan onder SPP, wat zij daarbij
belangrijke aandachtspunten vinden, welke kansen en
valkuilen zij zien, etcetera. Iedereen die we gesproken hebben
over SPP gaf aan dat interactie met en door de medewerkers
van groot belang is.
“Benut je potentieel”
Wat is Strategische personeelsplanning (SPP)?
SPP gaat over onszelf, ons werk, onze organisatie en de omgeving voor
nu en middellange termijn. Het gaat over reageren en anticiperen op
ontwikkelingen en optimale inzet van medewerkers. Het zoveel
mogelijk benutten van ieders talent zodat de organisatiedoelen ook in
de toekomst behaald kunnen worden en dat iedereen met plezier
werkt. Het benutten van het eigen potentieel zodat medewerkers hun
mogelijkheden ontplooien. Hoe ziet het toekomstbeeld eruit en welke
organisatie / medewerkers hebben we daarvoor nodig in kwantiteit en
kwaliteit? Hoe zit het met in-, uit- en doorstroommogelijkheden?
Vervolgens dan nog de vraag: wat is ervoor nodig om dat te bereiken.
Een actualisatie op de bestaande HRM-instrumenten en het faciliteren ervan.

2. Plan van aanpak SPP
Met de komst van de nieuwe gemeentesecretaris is SPP bij
Twenterand in een stroomversnelling gekomen. Het plan van
aanpak is door hem goedgekeurd en door het MT
vastgesteld. Van daaruit is gezocht naar een manier om SPP
interactief en op organische wijze vorm te geven. Die
interactieve manier hebben we gevonden in de werkvorm
met een koerskaart. Tevens zijn de leidinggevenden
gefaciliteerd om op een goede manier de dialoog met de
medewerkers aan te kunnen gaan.
Klankbordgroep SPP
De klankbordgroep SPP bestaat uit 19 collega’s vanuit de
gehele organisatie. Via een oproep hebben zij zich kunnen
aanmelden. Er wordt (indien nodig) maandelijks een kort
overleg gevoerd, waarbij de inhoud telkens anders kan zijn,
zoals:
 het bespreken van de verkenning SPP;
 het helpen bouwen aan de Koers- en Talentkaart;
 het meedenken over het interne communicatietraject
(o.a. een inloopbijeenkomst en berichten op intranet);
 een brainstormsessie over het onderwerp ‘ontwikkelen
en opleiden’ in Twenterand;
 alert zijn binnen hun omgeving en signalen oppakken
of doorgeven;
 meedenken tijdens het proces zodat tijdig bijgestuurd
kan worden.
Training motiverende gespreksvoering
Alle leidinggevenden en personeelsconsulenten hebben de
training motiverende gespreksvoering gevolgd. De training
bevatte onder andere de volgende elementen: afstemmen
en luisteren, leren werken met waarnemingsposities
(schakelen tussen de eigen positie en die van de ander), de
kunst van het vragenstellen, communiceren op het niveau
van waarden, criteria en overtuigingen en feedback geven en
ontvangen. De training wordt o.a. geborgd doordat de
leidinggevenden 2-wekelijks in het reguliere MT overleg een
half uur evalueren en ervaringen met elkaar delen.
Tafelsessies: Koerskaart + Talentkaart
Koerskaart
We hebben gezocht naar een manier om op een
laagdrempelige manier het gesprek met elkaar aan te gaan
Strategische personeelsplanning
Gemeente Twenterand
over de talenten en ontplooiingsmogelijkheden van elkaar
en van jezelf. We hebben dit gevonden in de speelse en
interactieve werkvorm van de Koerskaart (zie
www.koerskaart.nl). Vanwege ons doel en het proces dat we
voor ogen hadden, hebben we gekozen voor een eigen
Koerskaart, een zgn. Koerskaart op Maat.
Koerskaart zegt hier zelf over: “De Koerskaart is een
laagdrempelig middel om een inhoudelijk thema te
verdiepen door diepgaande dialoog teweeg te brengen
tussen mensen. Door samen te werken aan een gezamenlijk,
zichtbaar doel opent dit de deuren voor een open en
constructief gesprek. Zelfs tussen mensen die niet gewend
zijn aan samenwerken!”
Talentkaart
We willen medewerkers vooral zelf de regie laten houden
en hun ontwikkeling en beweging stimuleren. Daarom is
aanvullend op de Koerskaart een Talentkaart ontworpen.
De vraagstelling op de Talentkaart is grotendeels gelijk
aan de vragen op de Koerskaart. Op de Talentkaart kan de
medewerker invullen wat hij/zij uit de tafelsessie en uit eigen
bevindingen heeft gehaald voordat hij/zij het vervolggesprek
met een leidinggevende aangaat. Er komt onder andere op te
staan welke ontwikkelingen degene in zijn omgeving ziet en
welke kans dit biedt, welke talenten hij of zij volgens de
tafelgenoten heeft en volgens zichzelf, welk talent de
medewerker nog willen ontplooien, welke ambitie en hoe zijn
of haar talent in de toekomst nog beter ingezet kan worden.
De medewerker heeft zelf de
regie over de eigen
talentkaart.
“Benut je potentieel”

3. Strategische personeelsplanning
Gemeente Twenterand
Talentkaartgesprek
De medewerker neemt de eigen talentkaart mee naar een
‘talentkaartgesprek’ dat binnen twee weken na de Tafelsessie
gepland wordt met bij voorkeur de eigen of eventueel een
andere leidinggevende. Vervolgens gaan zij hierover met
elkaar in gesprek. Het gesprek gaat over het potentieel van
de medewerker (actueel en toekomstgericht). Soms wordt
ervoor gekozen om het gesprek te laten voeren door een
andere (dan de eigen) leidinggevende. Heel praktisch
vanwege de verdeling in aantal medewerkers per
leidinggevende, echter ook omdat SPP een gezamenlijk iets
is. De uitkomsten per afdeling worden uiteindelijk weer met
elkaar gedeeld. Alle leidinggevenden hebben een
communicatietraining gehad om een dergelijk gesprek over
de Talentkaart te kunnen voeren.
Samen met de medewerker wordt besproken wat er
op de Talentenkaart staat en of het verhaal compleet is.
Ook gaat de leidinggevende het gesprek aan hoe de
medewerker op dit moment zijn/haar werk ziet en welke
ambitie en ontplooiingswensen de medewerker heeft. De
medewerker ontvangt vervolgens feedback van de
leidinggevenden en eventueel kunnen afspraken gemaakt
worden welke stappen er op zowel korte als lange termijn
genomen worden. Voor begeleiding van de medewerker én
van de leidinggevende zit een personeelsconsulent aan tafel.
Zij hebben dezelfde training als de leidinggevenden gevolgd.
Na afloop van het gesprek geven leidinggevende en
personeelsconsulent elkaar feedback op de gespreksvoering.
“Benut je potentieel”
Na de tafelsessie kan de medewerker de Talentkaart
aanvullen door deze bijvoorbeeld mee naar huis te nemen,
naar vrijwilligerswerk of naar vrienden om nog meer input
op zijn of haar talenten te krijgen. De medewerker neemt de
ingevulde talentkaart vervolgens mee naar het gesprek met
een leidinggevende en een personeelsconsulent.
Tafelsessies
Alle medewerkers zijn verdeeld over 7 tafelsessies waarbij
telkens maximaal 6 tafels met 6-8 personen tegelijk
deelnemen. De deelnemers worden begeleid door de
personeelsconsulenten en de procesbegeleiders SPP.
De tafelsessies worden gehouden in een tweewekelijkse
cyclus, namelijk op de maandag/dinsdag de tafelsessie en
daarna binnen 2 weken het (individuele) vervolggesprek met
een leidinggevende en een personeelsconsulent.
Een tafelsessie is een gemengde tafelsetting, dat wil zeggen
dat de medewerkers afdelingsoverstijgend zijn ingedeeld. Er
kunnen dus ook ‘onbekende’ collega’s aan tafel zitten.
Daarnaast moeten minimaal 2 personen elkaar werk- of
procesgerelateerd kennen. Ook is bij de indeling rekening
gehouden met een spreiding over de betrokken
leidinggevenden vanwege het vervolggesprek dat binnen
2 weken na de tafelsessie volgt.
Ontmoetingspunten
Een ontmoetingspunt is een wisselende fysieke plek in de
organisatie waarbij collega’s even kort (maximaal 15
minuten) bij elkaar kunnen komen om persoonlijke
ervaringen uit te wisselen over de Tafelsessie en deze te
delen met collega’s die nog deel gaan nemen aan een
Tafelsessie. De plek wordt 2 wekelijks bekend gemaakt op
intranet en visueel gemaakt door onderstaande afbeelding
letterlijk op de grond als ‘punt’ neer te leggen. Ook kunnen
dan vragen gesteld worden aan collega’s van het cluster
P&O en eventueel een leidinggevende.

4. Totaalbeeld
Uiteindelijk vormt de uitkomst van alle Talentenkaarten en
de gesprekken met leidinggevenden een totaalbeeld van
wat onze organisatie aan talenten en wensen in huis heeft.
Het voorgaande is input voor de te houden vlootschouw.
De leidinggevenden krijg met dit proces input om het
potentieel in hun team of afdeling in beeld te brengen en te
toetsen aan de in gang gezette organisatieontwikkeling
(Noties op de organisatie / Heroriëntatie organisatie
Twenterand). Dit wordt met elkaar uitgewisseld. HR-
instrumenten kunnen vandaaruit ingezet worden en SPP kan
binnen de reguliere HR-cyclus worden opgenomen
waardoor het een continu proces wordt waarmee goede
resultaten voor Twenterand worden behaald. Daarmee wordt
SPP Strategische PersoneelsOntplooiing (SPO)
‘Als je doet waar je goed in bent en wat je leuk vindt,
profiteert de organisatie het beste van je talenten,
maar kom je zelf ook het beste tot je recht.’
Ingezette communicatie en interactie, o.a.:
 klankbordgroep;
 gezamenlijk bouwen aan Koerskaart en Talentkaart;
 intranet;
 ontmoetingspunten;
 tafelsessies medewerkers met elkaar;
 vervolggesprek talentkaart medewerkers met
leidinggevende en personeelsconsulent;
 contacten met OR;
 2 wekelijks halfuur in MT+, evalueren en
voortgangsbespreking
Benut je potentieel
Door op strategisch niveau naar personeel te kijken, kan
worden bepaald:
 wat de huidige stand van zaken is m.b.t kennis,
kwaliteit en potentie van huidige medewerkers;
Strategische personeelsplanning
Gemeente Twenterand
 wat over drie tot vijf jaar de kwantitatieve en
kwalitatieve personeelsbehoefte is;
 hoe de personeelsomvang zich in die drie tot vijf jaar
ontwikkelt;
 wat mogelijk en nodig is om de verschillen te
overbruggen.
Welke invloed heeft SPP op medewerkers?
 Het beste uit jezelf halen als medewerker ten gunste
van de organisatie. Het kunnen ontdekken en inzetten
van nog verborgen en niet-functie-gerelateerd talent.
 Vergroten kansrijkheid om de door de medewerker
gewenste toekomst te realiseren, door aan te passen
en te vernieuwen. Flexibiliteit, mobiliteit,
aanpassingsvermogen, ambitie en het potentieel voor
medewerkers om zich verder te ontwikkelen, ongeacht
binnen of buiten de organisatie.
 Medewerkers weten en zijn betrokken bij welke kant
de organisatie opgaat, of daarin plaats voor hen is en
wat dat in hun kennis en kunde (werk) vraagt.
 Stimuleren en faciliteren van een bredere inzetbaarheid
van medewerkers (wellicht mogelijke taakroulatie,
taakverbreding, tijdelijke klussen).
Het vervolg
 Het verder bevorderen en faciliteren van de
employability / inzetbaarheid van medewerkers
 Het bevorderen van de instroom van jongeren
 Het bevorderen van duurzaam werken voor ouderen
 Het moderniseren van arbeidsvoorwaarden
 Het bevorderen van het nieuwe werken
Door onder andere:
 Digitalisering HR-cyclus en koppelen P&C-cyclus
 Eigen regie op je personeelsinformatie en
loopbaanontwikkeling
 Verkenning ‘ontwikkelen en opleiden’ voor een
strategisch opleidingsplan
 Ontwikkeling van een klussenbank (vinger opsteken)
om kansen te bieden
 Meeloopmogelijkheden, mogelijkheden om als
medewerker mee te lopen met iemand in een andere
functie
 Leer je collega: kennis- en kundeoverdracht
“Benut je potentieel”