La Banque Européenne d'Investissement gère un large nombre de postes de travail et de places de parking, ayant mis en place un système d'environnement basé sur l'activité pour optimiser l'utilisation des espaces. Afin de recueillir des données précises sur l'occupation de ces espaces, des capteurs autonomes sans fil sont utilisés pour surveiller la disponibilité des bureaux et des parkings. Ce monitoring permet d'ajuster le ratio employés/parcelles et d'améliorer la gestion des espaces, évitant ainsi la saturation et assurant une utilisation optimale.

1. 1Buildings & Logistics Department – Facilities Management
Supervision de l’utilisation des espaces
de travail et des parkings
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2. Contexte
La Banque européenne d’investissement
dispose de 5,000 postes de travail et
plus de 2,100 emplacements de parking
repartis sur le plateau du Kirchberg.
A l’occasion de la signature du contrat de
bail du bâtiment LHO (04/2017), il à été
décidé d’aménager 500 WS sur le
principe d’« activity based environment ».
Un poste de travail n’est plus attribué à
un employé, c’est l’activité qui
déterminera l’espace de travail
sélectionné (focus zone, espace projet,
bulle, etc…)
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3. Contexte
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Le bâtiment à été aménagé afin d’accueillir
les équipes IT et leurs consultants.
Afin d’éviter une sous utilisation ou à
l’inverse une saturation des espaces de
travail (vecteur d’insatisfaction du staff), il
est indispensable de collecter les
informations liés à l’occupation des
espaces de travail.
Par le passé des comptages manuels et
aléatoires étaient réalisés afin d’obtenir des
statistiques liées à l’occupation des zones
de bureau.
Les résultats étaient bien souvent sujet à
caution et ne représentaient pas la réalité.
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4. Solution
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CSM : Solution digitale pour la gestion des
espaces,
Des capteurs autonomes et sans fil sont
positionnés sous les bureaux ou au
plafond (dans les salles de réunion) et
permettent de connaitre la disponibilité
des espaces.
Capteur CSM diamètre 8,6 cm Ht 2,6 cm
Antenne (local technique)
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5. 5
Solution
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6. 6
Solution
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7. Intérêt du monitoring
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Supervision exacte du taux d’occupation par jour/semaine/mois pour :
 une absorption de la croissance du staff plus aisée (aide au choix des étages)
 un suivi quasiment en temps réel de l’utilisation des espaces (transformation
des salles de réunion non utilisées en zone de bureau ou vice versa)
 la mise en place d’alertes en cas du sur ou sous-utilisation d’un étage
 L’application d’un taux de partage pour le desk sharing
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8. 8
Supervision des parkings
A la BEI, un emplacement de parking n’est pas attribué à un employé.
Les emplacements sont utilisés sur la base du 1er arrivé, 1er servi.
Le ratio (staff/emplacement) habituellement utilisé dans les bâtiments en location est
de 1.6.
Cette situation nécessite une supervision fine de l’occupation des emplacements afin
de faire évoluer le ratio dans le but d’optimiser l’occupation des emplacements sans
arriver à une saturation.
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9. Solution
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OneSITU : Solution digitale pour la
gestion des parkings,
Des capteurs autonomes et sans fil
sont positionnés sur les emplacements
et permettent de connaitre la
disponibilité des espaces.

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Supervision des parkings
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11. Intérêt du monitoring
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Supervision exacte du taux d’occupation en temps réel :
 adaptation du ratio staff/emplacement (forte volatilité selon les saisons)
 suivi d’occupation du parking client (accès autorisé uniquement en cas de
place disponible)
 identification des véhicules ventouse (infraction aux règles internes de
parking)
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