Rassct2014 guide utilisateur

Rapport
GUIDE UTILISATEUR
Observatoire des données sociales et de l’emploi – CDG31
Karine DUVAL
Tél : 05.81.91.93.69
Mél : observatoire@cdg31.fr
Rapport annuel sur la situation générale de la santé, de la
sécurité et des conditions de travail
RASSCT – Données 2014

Ce guide va vous permettre de télécharger le questionnaire de l’étude (fichier Excel),
de saisir vos données, les contrôler et de les renvoyer au Centre de Gestion.
Afin de vous faciliter la saisie des informations, il est fortement conseillé de prendre
connaissance de ce guide.

SOMMAIRE
I. INTRODUCTION ............................................................................................................................1
II. COMMENT TÉLÉCHARGER, ENREGISTRER ET RENOMMER VOTRE FICHIER ?....................................2
III. COMMENT RÉCUPÉRER VOS DONNÉES DES ANNÉES PRÉCÉDENTES ? .............................................3
IV. QUELQUES PRÉCISIONS MÉTHODOLOGIQUES................................................................................3
IV.1 Les structures concernées par l’étude ................................................................................................... 3
IV.2 Les définitions des événements observés.............................................................................................. 3
IV.3 La période de survenance des événements........................................................................................... 4
IV.4 Les définitions des indicateurs............................................................................................................... 5
IV.5 Comment calculer le nombre total d’heures payées pour l’ensemble des agents ?............................. 6
V. COMMENT RENSEIGNER VOTRE FICHIER ?.....................................................................................7
Onglet « Titre ».............................................................................................................................................. 7
Onglet « Sommaire »..................................................................................................................................... 7
Onglet « Présentation de la collectivité » ..................................................................................................... 9
Onglet « Effectifs » ...................................................................................................................................... 11
Onglet « Généralités »................................................................................................................................. 13
Onglet « Bilan des actions réalisées » ........................................................................................................ 14
Onglet « Bilan des actions et mesures »..................................................................................................... 16
Pour l’ensemble des onglets « Filières », « Tranche d’âge », « Type d’activité », « Nature des lésions »,
« Siège des lésions et « Eléments matériels »............................................................................................. 17
Onglet « Filières»........................................................................................................................................ 17
Onglet « Type d’activité»............................................................................................................................ 17
Onglet « Nature des lésions »..................................................................................................................... 17
Onglet « Siège des lésions » ....................................................................................................................... 17
VI. LES NOUVEAUTÉS DE LA COLLECTE 2014...................................................................................... 18
VI.1 Un onglet « aide » ................................................................................................................................ 18
VI.2 Un onglet sur les maladies professionnelles par type d’activités........................................................ 18
VI.3 Un onglet sur les risques psychosociaux.............................................................................................. 18
VII. COMMENT VÉRIFIER VOS DONNÉES ? ......................................................................................... 20
VII.1 Le nombre total d’agents ou le nombre total d’arrêt (plusieurs onglets sont concernés)................ 20
VII.2 Le Comité Technique (onglet « présentation de la collectivité ») ..................................................... 23
VII.3 Le nombre total d’heures payées (onglet « présentation de la collectivité »).................................. 23
VII.4 L’intercommunalité de rattachement (onglet « présentation de la collectivité) .............................. 24
VII.5 Le numéro SIRET ................................................................................................................................ 24
VII.6 L’Onglet « Vérification »..................................................................................................................... 24

VIII. COMMENT TRANSMETTRE VOTRE FICHIER AU CDG ?................................................................... 25
ANNEXE TECHNIQUE ............................................................................................................................ 26
A. Procédure sous CIRIL ........................................................................................................................... 26
B. Procédure sous Magnolia.................................................................................................................... 26
C. Procédure sous CIVITAS....................................................................................................................... 27
ANNEXE RÉGLEMENTAIRE .................................................................................................................... 33

1
I. INTRODUCTION
En vertu de l’article 49 du décret n° 85-603 du 10 juin 1985 modifié par le décret n° 2012-170 du 3 février
2012, relatif à l’hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu’à la médecine professionnelle et préventive dans
la Fonction Publique Territoriale, un rapport faisant le bilan de la santé, la sécurité et des conditions de
travail doit être établi chaque année par l’ensemble des collectivités territoriales et des établissements
publics locaux ayant au moins un agent.
Les dispositions du chapitre dont relève l’obligation d’établir ce rapport, concernent le comité d'hygiène, de
sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ou le comité technique lorsqu'il exerce les missions du comité
d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail.
Comme le prévoit le décret, un exemplaire de ce rapport doit être transmis au centre de gestion.
Ainsi un rapport de synthèse final, regroupant les Rapports Annuels de la Situation générale de la Santé,
de la Sécurité et des Conditions de Travail (RASSCT) pour l’année 2014, déclarés par l’ensemble des
collectivités ou établissements publics du département par l’intermédiaire du fichier joint, sera établi par
le Centre de Gestion de la Haute-Garonne, qui le transmettra ensuite au Conseil Supérieur de la Fonction
Publique Territoriale.
Un outil d’aide à la décision
Au-delà de l’obligation réglementaire, les Centres de Gestion ont souhaité créer un outil informatique de
collecte des données, qui soit un véritable outil de gestion des Ressources Humaines. La démarche est
importante à la fois pour les collectivités et le centre de gestion, car les informations renseignées dans
cette étude permettront :
- Pour votre structure :
o De vous apporter des informations statistiques nécessaires pour adapter vos plans d’action et
orienter vos actions de prévention (actions de formation, de sensibilisation et autres actions
de prévention ciblés) pour améliorer la santé et la sécurité de votre personnel.
o D’observer l’évolution de votre accidentologie dans le temps.
o De renforcer le dialogue social dans votre structure.
o De répondre à votre obligation réglementaire.
- Pour le Centre de Gestion :
o D’informer les collectivités et établissements de son territoire sur les éléments relatifs à
l’évolution des risques professionnels (éléments sur l’absentéisme liés aux maladies
professionnelles et accidents de service et de trajet, éléments d’analyse des accidents de
service (siège des lésions, gravité des blessures…) et permettre ainsi, à chaque collectivité de
bénéficier d’éléments de comparaison.
o De permettre au Service prévention et conditions de travail du CDG31, à travers cette
obligation réglementaire, d’accompagner au mieux les collectivités et établissements
adhérents à la mission de médecine de prévention, dans leur démarche de prévention des
risques professionnels dans un objectif de diminution de la sinistralité. Les éléments contenus
dans ce rapport permettront également d’identifier les actions prioritaires à mettre en place
annuellement avec le médecin de prévention.

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Un outil informatique à votre disposition
Un questionnaire au format Excel facile d’accès et incluant des graphiques vous est proposé afin d’éditer
directement vos Rapports Annuels de la situation générale de la Santé, de la Sécurité et des Conditions
de Travail.
Le document est verrouillé pour permettre un traitement informatique des données. Il n’est pas possible
de rajouter ou de supprimer des lignes, sauf au niveau de l’onglet « Détail actions et mesures ».
En cas d’information manquante, il convient de vous rapprocher de l’observatoire des données sociales et
de l’emploi du CDG31 (soit par mail à l’adresse suivante : observatoire@cdg31.fr soit par téléphone au
05.81.91.93.69).
Afin de vous permettre de compléter au mieux ce document, vous trouverez ci-après quelques indications
et conseils. Par ailleurs, les services du Centre de Gestion de la Haute-Garonne se tiennent à votre
disposition pour vous accompagner dans cette démarche.
II. COMMENT TÉLÉCHARGER, ENREGISTRER ET RENOMMER VOTRE FICHIER ?
Pour accéder au rapport à renseigner, il suffit de cliquer sur le lien présent dans le mél qui vous a été
envoyé ou de vous rendre sur le site internet du CDG31 (www.cdg31.fr dans la rubrique Le CDG31 –
Observatoire (bloc document de couleur turquoise)).
Le fichier Excel de saisie est à enregistrer sur l’ordinateur de l’agent en charge de l’enquête, et à
renommer sur la forme : « RASSCT2014_Type de collectivité + Nom de votre collectivité.xls » :
Exemples :
- Pour une mairie, ex : RASSCT2014_MAIRIE D’AGASSAC.xls
- Pour un CCAS, ex : RASSCT2014_CCAS DE MONDONVILLE.xls
- Pour une communauté de communes, ex : RASSCT2014 _CC DU VOLVESTRE.xls
- Pour une communauté d’agglomération, ex : RASSCT2014_CA DU MURETAIN.xls
- Pour un syndicat intercommunal, ex : RASSCT2014_SICASMIR.xls
: Lors de l’ouverture du fichier, si un message vous demandant d’activer les macros apparaît, cliquez
sur « Activer les Macros ».

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III. COMMENT RÉCUPÉRER VOS DONNÉES DES ANNÉES PRÉCÉDENTES ?
Il est possible de récupérer les données 2013 provenant du RASSCT 2013.
Pour cela, il faut cliquer sur le bouton qui se trouve dans l’onglet
« Présentation ».
Il vous sera alors demandé d’ouvrir le fichier du RASSCT 2013 : cliquez sur ok puis sélectionnez le fichier
correspondant.
Les onglets Présentation – Effectifs – Généralités et Précisions MP se complètent en fonction des données
présentes dans le RASSCT 2013.
Les données 2012 qui avaient été saisies dans le RASSCT 2013 au niveau des onglets Généralités et
Précisions MP seront également récupérées lors de cette opération.
IV. QUELQUES PRÉCISIONS MÉTHODOLOGIQUES
IV. 1. Les structures concernées par l’étude
Cette étude est obligatoire pour toutes les structures publiques territoriales du département de la Haute-
Garonne ayant rémunéré au moins 1 agent, entre le 1er
janvier et le 31 décembre 2014.
IV. 2. Les définitions des événements observés
- L’accident de travail / service concerne les accidents survenus durant l’exercice des missions
Lorsqu’un accident se produit lors des missions ou à l’occasion d’un déplacement nécessaire à
l’exécution du travail, les informations sont à renseigner dans la rubrique accident de travail /
service.
- L’accident de trajet, quant à lui est un accident qui se produit à l’occasion d’un déplacement
Entre le domicile et le lieu de travail,
Entre le lieu de travail et le lieu de restauration habituel.
- Les maladies professionnelles, à caractère professionnel ou contractées en service
La maladie professionnelle est la conséquence directe de l’exposition plus ou moins prolongée à un
risque qui existe lors de l’exercice habituel de la profession. Cela peut être un risque physique

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(mouvements répétés, ports de charges), chimique ou biologique. On considère comme maladies
professionnelles les maladies énumérées par les tableaux mentionnés par le Code de la Sécurité
Sociale (tableaux des maladies professionnelles).
Dans d’autres cas :
Si une ou plusieurs conditions tenant au délai de prise en charge, à la durée d'exposition ou à la
liste limitative des travaux ne sont pas remplies, la maladie telle qu'elle est désignée dans un
tableau de maladies professionnelles peut être reconnue d'origine professionnelle lorsqu'il est
établi qu'elle est directement causée par le travail habituel de la victime.
Peut être également reconnue d'origine professionnelle une maladie caractérisée non désignée
dans un tableau de maladies professionnelles lorsqu'il est établi qu'elle est essentiellement et
directement causée par le travail habituel de la victime et qu'elle entraîne le décès de celle-ci ou
une incapacité permanente d'un taux évalué dans les conditions mentionnées à l'article L. 434-2
du code de la sécurité sociale et au moins égal à 25 %.
IV. 3. La période de survenance des événements
Dans tous les cas, les statistiques sont à réaliser dans le respect de la règle « en cours », c'est-à-dire que le
décompte des jours d’arrêt et du nombre d’évènements est effectué de la façon suivante :
Le nombre de jours d’arrêt de travail doit être comptabilisé en jours calendaires
D’après le graphique ci-dessus, nous constatons que la période prise en compte pour établir les statistiques
est comprise entre le 1er
janvier 2014 et le 31 décembre 2014.
Période prise en compte
pour les statistiques
Arrêt n°2
Année 2013 Année 2014 Année 2015
Arrêt n°1
Arrêt n°3
1er
janvier 31 décembre
Arrêt n°4
Rechute 1
arrêt n°4
Rechute 2
arrêt n°4

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Quelques exemples :
Arrêt n°1 : l’accident de travail n’est pas consolidé au 1er
janvier de l’année 2014. L’arrêt de travail n°1
débute au 20 novembre 2013 et prend fin au 15 janvier 2014. L’accident ne sera pas pris en compte au titre
de l’année 2014 et les jours pris en compte seront uniquement ceux postérieurs au 1er
janvier 2014 jusqu’à
la reprise du travail. L’arrêt n°1 entraînera donc 15 jours d’arrêt pour 0 accident en 2014.
Conclusion : mentionnez nombre d’accident : 0 Nombre de jours d’arrêt : 15j
Arrêt n°2 : l’accident de travail est survenu au cours de l'année. L’arrêt de travail n°2 débute au 5 avril 2014
et prend fin au 23 juillet 2014. Il s’agit d’un évènement dont tous les jours d’arrêt sont comptabilisés au titre
de l’année 2014, c'est-à-dire 110 jours d’arrêt.
Conclusion : mentionnez nombre d’accident : 1 ; Nombre de jours d’arrêt : 110 j
Arrêt n°3 : l’arrêt de travail n°3 débute au 19 décembre 2014 et prend fin au 16 janvier 2015. Un évènement
sera pris en compte pour cet arrêt au titre de l’année 2014 et les jours pris en compte seront uniquement
ceux jusqu’au 31 décembre 2014. L’arrêt n°3 entraînera donc 13 jours d’arrêt pour un accident en 2014.
Arrêt n°4 : l’arrêt de travail n°4 débute au cours de l’année 2013 et se consolide la même année. Puis, une
première rechute débute le 1er
février de l’année 2014 et prend fin le 20 février de l’année 2014. Une
seconde rechute débute le 10 juin de l’année 2014 et se termine le 20 juin de l’année 2014. Pour
comptabiliser les rechutes d’accidents antérieurs, l’accident est comptabilisé en 2013. Le nombre de jours
d’arrêt imputable à l’année 2014 sera pris en compte. Pour l’arrêt n°4, nous comptabiliserons 0 accident en
2014 et 31 jours d’arrêt de travail au titre de l’année 2014.
Pour comptabiliser le nombre total de jours d’arrêt de travail, nous prendrons en compte les accidents non
consolidés au 1er janvier de l’année 2014 (cas n°1), les accidents survenus au courant de l’année (cas n°2 et
3) et les rechutes d’accidents antérieurs (cas n°4).
IV. 4. Les définitions des indicateurs
Le taux de fréquence représente le nombre d’accidents avec arrêt par million d’heures payées.
L’indice de fréquence représente le nombre d’accidents avec arrêt pour 1000 agents.
Le taux de gravité représente le nombre de jours d’arrêt par millier d’heures payées.
Les taux et indices de 2014 sont calculés automatiquement à partir des données renseignées dans l’onglet
« présentation de la collectivité » et dans l’onglet « généralités ».
Pour les années 2012 et 2013, les données seront calculées automatiquement à partir des données de
nombre d’heures payées de l’onglet « effectif » ainsi que des données concernant les accidents de travail
présentes dans l’onglet « généralités ».
Les taux prennent en compte l’ensemble des données, à savoir les accidents survenus au courant de
l’année, les accidents non consolidés et les accidents ayant entraîné une rechute. Ils permettent de
comparer l’accidentologie d’une année à l’autre malgré la variation du nombre d’heures payées et des
effectifs présents dans les collectivités.

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Ils sont destinés à permettre des comparaisons entre collectivités de même type ou à observer les
évolutions au sein d’une même collectivité.
IV. 5. Comment calculer le nombre total d’heures payées pour l’ensemble des agents ?
Le nombre total annuel d’heures payées pour l’ensemble des agents est indispensable pour calculer le
taux de fréquence, l’indice de fréquence et le taux de gravité des accidents du travail, calculés
automatiquement dans la page 15 de ce rapport. (Ce nombre d’heures payées, aisément accessible depuis
le fichier N4DS, est plus précis et réaliste que le nombre d’heures travaillées au 31/12 habituellement utilisé.
En effet, ce dernier ne tient compte ni des agents partis dans l’année, ni des agents occasionnels ou
saisonniers).
Pour obtenir le nombre total annuel d’heures payées pour l’ensemble des agents, vous trouverez en
annexe technique de ce document, des modèles de requêtes permettant d’extraire facilement cette
donnée à partir de différents logiciels de gestion des ressources humaines.
Si vous êtes dans l’impossibilité de donner le total annuel d’heures payées, vous pouvez fournir le total
annuel des heures travaillées selon le mode de calcul suivant :
- Un agent travaillant à temps complet et à temps plein travaille 1 607 heures par an.
- Un agent travaillant à temps complet et à temps partiel (80 %) travaille 1 607 x 0.8 = 1 285,6 heures par
an.
- Un agent travaillant 28 heures par semaine travaille : 28 x 1 607 / 35 = 1285,6 heures.
: Quand un agent n’a pas travaillé l’année entière, il faut calculer son nombre d’heures travaillées en
fonction du nombre de jours travaillés :
Par exemples :
o Un agent travaillant à temps complet et à temps plein pendant 200 jours travaille :
1 607 heures x 200 jours travaillés / 360 jours dans l’année = 1 607 x 200 / 360 = 892,8 heures.
o Un agent travaillant 28 heures par semaine pendant 6 semaines travaille :
1285,6 heures (cf. ci-dessus) x (6 semaines x 7 jours) / 360 jours = 1285,6 x 42 / 360 = 150 heures.

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V. COMMENT RENSEIGNER VOTRE FICHIER ?
Le fichier comporte 15 onglets à renseigner. Ces pages sont directement accessibles en cliquant sur les
boutons de la page « sommaire », ou sur le bouton « Onglet suivant » au bas de chaque page, ou encore en
cliquant sur les différents onglets. Si certains des 19 onglets (titre, sommaire, 15 onglets de données,
vérification, aide) n’apparaissent pas au bas de votre écran, vous pouvez les retrouver à l’aide des boutons
de défilement. Enfin, certaines feuilles nécessitent d’utiliser la barre de défilement pour pouvoir
renseigner l’ensemble des indicateurs.
Ce fichier comporte de nombreux graphiques qui se génèreront automatiquement en fonction des
données que vous renseignerez. L’ensemble du fichier avec ses tableaux et graphiques est imprimable.
Onglet « Titre » : Le rapport pouvant être imprimé, le logo de la collectivité peut être ajouté sur cette page.
Onglet « Sommaire » : Cette page permet d’accéder aux différentes pages de saisie en cliquant sur les
boutons de leurs intitulés. Le bouton impression permet d’imprimer directement l’ensemble du rapport mis
en page (impression de l’ensemble des onglets du classeur Excel).
Barre de défilement
Boutons de défilement
Onglets

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Les zones de commentaires
Vous trouverez dans les différents onglets du fichier Excel, souvent placés sous les représentations
graphiques, des zones de commentaires.
Ces zones sont à votre disposition pour commenter, analyser voire préciser les informations représentées
afin de personnaliser votre RASSCT. Ces commentaires apparaitront lors de l’impression de votre
document.
Lorsque vous êtes dans une cellule ‘commentaires’, vous ne pouvez pas utiliser les boutons « onglet
suivant », « onglet précédent » ou « vérification ». Pour utiliser ces boutons, vous devez cliquer dans une
autre cellule.
Deux cas possibles :
1- Si au moins un agent de votre collectivité :
- a été victime en 2014 d’un accident de service/travail ou d’une maladie professionnelle,
- ou était arrêté au moins un jour en 2014 suite à une maladie professionnelle ou à un accident de
service/travail survenu avant 2014 (reliquat),
Alors vous devez renseigner l’ensemble du fichier (soit 15 feuilles).
2- Si, en 2014, aucun agent de votre collectivité n’a été victime d’un accident de service/travail ou
d’une maladie professionnelle, et si aucun agent n’a été arrêté au moins un jour en 2014 suite à une
maladie professionnelle ou à un accident de service/travail survenu avant 2014 (reliquat),
A. Alors, vous devez cocher la case du bas de la première page (onglet 1-Présentation de la
collectivité, cf copie écran ci-contre).

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B. et renseignez les six feuilles aux onglets rouges (1-Présentation de la collectivité, 2- Effectifs, 3-
Généralités, 4-RPS, 5-Bilan des actions réalisées en 2014, 6-Détail des actions et des mesures). Au
moment de l’impression, seuls les 8 premiers onglets seront imprimés (Titre, Sommaire, et les six
onglets listés précédemment).
Onglet « Présentation de la collectivité »
Le numéro SIRET est un champ obligatoire car il s’agit de l’identifiant de chaque structure publique
territoriale.
Le type de collectivité est un champ essentiel, car il permet au Centre de gestion de pouvoir réaliser
des groupes de structures et ainsi comparer les différents indicateurs selon le type de collectivité.

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La liste déroulante proposée pour ce champ est la suivante :
L’effectif à prendre en compte concerne les agents permanents et non permanents rémunérés par la
collectivité au 31 décembre 2014.
A noter : Les agents mis à disposition doivent être compatibilisés dans la collectivité d’origine et non dans
la collectivité d’accueil. En effet, les maladies professionnelles, les accidents et les reliquats étant déclarés
par la collectivité d’origine, ils doivent être renseignés par cette dernière dans son Rapport Annuel sur la
Santé, la Sécurité et les Conditions de Travail.
L’enquête concerne TOUS les agents rémunérés dans l’année de référence (y compris les saisonniers).

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Dans les feuilles " Effectifs", "Généralités", "RPS" et "Précisions MP", seules les colonnes dont les
intitulés sont en rouge doivent obligatoirement être renseignées (il s’agit des données de l’année 2014).
Onglet « Effectifs »
Pour l’ensemble des tableaux de cet onglet, l’effectif à prendre en compte concerne les agents
permanents et non permanents rémunérés par la collectivité en 2014.
Ces éléments permettent ainsi de comparer la typologie des agents victimes d’accidents de travail à celle
de l’ensemble des agents de votre structure.

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N’oubliez pas de contrôler : que le nombre total d’hommes et de femmes doivent être identiques
dans les deux tableaux (fillière et tranche d’âge).

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Onglet « Généralités »
Dans ce tableau, vous devez renseigner le nombre d’accidents de travail, se service et/ou de maladies
professionnelles survenus dans votre collectivité, ainsi que le nombre de jours d’arrêt consécutifs.
Toutes les lignes sont à compléter.
Les accidents ayant entraîné un décès doivent d’abord être renseignés dans ce tableau en fonction de la
durée des arrêts qu’ils ont entraînée. Dans un deuxième temps, ils doivent être renseignés au niveau de la
ligne « Nombre de ces accidents ayant entraîné un décès ».
Les maladies professionnelles à renseigner portent sur l’ensemble des maladies professionnelles
reconnues.

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La date à laquelle l'agent est informé du lien éventuel entre sa maladie et l’exercice des fonctions est prise
en compte comme étant le début de la maladie et est assimilée à la date de l’accident. A partir de cette
date peuvent être comptabilisés, le cas échéant, les jours d’arrêt rattachés à la pathologie.
Cependant, seule la prise d’un acte permet de reconnaître l’imputabilité au service et d’ouvrir droit au
congé pour maladie professionnelle.
Le nombre total de maladies professionnelles (MP) en cours résulte de la somme des MP reconnues
dans l’année et des MP reconnues durant les années antérieurs mais ayant entraîné des jours d’arrêt dans
l’année.
Onglet « Bilan des actions réalisées »
Les objectifs de cet onglet, outre l’identification des acteurs en santé et sécurité au travail au sein de votre
collectivité, sont de :
- faire un point sur les documents en santé et sécurité au travail obligatoires, mis en place en interne,
- mettre en avant les actions de prévention des risques professionnels engagées par votre collectivité.
S’il est indiqué que votre collectivité relève du Comité Technique Paritaire intercommunal placé auprès du
CDG (information présente dans l’onglet « présentation de la collectivité »), les données des 3 premières
lignes sont automatiquement complétées par « 0-0-Non ». Pour pouvoir modifier ces données, il est
nécessaire que vous indiquiez, dans l’onglet « présentation de la collectivité », que vous disposez d’un
CTP/CHS propre (au 31/12/2014).
Pour rappel, le décret n° 2012-170 du 3 février 2012 modifiant le décret n° 85-603 du 10 juin 1985 relatif à
l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la médecine professionnelle et préventive dans la fonction
publique territoriale a pour objet la modification de règles relatives à l'hygiène et à la sécurité au travail, à
la formation et aux organismes compétents dans ces matières, ainsi qu'à la médecine professionnelle et
préventive dans la fonction publique territoriale.
Ainsi, le décret modifié a introduit de nouvelles dispositions qui visent à faire évoluer les missions de
l’ACMO vers un dispositif à deux niveaux :
- les assistants de prévention qui assurent un rôle de proximité
- les conseillers de prévention qui assurent un rôle de coordination.
Les trois premières questions (cf, copie écran ci-dessus) ne concernent que les collectivités qui disposaient
au 31 décembre 2014, d’un Comité Technique Paritaire propre, à savoir les collectivités de plus de 50
agents, ou qui disposaient de leur propre Comité d’hygiène et de Sécurité.

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Le Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels (Document obligatoire)
Code du Travail (Code du Travail articles L 4121-1 à L 4121-5 et articles R 4121-1 à 4121-4)
L'évaluation des risques professionnels consiste à identifier les risques (physiques et psychosociaux)
auxquels sont soumis les agents d'une collectivité ou d'un établissement public, en vue de mettre en place
un plan d’actions de prévention pertinentes couvrant les dimensions techniques, humaines et
organisationnelles. Elle constitue l'étape initiale de toute démarche de prévention en santé et sécurité au
travail.
L'évaluation des risques professionnels est une démarche structurée dont les résultats sont formalisés dans
un "Document Unique d'Evaluation des Risques". Ce document est mis à la disposition des agents, des
membres du CHSCT, des délégués du personnel, du médecin de prévention. Il doit être revu au moins
annuellement et lors de toute modification des conditions de travail pouvant avoir un impact sur la santé et
la sécurité de vos agents.
Le Programme annuel de prévention ou plan d'actions en santé et sécurité au travail (Document
obligatoire)
Un programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail
fixe la liste détaillée des mesures devant être prises au cours de l'année à venir, ainsi que, pour chaque
mesure, ses conditions d'exécution et l'estimation de son coût.
Ce programme est l'aboutissement de la démarche de prévention, déterminant les actions prioritaires à
mettre en place pour améliorer les conditions de travail et réduire les risques auxquels sont exposés vos
agents.
Le Rapport d'activités de la médecine préventive (Document obligatoire)
Le service de médecine préventive établit chaque année un rapport d'activité qui est transmis à l'autorité
territoriale. Ce rapport intègre les éléments significatifs du suivi médical de vos agents.
Le Registre de santé et de sécurité au travail (Document obligatoire)
Ce registre, que l’on dénommait registre d’hygiène et de sécurité, est mis à la disposition de tous les agents
afin qu’ils y retranscrivent leurs observations et suggestions en matière d’hygiène et de sécurité dans leur
travail quotidien, comme par exemple :
• signaler un dysfonctionnement, une anomalie, des problèmes liés à l’ambiance de travail
(encombrement, température, bruit…), à la formation, à la présence de produits ou équipements
dangereux ou encore à l’environnement de travail (état de locaux, vétusté des installations…).
• poser des questions relatives à la prévention des risques professionnels.
Il s’agit donc d’un véritable outil de communication et de traçabilité.

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Le Plan de prévention (Document obligatoire)
Un plan de prévention est un document arrêté en commun avant le début d’une opération réalisée par une
entreprise extérieure dans une collectivité, qui définit les mesures devant être prises par chacune d’elles,
selon la nature et la durée des travaux réalisés. Ces mesures visent à prévenir les risques d’interférences
dus à la présence de leurs activités, de leurs matériels et de leurs installations. Ce plan est élaboré, à
l'initiative de la collectivité qui est responsable de la coordination générale en matière de sécurité sur la
zone d’intervention tout au long de l'opération.
Le Diagnostic de pénibilité (Document obligatoire)
Depuis le 1er janvier 2015, l’employeur doit annexer au document unique, les données collectives utiles à
l’évaluation des expositions à 4 facteurs de pénibilité (le travail en milieu hyperbare, le travail de nuit, le
travail en équipe successives alternantes et le travail répétitif) de nature à faciliter l’établissement des
fiches pénibilité, notamment à partir de l’identification de situations types d’exposition et la proportion des
agents exposés à ces facteurs au-delà des seuils.
Les études/audits/conseils peuvent concerner des études ergonomiques, une mission de conseil en
prévention des risques professionnels, des audits sur les risques chimiques.
Onglet « Bilan des actions et mesures »
En ce qui concerne les mesures techniques, peuvent être renseignées par exemple, pour le tableau
« Réalisations 2014 » :
- les mesures visant la mise en conformité des bâtiments et des matériels,
- les mesures d’isolation phonique, thermique, organisation spatiale, …
- l’achat de matériel léger afin d’alléger le port de charges, de matériel adapté diminuant les
vibrations….
En ce qui concerne les mesures organisationnelles, peuvent être indiquées par exemple, pour le tableau
« Réalisations 2014 » :
- la mise en place de procédures, de consignes, de fiches techniques de sécurité, …
- la mise en place de systèmes de management de la sécurité,
- la réalisation de fiche de poste, d’un livret d’accueil sécurité,
- la réalisation d’études ergonomiques, d’environnement de travail, …
- la réalisation d’audits (chimiques…)
Les tableaux « Prévisions 2015 » permettent à la collectivité d’indiquer les démarches réalisées, en cours
de réalisation ou prévues cette année.

17
Pour l’ensemble des onglets « Filières », « Tranche d’âge », « Type d’activité », « Nature des lésions »,
« Siège des lésions et « Eléments matériels »
Il ne faut renseigner que les accidents de travail / service survenus durant l’année 2014. Il ne faut donc
prendre en compte ni les accidents de trajet, ni les accidents antérieurs à 2014. En revanche, les jours
d’arrêt en 2014 consécutifs à des accidents survenus au cours des années précédentes (les reliquats)
doivent être comptabilisés dans la colonne « Nombre de jours d’arrêt ».
Aussi les totaux hommes/femmes pour les onglets « filières » et « tranche d’âge » doivent être les
mêmes. Idem pour les totaux globaux des onglets : « type d’activités », « nature des lésions », « siège
des lésions » et « éléments matériels ».
Onglet « Filières»
Dans cet onglet, il est nécessaire d’indiquer la filière correspondante à l’activité exercée au moment de
l’accident.
Exemple : un agent qui exerce la fonction d’agent administratif polyvalent pour une collectivité pendant 20
h et manutentionnaire (adjoint technique) pour une autre collectivité pendant 4h et que l’accident se
déroule sur son temps de travail en tant que manutentionnaire, il faut comptabiliser l’accident dans la
filière technique.
Onglet « Type d’activité»
Il faut renseigner ici le type d’activité pratiquée par l’agent au moment de son accident. Il peut donc
s’agir d’une activité différente de son activité principale.
Onglet « Nature des lésions »
Chaque accident ne doit être renseigné que sur une ligne de ce tableau. Ainsi, les accidents entraînant
plusieurs lésions doivent être uniquement comptabilisés dans « Lésions de nature multiple ».
Onglet « Siège des lésions »
Chaque accident ne doit être renseigné que sur une ligne de ce tableau. Ainsi, les accidents touchant
plusieurs parties du corps doivent être uniquement comptabilisés dans « Localisation multiple ».

18
VI. LES NOUVEAUTÉS DE LA COLLECTE 2014
VI. 1 Un onglet « aide »
Pour de nombreux indicateurs vous pouvez accéder un module d’aide via l’utilisation du bouton
depuis chacune des pages.
L’ensemble des précisions relatives aux indicateurs des pages 1 à 15 du questionnaire se trouve sur l’onglet
« Aide ».
VI.2 Un onglet sur les maladies professionnelles par type d’activités
Lorsque qu’un agent a plusieurs maladies professionnelles, à caractère professionnel ou contractées en
service, il faut renseigner l’ensemble de ces MP. Ainsi, pour un même agent ayant, par exemple, une
maladie professionnelle consécutive à des activités d’entretien, nettoyage et rangement et une maladie
professionnelle consécutive à une activité de restauration, deux maladies professionnelles doivent être
renseignées.
VI. 3 Un onglet sur les risques psychosociaux
Conformément à la circulaire du 25 juillet 2014 relative à la mise en œuvre dans la FPT, de l’accord cadre du
22 octobre 2013 concernant la prévention des risques psychosociaux (RPS), 4 indicateurs sont destinés à
être suivis à un niveau national. Il s’agit des indicateurs suivants :
- Le taux d’absentéisme pour raison de santé. Ne sont pas pris en compte dans cet indicateur : les
congés maternité, paternité, parentaux, formation ni tout autre type de congé que ceux cités, ci-
après : maladie ordinaire, longue maladie, accidents du travail et maladie professionnelle.
Le taux d’absentéisme est un indicateur très souvent utilisé pour mesurer l'implication et la
satisfaction du personnel au travail : un taux faible induit une forte présence des agents à leur
poste et donc une moindre désorganisation du travail.
- Le taux de rotation des agents. Il s’agit d’un coefficient qui indique le ratio entre le nombre
d'agents qui ont quitté la collectivité et le nombre total d'agents dans la collectivité, selon une
période donnée. Afin ne pas prendre en compte les emplois saisonniers et ainsi surestimer ce taux,
il est calculé uniquement à partir des effectifs permanents présents au 31/12.
- Le taux de visite sur demande de l’agent au médecin de prévention. Ce taux indique le nombre de
visites médicales demandées par les agents d’une collectivité ou d’un établissement public, pour
quelque raison que ce soit, entre deux visites périodiques, pour 100 agents.
Rappel réglementaire - Article 20 du décret 85-603 modifié :
Les agents des collectivités et établissements publics bénéficient d'un examen médical périodique au
minimum tous les deux ans. Dans cet intervalle, les agents qui le demandent bénéficient d'un
examen médical supplémentaire.

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Pour les fonctionnaires territoriaux nommés dans plusieurs emplois permanents à temps non
complet, cet examen médical se déroule dans la collectivité qui emploie le fonctionnaire pendant la
quotité horaire hebdomadaire la plus longue.
- Le taux de violence physiques envers les agents. Il correspond au nombre d’actes de violence
physique ayant entrainé une déclaration d’accident de travail avec ou sans arrêt, pour 100 agents.
Les risques psychosociaux sont définis comme les risques pour la santé mentale, physiques et sociale,
engendrés par les conditions d’emploi et les facteurs organisationnels et relationnels susceptibles
d’interagir avec le fonctionnement mental.
Le terme de RPS désigne donc un ensemble de phénomènes affectant principalement la santé mentale
mais aussi physique des travailleurs. Ils peuvent se manifester sous diverses formes : stress au travail mais
aussi sentiment de mal-être ou de souffrance au travail, incivilités, agressions physiques ou verbales,
violences…

20
VII. COMMENT VÉRIFIER VOS DONNÉES ?
Avant de transmettre votre fichier au CDG31, il est fortement recommandé de vérifier vos données. Vous
trouverez ci-dessous les 5 erreurs les plus souvent observées sur la collecte 2013 :
VII.1 Le nombre total d’agents ou le nombre total d’arrêt (plusieurs onglets sont
concernés)
L’erreur la plus fréquemment observée est l’incohérence sur le nombre total d’agents dans les différents
tableaux.
Quelques exemples :
Dans l’onglet « Effectifs »
= =
= =
=

21
Dans les onglets « Généralités », « Filière » et « Tranche d’âge »
=
=
=
=
==
= =

22
Dans les onglets « Types d’activités », « Nature des lésions » et « Généralités »
=
=
=
=

23
VII.2 Le Comité Technique (onglet « présentation de la collectivité »)
Par défaut, les cases « oui » de « CTP/CHS CDG » et « Affiliée au CDG » sont cochées. Par ailleurs, si vous
cochez « oui » à la question CTP/CHS CDG, la question CTP/CHS propre est automatiquement cochée en
« non » et inversement.
Pour rappel : Toute structure publique employant moins de 50 agents relève obligatoirement du Comité
Technique Intercommunal placé auprès du CDG.
Ce champ permet au CDG de réaliser des groupes de structures.
VII.3 Le nombre total d’heures payées (onglet « présentation de la collectivité »)
Le nombre total annuel d’heures payées pour l’ensemble des agents est indispensable pour calculer le
taux de fréquence, l’indice de fréquence et le taux de gravité des accidents du travail, calculés
automatiquement dans l’onglet « TF TG » du questionnaire. Cette donnée est aisément accessible depuis le
fichier N4DS (enregistrement S40 ou édition d’un bulletin annuel). On peut aussi la trouver sur les feuilles
de salaire de décembre (ou du dernier mois de présence pour les agents partis en cours d’année).
Pour vérifier qu’il n’y a pas d’erreur sur le nombre total d’heures payées, vous pouvez visualiser sur l’onglet
« vérification », le ratio entre ce nombre global et le nombre total d’agents que vous avez déclaré au 31/12
de l’année.
Pour rappel : A titre de comparaison, un agent travaillant à temps complet réalise 1 607 heures par an.

24
VII.4 L’intercommunalité de rattachement (onglet « présentation de la collectivité)
L’intercommunalité de rattachement est à renseigner à partir des listes déroulantes existantes dans le
fichier (utiliser si besoin l’ascenseur sur la droite de ces listes).
L’intercommunalité de rattachement d’un établissement public communal, intercommunal, départemental
ou régional correspond à l’intercommunalité de rattachement de la commune siège de cet établissement.
Les collectivités « communautés de communes ou d’agglomération » doivent se rattacher à elles-mêmes.
VII.5 Le numéro SIRET
Le numéro de SIRET est une information indispensable pour l’exploitation de votre fichier par le CDG. Sans
ce dernier votre fichier ne peut pas être compilé avec les données départementales.
Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties : la première est le numéro SIREN de
l'unité légale à laquelle appartient l'unité SIRET ; la seconde, habituellement appelée NIC (Numéro Interne
de Classement), se compose d'un numéro d'ordre à quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre
de contrôle, qui permet de vérifier la validité de l'ensemble du numéro SIRET.
VII.6 L’Onglet « Vérification »
A la fin du questionnaire Excel, vous disposez d’un onglet « vérification » .
Cet onglet vous permet de vérifier les principaux contrôles de cohérence. Un bouton « Vérification »
présent sur chaque page vous permet d’y accéder directement.
Si tous les tests de cohérences sont bons, vous ne devez visualiser que des zones vertes sur cette page.
Si ce n’est pas le cas (apparition de zones rouge), vérifier les éléments indiqués dans cette zone ou
contacter l’Observatoire des données sociales et de l’emploi du CDG31 (observatoire@cdg31.fr).

25
VIII. COMMENT TRANSMETTRE VOTRE FICHIER AU CDG ?
Une fois votre rapport renseigné, et après avoir vérifié les contrôles de cohérence sur la page
« Vérifications », il vous reste à le transmettre à votre centre de gestion.
Pour transmettre votre rapport renseigné au centre de gestion, il vous suffit (après l’avoir renommé sur la
forme : « RASSCT2014_Type de collectivité_Nom de votre collectivité.xls »), de l’envoyer par mail à
l’adresse suivante :
observatoire@cdg31.fr
LE CDG31 VOUS REMERCIE VIVEMENT DE VOTRE PARTICIPATION

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ANNEXE TECHNIQUE
Procédures d’édition automatisée pour obtenir le total annuel d’heures payées
Modèles de requêtes permettant de calculer le nombre total d’heures payées, à partir de différents
logiciels de gestion des ressources humaines :
A. Procédure sous CIRIL
 Accéder au module N4DS
 Ouvrir la brique DADS U – (NORME – N4DS)
 Dans le Menu Edition :
- Menu Editions détaillées
o Déclaration URSSAF
 Lancer la requête pour l’année et l’établissement concerné
 L’application édite un fichier PDF de plusieurs pages (qui peut-être long)
 Rechercher le total établissement en dernière page puis la colonne heures payées
B. Procédure sous Magnolia
 Magnolia :
 Module paye
 Etats récapitulatifs
 Fiche individuelle
 Appliquer le filtre
 Sélectionner tous
 Année N

27
C. Procédure sous CIVITAS
1. Sur la page d’accueil, aller dans « Rémunération » / « Paie »
2. Aller dans « Etats paramétrables »

28
3. Aller dans « Description des états de paie » et sélectionner « HTR – Nombre total annuel Hres
payées », puis cliquer sur « OK »

29
4. Sélectionner la rubrique de paie « 240.00 Nombre heures (mois) », puis cliquer sur « OK »

30
5. Retourner sur la page d’accueil, dans « Rémunération » / « Paie »

31
6. Aller dans « Variables de paie » / « Saisie des éléments permanents » et dans « critères » / « Type
de statut », sélectionner « Tous »

32
7. Aller dans « Etats des Charges » / « Déclaration – Etats de Paie »
- Dans « Sélection des trains de paie », sélectionner « Tous »
- Dans « Sélection des Etats », sélectionner « Nbre total annuel Hres payées »
- Dans « Périodes », aller du 01/01 au 31/12 de l’année
Puis imprimer
8. Pour les heures supplémentaires, recommencer la procédure depuis le début et au niveau de
l’étape 4, sélectionner la rubrique de paie « 241.00 Nombre heures sup. (mois) », puis cliquer sur
« OK ».

33
ANNEXE RÉGLEMENTAIRE
En vertu de l’article 49 du décret n° 85-603 du 10 juin 1985 modifié par le décret n° 2012-170 du 3 février
2012, relatif à l’hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu’à la médecine professionnelle et préventive dans
la Fonction Publique Territoriale, un rapport annuel de la situation générale de la santé, de la sécurité et
des conditions de travail (RASSCT) doit être établi chaque année par l’ensemble des collectivités
territoriales et des établissements publics locaux.
Les dispositions du chapitre dont relève l’obligation d’établir ce rapport, concernent le comité d'hygiène, de
sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ou le comité technique lorsqu'il exerce les missions du comité
d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail.
« Art. 49.-Chaque année, le président soumet au comité, pour avis :
« 1° Un rapport annuel écrit faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des
conditions de travail du ou des services entrant dans le champ de compétence du comité et des actions
menées au cours de l'année écoulée. Ce bilan est établi notamment sur la base des indications contenues
dans le rapport prévu par le décret n° 97-443 du 25 avril 1997 relatif au rapport pris en application de
l'avant-dernier alinéa de l'article 33 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions
statutaires relatives à la fonction publique territoriale. Il fait état des indications contenues dans le registre
prévu à l'article 5-3 du présent décret (…) »
Chaque centre de gestion doit ensuite établir sur la base de ces documents, un rapport de synthèse
bisannuel, qu'il transmet au Conseil Supérieur de la Fonction Publique Territoriale en annexe du rapport sur
l’état des collectivités (bilan social).

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