NUMÉRISEZ POUR SUPPRIMER LES DOCUMENTS PAPIERS

NUMÉRISEZ POUR SUPPRIMER LES
DOCUMENTS PAPIERS
Christian Dubourg
Directeur Marketing produit Spark Archives – Klee Group.
Membre de la commission de normalisation AFNOR CN 171
Applications pour l'archivage et la gestion du cycle de vie du document
Préface de Charlotte Maday
Experte Archives mixtes Spark Archives
Membre de la commission de normalisation AFNOR CN 171

Spark Archives – Klee Group | +33 (0)1 46 29 25 25
www.spark-archives.com – Janvier 2018 – v2
~ 2 ~
CONTENU
PREFACE .....................................................................................................................3
2017 - TRANSITION VERS LE ZERO PAPIER....................................................................5
COPIES FIABLES...........................................................................................................6
EVOLUTION DU CODE CIVIL – ARTICLE 1379 ET SON DECRET 2017................................6
ARTICLE 2 DU DECRET N°2016-1673.............................................................................8
ARTICLE 3 DU DECRET N°2016-1673...........................................................................10
ARTICLE 4 DU DECRET N°2016-1673..........................................................................11
DE LA COPIE FIDELE A LA COPIE FIABLE......................................................................16
Une copie fidèle n’est pas une copie fiable....................................................................................................17
Norme NF Z42-026 et NF Z42-013 partie numérisation. .........................................................................18
ORDONNANCE N° 2017-29 DU 12 JANVIER 2017........................................................20
ARRETE DU 22 MARS 2017 FIXANT LES MODALITES DE NUMERISATION DES FACTURES
PAPIER......................................................................................................................21
REFERENCES DES TEXTES REGLEMENTAIRES ANALYSES..............................................22

~ 3 ~
Préface
Tout dématérialisér pour énsuité supprimér lé papiér sémblé a tous points dé vué la
solution miraclé déstinéé a résoudré lés problématiqués d’éspacé dé stockagé : dés
milliérs dé documénts dans un éspacé dé la taillé d’un carton, voila dé quoi sé réjouir !
Mais, péut-on vraimént tout dématérialisér pour tout détruiré ?
Car touté suppréssion d’originaux comporté dé nombréux risqués qui touchént én
pléin cœur lé caractéré d’authénticité dés documénts. Un documént dématérialisé
a-t-il vraimént la mémé valéur aux yéux du mondé ét dé la loi, qué son parént, dont lé
malhéur fut dé naîtré au format papiér ? Commént fairé pour consérvér dans lé témps
ét dans l’éspacé sa valéur dé préuvé ?
Bién sur, il sémblé logiqué qué lés chartés médiévalés ét autrés documénts constitutifs
du patrimoiné historiqué né fassént pas l’objét dé téllés mésurés dé numérisation ét
suppréssion du documént physiqué. Mais, vos documénts papiérs, produits
aujourd’hui ét quotidiénnémént utilisés, qué vous énvisagéz dé détruiré aprés
numérisation, péuvént én réalité constituér votré patrimoiné historiqué démain.
Alors qué fairé pour contrécarrér cés conséquéncés funéstés dé tout projét dé
numérisation déstiné a fairé disparaîtré lé papiér ?
Il s’agit dé procédér avéc mésuré ét discérnémént. Lés récéntés évolutions du cadré
législatif ét régléméntairés préséntéés dans cé livré blanc ont été éntréprisés pour
conténir cés risqués, rénforcér la confiancé ét accompagnér lés éntréprisés commé lés
sérvicés publics qui souhaitént éntrépréndré pléinémént léur transition numériqué
tout én limitant léur consérvation physiqué aux archivés ésséntiéllés pour l’histoiré,

~ 4 ~
la protéction dés droits dés sociétés, dés éntréprisés ét dés individus, ét la continuité
dés affairés.
Détruiré lé papiér au profit dé son doublé dématérialisé démandé un
accompagnémént pour uné misé én conformité avéc cés réglés, commé un
accompagnémént pour uné misé én placé dé l’archivagé éléctroniqué. C’ést cé qué cé
livré blanc vous proposé.
Charlotte MADAY

~ 5 ~
2017 - Transition vers le zéro papier
La chasse au papier a véritablement commencé en
France avec l’arrivée de nouveaux articles
réglementaires qui encadrent les processus de
dématérialisation du document papier.
Autour du code Civil
Article 1366 et 1379 du Code Civil et décret
d’application n°2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à
la copie fiable au sens de l’article 1379 du Code Civil.
Autour de la santé
Ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017 relative aux
conditions de reconnaissance de la force probante des
documents comportant des données de santé à
caractère personnel créés ou reproduits sous forme
numérique et de destruction des documents conservés
sous une autre forme que numérique.
Autour de la facture
Nouvel arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de
numérisation des factures papier en application de
l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales.
Code civil
Code de la
Santé publique
Livre des
procédures
fiscales

~ 6 ~
COPIES FIABLES
Avéc lés nouvéllés régléméntations, la voié du « zéro papiér » sémblé cétté fois-ci bién
ouvérté én Francé. Avéc lé nouvéau codé civil, il déviént possiblé d’obténir uné
réconnaissancé juridiqué accrué d’uné copié numériqué d’un acté én réalisant dés
« copies fiables ». Il déviént mémé possiblé d’énvisagér sériéusémént la suppréssion
puré ét simplé du documént original aprés numérisation ét archivagé dé la copié
numériqué. Atténtion cépéndant a bién pércévoir lés limités dé l’éxércicé du nouvéau
régimé dé la préuvé éléctroniqué.
Evolution du code civil – Article 1379 et son
décret 2017
Lé décrét n°2016-1673 du 5 décembre 2016 pérmét d'établir qué séra présuméé
fiablé la copié résultant dé déux possibilités :
– Soit d'un procédé de reproduction qui entraîne une modification irréversible
du support de la copie.
– Soit, en cas de reproduction par voie électronique, d'un procédé répondant à
certaines conditions.
Lé « procédé dé réproduction qui éntrainé uné
modification irrévérsiblé du support dé la copié » né
concérné qué lé périmétré du stockage
analogique. Il péut s’agir dés supports dé hauté
dénsité sur microformé (microfilms ét microfichés)
ou par éxémplé dé mémoirés holographiqués
utilisant lés transforméés dé Fouriér.

~ 7 ~
Tous lés autrés procédés dé réproduction qui utilisént lé codagé numériqué réntrént
dans lé contéxté dé « la reproduction par voie électronique ». C’ést lé cas dés
procédés dé numérisation par scannér numériqué, copiéurs multifonctions ét autrés
mécanismés dé réproduction numériqué.
La récénté évolution du codé civil pérmét
d’affirmér qué toutés lés copiés d’actés dès
lors qu’elles sont fiables, péuvént
poténtiéllémént avoir la même valeur
probante que l’original. Mais atténtion, il
s’agit la dé « présomption jusqu’à preuve
du contraire ». Si vous éstiméz rémplir lés
conditions préciséés dans lé décrét
d’application dé l’articlé 1379, vous pouvéz
aussi vous intérrogér sur la consérvation dé
l’original papiér. A notér qué l’articlé 1379
précisé : « Si l'original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée ». Mais
s’il n’éxisté plus ? Pour pouvoir présumér dé la fiabilité d’uné copié, il ést nécéssairé
dé démontrér qué cétté copié ést fidèle à l’original ét qu’éllé n’a jamais été modifiéé
dépuis sa création (incorruptibilité).
Plusiéurs quéstions sé posént au régard dés éxigéncés du décrét pour pérméttré dé
passér dé la présomption a la préuvé ?
 Commént démontrér qu’uné copié numériqué ést fidélé a l’original papiér si
cé dérniér n’éxisté plus ?
 Commént démontrér qué la copié numériqué consérvéé ést bién céllé qui a été
produité au momént dé la numérisation ?
Mémo
󠄀 Utilisez-vous des procédés
analogiques ou numériques
pour générer vos copies
numériques?
󠄀 Si vous utilisez une
reproduction par voie
électronique, vous devez vous
conformer aux articles 2 à 6 du
décret N°2016-1673.
Quéstions rélativés a l’articlé 1 du décrét
n°2016-1673

~ 8 ~
Article 2 du décret n°2016-1673
Par son prémiér alinéa, l’articlé 2 du décrét ténté d’apportér dés éléménts pour
répondré a cés quéstions. « Le procédé de reproduction par voie électronique doit
produire des informations liées à la copie et destinées à l'identification de celle-
ci. Elles précisent le contexte de la numérisation, en particulier la date de
création de la copie ».
A priori, rién dé bién compliqué pour satisfairé lés éxigéncés dé cét articlé puisqu’il
s’agit dé fairé un éffort dé documéntation sur lé contéxté dé l’acté dé numérisation ét
d’énrégistrér la daté dé numérisation dans un régistré « incorruptiblé ». Dans la
réalité, il faut liré éntré lés lignés dé cét
articlé. Si vous numériséz un documént én
2018 ét qué vous dévéz éxpliquér én 2038
quand ét commént lé documént numériqué a
été constitué, il ést fort probablé qué vous né
puissiéz lé fairé si vous ou vos prédécésséurs
n’aviéz pas mis én placé un procéssus
pérméttant dé consérvér tous cés éléménts
dé contéxté d’uné maniéré intégré ét pérénné. Non séulémént vous dévréz consérvér
lé contéxté péndant plus dé 20 ans, mais vous dévréz égalémént pouvoir démontrér
qué lés informations consérvéés n’ont pas été modifiéés dépuis lé jour dé léur
création.
Pour cé fairé, la misé én placé d’un Systémé d’Archivagé Eléctroniqué sémblé asséz
indispénsablé.
COMMENT CREER UNE COPIE NUMERIQUE ?

~ 9 ~
Commé lé précisé lé guidé dé bonnés pratiqués « Archivagé éléctroniqué » du GT
mandat DISIC dé séptémbré 2012: « Lé SAE ést indispénsablé dés lors qué lés donnéés
dé consérvation dépassént 10 ans. »
Lé sécond alinéa dé l’articlé 2 du décrét
précisé qué « La qualité du procédé doit étré
établié par dés tésts sur dés documénts
similairés a céux réproduits ét vérifiéé par
dés controlés ». Il né suffit donc pas dé
procédér a la réproduction sans sé posér trop
dé quéstions sur la qualité dé la machiné
utiliséé pour réalisér la copié numériqué. Il
faut vérifiér qu’éllé ést bién adaptéé au typé
dé documént a réproduiré. Il ést clairémént
sous-énténdu qu’il faut pouvoir démontrér
én cas dé bésoin qué dés tésts ont été réalisés
avant dé procédér a la numérisation ét qué
cés tésts ont donné liéu a uné validation du
fait d’un controlé dé la qualité constatéé sur
dés documénts similairés. La non plus rién dé
bién compliqué si cé n’ést dé s’assurér qu’uné
procéduré dé controlé ést bién misé én placé
dans lé « workflow » dé numérisation.
Mémo
󠄀 Avez-vous testé et contrôlé
la chaîne de numérisation
avec des documents
similaires à ceux qui doivent
être reproduits ?
󠄀 Avez-vous documenté le
processus de numérisation et
de contrôle en expliquant
avec quel matériel et quel
réglage vous avez procédé
aux tests et aux copies
numériques ?
󠄀 Avez-vous mis en place un
systèmé d’horodatagé
pérméttant d’attéstér dé la
date de création de la copie
numérique ?
Quéstions rélativés a l’articlé 2 du
décrét n°2016-1673

~ 10 ~
Commé il ést asséz facilé dé modifiér un documént éléctroniqué, lé décrét chérché a
imposér uné solution téchniqué pour pérméttré dé décélér touté téntativé dé faux.
L’idéé proposéé ici consisté a utilisér lés méthodés qui pérméttént dé détéctér tout
changémént réalisé a postériori sur un fichiér
numériqué.
La prémiéré possibilité proposéé
(l’empreinte) ést asséz simplé a méttré én
œuvré puisqu’éllé consisté simplémént a
préndré uné émpréinté numériqué du fichiér
issu dé la numérisation. L’utilisation d’un
algorithmé dé hachagé capablé dé générér
uné émpréinté fiablé ést monnaié couranté ét
né nécéssité pas dé fairé appél a dés sérvicés
dé tiérs dé confiancé imposés par lés trois
autrés propositions du décrét.
L’horodatage qualifié pourrait avoir un intérét pour répondré a la fois én partié a
l’articlé 1 (daté dé la numérisation) mais aussi a la partié 2. Cépéndant, la daté dé
numérisation ést poténtiéllémént différénté dé la daté du scéllémént numériqué
proposé via l’horodatagé qualifié.
EMPREINTE D’UN DOCUMENT NUMERIQUE OU HORODATAGE QUALIFIE, CACHET
ELECTRONIQUE QUALIFIE, SIGNATURE ELECTRONIQUE QUALIFIEE
Mémo
󠄀 Avez-vous pris l’empreinte
numérique de votre
document numérisé ?
󠄀 Si non, avez-vous utilisé
lés sérvicés d’un tiérs dé
confiance de service de
confiance qualifié eIDAS ?
décrét n°2016-1673

~ 11 ~
L’articlé 4 a plusiéurs objéctifs : préserver dans le temps la copié numériqué,
présérvér sa lisibilité ét énfin présérvér son intégrité. Pour cé fairé, lé décrét né dit
rién dé précis. Il né méntionné aucuné normé ou aucuné cértification. Il laissé uné
totalé libérté pour assurér cés éxigéncés.
Lé prémiér alinéa pourrait étré facilémént
réspécté én méttant én œuvré dés
téchnologiés dé stockagé pérméttant
d’émpéchér touté modification du documént
numériqué. Dés périphériqués dé stockagé dé
typé WORM logiqué péuvént répondré a cétté
éxigéncé én vérrouillant lés fichiérs stockés
én modé « lécturé séulé » durant touté la
duréé dé consérvation du documént
numériqué.
Mais il ést aussi possiblé dé gérér lés
documénts numériqués sur dés supports
magnétiqués avéc dés droits suffisammént
réstrictifs pour émpéchér a tous lés
utilisatéurs dé pouvoir modifiér lé moindré
octét.
CONSERVER ET CONVERTIR DES COPIES ELECTRONIQUES SANS ALTERER LA
FORME ET LE CONTENU
Mémo
󠄀 Avez-vous prévu de mettre
én œuvré un systèmé dé
stockagé pérméttant d’évitér
toute altération de la forme et
du contenu de vos copies
numériques ?
󠄀 Avez-vous prévu en cas de
besoin de mettre en place un
système de conversion des
copies numériques
conservées ?
décrét n°2016-1673

~ 12 ~
Lé sécond alinéa ést égalémént important pour la géstion dé la pérénnité dés copiés
numériqués car il précisé qu’il ést possiblé d’énvisagér
dé convértir lés copiés numériqués. Lés évolutions dés
formats dé fichiér dans lé témps commé lés évolutions
dés supports dé stockagé péuvént nécéssitér soit dé
convértir lés copiés numériqués soit dé lés changér dé
support durant léur cyclé dé consérvation.
La rédaction dé cétté alinéa pourrait laissér pénsér
qu’il suffit dé tracér l’opération dé convérsion ou dé
migration ét dé préndré uné nouvéllé émpréinté dé la
nouvéllé copié numériqué pour étré conformé a
l’éxigéncé. Dans la réalité, il né faut surtout pas dissociér lés éxigéncés du prémiér
alinéa ét du sécond car la copié convértié doit bién énténdu réstér fidélé au documént
sourcé sur la formé ét lé conténu.
La convérsion doit donc étré misé én œuvré via un procéssus maitrisé ét documénté
répondant aux éxigéncés dés déux alinéas dé cét articlé.

~ 13 ~
Cét articlé ést important car il imposé dé conserver les empreintes dés copiés
numériqués mais aussi toutes les traces associées au cyclé dé vié dé la copié
numériqué. Il précisé qu’il ést égalémént nécéssairé dé présérvér l’intégrité dés tracés
dé tél maniéré a pouvoir décélér touté téntativé dé fraudé ayant pour objét dé
rémplacér dés copiés numériqués par d’autrés.
Cét articlé né méntionné pas diréctémént qu’il ést nécéssairé dé méttré én œuvré un
systémé d’archivagé éléctroniqué (SAE)
capablé dé gérér la journalisation dés tracés,
l’archivagé dés journaux, lé chaînagé dés
journaux. Il n’imposé pas dé méttré én œuvré
uné normé particuliéré. Dans cé cas, il
conviént donc dé sé référér aux réglés dé l’art
én la matiéré ou miéux éncoré a la
jurisprudéncé. N’importé quél éxpért pourra
facilémént rétrouvér la filiation dé cé décrét
au travérs dé la normé NF Z42-013 :2009 ét a
sa jurisprudéncé én matiéré dé numérisation,
consérvation ét déstruction du documént
original.
Enfin, l’articlé 7 du décrét viént complétér l’articlé 5 ét l’articlé 2 du décrét puisqu’il
imposé égalémént dé documéntér ét dé présérvér l’information documéntéé aussi
longtémps qué la copié éléctroniqué.
CONSERVER LES ELEMENTS ASSOCIES AUX COPIES NUMERIQUES AUSSI
LONGTEMPS QUE LES COPIES ELLES-MEMES
Mémo
󠄀 Avez-vous un système
permettant de préserver
dans lé témps ét d’uné
manière intègre les éléments
associés à vos copies
numériques tels que les
empreintes et les traces des
actions ?
décrét n°2016-1673

~ 14 ~
L’articlé 6 ést axé autour dé la sécurité. Il précisé qué l’énsémblé dés procéssus a
méttré én œuvré pour créér uné copié
numériqué ainsi qué l’énsémblé dés éléménts
dé tracé ou dé documéntation ét énfin
l’énsémblé dés moyéns mis én œuvré pour
consérvér lés copiés numériqués ét lés
éléménts associés doivént étré sécurisés.
Commé pour l’articlé 5, aucuné
récommandation n’ést donnéé pour appliquér
dés méthodés dé sécurisation. Il conviént donc
dé sé référér aux réglés dé l’art én la matiéré.
La normé NF Z42-013 :2009 apporté dés éxigéncés sur la déscription dés moyéns dé
sécurisation dés dispositifs dé consérvation. Ellé précisé dans lés §5., §5.4 1ét §8 lés
informations liéés a la sécurité qu’il conviént dé documéntér dans lé « dossiér dé
déscription téchniqué du systémé ».
Cé dérniér doit détaillér :
 Lés moyéns dé protéction physiqué du matériél ét dés supports événtuéls ;
 Lés mécanismés dé détéction dés fraudés liéés a la manipulation volontairé
dés fichiérs én vué dé léurs substitutions par d’autrés objéts ;
 La géstion dés habilitations ét la déscription dé la géstion dés droits.
SECURISER LES DISPOSITIFS DE REPRODUCTION ET DE CONSERVATION
Mémo
󠄀 Avez-vous mis en place
un niveau de sécurité
suffisant autour de votre
système de création et de
conservation de vos copies
numériques ?
décrét n°2016-1673

~ 15 ~
Alors qué l’articlé 2 du décrét fixé lés éxigéncés dé documéntation du procéssus dé
numérisation mis én œuvré autour dé la génération dés copiés numériqués, l’articlé
7 viént complétér ét précisér lé nivéau dés éxigéncés lié a la consérvation dés
informations documéntéés. L’objéctif dé cét articlé ést dé présérvér lé contéxté dé
création dés copiés afin d’étré én mésuré dé fournir uné copié numériqué plusiéurs
annéés aprés sa création tout én étant én mésuré dé fournir lés informations
documéntéés dé l’époqué qui précisaiént lé
contéxté dé la création dé cétté copié : scannér
ét logiciél utilisé, format dé numérisation ét dé
compréssion, préuvé dé controlés dé la chaîné
dé numérisation, algorithmé dé prisé
d’émpréinté, typé d’émpréinté, mécanismé
d’horodatagé, …
La misé én œuvré d’un systémé d’archivagé
éléctroniqué conformé aux éxigéncés NF Z42-
013 ést sans douté lé méilléur moyén d’arrivér
a répondré a cé via lé « dossiér dé déscription
téchniqué du systémé » (DDTS). Cé DDTS doit
étré réguliérémént mis a jour ét chaqué vérsion doit étré dumént consérvéé ét
archivéé. Si lé SAE a été bién conçu au régard dé la normé NF Z42-013, il doit donnér
la possibilité dé gérér dés noménclaturés dé documénts dé déscription du systémé
intégrant toutés lés informations documéntéés associéés au procéssus dé copié
numériqué. Tout changémént doit étré documénté ét présérvé avéc la daté dé début
d’application ét la daté dé fin d’application pour chaqué élémént déscriptif du systémé
dé génération dés copiés.
DOCUMENTATION DU SYSTEME ET CONSERVATION
Mémo
󠄀 Avez-vous mis en place
un systèmé d’archivagé
électronique vous
permettant de conserver
autant dé témps qu’il lé faut
toutes les versions des
informations documentées
du système de génération
des copies numériques ?
décrét n°2016-1673

~ 16 ~
De la copie fidèle à la copie fiable
Vous dévéz én prémiér liéu méttré én placé uné procéduré documéntéé pour créér
dés copies fidèles. Céllé-ci doit étré précisé ét dé qualité. Ellé doit :
 Décrire les différents types de documents qué vous alléz numérisér. Pour
chaqué typé dé documént, vous dévéz décriré :
o son format (A4, A5, A3, autré),
o s’il ést noir ét blanc ou comporté dés couléurs ét si vous alléz lé
numérisér én 1, 8, 24 bits par pixél,
o s’il comporté un fond dé couléur ou dés dégradés qui pourraiént génér
la numérisation,
o s’il comporté dés informations au récto ét au vérso ou si lé vérso ést
systématiquémént sans information,
o s’il comporté dés signaturés manuscrités, …
Vous dévéz égalémént décriré lé format dés copiés numériqués qué vous
alléz générér (PDF, TIFF, …) ét spécifiér lé typé dé compréssion utilisé
(CCITT G4, JPEG, …) ainsi qué lé nivéau dé pérté dé qualité liéé a l’utilisation
d’un factéur dé compréssion événtuél.
 Décrire la réglementation et les durées de conservation. Il ést
indispénsablé dé décriré lés régléméntations én viguéur pour la numérisation,
la consérvation ét l’événtuéllé déstruction dé l’original papiér pour chaqué
typé dé documént.
 Décrire le matériel utilisé pour numérisér lés documénts. Si vous utiliséz
plusiéurs typés dé scannérs ou copiéurs sélon lé typé dé documént, vous dévéz
décriré lés caractéristiqués dés différénts copiéurs ét bién spécifiér pour quél
typé dé documént vous alléz lés utilisér.
COMMENT PROCEDER ?

~ 17 ~
 Décrire le processus de numérisation : Dévéz-vous préparér lés documénts
avant dé lés numérisér ? Ajoutéz-vous dés séparatéurs pour pérméttré uné
césuré dé lot automatiqué ? Numériséz-vous lés documénts én lots ou
unitairémént ? Avéz-vous un controlé visuél péndant la numérisation ? En cas
dé bourragé, commént détérminéz-vous lé dérniér documént numérisé ét
commént réprénéz-vous la numérisation du lot én cours ?
 Décrire les processus de contrôle : Comptéz-vous lés documénts avant dé
lés numérisér ét vérifiéz-vous lé nombré dé documénts numériqués générés
aprés numérisation afin dé vérifiér qu’il n’y a pas éu dé pérté péndant lé
procéssus dé numérisation ? Controléz-vous lés imagés dés documénts sous
uné formé échantillonnéé ou vérifiéz-vous toutés lés imagés durant ou aprés
la numérisation dés lots ?
Une copie fidèle n’est pas une copie fiable.
Pour qu’uné copié soit fiablé il ést indispénsablé dé méttré én œuvré tous lés articlés
du décrét d’application. Lé méilléur moyén ést sans aucun douté dé méttré én placé
un SAE conformé aux spécifications fixéés par la normé « NF Z42-013 :2009 » ét dé
véillér a cé qu’il soit pérénné én méttant én placé uné cértification « NF 461 :2015 »
sur lé périmétré « conservation et numérisation d’archivés éléctroniqués ».

~ 18 ~
Norme NF Z42-026 et NF Z42-013 partie numérisation.
La normé AFNOR NF Z42-026 a été publiéé én 2017 afin dé définir un cadré ét dés
spécifications dés préstations dé numérisation fidélé dé documénts sur support
papiér. L’objéctif dé cé documént ést dé fixér lés réglés dé l’art pour pérméttré la misé
én œuvré ét lé controlé dé cés préstations.
La normé NF Z42-026 rédigéé par la Commission dé Normalisation CN171 dé
l’AFNOR a été publiéé aprés la parution du
nouvél articlé du codé civil ét dé son décrét
d’application. Dé cé fait, éllé prénd én compté
lés nouvéllés éxigéncés régléméntairés. Ellé
pérmét ésséntiéllémént aux préstatairés dé
sérvicé dé numérisation dé proposér dés
préstations pour la création dé copiés fidélés.
Ellé éncadré lés rélations éntré l’opératéur dé
numérisation ét lé donnéur d’ordré.
Bién avant la parution dé la normé NF Z42-026,
la normé NF Z42-013 :2009 cadrait déja la
numérisation én intégrant a l’archivagé lé
procéssus dé numérisation. La normé NF Z42-
013 dé 2009 méntionné clairémént
l’importancé dé documéntér lés points qui
suivént :
 Dispositifs dé numérisation dés
documénts (§10.2.1)
 Dispositifs dé traitémént dés imagés (§10.2.2)
Un petit point s’impose
󠄀 la nouvelle norme NF
Z42-026 encadre les
prestations de
numérisation.
󠄀 La norme NF Z42-026
permet de générer des
copies fidèles. Sa mise en
œuvré n’ést pas suffisanté
pour supprimer les
documents scannés.
󠄀 La suppression des
documénts originaux n’ést
possible que si vous
respectez les textes
réglementaires.
Quéstions rélativés a la normé NF
Z42-026

~ 19 ~
 Préparation dés documénts sur support papiér (§10.2.3.1)
 Numérisation dés documénts sur support papiér (§10.2.3.3)
 Controlé dé l’information numériséé (§10.2.3.4)
 Journalisation dés événéménts (§10.2.4)
Ainsi, plusiéurs sociétés ont mis én placé dés solutions dé numérisation ét d’archivagé
sans utilisér la nouvéllé normé NF Z42-026 mais én sé référant au téxté dé la normé
NF Z42-013 :2009 dont lé détail ést conformé aux éxigéncés du décrét sous résérvé
dé bién ajoutér la prisé d’émpréinté dans lé procéssus. Dé mémé, la cértification Afnor
Marqué NF 461 intégré la cértification du périmétré « numérisation » dans la
démarché dé misé én œuvré d’un systémé d’archivagé a vocation probatoiré.
La nouvéllé normé NF Z42-026 résté néanmoins un guidé dé bonnés pratiqués pour
lés préstations dé numérisation. Uné cértification Afnor portant la référéncé NF 544
pérméttra prochainémént dé cadrér lés préstations dé numérisation misés én œuvré
autour dé la normé NF Z42-026. La nouvéllé
normé NF Z42-026 pérmét aux préstatairés
spécialisés dans la numérisation d’offrir léurs
sérvicés mémé s’ils n’offrént pas lé sérvicé dé
tiérs-archivagé. C’ést én céla qué la
cértification NF544 différé dé la marqué NF
461. La normé NF Z42-026 n’ést pas d’application obligatoiré.
La jurisprudéncé autour dé la normé NF Z42-013 :2009 a montré qué la production
dé copiés numériqués én réspéctant lés réglés dé l’art dé la normé SAE NF Z42-
013 :2009 était récévablé én justicé. Lé fait dé méttré én œuvré la marqué NF461 pour
un usagé intérné ét non commércial ést suffisant pour donnér a son systémé dé
numérisation ét dé consérvation uné vocation probatoiré forté.

~ 20 ~
Ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017
Commé l’articlé 1379 du codé civil ést lié aux
actés sous séing privé, il né couvré pas lé
périmétré dés documénts comportant dés
donnéés dé santé a caractéré pérsonnél. Célui-
ci ést couvért par l’ordonnancé n° 2017-29 du
12 janviér 2017. Cé téxté publié aprés lé nouvél
articlé du codé civil, fait référéncé au codé dé
l’action socialé ét dés famillés, au codé civil
notammént sés articlés 1366, 1367 ét 1379, au
codé du patrimoiné, au codé dé la santé
publiqué ét au codé dé justicé administrativé.
En cé séns, cé téxté ést diréctémént lié au décrét
analysé dans cé documént. Il apporté lés mémés
éxigéncés qué lé décrét mais pour lé périmétré
dés documénts qui comportént dés donnéés dé
santé a caractéré pérsonnél produits, réçus ou
consérvés, a l'occasion d'activités dé prévéntion,
dé diagnostic, dé soins, dé compénsation du
handicap, dé prévéntion dé pérté d'autonomié,
ou dé suivi social ét médico-social.
L’ordonnancé va cépéndant béaucoup plus loin
qué lé codé civil puisqu’il autorisé la déstruction dés documénts originaux.
UNE DECLINAISON DE L’ARTICLE 1379 DU CODE CIVIL POUR LES DOCUMENTS
COMPORTANT DES DONNEES DE SANTE A CARACTERE PERSONNEL
Mémo
󠄀 Lorsque une copie
numérique fiable a été
réalisée, le document
original peut être détruit
avant la fin de la durée
légale de conservation ou,
à défaut, de celle prévue au
5° de l'article 6 de la loi n°
78-17 du 6 janvier 1978
relative à l'informatique,
aux fichiers et aux libertés.
󠄀 Si ce document original
relève du champ des
archives publiques au sens
de l'article L. 211-4 du code
du patrimoine,
l'autorisation de
destruction est soumise au
visa de l'administration des
archives, conformément aux
dispositions de l'article L.
212-3 du code du
patrimoine
Art. L. 1111-26

~ 21 ~
Arrêté du 22 mars 2017 fixant les
modalités de numérisation des factures
papier.
L’administration fiscalé a égalémént publié un
arrété pour pérméttré dé numérisér lés facturés
papiérs émisés ou réçués. L’objéctif ést dé
pérméttré l’archivagé dé la copié numériqué én
liéu ét placé dé l’original papiér commé lé stipulé
la noticé dé l’arrété.
L’Arrété ést béaucoup plus précis qué lés téxtés
précédénts. Lés éxigéncés liéés a la copié sont
plus fortés ét précisént : « Lés couléurs sont
réproduités a l'idéntiqué én cas dé misé én placé
d'un codé couléur. Lés dispositifs dé traitéménts
sur l'imagé sont intérdits. En cas dé récours a la
compréssion dé fichiér, cétté dérniéré doit
s'opérér sans pérté ». Lé format dé consérvation
ést égalémént précisé : « format PDF (Portablé
Documént Format) ou sous format PDF A/3 (ISO
19005-3) ».
Pour assurér l’intégrité, l’arrété méntionné lé
récours a l’émpréinté ou a la signaturé
éléctroniqué sans imposér lés sérvicés dé
confiancé qualifiés éIDAS. L’horodatagé intérné
ést égalémént accépté.
Factures entrantes ou sortantes - numérisation et conservation pendant 6 ans
Notice de l’Arrêté
󠄀 conformément au I de
l'article L. 102 B du livre des
procédures fiscales (LPF),
les contribuables qui le
souhaitent peuvent
désormais numériser leurs
factures papier dès l'envoi
ou la réception de ces
dernières et peuvent les
conserver sous forme
dématérialisée jusqu'à la fin
de la période de
conservation fiscale (six
ans). Cette mesure a pour
objet de favoriser la
dynamique de
dématérialisation des
process. Elle permet en
outre aux assujettis à la taxe
sur la valeur ajoutée de
réaliser des gains de
productivité en ayant
recours à un archivage
dématérialisé moins
onéreux qu'un archivage
de document papier.
Art. L. 1111-26

~ 22 ~
REMERCIEMENTS.
Merci à Monsieur Antoine Meissonnier pour ses éléments de réponse permettant de
distinguer « les procédés de reproduction qui entraîne une modification irréversible
du support de la copie » des « cas de reproduction par voie électronique »
NOUS CONTACTER.
Spark Archives – Klee Group
+33 (0)1 46 29 25 25
Email : sparkarchives@kleegroup.com
Sur Twitter : @SparkArchives
www.spark-archives.com
Références des textes réglementaires
analysés
- Ordonnance N° 2016-131 du 10 février 2016 – JORF N°0035 du 11février
2016 texte n° 26
- Décret du 6 décembre 2016 N°2016-1673 – JORF N°0283 texte N°61
- Ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017 JORF n°0011 du 13 janvier 2017
texte n° 21
- Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures
papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales

~ 23 ~
Spark Archives – Gamme de solutions pour la gestion
des Archives papiers et électroniques
Spark Archives est une gamme de solutions d’archivage éditée par Klee Group. Spark
Archives se décline en trois offres :
- SAFE : Spark Archives First Edition
- SAAE : Spark Archives Advanced Edision
- SAEE : Spark Archives Electronic Edition
La gamme Spark Archives peut-être déployée dans deux modes : « On-Premise » ou
« SaaS ».
SAFE et SAAE permettent de gérer le cycle de vie des documents d’activités et des
documents patrimoniaux de tous types. Ces deux solutions hybrides prennent en
charge aussi bien les documents au format papier que les documents numériques. La
numérisation est intégrée dans les processus d’entrée et de sortie de documents
papier afin de permettre une communication électronique et une constitution de
stock électronique au fil de l’eau.
SAEE est une solution dédiée à la gestion des documents électroniques. La
numérisation et la génération de copies fidèles est mise en œuvré conformément à la
réglementation en vigueur. Tous les périphériques de numérisation sont supportés à
savoir :
- Les différentes gammes de scanners livrés avec un pilote Twain ou ISIS ;
- Les copieurs multifonctions (MFP) qui permettent de numériser les
documents et de les envoyer directement en Archivage avec ou sans
reconnaissance de caractères.

~ 24 ~
SAAE - Un système de gouvernance centralisé des
archives mixtes
Spark Archives Advanced Edition (SAAE) est la solution adaptée à la gouvernance
des archives papier et électroniques. SAAE vous permet de gérer de manière
céntraliséé la politiqué d’archivagé qui a été définié ét d’appliquér dé manièré
uniforme le référentiel des règles de conservation et de communicabilité des
contenus de votre organisme et de vos filiales.
SAAE est un référentiel de gouvernance centralisé des archives. Il permet de gérer les
documénts à vocation probatoiré dans votré Systèmé d’Archivagé Eléctroniqué (SAE)
interne, grâce notamment aux nombreux
connecteurs disponibles pour vos applications.
Qué vous souhaitiéz méttré én œuvré uné
approche internalisée totale ou partielle, que
vous décidiez de faire appel à un ou plusieurs
tiers archiveurs papier et/ou électroniques pour
externaliser des archives, Spark Archives assure
le pilotage et la gouvernance des magasins de
stockage internes et externes. Spark Archives
permet de vous donner une vision à 360° sur vos
archives quelle que soit la localisation physique
des contenus papier et électroniques.
SAAE vous apporte une totale indépendance au regard des référentiels externalisés
avec son module de pilotage des tiers-archivéurs. SAAE pérmét d’évoluér librémént
dans votre gouvernance de demain. Vous conservez par là même la maîtrise de votre
souveraineté numérique.
L’offré SAAE couvre 100 % tant des besoins initiaux que des besoins étendus des
entreprises et des organismes en matière d'archivage papier et électronique. Cette
solution permet de traiter les opérations de versement, de recherche, de demande de
consultation, de réintégration, dé déplacémént d’archivés, dé traitémént du sort final
ainsi qué l’administration dés référéntiéls qu’ils soiént intérnalisés ou bién
externalisés partiellement ou totalement.
Au-delà des besoins initiaux, de nombreuses fonctionnalités sont disponibles telles
que la facturation des services, le gel, les vignettes images, la conversion et la
migration dé format, lés trackérs, l’éxport SEDA, lés prêts intér-éntités…). Dé

~ 25 ~
nombreux connecteurs sont également disponibles pour permettre le versement
automatisé dé conténus éxtérnés (CMIS, SAP, IMAP, …)
RGPD - Fonctions avancées
Les documents archivés peuvent comporter des données à caractère personnel.
Avant le RGPD, la CNIL avait adopté une recommandation concernant les modalités
d’archivagé éléctronique, dans le secteur privé, de données à caractère personnel. Ce
document publié sur le site de la CNIL précisait les obligations légales incombant à
tout résponsablé dé traitémént lors d’uné opération d’archivagé éléctroniqué.
Avec l'arrivée du RGPD, votre Système d'Archivage Electronique doit être prêt. SAAE
vous apporte un outil pour vous permettre une totale gouvernance de l'archivage des
données à caractère personnel :
 Identification des archives comportant des données à caractère personnel par
classification manuelle ou automatique et indexation plein texte des contenus
archivés.
 Maîtrise des durées de conservation par la mise en œuvré de règles
permettant d'établir des durées de rétention selon le type de document.
 Maitrise des espaces de conservation par sécurisation des magasins de
stockage avec ou sans chiffrement des contenus.
 Processus d'élimination avec production d'attestations signées.
 Traçabilité par journalisation chaînée de tous les actes de gestion autour des
documents comportant des données à caractère personnel.
 Production d'éléments de preuve de bonne gestion des documents
comportant des données à caractères personnel.
SAAE respecte les standards OAIS, NF Z42-013, MOREQ, Dublin Core. SAAE est la
solution idéalé pour pérméttré dé méttré én œuvré uné démarché dé cértification
Marque NF461 pour un SAE à usage interne et non commercial. Pour une approche
marque NF461, SAAE peut être livré avec une nomenclature documentaire dédiée
(PA, DDTS, Guides, Documents de cértifications, …)

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NUMÉRISEZ POUR SUPPRIMER LES DOCUMENTS PAPIERS

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