ADBS - Technologies de gestion de l'information
1
Comprendre les technologies de
gestion de l’information
16 au 18 septemb...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
2
Les multiples contenus en entreprise :
Variété (une chance) et proliféra...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
3
Sommaire
 De quoi parlons-nous ?
 Les technologies de l’information
 ...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
4
L’information se gère dans un système
d’information, quel qu’en soit le ...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
5
De quoi parlons-nous ?
1. Les documents à gérer en entreprise
Cycle de v...
6
6
Production d’information Accès à l ’information
• Processus itératifs : Communautés, Devis, projets, etc.
• Processus ...
7 7
La gestion de contenu
Les points de vigilance (1/2)
Production Publication
• Cycle de vie ouvert
• Cycle de vie défini...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
8
Le point de vue organisationnel
 Qui sont les producteurs/auteurs ?
 b...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
9
Sommaire
 De quoi parlons-nous ?
 Les technologies de l’information
 ...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
10
Les technologies de l’information
 Un ensemble pour couvrir le cycle d...
11
11
La gestion de contenu
Des outils éclatés suivant les formats et le stade du cycle de vie
Gabarit Page publiée Site
B...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
1212
produireproduire validervalider stockerstocker publierpublier recherc...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
13
Les technologies de l’information
 Un ensemble pour couvrir le cycle d...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
14
Fax
Fichiers bureautiques
Photos
Documentation
technique (CAD)
e-mail
F...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
15
Les fonctionnalités
OCR/ICR/Speech to text
 Lors de la numérisation d’...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Les fonctionnalités
Indexation / classement
ManagerAcademy.com
Normes tech...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Glisser / déposer et héritage des méta données :
une fonction critique pou...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Du classement arborescent à la gestion documentaire
Serveur de fichiers
 ...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
19
Les fonctionnalités
Navigation dans des dossiers
ADBS - Technologies de gestion de l'information
20
Les fonctionnalités
Indexation/classement
 L’indexation consiste à att...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Les fonctionnalités
Classement des e-mail
 Les messages électroniques son...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Les fonctionnalités
Intégration bureautique
 Lors du classement/indexatio...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
23
Intégration Office
Les attributs de la GED sont publiés dans le documen...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Les fonctionnalités
Intégration messagerie
 L’intégration fluide entre la...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Les fonctionnalités
Gestion de versions
1 fiche documentaire
4 versions
an...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
 Une gestion de version fluide est un facteur de succès dans l’implantati...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Les fonctionnalités
Nomadisme et emprunt/restitution
 Le nomadisme est un...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Les fonctionnalités
Annotations/watermark
 Les annotations peuvent être l...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Les fonctionnalités
Visualisation des documents
 Format de visualisation
...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Les fonctionnalités
Sécurité
 Différents droits
 Lire (tout ou uniquemen...
ADBS - Technologies de gestion de l'informationADBS nouveaux outils 19 décembre 2007
31
Un utilisateur voit un dossier
Un ...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Les fonctionnalités
Documents composites/baseline
 Document composite : r...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Les fonctionnalités
Publication/rendition
 Copie «synchronisée» ou non d’...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Les fonctionnalités
Traçabilité
 Suivi de l’état d’un document
 En rédac...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Les fonctionnalités
Archivage/records management
 Gestion de la durée de ...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Les fonctionnalités
Statistiques d’usage
 La production de statistiques d...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Les fonctionnalités
Circulation de documents (Workflow)
 Circuit de valid...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Les fonctionnalités
Gestion de formulaire
 Un formulaire est un objet hyb...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Les fonctionnalités
Recherche
 Dans l’outil de production
 Par mot clé s...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Les fonctionnalités
API (application programming interface)
 Interface de...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
41
Les technologies de l’information
 Un ensemble pour couvrir le cycle d...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Un outil de workflow s’apparente à un « automate »
pour processus de gesti...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
1. gestion des factures avec SAP + iXOS
Juke box
CD-Rom
Serveur
d'archivag...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
44
FonctionsFonctions
- circulation
- intégration e-mail
- avertissement
d...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
3. validation de dossiers d'investissement
- 200 utilisateurs
- qq 100 dos...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
46
Les technologies de l’information
 Un ensemble pour couvrir le cycle d...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
47
Content Management System : créer de la cohérence par le
format html po...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
48
Peut-on produire directement dans le format
de publication ?
 C’est le...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
49
Positionnement des outils
 En amont, chaque outil de
production génère...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
50
Le cycle de vie de l’information complexe
(le point de vue de l’utilisa...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
51
De la juxtaposition à l’intégration : exemple GED et CMS (1/2)
Exemple ...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
52
De la juxtaposition à l’intégration : exemple GED et CMS (2/2)
Un même ...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
CMS + GED + portail
Contenu éditorial
(CMS)
Contenus documentaires
extrait...
Portail : juxtaposition ou intégration
ADBS - Technologies de gestion de l'information
54
• Type 1 : juxtaposition
• Les f...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
55
SPS 2010 : interface Utilisateur
Documents et métadonnées
Contenus édit...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
56
Utiliser l’ECM d’entreprise ou rechercher un outil
spécifique aux profe...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
57
Les technologies de l’information
 Un ensemble pour couvrir le cycle d...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
58
Wiki : vers une nouvelle forme de production
en groupe de connaissance
...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
59
Wiki : modifier wiki
 En mode modification,
vous disposez d’un
éditeur...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
60
wiki
 En mode
historique, vous
lister l’ensemble
des versions
avec leu...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
61
wikiWiki : comparaison
 En mode
comparaison, vous
affichez les
différe...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
62
Quelle gouvernance d’un wiki ?
 Plusieurs outils existent sur la march...
63
6363
Cinq outils pour échanger en groupe rapidement
 Portail de publication
 Une ligne éditoriale
 Nombre d’auteurs ...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
De la publication à la collaboration :
une large palette d’outils pour par...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
65
Les technologies de l’information
 Un ensemble pour couvrir le cycle d...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
66
Comment ça marche ?
Les mécanismes fondamentaux d’un portail
PORTAIL
PO...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
67
Réseau d’experts
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Réseaux sociaux
Les acteurs sont autant des ressources que les bases.
• Le...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Réseaux sociaux
Les acteurs sont autant des ressources que les bases.
69
ADBS - Technologies de gestion de l'information
70
Intranet de projet, la boîte à outils :
gestion des documents, suivi de...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
71
ABC xxx
ADBS - Technologies de gestion de l'information
72
Sommaire
 De quoi parlons-nous ?
 Les technologies de l’information
...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
73
Panorama du marché français
Les éditeurs de logiciel
 Documentum
 Ope...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
74
Le cas SharePoint 2010
La plate-forme ECM idéale ?
Fonctions GED
avancé...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
D’autres outils non ECM
 Gestion de
documentation et
bibliothèque
 Alexa...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
76
Comment compléter avec des outils spécialisés ?
Progiciel
dédié
ECM + d...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Quels outils pour quels usages ?
Comment traiter une information documenta...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
78
Sommaire
 De quoi parlons-nous ?
 Les technologies de l’information
...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
79
Les nouveaux usages
 Les multiples usages de la gestion de
contenu
 L...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
80
Les nouveaux usages
 Entrepôt d’information : convergence de gestion d...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
81
Processus Questions /réponses
Un visiteur/internaute
pose une question....
ADBS - Technologies de gestion de l'information
82
Un exemple : The Library of Congress
 Avant d’accéder à ce
service, l’...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
83
Un exemple : BiblioSes@me de la BPI
ADBS - Technologies de gestion de l'information
84
Un service de questions/réponses
 Un service de questions/réponses pro...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Téléphone, fax, courrier, Internet
@
CLIENT
- connaissance
- qualification...
86
Aujourd’huiAujourd’hui DemainDemain
« mapetiteusine.com »« mapetiteusine.com »
• Des référentiel fonctionnels internes ...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
87
Les nouveaux usages
 Les multiples usages de la gestion de
contenu
 L...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
88
Les nouveaux acteurs d’un programme ECM
et nouveaux rôles
Les nouveaux ...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
89
Les nouveaux rôles
Gestionnaire d’un programme ECM
Les nouveaux rôles
G...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
90
Les nouveaux rôles
Document controler
Les nouveaux rôles
Document contr...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
91
Les nouveaux rôles
Information manager
Les nouveaux rôles
Information m...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
92
Les nouveaux rôles
Community manager
Les nouveaux rôles
Community manag...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
93
Les nouveaux rôles
Knowledge manager
Les nouveaux rôles
Knowledge manag...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
94
Les nouveaux rôles
Responsable du domaine collaboratif (DSI)
Les nouvea...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
95
Les nouveaux usages
 Les multiples usages de la gestion de
contenu
 L...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Quels outils pour quels usages
 Exemple : vous rentrez d’un congrès, que ...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
97
Une charte pour cadrer la co propriété
 L’application des règles et
de...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
98
Une approche marketing
Un portail métier est toujours un outil de manag...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Une plate-forme commune ?
Production &
Classement
Production &
Classement
...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Quelles compétences ?
 Gestion du programme ECM
 Connaissance des outils...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
La gestion d’un projet ECM
Démarche
 Développer un usage autant que répo...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Démarche
Le POC (Proof of concept)
Objectifs
 Vérifier la faisabilité te...
ADBS - Technologies de gestion de l'information
Par quels projets commencer
Quels usages privilégier ?
 Dématérialisation...
Prochain SlideShare
Chargement dans…5
×

Technologies information2emejoursept2013

1 252 vues

Publié le

0 commentaire
0 j’aime
Statistiques
Remarques
  • Soyez le premier à commenter

  • Soyez le premier à aimer ceci

Aucun téléchargement
Vues
Nombre de vues
1 252
Sur SlideShare
0
Issues des intégrations
0
Intégrations
2
Actions
Partages
0
Téléchargements
29
Commentaires
0
J’aime
0
Intégrations 0
Aucune incorporation

Aucune remarque pour cette diapositive
  • 3
  • Technologies information2emejoursept2013

    1. 1. ADBS - Technologies de gestion de l'information 1 Comprendre les technologies de gestion de l’information 16 au 18 septembre 2013 2ème journée Gonzague CHASTENET - OUROUK
    2. 2. ADBS - Technologies de gestion de l'information 2 Les multiples contenus en entreprise : Variété (une chance) et prolifération (une menace) Dossiers et Documents Page web Mail Wiki/blogForumTchat Collaborer et communiquerCollaborer et communiquer 2
    3. 3. ADBS - Technologies de gestion de l'information 3 Sommaire  De quoi parlons-nous ?  Les technologies de l’information  L’offre du marché  Les nouveaux usages
    4. 4. ADBS - Technologies de gestion de l'information 4 L’information se gère dans un système d’information, quel qu’en soit le format ou la nature. « contenu »  Données  Article  Rapport  Ouvrage  Dossier  Catalogue  Plaquette  Cartographie  Podcast  Vidéo  …  Données  Article  Rapport  Ouvrage  Dossier  Catalogue  Plaquette  Cartographie  Podcast  Vidéo  …  L’enjeu : construire des systèmes d’information autour de l’information numérique (complexe ).  L’enjeu : construire des systèmes d’information autour de l’information numérique (complexe ). De quoi parlons-nous ?
    5. 5. ADBS - Technologies de gestion de l'information 5 De quoi parlons-nous ? 1. Les documents à gérer en entreprise Cycle de vie Structure à gérer simple riche simple complexe Courrier Mail Procédure Documentation technique Publication Rapport Facture Formulaire Offre technico-commerciale Actes d’un congrès Photo Dossier administratif  Gérer un document c’est gérer un objet riche en contenu et s’inscrivant dans un processus d’entreprise.  Gérer un document c’est gérer un objet riche en contenu et s’inscrivant dans un processus d’entreprise.
    6. 6. 6 6 Production d’information Accès à l ’information • Processus itératifs : Communautés, Devis, projets, etc. • Processus structurés : Qualité, doc. technique, évaluation, etc. produire valider stocker publier rechercherdiffuserindexer La gestion de contenu Le cycle de vie des contenus archiver capturer interagir  La nature du processus de production est structurante pour le choix des outils.  La nature du processus de production est structurante pour le choix des outils. agréger ADBS - Nouveaux outils, nouveaux usagesADBS - Technologies de gestion de l'information
    7. 7. 7 7 La gestion de contenu Les points de vigilance (1/2) Production Publication • Cycle de vie ouvert • Cycle de vie défini par un processus Archivage Template V0.n Vn Statut : validé Statut : périmé Intégration visa/documentCirculation logique 66 77 55 11 99 22 33 88 44 10 ADBS - Nouveaux outils, nouveaux usagesADBS - Technologies de gestion de l'information
    8. 8. ADBS - Technologies de gestion de l'information 8 Le point de vue organisationnel  Qui sont les producteurs/auteurs ?  beaucoup d’auteurs ayant le choix de leur format  peu de sources imposant une structure de l’information (CMS)  Le producteur d’information est-il motivé par la diffusion ?  Qui sont les lecteurs ?  le même monde que les auteurs  un autre monde
    9. 9. ADBS - Technologies de gestion de l'information 9 Sommaire  De quoi parlons-nous ?  Les technologies de l’information  L’offre du marché  Les nouveaux usages 9
    10. 10. ADBS - Technologies de gestion de l'information 10 Les technologies de l’information  Un ensemble pour couvrir le cycle de vie  La GED  Le workflow  Le CMS  WIKI  Portail 10
    11. 11. 11 11 La gestion de contenu Des outils éclatés suivant les formats et le stade du cycle de vie Gabarit Page publiée Site Bureautique GED Portail de publication CMS eMail ADBS - Nouveaux outils, nouveaux usagesADBS - Technologies de gestion de l'information
    12. 12. ADBS - Technologies de gestion de l'information 1212 produireproduire validervalider stockerstocker publierpublier rechercherrechercherdiffuserdiffuserindexerindexer ECM Le cycle de vie des contenus La couverture par les outils du marché PortailetCMS Moteurderecherche … vidéo son .doc .ppt image GED/ basedocumentaire workflow Applicationmétier Word PWP CMS messagerie Formats interagirinteragirarchiverarchiver Plate-formed’archivage html Collaboratif(wiki,blog,forum) capturercapturer Gestionderéférentiels mel MessagerieMessagerie CMS/collaboratifCMS/collaboratif 12
    13. 13. ADBS - Technologies de gestion de l'information 13 Les technologies de l’information  Un ensemble pour couvrir le cycle de vie  La GED  Le workflow  Le CMS  WIKI  Portail 13
    14. 14. ADBS - Technologies de gestion de l'information 14 Fax Fichiers bureautiques Photos Documentation technique (CAD) e-mail Flux papier GEDGED Son Video Gestion Électronique de Documents : créer de la cohérence par les méta-données pour gérer des conteneurs hétérogènes.  capture de tout format  création suivant modèle  gestion des méta données  classement par dossier  Intégration méta données et fichiers bureautiques  gestion de documents composites  gestion de versions  nomadisme  gestion des droits d’accès  traçabilité  recherche sur méta données et contenu  rendition (pdf, …)  archivage  affichage de tout format  workflow documentaire et intégration messagerie  connecteurs ERP, etc.  capture de tout format  création suivant modèle  gestion des méta données  classement par dossier  Intégration méta données et fichiers bureautiques  gestion de documents composites  gestion de versions  nomadisme  gestion des droits d’accès  traçabilité  recherche sur méta données et contenu  rendition (pdf, …)  archivage  affichage de tout format  workflow documentaire et intégration messagerie  connecteurs ERP, etc.
    15. 15. ADBS - Technologies de gestion de l'information 15 Les fonctionnalités OCR/ICR/Speech to text  Lors de la numérisation d’un document texte sur support papier, il est possible de convertir l’image en fichier texte avec un taux de reconnaissance élevé (mais 99 % de réussite c’est 1% d’erreur soit 20 fautes dans une page de 2000 caractères) (Optical character recognition)  Avec l’intelligent character recognition (ICR) ou le LAD (lecture automatique de document), des règles liées à la structure du document et de l’apprentissage améliorent la reconnaissance :  Position (ex : adresse)  Champs calculés  Sémantique (ex : code postal)  Usages :  Traitement des factures et liasse administrative de livraison  Vente par correspondance  Traitement d’enquêtes  …  La reconnaissance s’étend maintenant aux fichiers son (Speech to texte) et permet d’indexer automatiquement des conférences, etc.
    16. 16. ADBS - Technologies de gestion de l'information Les fonctionnalités Indexation / classement ManagerAcademy.com Normes technique Site internet institutionnel Soumission d’article Gestion de publicité La CNIL Note technique .... Règle de validation .... Auteur 1 Auteur 2 Armoire Projets Supports de Formation (classement en dossier)(indexation) 16
    17. 17. ADBS - Technologies de gestion de l'information Glisser / déposer et héritage des méta données : une fonction critique pour banaliser l’usage Niveau 1 Niveau 2 Windows Glisser/déposer Titre du document DTA immeuble YY Plan de classement Prévention des risques/Amiante 11 22 Saisie des métadonnées (automatique puis manuelle) Date de classement Auteur de classement Type de document Prévention des risques/Amiante12/01/2010 Jean Dupont DPI Millésime 2009 … Immeuble YY 17
    18. 18. ADBS - Technologies de gestion de l'information Du classement arborescent à la gestion documentaire Serveur de fichiers  Analogue au classement papier  Rassurant pour l’utilisateur  Peu efficace  Analogue au classement papier  Rassurant pour l’utilisateur  Peu efficace Portail documentaire  Valorise le document numérique  Changement de pratique à accompagner  L’ergonomie pour rendre attractif  Valorise le document numérique  Changement de pratique à accompagner  L’ergonomie pour rendre attractif 18
    19. 19. ADBS - Technologies de gestion de l'information 19 Les fonctionnalités Navigation dans des dossiers
    20. 20. ADBS - Technologies de gestion de l'information 20 Les fonctionnalités Indexation/classement  L’indexation consiste à attribuer des descripteurs à un document (ou un dossier), dont les valeurs sont ou non contrôlées :  Titre  Auteur  Dates (s)  Type de document  Produit  Lieu  Entité  Activité  Tiers  Ces descripteurs peuvent être :  Mono ou multivalués  Indépendants ou liés  Contrôlés ou libre  La fiche est liée à la base documentaire. Elle doit pouvoir être à géométrie variable suivant le type de documents.  La question : à quoi vont servir ces champs :  À gérer le cycle de vie  À retrouver le document  La tendance naturelle : trop de champs.  La tendance naturelle : trop de champs.  Le nombre d’attributs est variable suivant l’usage :  GED bureautique : 3 à 5  GED documentaire : 10 à 20  Application de gestion : plusieurs dizaines  Le classement dans une arborescence est une pratique commune, bien développée par l’usage des répertoires Windows ou des classements papier.  Le classement n’est pas uniquement intellectuel ; il est aussi visuel.  Une GED performante permet de réconcilier ces deux approches : chaque champ d’indexation doit pouvoir être présenté en arborescence.  Toutefois, il est possible que des « dossier » hors champs d’indexation soient proposé pour classer des documents.  L’équilibre entre indexation et classement est le résultat d’un débat entre une approche analytique (l’indexation) et une approche intuitive (le classement). Le pragmatisme est souvent nécessaire pour faire adhérer les utilisateurs.  L’équilibre entre indexation et classement est le résultat d’un débat entre une approche analytique (l’indexation) et une approche intuitive (le classement). Le pragmatisme est souvent nécessaire pour faire adhérer les utilisateurs.  Comment garantir la cohérence des valeurs entre bases documentaires ?  Comment garantir la cohérence des valeurs entre bases documentaires ?
    21. 21. ADBS - Technologies de gestion de l'information Les fonctionnalités Classement des e-mail  Les messages électroniques sont un type de document dont le classement présente quelques caractéristiques :  Un message contient souvent des pièces jointes  Il possède de fait des méta données (émetteur, récepteur, date, titre)  Il est ré utilisé  Il contient de plus en plus d’informations importantes en cas de contentieux (ex : demande de modification de spécifications ou accord d’un client)  Il est reçu par plusieurs personnes (qui le classe ?)  C’est l’outil de travail d’utilisateurs pressés (ex : les avocats)  Une GED doit permettre :  Un classement par glisser/déplacer « drag & drop »  Une aide au classement des pièces jointes  Une reprise automatique des méta données  Une protection contre le doublonnage  Le classement dans le format natif  Un enjeu majeur pour la réussite d’une GED bureautique. Un enjeu majeur pour la réussite d’une GED bureautique. 21
    22. 22. ADBS - Technologies de gestion de l'information Les fonctionnalités Intégration bureautique  Lors du classement/indexation, les méta données sont créées dans la base de données en dehors du document.  Pour garantir la cohérence entre ces méta données et le contenu du document, il est souhaitable de ré intégrer ces méta données dans le document (ou les champs internes de gestion comme l’identifiant du fichier ou la dernière date de modification).  Cette intégration suppose que le document respecte un modèle :  Feuille de style Word  Cartouche Autocad  …  Une GED d’entreprise doit proposer des modèles de documents qui favoriseront cette intégration bureautique  Certains utilisateurs peuvent souhaiter saisir les méta données directement dans le document.  L’intégration bureautique est nécessaire pour garantir un reporting cohérent avec le contenu des documents (ex : gestion des offres technico- commerciales)  Un enjeu majeur pour l’intégration de la bureautique dans le SI d’entreprise.  Un enjeu majeur pour l’intégration de la bureautique dans le SI d’entreprise. 22
    23. 23. ADBS - Technologies de gestion de l'information 23 Intégration Office Les attributs de la GED sont publiés dans le document.
    24. 24. ADBS - Technologies de gestion de l'information Les fonctionnalités Intégration messagerie  L’intégration fluide entre la messagerie et la GED est un facteur de succès.  Elle permet principalement d’envoyer un lien vers un document au lieu de transférer le fichier. De ce fait, le destinataire ouvre toujours la dernière version, même si une nouvelle version a été créée après l’envoi du mail.  L’intégration doit être possible dans les deux sens :  Depuis la messagerie, accéder à la base GED  Depuis un document, fonction : envoyer à  Un système de GED performant doit :  « iconiser » le lien et non pas transmettre une URL, longue et rebutante.  Personnaliser le message en fonction de la tâche et du destinataire dans le cas d’un processus documentaire  Par ailleurs, naviguer dans une arborescence documentaire depuis le client de messagerie est un plus (ex : Interwoven et Exchange).  Un enjeu majeur pour changer les comportements et éviter l’engorgement du réseau.  Un enjeu majeur pour changer les comportements et éviter l’engorgement du réseau. 24
    25. 25. ADBS - Technologies de gestion de l'information Les fonctionnalités Gestion de versions 1 fiche documentaire 4 versions annotées 25
    26. 26. ADBS - Technologies de gestion de l'information  Une gestion de version fluide est un facteur de succès dans l’implantation d’une GED.  Elle doit permettre de modifier un document et de créer, le cas échéant, une nouvelle version de façon transactionnelle ( c’est à dire sans déposer le fichier puis le reclasser, un défaut d’outils collaboratifs dit de GED).  Une gestion de version doit distinguer :  Version mineure  Version majeure  Chaque version doit pouvoir être commentée  Une GED performante, qui associe toutes les versions à un même enregistrement de méta données peut accepter des finesses comme :  Un titre propre à une version  Des formats de fichiers différents (ex : une version .pdf et une version .doc)  Notification :  Une GED performante doit pouvoir notifier par e-mail à ceux qui le souhaitent la création d’une nouvelle version, d’une modification, ou le classement d’un nouveau document dans un dossier  Comparaison de version sous Word :  Possible avec Word (indépendamment de la GED)  Il existe des technologies pour comparer plus précisément des gros fichiers (ex : Workshare)  Gestion de versions linguistiques : une option parfois indispensable.  La gestion de version est un changement pour une organisation qui n’y est pas accoutumée.  La gestion de version est un changement pour une organisation qui n’y est pas accoutumée. Les fonctionnalités Gestion de versions 26
    27. 27. ADBS - Technologies de gestion de l'information Les fonctionnalités Nomadisme et emprunt/restitution  Le nomadisme est une demande de certains utilisateurs qui travaillent sur leurs documents lors de voyages. Elle pose une complexité technique en raison de la synchronisation exigée.  Il induit un mécanisme d’emprunt/restitution (check-in, check-out)  Emprunt  Un utilisateur qui emprunte un document pour le modifier verrouille le fichier.  Le document n’est alors accessible qu’en lecture pour les utilisateurs autorisés.  Restitution  Remise à disposition du document modifié  Proposition automatique de créer une nouvelle version  Le document est libéré, les utilisateurs autorisés pourront le modifier à leur tour  Une GED performante doit permettre d’emprunter simplement un document ou un dossier.  Une version PC mobile de la GED est une option, très discriminante au regard de l’offre et rarement justifiée par les usages. 27
    28. 28. ADBS - Technologies de gestion de l'information Les fonctionnalités Annotations/watermark  Les annotations peuvent être localisées dans le document ou non.  L’annotation graphique avec un stylo numérique reste complexe.  Les fonctions d’annotation passent souvent par un format de publication (ex : pdf).  La fonction watermark permet d’associer des données de confidentialité ou de copyright (ex : fond de page).  La saisie de remarques ou avis sur un document relève plus d’un workflow documentaire simple avec reprise de cette zone dans un reporting.  La gestion des annotations informatiques est un grand changement de comportement.  La gestion des annotations informatiques est un grand changement de comportement. 28
    29. 29. ADBS - Technologies de gestion de l'information Les fonctionnalités Visualisation des documents  Format de visualisation  Visualisation au format natif du document via un viewer propre à l’outil de GED.  Le format pdf est une autre possibilité pour la consultation de toute information dans un format universel.  Conversion en HTML «à la volée»  Mise en surbrillance de termes  Les mots qui ont permis de retrouver le document par une recherche sont mis en surbrillance dans le texte 29
    30. 30. ADBS - Technologies de gestion de l'information Les fonctionnalités Sécurité  Différents droits  Lire (tout ou uniquement les méta données)  Modifier  Détruire  Imprimer  …  Différentes granularités  Sur un dossier  Les droits sont affectés sur un «dossier projet» par exemple  Tous les documents classés dans le «dossier projet» sont accessibles au même titre que le dossier lui même  Sur le document  Des droits peuvent être affectés aux dossiers  Les droits sur les documents peuvent être différents Ex : un utilisateur pourra avoir accès au «dossier projet» sans avoir accès à tous les documents qu’il contient  Les droits peuvent être différenciés par personne, par rôle ou par groupes.  Le cryptage d’un document est possible mais suppose des outils non triviaux.  Un enjeu majeur pour convaincre les utilisateurs réticents.  Un enjeu majeur pour convaincre les utilisateurs réticents. 30
    31. 31. ADBS - Technologies de gestion de l'informationADBS nouveaux outils 19 décembre 2007 31 Un utilisateur voit un dossier Un autre utilisateur ne voit pas le dossier L ’utilisateur voit un document Un autre utilisateur ne voit pas le document Une gestion des droits d ’accès personnaliséeUne gestion des droits d ’accès personnalisée L ’utilisateur a des droits divers sur le document Les droits sont attribués : - par objet (document, dossier, forum, etc.) - par personne ou par groupe
    32. 32. ADBS - Technologies de gestion de l'information Les fonctionnalités Documents composites/baseline  Document composite : regroupement de plusieurs documents ou fichiers  Utilisé pour la gestion de configuration de la documentation (manuel d’aide par exemple) ou la gestion de dossier (ex : une offre technico- commerciale).  La gestion de liens entre fichiers n’est pas triviale (si les liens dépendent de l’adresse informatique lors de la production, l’adresse change quand vous classez un fichier dans une GED)  Baseline  Version figée d’un dossier à un instant donné (généralement lors d’un jalon de validation), chaque document dans une version propre.  Cette fonction issue du monde de la documentation technique ou des PDM monte en puissance via la gestion d’instruction de dossier (ex : offre technico-commerciale)  Des fonctions très discriminantes au regard de l’offre du marché.  Des fonctions très discriminantes au regard de l’offre du marché. 32
    33. 33. ADBS - Technologies de gestion de l'information Les fonctionnalités Publication/rendition  Copie «synchronisée» ou non d’un document vers un espace de publication (Extranet, CD, etc.) avec un changement de format (html, pdf)  C’est aussi l’occasion de le vérifier (mots interdits pour le destinataire, propriétés Office inopportunes, etc.)  Modes de publication  Systématique (Cf. serveur de rendition pdf)  Conditionnelle  Avec intervention d’un «Knowledge Worker» pour enrichissement ou neutralisation  La publication fait généralement sortir le document numérique de la GED voire de l’entreprise.  Cf. GED et CMS  Cf. GED et CMS 33
    34. 34. ADBS - Technologies de gestion de l'information Les fonctionnalités Traçabilité  Suivi de l’état d’un document  En rédaction  En cours de validation  Validé  Publié sur l’intranet...  Historique des actions sur un document  Modification  Lecture  Utilisation du document comme base de travail d’un autre document  Impression  Transmission par messagerie électronique...  La communication sur cette fonction doit être maîtrisée.  La communication sur cette fonction doit être maîtrisée. 34
    35. 35. ADBS - Technologies de gestion de l'information Les fonctionnalités Archivage/records management  Gestion de la durée de vie des documents  En fonction de règles définies («age» du document, nombre de version maxi, ...), les documents entrent dans un processus d’archivage ou suppression (validation possible)  La durée de conservation devrait être un champ de la fiche associée à un document.  Pour aller plus loin, cf. www.guideinformatique.com /dossiers/archivage et sauvegarde  Gestion du support des documents archivés :  En ligne sur un serveur  Sur un support optique  Off line (pas directement accessible)  La valeur probante des archives numériques dépend :  Du processus d’archivage, notamment l’horodatage  Du support d’archivage (ex : disque WORM)  Un tiers archiveur est une solution en développement pour garantir la fiabilité de l’archivage électronique. Il suppose toutefois un travail d’organisation en amont non négligeable.  Un tiers archiveur est une solution en développement pour garantir la fiabilité de l’archivage électronique. Il suppose toutefois un travail d’organisation en amont non négligeable. 35
    36. 36. ADBS - Technologies de gestion de l'information Les fonctionnalités Statistiques d’usage  La production de statistiques d’usage permet de piloter le déploiement d’une GED et de fournir des indicateurs d’usage.  Pilotage du déploiement :  Nombre de documents classés  Nombre d’utilisateurs  Utilisation des méta données  Indicateurs d’usages :  Documents utilisés/peu utilisés  Nombre d’utilisateurs par documents  Durée de traitement d’un document par tâche 36
    37. 37. ADBS - Technologies de gestion de l'information Les fonctionnalités Circulation de documents (Workflow)  Circuit de validation (fonction propre à l’outil de GED)  Les documents suivent un circuit automatisé de validation et change d’état à chaque étape.  Il passe d’un intervenant à l’autre par transmission d’un lien via la messagerie  Processus administratif requerrant un pilotage plus large que la base documentaire (Cf. partie GED et workflow) 37
    38. 38. ADBS - Technologies de gestion de l'information Les fonctionnalités Gestion de formulaire  Un formulaire est un objet hybride associant :  Des données  Des contenus  Des documents annexés  Il existe plusieurs solutions techniques pour gérer un formulaire et sa circulation :  Interface sur une base de données  Un document  Un objet propre  La question : les données recueillies devront-elles alimenter une base de données ? 38
    39. 39. ADBS - Technologies de gestion de l'information Les fonctionnalités Recherche  Dans l’outil de production  Par mot clé sur les attributs (champs d’indexation)  Texte intégral (sur le contenu des documents)  Par navigation dans le plan de classement (hiérarchie des dossiers de classement)  Utilisation d’agents  l’utilisateur est périodiquement averti qu’un nouveau document correspond aux centres d’intérêts qu’il a défini  Autres sources  Modes de restitution des résultats de recherche  Catégorisation  Résumé automatique  ...  Utilisation d’agents  Cf. GED et recherche  Cf. GED et recherche 39
    40. 40. ADBS - Technologies de gestion de l'information Les fonctionnalités API (application programming interface)  Interface de programmation  permet de définir la manière dont un composant informatique peut communiquer avec un autre. C'est donc une interface de code source fournie par un système informatique ou une bibliothèque logicielle, en vue de répondre à des requêtes pour des services qu'un programme informatique pourrait lui faire.  La connaissance des API est indispensable à l'interopérabilité entre les composants logiciels.  Les API d’une GED sont indispensables pour l’interfacer avec :  Un ERP (ex : SAP, Oracle application, People soft, etc.)  Un PDM (Windchill, Matrix, etc.)  Une application métier (Qualité, Courrier, Brevet, etc.)  Un enjeu majeur pour utiliser une GED en plate-forme multi usage.  Un enjeu majeur pour utiliser une GED en plate-forme multi usage. 40
    41. 41. ADBS - Technologies de gestion de l'information 41 Les technologies de l’information  Un ensemble pour couvrir le cycle de vie  La GED  Le workflow  Le CMS  WIKI  Portail 41
    42. 42. ADBS - Technologies de gestion de l'information Un outil de workflow s’apparente à un « automate » pour processus de gestion  Un outil de workflow permet de programmer et exécuter automatiquement des enchaînements d ’opérations selon des règles prédéfinies ---- Le workflow détecte et alerte (messages, …) en cas de retard, de refus, ... --- Le conseiller commercial peut consulter l’état d’avancement du dossier --- Le workflow fournit des statistiques (volumes, respect des délais, … en global, par personne, ..) Client demand e un prêt Conseiller commerci al saisit demande et infos clients selon montan t <-------- dossier électronique transmis automatiquement ---------> Accord direction régionale Accord direction nationale Back-office régional obtention accord et contrat assurance 42
    43. 43. ADBS - Technologies de gestion de l'information 1. gestion des factures avec SAP + iXOS Juke box CD-Rom Serveur d'archivage (iXOS) Serveur de transactions (SAP R/3) consulter sa boîte SAP afficher facture iXOS valider facture SAP 1. Saisie facture 2. Validation commande 3. Validation imputation scanner facture iXOS lier facture à transaction iXOS + SAP lancer workflow SAP liaison site distant 43
    44. 44. ADBS - Technologies de gestion de l'information 44 FonctionsFonctions - circulation - intégration e-mail - avertissement des acteurs - affichage des annexes (bureautiques ou PDF) ObjectifsObjectifs - accélérer la circulation - aviser les acteurs des demandes en cours - 100 utilisateurs ImpactsImpacts - passage du séquentiel au parallèle - visa électronique - adhésion de décideurs à l'outil informatique - pédagogie de la gestion dématérialisée des processus 2. automatisation de demandes budgétaires Avant Après DG 44
    45. 45. ADBS - Technologies de gestion de l'information 3. validation de dossiers d'investissement - 200 utilisateurs - qq 100 dossiers/an - zéro délai - sites distants - 200 utilisateurs - qq 100 dossiers/an - zéro délai - sites distants - rigueur administrative - projet fédérateur - visibilité sur les travaux en cours - rigueur administrative - projet fédérateur - visibilité sur les travaux en cours 45
    46. 46. ADBS - Technologies de gestion de l'information 46 Les technologies de l’information  Un ensemble pour couvrir le cycle de vie  La GED  Le workflow  Le CMS  WIKI  Portail 46
    47. 47. ADBS - Technologies de gestion de l'information 47 Content Management System : créer de la cohérence par le format html pour accéder à des informations hétérogènes  Création de pages html  Création de sites intranet/internet  Intégration multimédia  Diffusion multi canal  Navigation  Indexation des pages  Personnalisation des interfaces  Annuaire  Statistiques d’utilisation  Gestion multilinguisme  Gestion de versions de contenu  Création de pages html  Création de sites intranet/internet  Intégration multimédia  Diffusion multi canal  Navigation  Indexation des pages  Personnalisation des interfaces  Annuaire  Statistiques d’utilisation  Gestion multilinguisme  Gestion de versions de contenu  Que l’outil CMS s’appuie ou non sur une base de données change radicalement ses possibilités.  Que l’outil CMS s’appuie ou non sur une base de données change radicalement ses possibilités. L’offre technique
    48. 48. ADBS - Technologies de gestion de l'information 48 Peut-on produire directement dans le format de publication ?  C’est le cas des contenus courts qui alimentent directement les sites (ex : blog) ou de contenus à structure maîtrisée (ex : catalogue).  C’est en particulier le cas des wiki qui proposent des fonctions de suivi et de révision.  C’est le cas des contenus courts qui alimentent directement les sites (ex : blog) ou de contenus à structure maîtrisée (ex : catalogue).  C’est en particulier le cas des wiki qui proposent des fonctions de suivi et de révision. OUIOUI  La production de texte long (rapports, contrat, etc.) reste le monopole du traitement de texte.  PowerPoint reste un outil incontournable pour produire des pages de présentation.  Les apports de la publication web ne va concerner qu’une partie de ces documents (titre, méta données,statut, résumé, etc.)  La production de texte long (rapports, contrat, etc.) reste le monopole du traitement de texte.  PowerPoint reste un outil incontournable pour produire des pages de présentation.  Les apports de la publication web ne va concerner qu’une partie de ces documents (titre, méta données,statut, résumé, etc.) NONNON  Le vrai enjeu est celui de la structure du document pour gérer des contenus partiels d’un document. Comment produire structuré sans éditeur XML ?  Le vrai enjeu est celui de la structure du document pour gérer des contenus partiels d’un document. Comment produire structuré sans éditeur XML ?
    49. 49. ADBS - Technologies de gestion de l'information 49 Positionnement des outils  En amont, chaque outil de production génère un format propre.  Certains outils gèrent un format de A à Z :  messagerie  CMS  Certains outils gèrent tous les formats pour une fonction :  GED : production et classement  Moteur de recherche : recherche transverse  Portail : publication et navigation  Workflow : processus d’élaboration en groupe  Le CMS et le portail sont généralement associés dans un même outil mais la fonction portail d’un CMS peut être limitée.  Même Microsoft qui couvre l’ensemble des besoins fonctionnels avec son offre l’a segmentée par outil spécialisé :  Office (production, un outil par type de document)  SharePoint (modules GED, CMS et collaboratif)  Exchange  SQL server
    50. 50. ADBS - Technologies de gestion de l'information 50 Le cycle de vie de l’information complexe (le point de vue de l’utilisateur)  Modèle d’organisation : le rayonnage et le Rubik’s cube  Navigation analytique et affichage de listes  La vision du fonds documentaire en tournant autour  Modèle d’organisation : le réseau et la vitrine  Navigation intuitive entre pages  La vision du sens en naviguant à l’intérieur du fonds GEDGED CMSCMS
    51. 51. ADBS - Technologies de gestion de l'information 51 De la juxtaposition à l’intégration : exemple GED et CMS (1/2) Exemple : un site de publication d’informations de santé Illustration Contenu éditorial Documents publiés Dossiers thématiques
    52. 52. ADBS - Technologies de gestion de l'information 52 De la juxtaposition à l’intégration : exemple GED et CMS (2/2) Un même document, géré en base de données, apparait dans quatre pages différentes et qui lui donnent chacune un sens. 52
    53. 53. ADBS - Technologies de gestion de l'information CMS + GED + portail Contenu éditorial (CMS) Contenus documentaires extraits (titre, méta données, paragraphe, etc.) : - les plus récents - les plus pertinents - … (GED) + structuration  Un enjeu : l’intégration entre la GED et le CMS.  Une contrainte : le respect des droits d’accès  Un enjeu : l’intégration entre la GED et le CMS.  Une contrainte : le respect des droits d’accès Documents en pièces jointes 53
    54. 54. Portail : juxtaposition ou intégration ADBS - Technologies de gestion de l'information 54 • Type 1 : juxtaposition • Les fonctions sont proposées via des widget du portail • Chaque fonction a son propre système d’indexation ou de rubriquage • Le moteur de recherche peut créer des vues transverses à la volée • Solution type : SharePoint • Type 2 : intégration • Le portail KM propose des vues ou dossiers personnalisées qui regroupent des contenus issus d’outils différents mais qui concernent une thématique commune via une sur indexation (tag ou plan de classement) • Solution type : Knowledge plaza, Kentika
    55. 55. ADBS - Technologies de gestion de l'information 55 SPS 2010 : interface Utilisateur Documents et métadonnées Contenus éditoriaux Contenus multimédia Navigation multisources  SPS 2010 illustre la nouvelle génération d’outils de gestion de contenu. SPS 2010 illustre la nouvelle génération d’outils de gestion de contenu. 55
    56. 56. ADBS - Technologies de gestion de l'information 56 Utiliser l’ECM d’entreprise ou rechercher un outil spécifique aux professionnels de l’information ?  Les DSI s’orientent de plus en plus vers des plate-formes multi usage pour mutualiser les investissements mais aussi pour maîtriser la gestion de l’information au sein de leur système d’information.  Une plate-forme ECM propose :  une large couverture fonctionnelle,  une interopérabilité entre les modules,  des garanties de maintenance et d’exploitation par la DSI.  L’intégration des outils métiers (bibliothéconomie, etc.) n’est pas un problème a priori.  L’expérience montre qu’en matière d’ECM, il vaut mieux prendre « une taille au dessus ».  La nécessité de collaborer avec d’autres entités autour d’une plate-forme commune de gestion de l’information devrait être une opportunité de valoriser les compétences et les travaux des centres de documentation.  Un enjeu pour les professionnels de l’information : sensibiliser les DSI et les Dir Com à la gestion de l’information.  Un enjeu pour les professionnels de l’information : sensibiliser les DSI et les Dir Com à la gestion de l’information.
    57. 57. ADBS - Technologies de gestion de l'information 57 Les technologies de l’information  Un ensemble pour couvrir le cycle de vie  La GED  Le workflow  Le CMS  WIKI  Portail 57
    58. 58. ADBS - Technologies de gestion de l'information 58 Wiki : vers une nouvelle forme de production en groupe de connaissance  Un wiki est un système de gestion de contenu de site Web qui rend les pages Web librement et également modifiables par tous les visiteurs autorisés.  On utilise les wikis pour faciliter l'écriture collaborative de documents avec un minimum de contraintes : exemple : définition d’un lexique, dictionnaire (Cf. wiktionary).  Un wiki archive continuellement chaque modification qu'on y apporte, avec sa date et son auteur, et conserve généralement toutes ces informations dans une base de données.
    59. 59. ADBS - Technologies de gestion de l'information 59 Wiki : modifier wiki  En mode modification, vous disposez d’un éditeur de texte comparable à un traitement de texte.  Vous pouvez saisir vos modifications, insérer une image, un lien, etc.  Vous pouvez aussi saisir un commentaire (zone Résumé) qui apparaîtra avec votre nom.  Quand vous sauvegarder, vos modifications sont publiées et visibles par tous. Attention aux conflits de mise à jour si plusieurs personnes modifient la même page simultanément.
    60. 60. ADBS - Technologies de gestion de l'information 60 wiki  En mode historique, vous lister l’ensemble des versions avec leurs auteurs.  Vous pouvez choisir deux versions et les comparer. Wiki : historique
    61. 61. ADBS - Technologies de gestion de l'information 61 wikiWiki : comparaison  En mode comparaison, vous affichez les différences entre deux versions (en couleur).  Vous affichez l’auteur et éventuellement son commentaire (zone Résumé)  Vous pouvez naviguer vers les différences précédentes.
    62. 62. ADBS - Technologies de gestion de l'information 62 Quelle gouvernance d’un wiki ?  Plusieurs outils existent sur la marché.  Un wiki se structure comme un site web (pour éviter les conflits de mise à jour notamment !)  Il est souhaitable qu’un modérateur observe les évolutions successives et la convergence et arrête la discussion au moment opportun.  Il est possible de bloquer :  un contenu lorsque la phase de conception est déclarée terminée.  limiter le nombre d’auteurs  faire valider par une autorité avant publication d’une nouvelle version
    63. 63. 63 6363 Cinq outils pour échanger en groupe rapidement  Portail de publication  Une ligne éditoriale  Nombre d’auteurs limités  Un modérateur  Pas de commentaires souhaité  Blog  Un auteur responsable de la ligne éditoriale  Des commentateurs souhaité sans limite  Wiki  Plusieurs auteurs qui convergent par itération  Un modérateur possible  Commentaires possibles des auteurs  Forum  Ligne éditoriale par le titre du forum  Plusieurs auteurs qui se commentent en chaîne  Un modérateur possible  RSE  Regroupement de toutes les fonctions autour d’un portail animé par une personne Contenu Commentaires ADBS - Technologies de gestion de l'information
    64. 64. ADBS - Technologies de gestion de l'information De la publication à la collaboration : une large palette d’outils pour partager l’information. De la publication à la collaboration : une large palette d’outils pour partager l’information. Base documentaire Intranet Question/ réponse Blog Wiki Forum ProcessusProcessus ConfianceConfiance  Processus et confiance, deux conditions pour instaurer un partage durable. Processus et confiance, deux conditions pour instaurer un partage durable. CAPITALISATIONCAPITALISATION BRASSAGEBRASSAGE 64
    65. 65. ADBS - Technologies de gestion de l'information 65 Les technologies de l’information  Un ensemble pour couvrir le cycle de vie  La GED  Le workflow  Le CMS  WIKI  Portail 65
    66. 66. ADBS - Technologies de gestion de l'information 66 Comment ça marche ? Les mécanismes fondamentaux d’un portail PORTAIL PORTAIL INTERFACES UN CONTENU ELEMENTAIRE UN CONTENU AGREGE A PARTIR DE PLUSIEURS SOURCES Informations & applications Informations & applications SOURCES A B C D CONTENU Réf. A PROFILS REGLES Réf. C,D, E PERSONNALISATION Contenu personnalisé Contenu personnalisé PRESENTATION Produire et gérer et distribuer le contenu Produire et gérer et distribuer le contenu 11 Stocker les références au contenu 22 Restituer le contenuRestituer le contenu 33 Présenter le contenuPrésenter le contenu 44
    67. 67. ADBS - Technologies de gestion de l'information 67 Réseau d’experts
    68. 68. ADBS - Technologies de gestion de l'information Réseaux sociaux Les acteurs sont autant des ressources que les bases. • Les possibilités nouvelles des réseaux sociaux permettent de « gérer » des personnes comme des ressources. • Un membre d’un réseau social va se décrire et ouvrir la possibilité d’être connu comme un expert ou un « sachant » • Les échanges entre les membres du réseaux sont autant de contributions pour enrichir la connaissance d’un sujet • Un des membres devrait agir comme Knowledge manager du réseau pour synthétiser, modéliser, qualifier les contenus partagés. 68
    69. 69. ADBS - Technologies de gestion de l'information Réseaux sociaux Les acteurs sont autant des ressources que les bases. 69
    70. 70. ADBS - Technologies de gestion de l'information 70 Intranet de projet, la boîte à outils : gestion des documents, suivi des projets, forums de discussion, base de liens html, sondages en ligne, ... Events :Events : - Séminaires - Forum - Congrès... Events :Events : - Séminaires - Forum - Congrès... Last News :Last News : derniers ajouts importants sur le site, dernières nouvelles de la communauté, ... Last News :Last News : derniers ajouts importants sur le site, dernières nouvelles de la communauté, ... Contacts :Contacts : annuaire de la communauté LinksLinks : liens pertinents sur les IAS To DoTo Do : module de gestion des tâches, date d'échéance, responsable, % d'avancement… AutresAutres répertoires derépertoires de documents :documents : - Partenaires - Docs projet - Présentations - Docs éditeurs First Survey :First Survey : sondages en lignes Contacts :Contacts : annuaire de la communauté LinksLinks : liens pertinents sur les IAS To DoTo Do : module de gestion des tâches, date d'échéance, responsable, % d'avancement… AutresAutres répertoires derépertoires de documents :documents : - Partenaires - Docs projet - Présentations - Docs éditeurs First Survey :First Survey : sondages en lignes ForumForum : lieu d'échange, de discussion, entre les experts. On peut y poser ses questions, débattre d'une opinion, etc… en mode asynchrone ForumForum : lieu d'échange, de discussion, entre les experts. On peut y poser ses questions, débattre d'une opinion, etc… en mode asynchrone Articles & Research papersArticles & Research papers : - ensemble des documents présents dans le répertoire du même nom - les derniers documents entrés sont présentés en tête de liste, le visiteur peut ainsi suivre les derniers ajouts Articles & Research papersArticles & Research papers : - ensemble des documents présents dans le répertoire du même nom - les derniers documents entrés sont présentés en tête de liste, le visiteur peut ainsi suivre les derniers ajouts Business Opportunities :Business Opportunities : permet de suivre l'état d'avancement de démarches commerciales, ou de projets... Business Opportunities :Business Opportunities : permet de suivre l'état d'avancement de démarches commerciales, ou de projets... Moteur deMoteur de recherche :recherche : recherche Full Text dans l'ensemble des documents Moteur deMoteur de recherche :recherche : recherche Full Text dans l'ensemble des documents
    71. 71. ADBS - Technologies de gestion de l'information 71 ABC xxx
    72. 72. ADBS - Technologies de gestion de l'information 72 Sommaire  De quoi parlons-nous ?  Les technologies de l’information  L’offre du marché  Les nouveaux usages 72
    73. 73. ADBS - Technologies de gestion de l'information 73 Panorama du marché français Les éditeurs de logiciel  Documentum  Opentext  FileNet/IBM  IBM (Content manager)  Interwoven  Oracle (Stellent)  Ever  Archimed (Noesys)  Lotus Notes  Sharepoint  Dip systèmes  Ennov  Webfolio  Axemble (Vdoc)  Docubase  Knowing  …  Alfresco  Zope  Nuxeo  CMS  eZpublish  Drupal  Typo3  SPIP GED entreprise GED entreprise GED départemental GED départemental LibreLibre  Une plate forme GED unique pour toute l’entreprise ? Deux domaines peu compatibles : une GED de production et une GED en libre service. Il existe aussi des éditeurs de documentation structurées ou des éditeurs spécialisés par type de documents (photothèque, brevets, Qualité, etc.).  Une plate forme GED unique pour toute l’entreprise ? Deux domaines peu compatibles : une GED de production et une GED en libre service. Il existe aussi des éditeurs de documentation structurées ou des éditeurs spécialisés par type de documents (photothèque, brevets, Qualité, etc.). CMSCMS  Sharepoint  Vignette  Jalios  Jahia  Noheto  Kosmos
    74. 74. ADBS - Technologies de gestion de l'information 74 Le cas SharePoint 2010 La plate-forme ECM idéale ? Fonctions GED avancées Gestion riche des métadonnées Oui Gestion de version en transactionnel Oui Gestion fine des droits d’accès Oui Classement en glisser/déposer et héritage des métadonnées Oui Classement des mails Add on Document composite Oui Worflow documentaire Oui Gestion du cycle de vie Develop. Abonnements Oui Multiclassement Oui • Avec SharePoint 2010, Microsoft franchit un cap majeur qui le rend compétitif avec les offres ECM leader :  La GED devient comparable avec les meilleures GED du marché.  L’intégration avec Office 2007 voire 2010 fournit une très grande fluidité dans la production bureautique et la gestion du cycle de vie.  Avec le même outil, des projets GED et des projets CMS peuvent être couverts. • Le marché a très vite réagi et les principaux éditeurs se positionnent maintenant en partenaire Microsoft avec des connecteurs SharePoint. • L’année 2011 sera critique pour vérifier si les annonces de Microsoft en terme de performance sont atteintes. 74
    75. 75. ADBS - Technologies de gestion de l'information D’autres outils non ECM  Gestion de documentation et bibliothèque  Alexandrie  Cadic  Cincom  Jlb  GED  Dip systemes  Docuware  Docubase  Nextdocs  …  Dématérialisation  Azur technology  …  Collaboratif projet  One2team  Silverpeas  …  Gestion de documentation et bibliothèque  Alexandrie  Cadic  Cincom  Jlb  GED  Dip systemes  Docuware  Docubase  Nextdocs  …  Dématérialisation  Azur technology  …  Collaboratif projet  One2team  Silverpeas  …  Le marché est riche en outils couvrant partiellement le domaine ECM :  Outil CMS enrichi  Gestion documentaire  Gestion de projet  Gestion de contenu d’un métier  Collaboratif innovant  Dans une démarche ECM, l’usage de ces outils devrait être justifié par :  Fonctions métiers rapides à mettre en oeuvre  Ergonomie soignée  Outil d’apprentissage  Coûts  CMS  Drupal  eZ publish  Jahia  Jalios  Joomla!  Nuxeo  Spip  Typo3  Wordpress  Zope  …  Collaboratif /RSE  blueKiwi  Xwiki  …  Portail aggrégateur  Kentika  Knowledge plaza  …  CMS  Drupal  eZ publish  Jahia  Jalios  Joomla!  Nuxeo  Spip  Typo3  Wordpress  Zope  …  Collaboratif /RSE  blueKiwi  Xwiki  …  Portail aggrégateur  Kentika  Knowledge plaza  … 75
    76. 76. ADBS - Technologies de gestion de l'information 76 Comment compléter avec des outils spécialisés ? Progiciel dédié ECM + dev. specifique Gestion de bibliothèque Gestion de centre de documentation Gestion du courrier Gestion de photothèque Gestion de brevets Gestion de contrats … 76
    77. 77. ADBS - Technologies de gestion de l'information Quels outils pour quels usages ? Comment traiter une information documentaire face à la prolifération des outils informatiques proposés. Serveur de fichiers Base documentaire Intranet Wiki Messagerie Workflow Application métier Formulaire ClassementClassement courantcourant PublicationPublication Gestion desGestion des connaissancesconnaissances ArchivageArchivage ProcessusProcessus métiermétier ProcessusProcessus administratifadministratif  Promouvoir des bonnes pratiques. Promouvoir des bonnes pratiques. 77
    78. 78. ADBS - Technologies de gestion de l'information 78 Sommaire  De quoi parlons-nous ?  Les technologies de l’information  L’offre du marché  Les nouveaux usages 78
    79. 79. ADBS - Technologies de gestion de l'information 79 Les nouveaux usages  Les multiples usages de la gestion de contenu  Les nouveaux rôles  Quelques éléments de gestion de projet 79
    80. 80. ADBS - Technologies de gestion de l'information 80 Les nouveaux usages  Entrepôt d’information : convergence de gestion des travaux internes, de base de données avec indicateurs et de la documentation (par exemple dans des dossiers thématiques)  Knowledge management :  Capitalisation des savoir-faire  Navigation dans des bases de connaissance Métier  Gestion de la documentation des projets (industrie, informatique, etc.)  Gestion et animation de communautés de pratiques (bibliographie, gestion des travaux, etc.)  Interactivité avec les centres de documentation (esprit web 2.0)  Gestion de portails d’entreprise en « co-propriété »  Publication multicanal / multi support (papier, web, petit et grand écrans)  Records management  Veille  La gestion documentaire comme la gestion de portail devient une composante du système d’information de l’entreprise.  La gestion documentaire comme la gestion de portail devient une composante du système d’information de l’entreprise. 80
    81. 81. ADBS - Technologies de gestion de l'information 81 Processus Questions /réponses Un visiteur/internaute pose une question. Un visiteur/internaute pose une question. La question est qualifiée puis attribuée à un rédacteur. La question est qualifiée puis attribuée à un rédacteur. Un rédacteur peut : - reprendre une réponse existante (interne ou externe), - indiquer des sources, - renvoyer vers un centre spécialisé - rédiger une réponse. Un rédacteur peut : - reprendre une réponse existante (interne ou externe), - indiquer des sources, - renvoyer vers un centre spécialisé - rédiger une réponse. Un comité de rédaction : -valide la réponse (éventuellement), - décide la publication du couple Question/réponse, - indexe et classe la réponse. Un comité de rédaction : -valide la réponse (éventuellement), - décide la publication du couple Question/réponse, - indexe et classe la réponse.
    82. 82. ADBS - Technologies de gestion de l'information 82 Un exemple : The Library of Congress  Avant d’accéder à ce service, l’internaute :  choisit un domaine,  est invité à lire les conditions,  est orienté vers la base des questions archivées,  est informé sur les limites du service.
    83. 83. ADBS - Technologies de gestion de l'information 83 Un exemple : BiblioSes@me de la BPI
    84. 84. ADBS - Technologies de gestion de l'information 84 Un service de questions/réponses  Un service de questions/réponses prolonge un service de recherche en ligne via un moteur de recherche.  Les moteurs de recherche ne savent pas interpréter les questions (ils comparent uniquement les mots d’une question avec les index).  Il est pertinent de proposer ce service à proximité de l’accès au moteur de recherche pour inciter l’internaute à rechercher par lui-même des réponses.  Une liste de questions fréquentes (Frequent Asked Questions) est une manière de traiter les questions répétitives ou liées à l’actualité.  Il vise généralement à traiter les questions complexes qui n’ont pas trouvé de réponses via le moteur de recherche.  Il est important de préciser l’engagement de service (domaine des questions, délai de réponse, niveau d’engagement de la réponse Cf. Yahoo).
    85. 85. ADBS - Technologies de gestion de l'information Téléphone, fax, courrier, Internet @ CLIENT - connaissance - qualification contenu QUALIFICATION DE LA PRESTATION SERVEUR D’INFORMATION - gamme commerciale, - info techniques - info ventes / concurrence, - info financières (société et produits) et services, - info générale, -info réseau... Système de connaissances Système de connaissances Système de connaissances Prestataires extérieurs Autres Prestataires Contructeur Gestion de la réclamation N i v e a u 2 - Expert N i v e a u 1- cœur de métier Système de connaissances Base des scripts (en plusieurs langues) Base SGML Bases d’informations clients, voitures, services, Base SGBD Base SGBD Base Relationnelle Client SGBD GED Système de Gestion Electronique des Documents Clients ?? ?? Connaissances explicites et officielles Connaissances Tacites et création de nouvelles connaissances CRM : organisation d’un centre d’appels Flux push 85
    86. 86. 86 Aujourd’huiAujourd’hui DemainDemain « mapetiteusine.com »« mapetiteusine.com » • Des référentiel fonctionnels internes ou externes : • Produit • Qualité • Documentation • Juridique • Pays • Personnes • … • Des référentiels Opérations : • Dossier Personnes • Dossier Chantiers • Dossier Missions • … • Des portails pour guider et trouver • Des référentiel fonctionnels internes ou externes : • Produit • Qualité • Documentation • Juridique • Pays • Personnes • … • Des référentiels Opérations : • Dossier Personnes • Dossier Chantiers • Dossier Missions • … • Des portails pour guider et trouver Référentiels fonctionnels ProductionProduction Référentiels Opérations Les référentiels : vers une gestion collective des documents et des dossiers. ADBS - Technologies de gestion de l'information
    87. 87. ADBS - Technologies de gestion de l'information 87 Les nouveaux usages  Les multiples usages de la gestion de contenu  Les nouveaux rôles  Quelques éléments de gestion de projet 87
    88. 88. ADBS - Technologies de gestion de l'information 88 Les nouveaux acteurs d’un programme ECM et nouveaux rôles Les nouveaux acteurs d’un programme ECM et nouveaux rôles Nouveaux acteurs  Sponsor ECM  Gestionnaire d’un programme ECM  Document controler  Information manager  Community manager  Knowledge manager  Responsable du domaine collaboratif (DSI) Nouveaux rôles  AMOA dans les métiers  Documentaliste  Veilleur  Archiviste 88
    89. 89. ADBS - Technologies de gestion de l'information 89 Les nouveaux rôles Gestionnaire d’un programme ECM Les nouveaux rôles Gestionnaire d’un programme ECM L’interlocuteur des acteurs de l’ECM :  Sponsor ECM  Métiers  DSI Pilote du programme ECM :  Gardien de la cohérence de la vision  Gardien de la charte  Moyens  Calendrier  Support méthodologique aux projets  Pédagogie des outils (possibilités et limites) Maître d’ouvrage ou délégué des outils transverses :  Référentiel  Charte  L’équipe Programme ECM n’est pas nécessairement pérenne.  L’équipe Programme ECM n’est pas nécessairement pérenne. 89
    90. 90. ADBS - Technologies de gestion de l'information 90 Les nouveaux rôles Document controler Les nouveaux rôles Document controler Domaine fonctionnel :  Garantit d’exhaustivité  Garantit de format  Qualité de l’indexation  Suivi des documents (indice, archivage, suppression)  Recherche pour les métiers Une évolution pour les documentalistes ou les archivistes 90
    91. 91. ADBS - Technologies de gestion de l'information 91 Les nouveaux rôles Information manager Les nouveaux rôles Information manager Domaine fonctionnel :  Convergence Veille et documentation  S’intéresser aux nouvelles sources (forum, etc.)  Impliqué dans l’animation du portail métier (au delà de l’information technique)  Implication dans les démarches Knowledge management  Fournir de l’information pour la création de valeur Une évolution pour les documentalistes 91
    92. 92. ADBS - Technologies de gestion de l'information 92 Les nouveaux rôles Community manager Les nouveaux rôles Community manager Domaine fonctionnel :  Animation d’une communauté (technique, métier, projet)  Organise les contenus produits ou gérés  Favorise les versements  Formation à l’usage des outils et des règles de gestion  Contribue aux versements vers les référentiels d’entreprise (knowledge management, archivage, etc.) Un poste d’intégration pour un jeune collaborateur « débrouillard » Une évolution pour les documentalistes 92
    93. 93. ADBS - Technologies de gestion de l'information 93 Les nouveaux rôles Knowledge manager Les nouveaux rôles Knowledge manager  Missions :  favorise le partage des connaissances dans leur unité  garantit l’homogénéité et la complétude des ressources d’information  dresse le bilan des usages de partage des connaissances  travaille en collaboration avec les documentalistes, la veille, le marketing, le développement commercial ,etc.  Profil :  un professionnel de la communauté avec des compétences en gestion de l’information ou assisté par un professionnel de l’information (le tandem idéal)  de l’expérience professionnelle  temps partiel envisageable (avec budget d’heures)  nommé par le management ou élu (certaines entreprises élisent leurs Knowledge manager !) 93
    94. 94. ADBS - Technologies de gestion de l'information 94 Les nouveaux rôles Responsable du domaine collaboratif (DSI) Les nouveaux rôles Responsable du domaine collaboratif (DSI) Missions  Définit, construit et maintient la plate-forme ECM qui fonde le programme de gestion globale des contenus d’entreprise  Fédère et coordonne les compétences techniques d’infrastructure connexes (annuaires, sécurité, portail, messagerie, etc.)  Gère le calendrier des projets ECM au sein du calendrier de la DSI  Gère la relation avec les éditeurs de la plate-forme ECM Positionnement  L’interlocuteur des acteurs de l’ECM au sein de la DSI  Interlocuteur technique privilégié des chefs de projet métier pour la gestion des projets locaux  Souvent, responsable du programme ECM par interim  Acteur du rapprochement entre la GED et le monde CMS/collaboratif  Profil :  Un technicien polyvalent ou  Un fédérateur d’experts techniques, orienté usage 94
    95. 95. ADBS - Technologies de gestion de l'information 95 Les nouveaux usages  Les multiples usages de la gestion de contenu  Les nouveaux rôles  Quelques éléments de gestion de projet 95
    96. 96. ADBS - Technologies de gestion de l'information Quels outils pour quels usages  Exemple : vous rentrez d’un congrès, que faire des différents documents gérés lors de cet événement :  Documentation collectée (papier, CD)  Site du congrès  Facture  Notes de frais  Note de synthèse  Choses vues et entendues  Contacts 96
    97. 97. ADBS - Technologies de gestion de l'information 97 Une charte pour cadrer la co propriété  L’application des règles et des recommandations de ces chartes garantit :  la cohérence  la qualité  … de l’ensemble des bases du point de vue :  du fond  de la forme. Charte éditoriale Organisation et traitement de l’information Charte éditoriale Organisation et traitement de l’information Charte graphique Identité visuelle et codes graphiques Charte graphique Identité visuelle et codes graphiques Charte ergonomique Navigation intra-site et organisation des pages Charte ergonomique Navigation intra-site et organisation des pages Charte sémantique Langage commun Charte sémantique Langage commun Charte technique Outils et règles d’usage Charte technique Outils et règles d’usage 97
    98. 98. ADBS - Technologies de gestion de l'information 98 Une approche marketing Un portail métier est toujours un outil de management PositionnementPositionnementPositionnementPositionnement PromotionPromotionPromotionPromotion ProductionProductionProductionProduction PersonnalitéPersonnalitéPersonnalitéPersonnalité PerformancePerformancePerformancePerformance 98
    99. 99. ADBS - Technologies de gestion de l'information Une plate-forme commune ? Production & Classement Production & Classement Capture, indexation, diffusionCapture, indexation, diffusion Extraction & Recherche Extraction & Recherche Métiers Veille, Documentalistes, Knowledge manager, etc.  Une plate-forme commune aux métiers et aux professionnels de l’information  Une plate-forme gérée en co- propriété  Une plate-forme commune Siège- filiales  La plate-forme d’entreprise ne peut concerner que des outils stabilisés et concernant des usages à maturité. 99
    100. 100. ADBS - Technologies de gestion de l'information Quelles compétences ?  Gestion du programme ECM  Connaissance des outils  Modélisation processus et contenus  Référentiel de métadonnées d’entreprise  Collaboration en équipe projet avec les métiers, la Communication, la DSI  …  Gestion des contenus  Cartographie et qualification des bases  Indexation adaptée  Publication dans des environnements métier  Animation de communautés métier  Qualification des documents  Revue des fonds documentaires (ex : documentation projet)  Rédaction de résumé  … 100
    101. 101. ADBS - Technologies de gestion de l'information La gestion d’un projet ECM Démarche  Développer un usage autant que répondre à un besoin  Connaître les possibilités de l’outil (Cf. POC)  Impliquer les utilisateurs (même contre leur gré)  Favoriser des contraintes de délai (time boxing) Conception  Concevoir parallèlement l’outil et le processus documentaire  Dépasser la question de l’ergonomie sans la nier  Ne pas sous estimer la question des droits d’accès  Ne pas exagérer la question des métadonnées 101
    102. 102. ADBS - Technologies de gestion de l'information Démarche Le POC (Proof of concept) Objectifs  Vérifier la faisabilité technique de quelques fonctions critiques  Vérifier l’intégration dans l’architecture technique cible  Faire adhérer les futurs utilisateurs  Provoquer des réflexions sur l’organisation cible Modalités  Rédiger un cahier des charges du POC et une grille d’analyse des points de vérification (« à quelles conditions ce POC sera-t-il réussi ? »  Formaliser des cas d’usage à tester (mise en situation des utilisateurs)  Attention aux POC gratuits 102
    103. 103. ADBS - Technologies de gestion de l'information Par quels projets commencer Quels usages privilégier ?  Dématérialisation et traçabilité des des processus  Constitution d’un patrimoine intellectuel  Formalisation des savoir faire métier  Ré utilisation des contenus  Collaboration transverse  Partage d’information  Ingénierie documentaire  …  Dématérialisation et traçabilité des des processus  Constitution d’un patrimoine intellectuel  Formalisation des savoir faire métier  Ré utilisation des contenus  Collaboration transverse  Partage d’information  Ingénierie documentaire  …  Valorisation des produits auprès des clients  Aide au choix (produits, prestataire, etc.)  Interaction avec le client  Efficacité d’une gestion de projet  Évaluation des risques industriels  Transmission de dossiers vers client ou partenaire, voire d’un savoir-faire  Assistance à l’élaboration de devis  Résolution transverse de problèmes  eDiscovery (prévention des risques juridiques)  Knowledge management  …  Valorisation des produits auprès des clients  Aide au choix (produits, prestataire, etc.)  Interaction avec le client  Efficacité d’une gestion de projet  Évaluation des risques industriels  Transmission de dossiers vers client ou partenaire, voire d’un savoir-faire  Assistance à l’élaboration de devis  Résolution transverse de problèmes  eDiscovery (prévention des risques juridiques)  Knowledge management  … Usages générauxUsages généraux Usages métierUsages métier  Un usage général peut faire mûrir des usages métier. Un usage général peut faire mûrir des usages métier. 103

    ×