Le document traite des journées d'étude sur les archives ouvertes, présentant le projet Graal, un outil de pilotage de la recherche universitaire, et son développement depuis 2000. Graal offre une base de données multi-établissements pour modéliser la recherche et intégrer des indicateurs de production scientifique, et son déploiement est prévu dans environ 50 établissements d'ici fin 2009. Des fonctionnalités d'interopérabilité avec des systèmes d'information externes et la récupération automatique des publications de HAL sont également abordées.

1. Journées d’étude sur les Archives Ouvertes 2 avril 2009 – Paris G estion de la R echerche, A pplication des A ctivités des L aboratoires

2. Sommaire Présentation du projet Présentation de l’application Système d’information GRAAL & les archives ouvertes Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

3. Historique du projet 2000 : Initialisation par le CICG de Grenoble d’une démarche visant à concevoir la première version d’un outil de pilotage de la recherche. 2004 : Les universités de l’académie de Grenoble + Université Blaise Pascal (Clermont Ferrand 2) + Université Louis Pasteur (Strasbourg 1) constituent un G roupement d’ I ntérêt S cientifique et élaborent une deuxième version de GRAAL (nouvelles fonctionnalités et plus grande intégration dans les systèmes d’information de l’université et de ses différents partenaires). 2005 : Version 2 de GRAAL (1 ère version opérationnelle pour le GIS) 2006/2007 : Version 3 de GRAAL avec des fonctionnalités complémentaires relatives aux volets financier, international, interface HAL et interface SIREDO. Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

4. Membres du GIS GRAAL 1 er cercle membres fondateurs : Université Joseph Fourier (Grenoble 1) Université Savoie-Chambéry INP-Grenoble Université Blaise Pascal (Clermont Ferrand 2) Université Louis Pasteur (Strasbourg 1) 2 ème cercle membres GIS 2007 : Université Pierre Mendès France (Grenoble 2) Université d’Auvergne (Clermont 1) Université Marc Bloch (Strasbourg 2) Université Robert Schuman (Strasbourg 3) Université des Sciences et Technologies de Lille (Lille 1) Université Henri Poincaré (Nancy 1) Université Paris Descartes (Paris 5) Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

5. Structure de projet Comité de pilotage : organe stratégique composé des VP Recherche, des SG et de représentants des équipes fonctionnelle et opérationnelle, et d’invités : MEN, AMUE, CPU, grands établissements. Comité de projet : suivi des orientations stratégiques, des analyses, plannings et réalisations ; propositions au CoPil. Equipe fonctionnelle et équipe opérationnelle : analyse, développement de l’application, mise en œuvre, exploitation et support. Président du GIS : Didier GEORGES- INP Grenoble Chef de projet : Jean-Luc ARGENTIER - Université Joseph Fourrier Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

6. Contribution de ces établissements au GIS Conception et développement sur 5 sites Clermont-Ferrand, Grenoble, Strasbourg, Lille, Nancy. Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

7. Déploiement de GRAAL 1 er semestre 2008 : 1 ère vague de déploiement de Graal sur la base d’une convention signée entre le GIS et 10 nouveaux établissements. Université Pierre et Marie Curie, Université Paris Sud, Université Versailles Saint Quentin, Université de la Méditerranée (Aix Marseille 2), Université Paul Cézanne (Aix Marseille 3), Université Paul Sabatier, Université Montpellier 2, Université d’Amiens, Université de Dijon, Université de Limoges. 2 nd semestre 2008 : 2 ème vague de déploiement de Graal sur la base d’une convention signée entre le GIS et 11 nouveaux établissements. Université d’Evry, Université Claude Bernard (Lyon 1), INSA de Lyon, Université Jean Monnet (Saint Etienne), ENSAM Paris, Université de Perpignan, EPHE, Université Paris 13, Université du Havre, Université de Rouen, Université de Toulouse 2. 2009 : 3 ème et 4 ème vagues de déploiement de Graal. Une dizaine d’établissements par semestre. Fin 2009, GRAAL devrait être diffusé dans environ 50 établissements . Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

8. Sommaire Présentation du projet Présentation de l’application Système d’information GRAAL & les archives ouvertes Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

9. Objectifs de GRAAL Graal est une application de modélisation de la recherche universitaire, qui vise à présenter de manière cohérente les unités de recherche et leur environnement Une référence pour le Service de la Recherche Un outil pour le laboratoire (moyens, activités) Un vecteur de communication avec le MEN et les grands organismes Un réservoir d’indicateurs pour la présidence et les utilisateurs autorisés Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

10. Fonctionnalités Base de données multi-établissements Description de la structure des laboratoires, équipes, fédérations universitaires, pôles, … Informations sur les personnes et leurs activités scientifiques : chercheurs, doctorants, … , qu’ils soient de l’établissement ou non Suivi des moyens financiers et des activités internationales Historisation des données : gestion des transformations, vue de l’établissement à une date d’observation Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

11. Exemple fictif de modélisation Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris Université CNRS MENESR Département Environnement & Dév. Durable Unité de Recherche Equipe A Equipe B Equipe C Ecole Doctorale I Ecole Doctorale II Fédération F Département Math, Info, Phys, Planète, Univers Physique, Chimie Science de l’ingénieur UFR Sciences & Techniques Service de la Recherche

12. Le pilotage avec GRAAL GRAAL dispose d’un univers Business Objects afin de réaliser des tableaux de bord sur la recherche. Indicateurs possibles : Informations générales Type d’unité, Tutelles, Ecoles doctorales, Direction, Hébergement, Bâtiments Personnels Chercheurs, Enseignants-chercheurs, ITA, Doctorants, ATER, … Finances Dotations du contrat Quadriennal, Moyens des équipes, Projets Production scientifique Publications, Manifestations scientifiques, Brevets Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

13. Sommaire Présentation du projet Présentation de l’application Système d’information GRAAL & les archives ouvertes Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

14. Intégration dans le SI de l’établissement Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris Scolarité Ressources Humaines Utilisateur connecteurs (Web services GRAAL) Entrepôt de Données accès « chercheur » Scolarité Ressources Humaines GRAAL CAS Annuaire LDAP (Supann, Agalan, …) ENT ( E-sup ) CAS Annuaire LDAP (Supann, Agalan, …)

15. Intégration dans le SI Dans GRAAL, pas de création de personnels Récupération des enseignants chercheurs, chercheurs, personnels administratifs, … à partir de l’application de Gestion des Ressources Humaines ( HARPEGE, VIRTUALIA ). Dans GRAAL, pas de création de doctorants Récupération des doctorants à partir de l’application de scolarité ( APOGEE, RIMBAUD ). Récupération des informations sur la thèse . Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

16. Vecteur de communication 1/2 Interopérabilité avec des SI externes : SIREDO (Ministère : contrat quadriennal ) HAL ( archives ouvertes ) ORI-OAI ( à l’étude ) Echanges de données avec les SI Ressources Humaines du CNRS et de l’ INSERM ( demandes en cours …) Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

17. Vecteur de communication 2/2 Application annuaire de la recherche à partir des données de GRAAL Développement de Web Services pour intégrer les données de GRAAL dans les sites institutionnels mais aussi dans les sites des UR ( en cours ) Développement d’un transfert d’informations vers TECHNEO , le service interrégional de recherche de compétences technologiques ( en cours ) Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

18. Sommaire Présentation du projet Présentation de l’application Système d’information GRAAL & les archives ouvertes Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

19. GRAAL & les archives ouvertes La nécessité d’avoir d’indicateurs sur les publications dans GRAAL est évidente. C’est une partie de l’activité des laboratoires. Il a donc été décidé de récupérer les notices des publications de HAL, de manière automatique par établissement (OAI). Les objectifs étaient la consultation et le reporting. Publications par UR Table de correspondance des laboratoires à maintenir Pas de liens vers les auteurs Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

20. Une publication moissonnée depuis HAL Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris lien vers la publication dans HAL les auteurs ( texte ) nom du laboratoire saisi dans HAL

21. Table de correspondance pour l’extraction Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

22. GRAAL - HAL Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris publications publications enrichies Saisie Saisie Dépôt Récupération automatique (moissonnage) Validation Consultation Consultation GRAAL HAL

23. Saisie des publications dans GRAAL Saisie dans GRAAL puis envoi dans HAL par Web Service Saisie facilitée : proposition des personnels des laboratoires, UR de rattachement des publiants, gestion des co-auteurs … Publications par personnel Justesse et uniformité des noms des laboratoires Tables à maintenir … Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

24. Principe du dépôt d’une publication serveur ftp permettant d’alimenter le répertoire web hal Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris répertoire temporaire GRAAL serveur web http://serveur/hal (stockage des fichiers) (1) Saisie des métadonnées (2) upload des fichiers de la publication (3) transfert des fichiers par ftp (4) Dépôt de la publication avec le WS de HAL (5) Récupération des fichiers par HAL en http (6) Retour par POST de l’évolution du statut HAL

25. Référentiels Pour qu’une publication créée dans GRAAL puisse être déposée dans HAL il faut que GRAAL utilise les référentiels de HAL : les types de publication, les domaines, les laboratoires, les journaux, les affiliations, les droits, … Les référentiels utilisés par HAL sont très volumineux. Il est donc impossible de les utiliser directement par Web Service. Les référentiels sont donc copiés dans la base de données GRAAL et synchronisés régulièrement en batch via le Web Service de HAL. Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

26. Formulaire de saisie des métadonnées la description des métadonnées à saisir pour chaque type de publication est disponible via le Web Service Ces données sont également synchronisées automatiquement dans GRAAL Seulement celles-ci sont insuffisantes pour construire le formulaire de saisie des métadonnées dynamiquement Création d’une table à part maintenue par GRAAL qui renseigne pour chaque métadonnée les informations nécessaires à la création du formulaire (avec les fonctionnalités web 2.0) : ordre de saisie, type de saisie, listes de valeurs … Problème lors des mise à jour de ces métadonnées par HAL Lors qu’une métadonnée est mise à jour par HAL, elle est récupérée dans GRAAL par la synchronisation mais elle n’est pas exploitable en l’état. La saisie enrichie est désactivée tant que l’incohérence persiste. Traitement de métadonnées cachées Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

27. Les auteurs Dans un soucis de cohérence et d’intégrité des données, les auteurs ne peuvent être que des personnes référencées dans GRAAL : Personnel (lié à au moins un laboratoire GRAAL) Contact Extérieur (lié à au moins un partenaire GRAAL) Dans Hal chaque auteur est lié à un laboratoire (problématique des référentiels) il faut donc manuellement auparavant : Lier les laboratoires GRAAL aux laboratoires HAL (relation 1-1) Lier les partenaires GRAAL aux laboratoires HAL (relation 1-1) L’interface de choix des auteurs ne propose que les objets liés à HAL : Recherche par personne Par laboratoire GRAAL (lié à un laboratoire HAL) Par partenaire GRAAL (lié à un laboratoire HAL) Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

28. Choix du type et du domaine de publication Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

29. Saisie des métadonnées Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

30. Recherche d’un auteur par son nom Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

31. Recherche d’un auteur dans un laboratoire Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

32. Auteurs Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

33. upload Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

34. Récapitulation Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

35. Correspondance UR HAL – UR GRAAL Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

36. Correspondance UR GRAAL – Partenaire GRAAL Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

37. Evolutions envisagées Moissonnage de HAL Etablir la correspondance entre les auteurs des publications moissonnées et les personnels de GRAAL (mécanisme automatique et intervention manuelle). Saisie des publications dans GRAAL vers HAL Assouplir la saisie des publications dans GRAAL. Mise à jour des publications Elargir le moissonnage … Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris

38. Merci de votre attention … Journée d’étude sur les archives ouvertes Jeudi 2 avril 2009 - Paris Laurent PILET Responsable Pôle SI Centre Interuniversitaire de Ressources Informatiques Université Blaise Pascal - Université d’Auvergne