Basic parliamentary procedures bilingual presentation sept 2012

INTRODUCTION TO BASICS OF
PARLIAMENTARY PROCEDURE

INTRODUCTION AUX BASES DE
PROCÉDURE PARLEMENTAIRE

Ontario East Municipal Conference
September 12, 2012

Denise Labelle-Gelinas, RP, CMO – Based on Robert’s Rules of Order 11h Edition

What is the fundamental principle of
Parliamentary Law?
Quel est le principe fondamental du droit
parlementaire?
 One subject (question) can be considered at a time; once a motion is
before the assembly. *
◦ Must be adopted or rejected by vote ** (or)
◦ Assembly must take action disposing of the question in some other way
before any other business (except certain “privileged questions”) can be
brought up ***
◦ Un sujet (question) peut être considéré à la fois; une fois qu'une motion est
devant l'assemblée. *
Doit être adoptée ou rejetée par un vote ** (ou)
Assemblée doit prendre des mesures disposer de la question d'une autre
manière avant toute autre entreprise (à l'exception de certaines «questions
privilégiées") peut être soulevé ***

What can a deliberative assembly (such as
Council) formally adopt?
Que peut une assemblée délibérative (tels que le
Conseil) d'adopter officiellement?

 In basic terms – written rules of procedure. En
termes de base - règles de fonctionnement écrites.
◦ They can confirm / Ils peuvent confirmer
◦ Add to (or) / Ajouter (special rules of order
(règles d'ordre spéciales)
◦ Deviate / dévier

What is the importance of parliamentary Law? And why do
most legally established deliberative assemblies adopt such
authorities?
Quelle est l'importance de la loi parlementaire? Et pourquoi
que la plupart des assemblées délibérantes établisse et adopte
autorités de ces lois?

 Democratic Process / Processus démocratique
 Members speak freely / Les membres s'exprimer librement
 Minority may present their case /Minoritaires peuvent présenter leur
cas
 Majority decides / La majorité décide
 Minority helps to carry out final decision / Minoritaires aide pour
mener à bien la décision finale

MAIN MOTION
PROPOSITION PRINCIPALE

 What does the word motion refer to?
 À quoi réfère le mot mouvement?

◦ It is a formal proposal by a Member, in a meeting, that
the assembly take certain action.
◦ Il s'agit d'une proposition formelle par un membre, dans
une réunion, que l'assemblée prenne certaines mesures.

Handling a motion properly
Traitement d'une motion dûment
 Six Steps in handling a motion
 Six étapes dans le traitement d'une motion

◦ Three (3) steps bring the matter before the assembly
(steps 1, 2 and 3) / Trois (3) étapes porter la question
devant l'assemblée (les étapes 1, 2 et 3)

◦ Three (3) steps allow the matter to be dealt with
(steps 4, 5, 6) / Trois (3) étapes qui permet de la question
d’être régler - (les étapes 4, 5, 6)

Steps 1, 2 and 3 / Les étapes 1, 2 et 3 Steps 4, 5 and 6 / Les étapes 4,5 et 6

1. Member makes the 4. Members debate the
motion / Membre fait la question / Membres
motion débattent la question
2. Another Member seconds 5. Chairs puts the
the motion / Un autre question to a vote /
membre appuie la motion Présidents met la
3. The Chair States the question à un vote
Question / Le président 6. Chair announces the
énonce la question result of the vote /
Président annonce le
résultat du vote

Proper Handling of a Motion
Manipulation correcte d'une motion

 Steps 3, 5 and 6 are the most crucial steps from the
perspective of the presiding officer. / Les étapes 3, 5 et 6
sont les étapes les plus importantes du point de vue du
président.

 A good chair will have total control of its assembly if
they master these three critical steps and maintain the
ability to have closure on controversial issues. / Un bon
président, aura le contrôle total de son assemblée s'ils
maîtrise ces trois étapes critiques et de maintenir la
possibilité d'avoir la fermeture sur des questions
controversées.

The Chair States the question on the motion
Le président énonce la question
 Important because it is the  Important car c'est le début des
beginning of the presiding efforts de l'officier présidant, à
officer’s efforts to focus the faire concentrer l'Assemblée sur
assembly on the specific la motion précise qui doit être
discuté.
motion that is to be discussed
 La déclaration de la motion par
 The statement of the motion le président est une indication
by the presiding officer is a claire de tout cela, que la motion
clear indication to all that, spécifique, dans son texte exact,
that specific motion, in its est la seule question maintenant
exact wording, is the only ouverte à la discussion.
issue now open for
discussion.

Step 3 – STATING the question
3ième étape - posant la question

Continued continuer
 Clear statement on the motion  Énonciation claire sur la motion à la
in Step 3, makes it easier for the 3ième étape, car il sera plus facile
chair in Step 4 to keep discussion pour le président à la 4ième étape
focused on exact motion stated. de garder les discussion a porté sur
 Conclusion of this step is the la motion exacte qui a été déclaré.
point in time when the  Conclusion de cette étape est le
ownership of the motion is moment où la propriété de la
transferred from the Member motion qui est transférée à partir
who made the motion to the du membre qui a présenté la
assembly. motion à l'assemblée
 This distinction is very
 Cette distinction est très importante
important…because it has the
... parce qu'il a la capacité de
ability to change or withdraw the
modifier ou de retirer la motion.
motion.

Debate on the motion / débat sur la motion

 When a main motion has  Quand une motion principale
been stated by the chair, it a été déclaré par le président,
is said to be pending (or il est dit d’être en attente (ou
more commonly “on the plus souvent "sur le
floor”. plancher« ).

 It is now before the group  La motion est maintenant
for debate and action devant l’assembler pour le
débat et l'action

Step 4 – Debate
4ième étape - Débat

Debate on the motion Débat sur la motion

 Debate mean discussion  Débat signifie la discussion
on the merits of the sur les mérites de la question
question..that is, whether .. C’est à dire, si l'action
the proposed action should proposée doit ou ne doit pas
or should not be taken être pris
 Generally, after stating the En règle générale, après avoir
question on a motion, the énoncé la question sur une
chair normally turns motion, le président se tourne
towards the maker of the normalement vers l'auteur de
motion to see if he/she la motion pour voir si il / elle
wishes to be assigned the souhaite être assigné la
floor parole

Step 4 – Debate
4ième étape - Débat

Step 5 – The Chair puts the Question to a Vote
/ Étape 5 - Le président met la question relative au vote

 Step 5 ensures that all  La 5ième étape veille à ce que tous
Members of the assembly les membres de l'assemblée
understand exactly what they comprennent exactement ce qu'ils
votent.
are voting on.
 Si l'étape 5 n'est pas correctement
 If step 5 is not properly exécuté par le président et une
executed by the Chair and fois que la question est posée, tout
once the question is put, all at à la fois l'assemblage sera en duvet
once the assembly will duck de canard en tournant la tête au
down turn their head to the membre assis à côté d'eux et de
demander "qu'est-ce qu'on vote?",
Member sitting next to them Ou se mettre debout et de
and ask “what are we voting demander au président la même
on?”, or stand up and ask the question
Chair the same question

Step 5 – Putting the question
5ième étape - Poser la question

 When the motion is clearly  Lorsque la motion est claire
and objectively stated, just et objective, juste avant le
before the vote, it has a vote, il a un effet de s'installer
settling effect on the sur l'Assemblée et tous auront
assembly and everyone will le sentiment que la question
feel that the issue is about est sur le point d'être résolu
to be resolved using a fair, en utilisant un processus
democratic process and the équitable, démocratique et
assembly is better able to l'assemblage est mieux en
accept the decision and mesure d'accepter la décision
then move on to the next puis passer à la prochaine
item on the agenda. question à l'ordre du jour.

Step 5 – Putting the question
5ième étape - Poser la question

Step 6 – The Chair announces the result of the Vote
6ième étape - Le président annonce le résultat du vote
 Controversial or not, Step 6 is
extremely important as part  Controverse ou pas, la 6ième étape
est extrêmement importante dans
of the process and the Chair’s le cadre du processus et l'annonce
announcement as part of the du président dans le cadre du vote.
vote. 
 Proper execution of Step 6 is
La bonne exécution de l'étape 6 est
toujours importante et encore plus
always important and even critique dans des situations
more critical in controversial controversées. C'est comme si cette
situations. It is as if this step étape donne l'autorisation de
gives the assembly permission l'Assemblée de passer à la question
suivante, au lieu de ressasser la
to move on to the next issue, question actuelle.
instead of rehashing the
current issue.

Step 6 – Announcing the result
6ième étape - annonce le résultat

 L’annonce complète du
 The Chair’s complete président devrait
announcement should comprendre:
include:  Si le vote a été compté, le
◦ If the vote was counted, the président doit d'abord
chair should first give the donner le compte avant
count before announcing d'annoncer le côté
the prevailing side. dominant.
◦ Declaration of whether ◦ Déclaration du fait que la
the motion is adopted or motion est adoptée ou
lost perdue


◦ Statement of the effect of  Déclaration de l'effet du
the vote or, if appropriate, vote ou, si nécessaire,
ordering its execution ordonner son exécution
(ie) the ayes have it; the (par exemple) les oui
motion is adopted; “the l’emporte et la motion est
treasurer will issue a… adoptée; «le trésorier
émettra un ...
◦ Announcement of the  Annonce au point suivant
next item of business des affaires


A Council Member’s part in a Productive Meeting
/ La participation à une réunion fructueuse
 Obtaining the Floor / Obtenir la parole
◦ (Q) How can a Member obtain the floor?
◦ (Q) Comment un membre peut obtenir la parole ?
 First the Member must be recognized by the presiding officer
(while entitled to it.) / D'abord le membre doit être reconnue par
le président (tout droit.)
 To claim the floor: / Pour réclamer l’étage:
 Member rises and addresses the Chair. / Le membre se lève et
s'adresse au président.
Member is recognized / Membre est reconnue
 Member speaks in debate or makes a motion / Le membre
parle au débat ou présente une motion.
 When finished, Member yields the floor by sitting Lorsque
vous avez terminé, membre cède la parole en s'asseyant

 If two Members rise at the same time, what is the general
rule followed in identifying who gets recognized first?
 Si deux membres se lèvent en même temps, qu’elle est la règle
générale suivie dans l'identification de qui sera reconnu en
premier?

◦ The Member who rose and addressed the Chair first, after
the floor was yielded is entitled to be recognized first.
◦ Le membre qui se lève et adresse la parole au président le
premier est donné le droit d'être reconnu en premier.

 If the Chair makes a mistake and assigns
the floor to the wrong person what can a
Member do?

 Si le président fait une erreur et attribue la
parole à la mauvaise personne que peut faire
un membre?

 A Member can raise a “point of order”
◦ When preference in recognition was timely claimed or in
any other case, the Chair’s attention can be called to it by
a member raising a “point of order”, after which the chair
should immediately correct it.
 Un membre peut soulever une "rappel au Règlement«
◦ Lorsque la préférence dans la reconnaissance était
opportun réclamé ou dans tout autre cas, l'attention
du Président peut être appelé par un membre en
soulevant un "rappel au Règlement", après où le
président doit immédiatement corriger.

A Time and Place to Interrupt
Une heure et le lieu d'interrompre
 Normally it is improper to interrupt a business session
or speaker. However, there are times when interrupting
is the right thing to do.
 Normalement, il est inapproprié d'interrompre une session
d'affaires ou haut-parleur. Cependant, il ya des moments où
l'interruption est la bonne chose à faire.
(Q) Can anyone indicate what is a question of
privilege?
(Q) Peut-on indiquer ce qui est une question de privilège?

Use of Subsidiary Motions
L’utilisation des motions subsidiaires

 Lay on the Table Parier sur la table
◦ To interrupt the pending business as to permit doing something else
immediately.
◦ Pour interrompre les affaires en cours afin de permettre de faire autre
chose immédiatement
.The motion to Lay on the Table enables the assembly to lay the
pending question aside temporarily when something else of
immediate urgency has arisen
◦ La motion visant à poser la question sur la table temporairement
permet à l'assemblée de faire face lorsque quelque chose, d'une
urgence immédiate a surgie

 Previous Question / Question
précédente

◦ Immediately to close debate and the making of
subsidiary motions except the motion to Lay on
the Table.
◦ Apporte immédiatement à la clôture du débat et
toute décisions de motions subsidiaires, sauf la
motion visant à déposer sur la table.

 This motion is used to bring the assembly to an immediate vote
on one or more pending questions

 Ce mouvement est utilisé pour amener l’assembler à un vote
immédiat sur une ou plusieurs questions en attente

 Immediately closes debate on, and stops amendment of, the
immediately pending question and such other pending questions;
and prevents the making of any other subsidiary motions except
the higher-ranking Lay on the Table.
 Ferme immédiatement le débat sur la motion et arrête la modification
de la question immédiatement en attendant et les autres questions en
suspens, et empêche la réalisation de toutes les motions subsidiaires à
l'exception de ceux qui sont classés supérieur .

 Limit or extend debate / Limiter ou
d'étendre le débat

◦ One of two motions by means of which an
assembly can exercise special control over debate
on a pending question or on a series of pending
questions.
◦ L'un des deux motions au moyen de laquelle une
assemblée peut exercer un contrôle spécial sur le
débat sur une question en suspens ou sur une
série de questions en suspens.

 Reduces the number or length of speeches permitted / Réduit
le nombre ou la longueur des discours autorisés

 Requires that, at a certain later hour or after debate for a
specified length of time, debate shall be closed and the
question shall be put to vote./ Exige que, à une certaine heure
plus tard, ou après le débat doit être fermés et la question doit
être soumise au vote

 a specified length of time, debate shall be closed and the
question shall be put to vote. / une longueur de temps spécifiée,
le débat doit être clos et la question doit être soumise au vote.
 When adopted, it is said that the assembly has adopted an
“order” / Une fois adopté, il est dit que l'assemblée a adopté une
«ordonnance»

 Postpone to a certain time (definitely or
postpone) / Remettre à un certain temps
(définitivement ou retarder)
◦ Is a motion to put off, within limits, to a definite day, meeting or hour,
or until after a certain event. / Est une motion de remettre à un certain
temps, dans certaines limites, à un jour déterminé, réunion ou à l'heure, ou
jusqu'à ce que, après un certain événement.

◦ Note: The expression to defer should be avoided, since it is often
subject to vague usage.
◦ À noté: L'expression de différer doit être évitée, car il est souvent soumis à
une utilisation vague.

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 Commit or refer / Commettre ou de
référer
◦ Generally used to send a pending question to a
relatively small group of selected persons – a
committee – so that the question may be carefully
investigated and put into better condition for the
assembly to consider).
◦ Généralement utilisé pour envoyer une question en attente
à un groupe relativement restreint de personnes choisies -
un comité - de sorte que la question peut être étudiée
avec soin et mis en meilleur état pour le montage à
envisager).

 Amend / Modifier

◦ What is an amendment?
 Amend is a motion to modify the wording – within
certain limits of the meaning – of a pending motion,
before the pending motion is acted on.

o Qu'est-ce qu'un amendement?
Modifier une motion visant à modifier le texte - dans
certaines limites de la signification - d'une motion en
cours, avant que le mouvement en attente soit donné
suite.

◦ How many amendments can be introduced?
 Two – the Primary Amendment and the Secondary
Amendment.

◦ Combien d'amendements peut être introduit?
 Deux - La principale modification et l'amendement
secondaire

◦ Amend is the most widely used of the subsidiary
motions. Its adoption does not adopt the motion
thereby amended but rather that motion remains
pending in its modified form.

◦ La motion de Modifier est le plus largement utilisé des
motions subsidiaires. Son adoption n’est pas d’adopter la
motion ainsi modifiée, mais plutôt que la motion reste en
attente dans sa forme modifiée.

 Rejection of the motion to amend leaves the pending
motion worded as it was before the amendment was
offered.
 Rejet de la motion visant à modifier la motion laisse en
attente rédigée comme il était avant la modification a été
offert.

 An amendment must always be germane…closely
related to or having bearing on the subject of the
motion to amend.
 Un amendement doit toujours être germane ... sont
étroitement liés ou ayant rapport avec le sujet de la motion
visant à modifier.

 What does it mean to be germane?
 Qu'est-ce que cela signifie d'être germane?

◦ An amendment must in some way involve the same question that is
raised by the motion to which it is applied.
◦ Un amendement doit en quelque sorte impliquer la même question qui est
soulevée par la motion à laquelle il est appliqué.

◦ A secondary amendment must relate to the primary amendment in the
same way.
◦ Une modification du secondaire doivent se rapporter à la principale
modification de la même manière.

◦ An amendment cannot introduce an independent question but an
amendment can be hostile to, or even defeat, the spirit of the original
motion and still be germane.
◦ Un amendement ne peut pas introduire une question indépendante, mais un
amendement peut être hostile à, ou même la défaite, l'esprit de la motion
originale et toujours pertinent.

Friendly Amendment !
Amendement amicale!

 How do you deal with a friendly
amendment?

 Comment gérez-vous avec un amendement
amical?

◦ Often while a motion is being debated, someone will get
up and offer what he or she terms a “friendly
amendment” to the motion. The maker of the original
motion will “accept” the amendment, and the chair will
treat the motion as amended. – WRONG

 Souvent, tandis que la motion est débattue, quelqu'un va se lever
et offrir ce qu'il ou elle qualifie comme"amendement amical" à
la motion. Le fabricant de la motion originale sera «accepter»
l'amendement, et le président traitera la motion telle
qu'amendée. FAUX

 Once a motion has been stated by the chair, it is NO
LONGER the property of the mover, but of the
assembly. Any amendment, “friendly” or otherwise,
must be adopted by the full body, either by a vote or by
unanimous consent.

 Une fois qu'une motion a été déclaré par le président, il
n'est plus la propriété de l'auteur, mais de l'assemblée.
Toute modification, «amical» ou autrement, doit être adoptée
par le corps entier, soit par un vote ou par consentement
unanime.

 Postpone indefinitely / Reporter
indéfiniment
◦ To drop the main motion with a direct vote on it
◦ Pour déposer la motion principale par un vote direct

◦ (Q) does anyone make use of this type of motion?
◦ (Q) what is your understanding of it?

◦ Q) at-il quelqu'un qui utilisent ce type de motion?
◦ (Q) Quelle est votre compréhension de celui-ci?

a. This motion is one that the assembly
decline to take a position on the main
question.
Cette motion est une que l'Assemblée déclin de
prendre une position sur la question principale.

b. Its adoption kills the main motion (for the
duration of the session) and avoids a direct
vote on the question.
 Son adoption tue la motion principale (pour la
durée de la session) et évite un vote direct sur
la question.

c. Useful for disposing of a badly chosen main motion
that cannot be either adopted or expressly rejected
without possibly undesirable consequences.
Utile pour se débarrasser de la motion principale, mal
choisi qui ne peut pas être adopté ou rejeté
expressément sans conséquences éventuellement et
indésirables.

d. Can be applied ONLY to a main motion and only
while a main motion is pending.
Peut être appliqué seulement à une motion principale
et seulement pendant que la motion principale est
pendante.

 Addressing all remarks through the chair
 Adressant tous les remarques à la présidence

◦ Members of an assembly cannot address one another directly,
but must address all remarks through the chair. (if a member
wishes to address a question, while a member is speaking…the
member should rise and address the chair, proceeding as
explained under a Point of Information).

◦ Les membres d'une assemblée ne peuvent pas aborder un autre
directement, mais doit répondre à toutes les remarques à la
présidence. (si un membre souhaite répondre à une question, tandis
qu'un membre a la parole ... le membre doit se lever et s'adresser au
président, en procédant comme expliqué dans un Point d'information).

 Refraining from speaking against one’s own
motion / S'abstenir de parler contre sa propre
motion
◦ In debate, the maker of a motion, while he can
vote against it, is not allowed to speak against his
own motion. He need not speak at all, however if
he does he is obliged to take a favorable position.
◦ Au cours du débat, le fabricant d'une motion, alors
qu'il peut voter contre, n'est pas autorisé à parler
contre sa propre motion. Il doivent pas parler du tout,
mais s'il le fait il est obligé de prendre une position
favorable.

Refraining from speaking against one’s own
motion / S'abstenir de parler contre sa propre
motion

 If he changes his mind while the motion he
made is pending, he can, in effect advise the
assembly of this by asking permission to
withdraw the motion.
 Si il change d'avis pendant que la motion qu'il a
présentée est en cours, il peut, en effet aviser
l’assemblée en demandant la permission de retirer
la motion.

Chair’s Participation in Debate
Président participation au débat
1. As a Member and as an individual, has the
same rights in debate as any other member.
En tant que membre et en tant qu'individu, a les
mêmes droits dans le débat que tout autre
membre.

2. MUST maintain impartiality while presiding
DOIT maintenir l'impartialité tandis qu’il préside

3. Should have nothing to say on the merits of pending
question / Il devrait y avoir rien à dire sur les mérites de
la question en cours
4. On RARE occasions, the chair may believe that crucial
factor relating to such a question has been
overlooked and that his obligation as a member to call
attention to the point outweighs his duty to preside at
the time.
En de rares occasions, le président peut croire qu’un
facteur crucial relatif à une telle question a été négligé et
c’est son obligation en tant que membre d'appeler
l'attention sur le point et est son devoir de présider à
l'époque.

5. To participate in debate, must relinquish the chair and not return
until all pending questions have been disposed. / Pour participer au
débat, doit renoncer à la présidence et ne pas revenir jusqu'à ce que
toutes les questions en suspens ont été disposées.
6. Exception: in debate on an appeal or point of order, that the
chair has submitted to the judgment of the assembly, above rules
do not apply and the presiding officer does not leave the chair,
since his participation in debate relates to the function of
presiding. / Exception: aux débats sur le recours ou le point de
l'ordre, que le président a soumis au jugement de l'assemblée, les
règles ci-dessus ne s'appliquent pas et le président ne quitte pas
la chaise, puisque sa participation au débat porte sur la fonction
de présidence .

 AS PRESCRIBED UNDER THE MUNICIPAL ACT OF ONTARIO
THROUGH THE FOLLOWING SECTIONS:
 243. Except as otherwise provided, every member of a council shall have one vote.
 Tie votes
 245. Any question on which there is a tie vote shall be deemed to be lost, except
where otherwise provided by any Act.
 Recorded vote
 246. (1) If a member present at a meeting at the time of a vote requests
immediately before or after the taking of the vote that the vote be recorded, each
member present, except a member who is disqualified from voting by any Act, shall
announce his or her vote openly and the clerk shall record each vote.
 Failure to vote
 (2) A failure to vote under subsection (1) by a member who is present at the
meeting

 COMME PRÉVU PAR LA LOI SUR LES MUNICIPALITÉS DE L'ONTARIO PAR LES
SECTIONS SUIVANTES:
 243. Sauf disposition contraire, chaque membre d’un conseil dispose d’une voix.
 Égalité des voix
 245. Sauf disposition contraire de toute loi, en cas d’égalité des voix sur une
question, celle-ci est réputée rejetée.
 Consignation des votes
 246. (1) Si un membre présent à une réunion au moment d’un vote demande,
immédiatement avant ou après la tenue du vote, que celui-ci soit consigné, chaque
membre présent, sauf s’il est inhabile à voter en application d’une loi, annonce son
vote publiquement, et le secrétaire consigne chaque vote.
 Défaut de voter
 (2) Les membres qui sont présents à la réunion au moment du vote et qui sont
habiles à voter mais ne votent pas contrairement au paragraphe (1) sont réputés
avoir exprimé un vote de rejet.

Basic parliamentary procedures bilingual presentation sept 2012

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