Bid ce workshop 1 Activity V.01 - Planning a biodiversity data mobilization project

OCTOBER 2016
THE BID PROGRAMME IS FUNDED BY THE EUROPEAN UNION
Sharon Grant
Digitization Project Planning

OCTOBRE 2016
THE BID PROGRAMME IS FUNDED BY THE EUROPEAN UNION
Sharon Grant
Planification de projet de numérisation

INDEX
●Planning for Mobilization
●Clustering the Components
●Elements of a Good Plan
●Conclusion
Index

CONTENU
●La planification de la mobilisation
●Rassembler les éléments
●Les éléments d'un bon plan
●Conclusion
Contenu

“That would be no good, said the wizard, not without a mighty Warrior,
even a Hero. I tried to find one; but warriors are busy fighting one
another in distant lands, and in this neighbourhood heroes are scarce,
or simply not to be found… So now let us get on and make some plans.”
Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”
Planning for Mobilization

“That would be no good, said the wizard, not without a mighty Warrior,
even a Hero. I tried to find one; but warriors are busy fighting one
another in distant lands, and in this neighbourhood heroes are scarce,
or simply not to be found… So now let us get on and make some plans.”
Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”
La planification de la mobilisation

Resources
Use
Goals
PlanningforMobilization
Mobilization
Definition: “Bring resources into use to achieve a particular goal.”
- Oxford English Dictionary

Ressources
Application
Objectifs
Laplanificationdelamobilisation
Mobilisation
Définition: "Amener des ressources en service pour atteindre un objectif
particulier."
Définition: “mettre les ressources en application afin d’atteindre un
objectif particulier”

Resources
USES
Tasks
● Specimen/Object Staging,
● Curation,
● Data Review,
● Database Review
● Image Capture,
● Transcription,
● Data Cleaning,
● Quality Checking
● Georeferencing,
● Re-publishing
GOALS
Outputs
● Extended Metadata,
● Multiple angles,
● All maged
● Georeferenced
● Published,
● Own IPT
RESOURCES
Stakeholders
/Hardware
● INSTITUTIONAL
• Collections (Collections
Managers, Librarian, Curator,,,)
• Personnel (HR…)
● PROJECT
• Digitization (Imagers,
Geographer...)
• Project Management (PI…)
● EXTERNAL
• Web (Designer, Developer)

Ressources
UTILISATION
Tâches
● Préparation des Spécimens / Objets
● Curation
● Revue des Données
● Revue de la Base de Données
● Capture des Images
● Transcription
● Nettoyage des données
● Contrôle Qualité
● Géoréférencement
● Re-publication
OBJECTIFS
Produits
● Métadonnées augmentées,
● Plusieurs angles de vue,
● Prise de vue pour tous les spécimens
● Géoréférencement complet
● Publication,
● Installation de l’IPT
RESSOURCES
Intervenants / Hardware
● NIVEAU INSTITUTIONNEL
• Collections (Gestionnaires de
Collections, Bibliothécaire,
Chargé de collection, ...,)
• Personnel (Ressources
humaines…)
● PROJET
• Équipe de Numérisation
(Preneurs d’images,
géographes…)
• Gestion de projet (PI…)
● EXTERNES
• Équipe Web (Graphiste,
Développeur...)

WHO (person) is going to do it?
AFFILIATIONS
● Institutional; Project; External
STAKEHOLDERS
● Collections; Project
Management; Digitization
Team; Personnel; Web Team;
Technology; Research;
Institution
ROLES
● Collections Manager;
Conservator; Librarian;
Registrar; Archivist; Project
Manager; Principal Investigator;
Imagers; Transcribers; Quality
Checker; Data Specialist;
Human Resources; Finance;
Designer; Web Developer;
Content Developer;
Programmer; Network
Administrator; Helpdesk;
Database Administrator;
Researcher; Volunteer/intern;
Curator; Geographer
WHO?
Affiliations
● The group or business to whom the
Stakeholder reports.
Stakeholders
● Groups or teams of people whose areas of
responsibility may affect the success of
your project.
Roles
● Actual individuals who you may need to
help you successfully complete your
project.
Affiliations, Stakeholders and Roles

QUI (personne) va faire le travail ?
AFFILIATIONS
● Institutionnelles ; Au Projet ; Externes
GROUPES DES INTERVENANTS
● Collections; Gestion de Projet ;
Equipe de numérisation , Personnel,
Equipe web ; Technologie :
Recherche ; Institution
RÔLES
● Gestionnaire de Collections ;
Conservateurs, Documentaliste;
Registraire ; Archiviste ; Gestionnaire
de projet ; Chercheur : Imageurs ;
Transcripteurs ; Contrôleurs Qualité ;
Spécialiste des Données ;
Ressources humaines ; Finance ;
Designer; Développeur web ;
Développeur de contenu ;
Programmeur ; Administrateur
réseau ; Helpdesk ; Administrateur
de base de données ;
Volontaires/Stagiaires; Géographe
QUI ?
Affiliations
● Le groupe ou institution auquel le group
des intervenants impliqué rend des
comptes.
Groupes des intervenants
● Groupes ou équipes de personnes dont
les domaines de responsabilité peuvent
avoir des répercussions sur le succès du
projet.
Rôles
● Individus dont vous pouvez solliciter l’aide
afin de compléter votre projet avec succès.
Personnes, Affiliations et Rôles

Uses
USES
Tasks
● Curation,
● Data Review,
● Database Review
● Image Capture,
● Transcription,
● Data Cleaning,
● Georeferencing,
● Re-publishing
GOALS
Outputs
● All maged
● Georeferenced
● Published,
● Own IPT
RESOURCES
Stakeholders
/Hardware
● INSTITUTIONAL
● PROJECT
Geographer...)
● EXTERNAL

WHICH (choice, alternative) things do we
need to do?.
● TASK
o Specimen/object
Staging; Curation; Data
Review; Database
Review; Hiring Staff;
Equipment Purchasing;
Equipment Setup;
Database Modifications;
Image Capture;
Transcription; Data
Cleaning; Quality
Checking; Publishing;
Georeferencing; Re-
publishing; Provisioning
Storage; Budgeting;
Specimen/object Return;
Data Standards
WHICH?
Tasks
● Jobs that will need to be done in order to
achieve the aims of the project.
Uses

QUELLES (choix, alternative) choses
devons nous réaliser ?.
● TÂCHES
● Préparation des
Spécimens / Objets;
Revue de la Base de
Données; Mettre en
place l'Équipement;
Transcription;
Publication; Gestion
Serveur Stockage;
Curation; Recruter
l'Équipe; Modifications
de la Base de Données;
Nettoyage des
Données;
Géoréférencement;
Budgétisation; Revue
des Données; Acheter
de l'Équipement;
Capture des Images;
Contrôle Qualité;
Republication; Retour
des Spécimens / Objets;
Standards de Données
LESQUELLES ?
Tâches
● Les actions qui contribuent à la réalisation
des objectifs du projet.
Utilisation

Goals
USES
Tasks
● Curation,
● Data Review,
● Database Review
● Image Capture,
● Transcription,
● Data Cleaning,
● Georeferencing,
● Re-publishing
GOALS
Outputs
● All maged
● Georeferenced
● Published,
● Own IPT
RESOURCES
Stakeholders
/Hardware
● INSTITUTIONAL
● PROJECT
Geographer...)
● EXTERNAL

WHAT (specific thing, object) do you
want to do?
● GOALS
o Darwin Core Data;
Extended Metadata; All
Imaged; Regularly
Published;
Georeferenced; Own
IPT
WHAT?
Goals
● Deliverables.
• Stated
• Implied
● Deadlines
• Milestones
• Final
Goals

QUE (chose spécifique, objet) voulez-
vous faire ?
● OBJECTIFS
o Données au format
Darwin Core;
Métadonnées
augmentées; Prises de
vues complètes;
Données régulièrement
publiées; Données
géoréférencées; IPT
installée
QUOI ?
Objectifs
● Délivrables.
• Définis
• Sous-entendus
● Dates de rendu
• Intermédiaires
• Finale
Goals

Ressources
Application
Objectifs
Mobilisation

• Review Goals
• Research Uses
• Review Resources
Mobilization

• Revoir Objectifs
• Rechercher
Applications
• Revoir Resources
Mobilisation

• Bottlenecks
• Gaps
• Barriers
Mobilization

• Blocages
• Lacunes
• Obstacles
Mobilisation

REVIEW
●Planning for Mobilization
• Affiliations
• Stakeholders
• Roles
• Tasks
• Goals
Review

REVUE
●Planification de la Mobilisation
• Affiliations
• Intervenants
• Rôles
• Taches
• Objectifs
Revue

“ The goblins chained their hands behind their backs and linked them all
together in a line and dragged them to the far end of the cavern with
little Bilbo tugging at the end of the row. ” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back
Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”
Clustering the Components

“ The goblins chained their hands behind their backs and linked them all
together in a line and dragged them to the far end of the cavern with
little Bilbo tugging at the end of the row. ” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back
Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”
Rassembler les éléments

Group
Similar
Things
ClusteringtheComponents
Cluster
Definition: “A group of similar things or people positioned or occurring
closely together.” - Oxford English Dictionary

Rassembler
Éléments
Similaires
Rassemblerleséléments
Noyau (cluster)
Définition: “groupe d’éléments ou de personnes similaires disposés ou
rassemblés de manière à être physiquement proche.” - Oxford English Dictionary

WHEN (time, occasion, moment) do you
want it done?.
● STAGE
o Before, During, After
.
HOW (way, manner, form) are we going
to do it?
● Sequential
• Simple
• Linear
● Rules Driven
• Logic
• Linear
● State Machine
• Complex
• Asychronous
WHEN? HOW?
Groups
● Stages are points in time relative to the
project start during which the task should be
carried out.
Task Clusters
● Digitization
Workflows
● Sequential
● Rules Driven
● State Machine
Clusteringthecomponents
Groups, Clusters and Workflows

QUAND (temps, occasion, moment)
voulez-vous le faire ?
● ÉTAPES
o Avant, Pendant, Après
COMMENT (façon, manière, forme)
allons-nous réaliser ces tâches ?
● Séquentiel
• Simple
• Linéaire
● Guidé par des règles
• Logique
• Linéaire
● A l’échelle nationale
• Complexe
• Asynchrone
QUAND ? COMMENT ?
Groupes
● Les étapes sont des points dans le temps par
rapport au début du projet au cours de
lesquelles les tâches doivent être terminées.
Regroupement des tâches
● Numérisation
Workflows
● Séquentiel
● Guidé par des règles
● A l’échelle nationale
Groupes, regroupement des tâches et workflows

Groups
Digitization
● Image Capture
● Transcription
● Data Cleaning
● Publishing
After Digitizing
● Georeferencing
● Re-publishing
● Specimen/Object Return
Before Digitizing
● Specimen/Object Staging
● Curation
● Data Review
● Database Review
● Provisioning Storage
● Budgeting
● Data Standards
● Hiring Staff
● Equipment Purchasing
● Equipment Setup
● Database Modifications
● Budgeting

Groupes
Numérisation
● Capture des Images
● Transcription
● Nettoyage des Données
● Contrôle Qualité
● Publication
Après
Numérisation
● Géoréférencement
● Republication
● Retour des Spécimens / Objets
Avant
Numérisation
● Préparation des Spécimens / Objets
● Curation
● Revue des Données
● Revue de la Base de Données
● Gestion Serveur Stockage
● Budgétisation
● Standards de Données
● Recruter l'Équipe
● Acheter de l'Équipement
● Mettre en place l'Équipement
● Modifications de la Base de Données

to do it?
There are FIVE major
groups of tasks that
comprise the digitization
process.
● pre-digitization curation
and staging
● specimen image
capture
● specimen image
processing
● electronic data capture
● georeferencing locality
descriptions.
Source: https://www.idigbio.org/content/digitization-workflows
Reference: ZooKeys 209: 19-45 (20 Jul 2012) doi: 10.3897/zookeys.209.3135 (http://zookeys.pensoft.net/articles.php?id=2926%7C)
Task Clusters
HOW?

allons-nous réaliser ces tâches ?.
Il existe CINQ groupes de
tâches principaux, qui
forment le processus de
numérisation.
● Gestion et préparatifs
pré-numérisation
● Prise de vues de
spécimens
● Traitement des prises
de vues de spécimens
● Informatisation des
données
● Géoréférencement des
descriptions de
localités.
Reference: ZooKeys 209: 19-45 (20 Jul 2012) doi: 10.3897/zookeys.209.3135 (http://zookeys.pensoft.net/articles.php?id=2926%7C)
Regroupement des tâches
COMMENT ?

to do it?
Sequential - Represents a
series of steps. The steps
are performed one after
another until the last activity
is completed.
HOW?
Workflows

Séquentiel - Représente
une série d’étapes. Les
étapes sont réalisées les
unes après les autres jusqu’à
ce que la dernière activité
soit achevée.
COMMENT ?
Workflows

to do it?
Rules-driven Implemented
based on a sequential
workflow however, rules and
business logic can alter the
progress of the workflow.
HOW?
Reference: https://www.idigbio.org/sites/default/files/sites/default/files/Workflow_MellonTypePDC_v4.jpeg
Workflows

Guidé par des règles Mis
en place suivant un workflow
séquentiel, cependant les
règles et contraintes
extérieures peuvent altérer la
progression du workflow.
COMMENT ?
Reference: https://www.idigbio.org/sites/default/files/sites/default/files/Workflow_MellonTypePDC_v4.jpeg
Workflows

to do it?
State Machine - The steps
in a state machine workflow
execute asynchronously i.e.
they are not necessarily
performed one after another,
but instead are triggered by
actions and states in
previous steps. One state is
assigned as the start state,
and then, based on an event,
a transition is made to
another state and so on.
Workflows

COMMENT (façon, manière, forme) allons-
nous réaliser ces tâches ?.
A l’échelle nationale - Les
étapes d’un workflow à l’échelle
nationale s’exécutent de façon
asynchrone, c’est-à-dire qu’elles
ne sont pas forcément effectuées
les unes après les autres mais
sont au contraires mises en route
par les actions et et statuts des
étapes précédentes. Un état est
désigné comme étant l’état initial,
puis, en fonction d’un
événement, une transition vers
un autre état s’effectue et ainsi
de suite.
COMMENT ?
Workflows

REVIEW
●Clustering the Components
• Groups
• Clusters
• Workflows
Review

REVUE
●Rassembler les éléments
• Groupes
• Regroupement des tâches
• Workflows
Revue

“We are met to discuss our plans, our ways, means, policy and devices.
We shall soon before the break of day start on our long journey, a
journey from which some of us, or perhaps all of us (except our friend
and counsellor, the ingenious wizard Gandalf) may never return. It is a
solemn moment.” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”
Elements of a Good Plan

“We are met to discuss our plans, our ways, means, policy and devices.
We shall soon before the break of day start on our long journey, a
journey from which some of us, or perhaps all of us (except our friend
and counsellor, the ingenious wizard Gandalf) may never return. It is a
solemn moment.” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”
Éléments d’un Bon Plan

Proposal
Detail
Achievements
ElementsofaGoodPlan
Plan
Definition: “A detailed proposal for doing or achieving something.” - Oxford
English Dictionary

Détail
Proposition
Délivrables
Élémentsd’unBonPlan
Plan
Définition: “Une proposition détaillée pour faire ou arriver à quelque
chose.” - Oxford English Dictionary

Source: *http://www.digitizationguidelines.gov/guidelines/DigActivities-FADGI-v1-20091104.pdf
Reference: http://www.arma.org/garp/
WHY (reason, explanation) are we doing it?
WHERE(position, place) is this going to
happen?
● *Accountability
● Integrity
● Protection
● Compliance
● Availability
● Retention
● Disposition
● Transparency
● Teamwork
ElementsofaGoodPlan
Plan
WHY? WHERE?
A good project plan should contain:
● Rationale
● Aims
● Goals
● Risks
● Practicalities
● Resources
● Stakeholders
● Workflows

Source: *http://www.digitizationguidelines.gov/guidelines/DigActivities-FADGI-v1-20091104.pdf
Reference: http://www.arma.org/garp/
POURQUOI (raison, explication) faisons-
nous cela ?
OÙ (position, lieu) cela va-t-il se passer ?
● *Responsabilité
● Intégrité
● Protection
● Conformité
● Disponibilité
● Conservation
● Disposition
● Transparence
● Travail d’équipe
Plan
POURQUOI ? OÙ ?
Une bonne planification de projet devrait
contenir :
● Justifications
● Cibles
● Objectifs
● Risques
● Aspects pratiques
● Ressources
● Personnes impliquées
● Succession d’étapes

Proposal
Proposal
● RATIONALE
● RISKS
● METRICS
Detail
● PRACTICALITIES
• Gantt charts
• Flow diagrams
• Timelines
Achievements
● CAPACITY EXTENSION
• Institutional IPT
• Trained staff
• Collections exposure
● DIRECT DELIVERABLES
• Darwin Core metadata
• Hi res Image per object
• Published to IPT
• Report
ElementsofaGoodPlan

Plan
Proposition
● RAISONNEMENT
● RISQUES
● PARAMÈTRES
Détails
● ASPECTS PRATIQUES
• Diagrammes de Gantt
• Représentations graphiques des
workflows
• Planning temporel
Objectifs
● EXTENSION DES CAPACITES
• IPT dédié à l’institution
• Equipe formée
• Mise en valeur des Collections
● DELIVRABLES DIRECTS
• Métadonnées Darwin Core
• Images haute résolution pour
chaque objet
• Publication via l’IPT
• Rapport

Detail
Proposal
● RATIONALE
● RISKS
● METRICS
Detail
● PRACTICALITIES
• Gantt charts
• Flow diagrams
• Timelines
Achievements
• Trained staff
• Report
ElementsofaGoodPlan

Achievements
Proposal
● RATIONALE
● RISKS
● METRICS
Detail
● PRACTICALITIES
• Gantt charts
• Flow diagrams
• Timelines
Achievements
• Trained staff
• Report
ElementsofaGoodPlan

REVIEW
●Elements of a good plan
• Proposal
• Detail
• Achievements
Review

REVUE
●Les éléments d’un bon plan
• Proposition
• Détails
• Objectifs
Revue

“To the end of his days Bilbo could never remember how he found
himself outside, without a hat, walking-stick, or say money, or anything
that he usually took when he went out; leaving his second breakfast
half-finished and quite unwashed-up,” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again.
George Allen & Unwin Ltd. London.”
Conclusion

Objectives
Deadlines
Responsibility
Transparency
Teamwork
Conclusion
Conclusion
Definition: “The summing-up of an argument or text.” - Oxford English Dictionary

Objectifs
Dates de rendu
Responsabilité
Transparence
Travail d’équipe
Conclusion
Conclusion
Définition: “Le résumé d’une argumentation ou d’un texte.” - Oxford English
Dictionary

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