Etat des lieux de la gestion des archives à la CONFEJES et proposition pour une gestion électronique.

1. Nouakchott du 25-30 Mars 2013: Rétraite du personnel de la CONFEJES
Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
Par Sylvestre KOUAKOU
(Volontaire International de la Francophonie)

2. Volontariat international de la Francophonie
SOMMAIRE
1. Etat des lieux à l’arrivée Propositions Evaluation des besoins Chronogramme d’exécution Activés déjà réalisées Difficultés rencontrées
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3. Volontariat international de la Francophonie
1. Etat des lieux (1)
 Effort considérable de pré-archivage
 Masse de documents de 50 linéaire incinérée
 Rangement de documents dans les boîtes d’archives (138 cartons)
 Plan de classement inachevé
Omission de la série C3: actions jeunesse
 Erreur dans l’attribution des séries : les « ressources humaines », qui devraient constituer une série, se retrouve sous série se retrouve de la série « actions stratégiques du SG ».
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4. Volontariat international de la Francophonie
1. Etat des lieux (2)
 Prestation de Net Stock en 2006
 Archivage manuel des documents CONFEJES (12.000) datant de 1980 à 2006
Base de données électronique de 6097 documents créée avec Access 2003
Base de données jamais exploitée par le personnel CONFEJES. Raison évoquée : impossible de l’ouvrir
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5. Volontariat international de la Francophonie
2. Propositions
1.Révision du Plan de classement Souplesse et élasticité en changeant la codification désormais 2D2 au lieu de D2-2
2.Proposition de Gestion électronique des documents
Reprise en main de la BD laissé par Net Stock
 recourir aux services de prestataires spécialisés en administration de base de données (pour le paramétrage et la sécurité) et en système réseaux (pour le partage en réseau local ou internet)
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6. p
Nouveau système d’archivage électronique avec l’application ICA_Atom
Application web de description archivistique
Paramétrage assurée par l’archiviste mais besoin de
prestataire pour le partage en réseau surtout internet
Vu la situation financière actuelle de la CONFEJES, nous avons recommandé cette dernière option
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2. Propositions (2)

7. p
 (02) Formations du personnel
Création, gestion d’un dossier
Prise en main du système d’archivage electronique mis en place
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2. Propositions (3)

8. 3. Evaluation des besoins
 Besoins en matériels de bureau pour le conditionnement des
dossiers et le rangement des boîtes d’archives
 Besoins en équipement informatique pour la réalisation d’un système d’archivage numérique
Besoins humains (02 stagiaires) pour la mise en oeuvre conjointe de l’archivage manuel et électronique au bout 8 mois de mandat.
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9. 4. Chronogramme d’exécution
 Le plan d’actions et d’achats
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10. 5. Activités déjà réalisées
 Plan de classement revu
 Fiche de description archivistique réalisée
 Environ 70 / 138 cartons d’archives soit environ 1750 dossiers traités manuellement sans attribution de cote
 Installation et paramétrage de ICA Atom
Conception d’un guide pratique de gestion des dossiers
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11. 5. Difficulté rencontrée
 Retard engendré par les déplacements réguliers et l’indisponibilité
Secrétaire Général et/ou de mon référent.
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12. 5. Activités et Actions à réaliser
Le plan d’actions et d’achats
Achat de meubles de rangement
Achat de l’équipement informatique pour la numérisation
 Poursuivre l’archivage manuel
 Mise en oeuvre du système de gestion électronique des archives
Formation sur l’utilisation du système électronique
Évaluation du système électronique mis en place
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13. Merci de votre aimable attention ! Des questions ?
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