Le document présente un guide pour organiser un événement en trois étapes : fixer la date, choisir le lieu et créer la publicité. Il fournit des conseils pratiques sur la réservation des artistes, des lieux, ainsi que des stratégies de promotion ciblant des institutions culturelles. De plus, il propose des astuces pour réduire les coûts et maximiser les bénéfices liés à la vente de billets.

1. Ef
evenementfacile.com

2. LE GUIDE DE L’ÉVÈNEMENT FACILE
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3. L’ÉVÈNEMENT EN 3 PAS
1. LA DATE
2. LE LIEU
E
3. LA PUBLICITE
f

4. 1. LA DATE
L’ étape la plus importante est de fixer la date de l’évènement et c’est aussi la plus simple.
La réservation des artistes est le premier acte du spectacle que l’on s´apprête à présenter.
Une fois les artistes confirmés, on peut commencer à travailler!
“Que le spectacle commence!”
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5. 2. LE LIEU
La deuxième étape est de définir où présenter le spectacle.
Dans un théâtre, dans des locaux prêtés ou tout simplement à l’air libre pour minimiser les dépenses!
La réservation du lieu est fondamentale pour passer au troisième point plus important.
“En toute part on prise l'art”
E f

6. 3. LA PUBLICITE
La troisième étape est de créer l’image de l’évènement. L’évènement prend vie!
Tout est bon pour faire de la promo! Posters, banderoles et prospectus sont bien utiles.
Une fois imprimée, plus qu’à bien la placer. Pour ça, penser aux endroits stratégiques:
Les institutions culturelles et académiques où se trouvent le public potentiel: Ecoles, Universités et Centres culturels.
“L’art c’est déjà de la publicité”
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7. Liste Astuces
Négocier de la confirmation avec seulement 10% des honoraires et payer le
Confirmer les artistes cachet le jour de l’évènement avec la vente des billets
Le mercredi et le jeudi sont des jours plus faciles car moins concourrus pour les
Définir la date activités sociales, donc meilleurs pour les organisateurs d’évènements
Réserver le lieu Négocier le paiement de la location le jour de l’évènement
• Points de vente stratégiques: Institutions culturelles et académiques (Ecoles,
Définir les points de vente des billets Universités et Centres culturels)
• Faire des lettres de demandes de sponsors pour l’achat des billets aux
institutions gouvernementales
• Définir une liste d’invités stratégiques
Demander à l’artiste la base du design de la publicité -le plus simple étant une
Définir le design de la publicité et des billets photo- ne rajouter que la date et le lieu
Définir les endroits de distribution de la publicité Institutions culturelles et académiques (Ecoles, Universités et Centres culturels)
Négocier la date de paiement de la publicité et des billets en fonction du début
Imprimer la publicité et les billets de la vente des billets ou bien, trouver un sponsor intéressé par le marché ciblé
Demander l’aide des institutions partenaires: ne pas hésiter à utiliser le renom de
Distribuer la publicité aux endroits stratégiques
l’institution organisatrice et les contacts!
Demander l’aide des institutions partenaires et effectuer la distribution en même
Distribuer les billets aux points de vente
temps que la publicité
Envoi des demandes de sponsor pour l’achat des billets, Utiliser une lettre type et télécharger l’annuaire des institutions gouvernementales
pour le théâtre et pour la publicité de la ville
Définir une liste d’invités Faire des invitations exclusives aux personnalités stratégiques
Envoi des invitations spéciales
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Réservation du transport des artistes Négocier des transports alternatifs si besoin est de baisser les coûts
Réservation du logement des artistes Négocier le logement chez l’habitant si besoin est de baisser les coûts
Négocier les éléments techniques soit en terme de modèle soit en terme de date
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Vérification des nécessités des artistes
de paiement, tout est négociable!
Réception des artistes

8. BENEFICES
Vente de billets
BILLETS 100 200 300 400 500 600
$ 100 $ 10,000 $ 20,000 $ 30,000 $ 40,000 $ 50,000 $ 60,000
$ 200 $ 20,000 $ 40,000 $ 60,000 $ 80,000 $ 100,000 $ 120,000
JUSQU’À $ 120,000.00
d’entrées possibles pour un théâtre moyen
PS: Pesos mexicains E f