Dossier de Sponsoring

1. Contact: Olivier d'Hane de Steenhuyse (0477/582,505 – olivier_dds@yahoo.fr – Rue Tout Vent 59 à 6041 Gosselies)

2. Quand: 30/04/11 de 15h à +- 22h
Lieu: Salle de la Ruche Verrière à Lodelinsart
Artistes: 6 groupes Pop-Rock (de Charleroi, Nivelles, Bruxelles et de Paris).
Public cible: entre 18 et 40 ans (tous motivés et passionnés de musique)
Public attendu: pour cette première édition nous attendons entre 400 et 600
personnes.
But premier et culturel: faire de ce Festival une activité récurrente et reconnue
dans la région tous les 30 Avril. Promouvoir également des groupes de la région.
But final et social: cette activité est destinée à récolter des fonds pour les enfants du
Home Saint Jospeh (Marchienne).
Nous les avons déjà aidés en financant l'achat de 20 armoires-penderies pour aménager
leurs nouveaux locaux.
Organisation: Rotary Club de Gilly-Châlèrwè (service-club mixte, avec une moyenne
d'âge de 38 ans, très actif dans la région de Charleroi et une prédilection pour les activités
culturelles (théâtre, danse, musique) plus d'infos sur www.gilly-chalerwe.be).
Objet de ce dossier de sponsoring: Couvrir au maximum les dépenses
nécessaires à la réussite de cette manifestation.
Entrées: 15,00 € sur place et 13,00 € en prévente sur le site www.lalibrairie.be.
Location Salle 700
Matériel Sono (transport compris) 3,200
Assurance RC Organisateur 100
Nourriture (Invités + Bands) 750
Boissons 650
Sabam 750
Affiches (Impressions) 600
Réalisation Affiche 125
Pure FM (8 X 2 places pour concours) 200
Entrées Groupes (6 X 5 places) 375
Badges (organisateurs + bénévoles) 200
Projecteur (location) 220
T-Shirt organisateur + logo 250
Présentateur 200
Sécurité (6 vigiles) 1,400
Cachets des groupes 3,400
13,120
Contact: Olivier d'Hane de Steenhuyse (0477/582,505 – olivier_dds@yahoo.fr – Rue Tout Vent 59 à 6041 Gosselies)

3. Campagne de promotion: Pour une promotion efficace, nous utiliserons les canaux
de communication suivants:
• La Radio Pure FM (avec l'organisation d'un concours pour remporter des entrées)
• La Télévision Locale TéléSambre (190,000 ménages) réalisera un reportage
(+ interviews des groupes) qui sera diffusé lors d'un JT,
• Facebook: création d'une page dédiée au Festival (+- 1000 contacts potentiels),
• Le site créé pour l'occasion www.rocktary.be
• Les principaux sites Belges d'événements tels que Quefaire, Agenda, Boups,
Carolo, Festivals, Infoconcert, Mosquito, Netevents, Le Soir.
• Des supports “papier” tels que 250 affiches A3, 50 affiches B2, 10,000 flyers A5,
1000 sets de tables, disposés ou affichés auprès de librairies, snacks, pompes à
essences, grandes surfaces,
• Via le réseau Night & Day (50 magasins en Wallonie avec écran LCD XXL),
Outils de promotion: Pour vous simplifier la vie et vous permettre d'atteindre votre
public cible, nous avons élaboré plusieurs packs promotionels efficaces, à savoir:
Pack “Snack, Resto” distribué dans les snacks et établissements de la région,
comprenant:
− 250 affiches A3,
− 5,000 Flyers A5 (recto et/ou verso),
− 1,000 Sets de Tables.
Pack “Night& Day” distribué dans les 50 magasins “Night & Day” en Wallonie,
comprenant:
− 50 affiches B2,
− 5,000 Flyers A5 (recto et/ou verso),
− 2 affiches retransmises sur les écrans XXL dans les magasins.
Pack “Billeterie Gilly-Châlèrwè” utilisant les tickets de prévente:
− 1,250 tickets (recto et/ou verso).
− 30 T-Shirts organisation arborant votre logo.
Pack “Salle Ruche Verrière” dans lequel vous pourrez:
− Placer votre banderole dans la salle,
− Votre publicité sera projetée sur écran géant sur la scène au cours des 6
changements de groupes.
Pack “Salle VIP” En plus du Pack ”Salle Ruche Verrière”, vous aurez l'occasion d'inviter
10 de vos amis et/ou clients à venir assister à l'entièreté du festival. Ce pack vous donne
droit à:
− 11 snacks (préparés par nos soins),
− 7 boissons au choix pour chacun de vos invités et vous-même.
Pack “Full” En plus du Pack “Salle VIP”, tous les supports de communication utilisés
comporterons une case avec votre logo.
Contact: Olivier d'Hane de Steenhuyse (0477/582,505 – olivier_dds@yahoo.fr – Rue Tout Vent 59 à 6041 Gosselies)

4. Contrat de Parrainage
Nom de la société : ………………………………………………………………….
Nom du contact : ………………………………………………………………….
Adresse : ………………………………………………………………….
Localité : ………………………………………………………………….
Tel / Fax : ………………………………………………………………….
Email : ………………………………………………………………….
Numéro de TVA : ………………………………………………………………….
Par la présente, la société nommée ci-dessus s’engage à parrainer l’activité « Festival Pop-
Rocktary » organisée par le Rotary Club de Gilly-Châlèrwè en date du 30/04/11 et souscrit un
des Packs suivants (entourer le(s) pack(s) que vous souhaitez) :
(X) = valable pour 1 Snack, Resto Snack, Resto Night & Day Night & Day Billeterie Gilly Billeterie Gilly Salle Ruche VIP
FULL
case sur support. Recto Verso Recto Verso Recto Verso Verrière Balcon
Disponibilités par pack 4 2 4 2 4 2 6 6 6
Affiche A3 Recto x x x
Affiche B2 Recto x x x
Flyer A5 Recto x x x
Flyer A5 Verso x x x
Set Tables A3 x x x
Tickets Entrées Recto x x
Tickets Entrées Verso x x
T-Shirts organisation x x x
Ecran XXL N&D x x x
Ecran Salle Ruche x x x
Banderoles Salle Ruche x x x
VIP Balcon (10 + 1) x x
Prix par pack 400 550 350 500 350 500 450 1,000 2,950
Si la société nommée ci-dessus décide de prendre 2 packs (ex. “Snack, Resto Recto” + “Night
& Day Recto”, celle-ci recevra 10% de remise. A savoir qu'elle sera redevable de 675 € au-
lieu de 750€.
La société nommée ci-dessus s’engage à remettre en mains propres au représentant du club
ou à envoyer par email tout le matériel nécessaire (logo de qualité en haute résolution +
coordonnées vérif iées et exactes) dans les plus brefs délais.
Document à renvoyer complété et dûment signé à l’adresse email suivante : rocktary@gilly-
chalerwe.be ou par fax au 071/36.48.45
Merci de bien vouloir verser le montant total sur le compte Fortis n° 001-4786045-44 dans les
10 jours de l’acceptation avec la mention « Festival Pop-Rocktary + nom du parrain + Nom du
(des) pack(s)».
Date :
Signature du responsable
de la société nommé ci-dessus:
Contact: Olivier d'Hane de Steenhuyse (0477/582,505 – olivier_dds@yahoo.fr – Rue Tout Vent 59 à 6041 Gosselies)