Fiche de poste - Assistant de direction

1.
AIRES D’ENTREPRISES, dans le cadre de son développement en région, recherche un(e) assistant(e)
de direction afin d’exercer notamment les attributions suivantes :
L'ENTREPRISE : AIRES D’ENTREPRISES BORDEAUX
Crée en 1995 à Lyon, AIRES D’ENTREPRISES est un acteur indépendant de la transaction immobilière
en Immobilier d’Entreprises axée sur le Bureaux, l’Entrepôt/activités et le commerce présent en
région sur les trois principaux marchés à LYON, LILLE et BORDEAUX. Le groupe compte 30
collaborateurs répartis sur les 3 agences.
AIRES D’ENTREPRISES recherche pour le compte l’agence de Bordeaux, dans le cadre de son
développement en région, un(e) assistant(e) de direction à temps complet en CDI. Ce poste est à
pourvoir pour le 1​er​
Février 2020.
DESCRIPTION DU POSTE
Au sein de l’agence de Bordeaux, vos missions sont les suivantes :
● Assister la Direction et assurer le secrétariat du Gérant : gestion d'agenda, prise de
rendez-vous, suivi des échéanciers et priorités, préparation des dossiers et éléments utiles à
la prise de décision.
● Gérer le secrétariat de l’agence régionale: réception, tri et diffusion du courrier, rédaction de
courriers, réception des appels téléphoniques et orientation vers les interlocuteurs,
commande de fournitures et suivi de stocks, classement et archivage.
● Assurer la gestion des contrats, la rédaction mandats, la tenue du livre des mandats ;
● Négocier les contrats avec les fournisseurs et procéder aux achats de fournitures courantes;
● Gérer et mettre à jour la base de données informatique ;
● Assurer les relations avec les portails internet et agences de publicité et animation et mise en
avant des annonces bureaux locaux
● Création et relecture des fiches produit et mise en ligne sur les plateformes partenaires web,
gestion et suivi des panneaux (Validation BAT)
● Préparation des lettres d’intérêt (LOI), préparation et mise en forme des dossiers de
présentation (locations, ventes)
● Suivi des demandes clients, dénonce des visites et dénonce des présentations des différentes
visites réalises par l’équipe Transaction, envoi des fiches produit et dossier de présentation
aux consultants, reporting des relances, Tenue des tableaux de marches des consultants
● Suivi du planning des réseaux sociaux établie en relation avec notre prestataire
● Veille des évènements immobilier sur Bordeaux Métropole
● Organisation des événements internes (séminaires, formation...)
Cette énumération a un caractère illustratif et non limitatif de sorte que la Société se réserve le droit
de compléter ou modifier celle-ci en fonction des nécessités imposées par l’organisation de
l’entreprise, dans le respect de la qualification de l’assistant(e).

2. DESCRIPTION DU PROFIL
Pour réussir dans ce poste, vous devez justifier d'une formation dans le domaine du
secrétariat/assistanat et d'une expérience significative d’assistant(e) de direction.
Vous êtes capable de vous adapter rapidement dans un environnement complexe. Une connaissance
du secteur de l’immobilier serait un réel atout.
Vous devez faire preuve d'organisation et de réactivité, afin de faire face à des demandes variées et
émanant de multiples interlocuteurs. Vous savez travailler en totale autonomie.
Vous savez identifier les priorités, respecter les délais et possédez de bonnes qualités relationnelles.
Vous maîtrisez également les outils bureautiques et justifiez d'une excellente orthographe et de
réelles compétences rédactionnelles.
SALAIRE ET AVANTAGES
● Statut salarié
● Horaires Hebdomadaire : 35 Heures
● 26 000 Euros Brut Annuel
● 13​ème​
mois en sus conformément à la convention en vigueur.
● Ticket Restaurant