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manuel de procedure INATRASO
- 1. i INITIATIVE NATIONALE DESTRAVAILLEURS SOCIAUX MANUEL DE PROCEDURE ADMINISTRATIVE ET FINANCIER BUJUMBURA-BURUNDI (inatraso@yahoo.fr) Novembre, 2013 INATRASO
- 2. ii TABLE DES MATIERES TABLEDES MATIERES.............................................................................................................ii INTRODUCTION........................................................................................................................ 1 PRESENTATION DE L’INATRASO............................................................................................ 1 PLACE DE L’INATRASO AU SEIN DES ASSOCIATIONDES TRAVAILLEURS SOCIAUX EN AFRIQUE ET AU BURUNDI ......................................................................................................2 LES OBJECTIFS DE L’INATRASO AU BURUNDI....................................................................2 Organigramme de l’INATRASO ...................................................................................................3 ASSEMBLEE GENERALE..........................................................................................................4 LA REPRESENTATION LEGALE............................................................................................... 4 LE COMITE EXECUTIF.............................................................................................................. 4 LA PLAIDORIE.......................................................................................................................... 5 DEPARTEMENT DU RESPECT DU CODE DEONTOLOGIQUE ................................................ 5 COORDINATION DES PROJETS................................................................................................ 5 SECRETARIAT GENERALE DE L’INATRASO..........................................................................5 DEPARTEMENT FINANCES......................................................................................................6 DEPARTEMENT DE L’INFORMATION ET DE COMMUNICATION.........................................6 COMMISSIONS TECHNIQUES D’ANALYSE ET DES REFORMES DANS LES DOMAINES SOCIAUX...................................................................................................................................6 PROGRAMME D’ENCADREMENT DES PROJETS ET D’ENTREPRENARIAT......................... 6 PROGRAMME DE MISE EN ŒUVRE DES VOLETS..................................................................6 CENTRE DE COORDINATION DES ACTIVITES DU COMITE ELARGI ET.............................. 7 GOUVERNANCE DE L’INATRASO........................................................................................... 7 SECRETARIAT GENERALE DE L’INATRASO..........................................................................7 Secrétaire Général Adjoint ............................................................................................................ 8 Secrétaire de Direction Générale de l’INATRASO..........................................................................8 Gestion du courrier....................................................................................................................... 8 Courrier entrant............................................................................................................................ 8 Courrier sortant ............................................................................................................................ 8 Gestion de la documentation..........................................................................................................8 Collecte de la documentation.........................................................................................................8 Gestion des prêts .......................................................................................................................... 8 Gestion des consommations ..........................................................................................................9 Appui à l’organisation des réunions ............................................................................................... 9 Commissions professionnelles.......................................................................................................9
- 3. iii DEVOIRS DE REPORTING........................................................................................................9 Réceptionniste.............................................................................................................................. 9 Planton ........................................................................................................................................9 Chef de service « Ressources Humaines »...................................................................................... 9 Chef de service « Audit Interne »................................................................................................. 10 Missions et responsabilités .......................................................................................................... 10 Objectifs de l’Audit interne ......................................................................................................... 10 Fonctionnement.......................................................................................................................... 11 . Chef de service « Informatique » et Publication .......................................................................... 11 Missions .................................................................................................................................... 11 DEPARTEMENT DE L’INFORMATION ET DE COMMUNICATION....................................... 11 ANIMATION DE L’EQUIPE DE SUPERVISION....................................................................... 11 Département d’enquête et des Formations Professionnelles ........................................................... 12 SUIVI/COORDINATION DUPROJET....................................................................................... 12 REPORTING............................................................................................................................. 12 DEVOIRS DE REPORTING...................................................................................................... 12 MISE EN PLACE DU PROJET.................................................................................................. 13 EXECUTION DU PROJET........................................................................................................ 13 Exécution des achats................................................................................................................... 13 ANIMATION DE L’EQUIPE DE SUPERVISION....................................................................... 13 SUIVI/COORDINATION DUPROJET....................................................................................... 14 REPORTING............................................................................................................................. 14 DEVOIRS DE REPORTING ...................................................................................................... 14 Secrétariat et Coordinateur des « projets ».................................................................................... 14 GESTION ADMINISTRATIVE.................................................................................................. 15 Classement des documents.......................................................................................................... 15 Rédaction des courriers............................................................................................................... 15 Traitement des données statistiques du projet................................................................................ 15 SUIVI COMPTABLE DES DEPENSES DE FONCTIONNEMENT............................................. 15 Préparation des demandes de décaissement .................................................................................. 15 Collecte des pièces justificatives de dépenses ............................................................................... 15 Tenue à jour des rapprochements budgétaires ............................................................................... 15 Suivi de la trésorerie ................................................................................................................... 15 APPUI A L’ORGANISATION DES FORMATIONS/RENCONTRES.......................................... 15
- 4. iv Préparation des rencontres...........................................................................................................15 Tenue des rencontres .................................................................................................................. 16 DEVOIRS DE REPORTING ...................................................................................................... 16 CONCEPTION DE PROJETS..................................................................................................... 16 Montage/formulation .................................................................................................................. 16 Recherche de financement........................................................................................................... 16 SUPERVISION/EVALUATION DES PROJETS......................................................................... 16 Supervision ................................................................................................................................ 16 Evaluation.................................................................................................................................. 16 GESTION DES FONDS DE MICRO-PROJETS.......................................................................... 16 Sélection des projets ................................................................................................................... 16 Suivi/évaluation des projets......................................................................................................... 16 Reporting................................................................................................................................... 17 COORDINATION/ COMMUNICATION.................................................................................... 17 Coordination interne ................................................................................................................... 17 Coordination externe................................................................................................................... 17 Communication.......................................................................................................................... 17 DEVOIRS DE REPORTING ...................................................................................................... 17 Chargé de projet......................................................................................................................... 17 MISE EN PLACE DU PROJET.................................................................................................. 17 Programmation des activités........................................................................................................ 17 EXECUTION DU PROJET........................................................................................................ 18 Exécution des achats................................................................................................................... 18 PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE................................................................... 18 GESTION DE L’INFORMATION.............................................................................................. 18 Réception et distribution du courrier ............................................................................................ 18 Expédition du courrier ................................................................................................................ 19 Classement et archivage des documents ....................................................................................... 19 Le Recrutement.......................................................................................................................... 20 La décision de recrutement.......................................................................................................... 20 La définition du poste et du profil du candidat recherché............................................................... 20 Le choix du mode de recrutement................................................................................................ 20 L’appel à candidatures................................................................................................................ 20 L’organisation des tests............................................................................................................... 21
- 5. v Les entretiens individuels(interviews) ......................................................................................... 21 La conclusion du contrat de travail............................................................................................... 21 La constitution du dossier complet du travailleur .......................................................................... 22 La période d’essai....................................................................................................................... 22 Organisation des congés et des absences ...................................................................................... 22 La planification des fermetures annuelles ..................................................................................... 22 Les demandes individuelles de congés annuels ............................................................................. 23 Les demandes individuelles de congés ad hoc............................................................................... 23 Les demandes de congés de circonstance...................................................................................... 24 La justification des absences pour cause de maladie, accident ou autre empêchement...................... 24 L’autorisation des sorties à caractère professionnel ....................................................................... 24 L’autorisation des sorties pour commissions privées ..................................................................... 25 Le suivi des absences.................................................................................................................. 25 La sanction des absences non justifiées ........................................................................................ 25 La déclaration de la suspension de contrat .................................................................................... 25 Organisation de la paie................................................................................................................ 25 Le paiement des avances............................................................................................................. 25 La collecte des documents nécessaires pour le calcul de la paie...................................................... 26 Le calcul de la paie ..................................................................................................................... 26 Formation du personnel............................................................................................................... 27 L’identification des besoins prioritaires en formation .................................................................... 27 Le planning annuel des formations............................................................................................... 27 Le suivi individuel des formations suivies .................................................................................... 27 Evaluation du personnel.............................................................................................................. 28 Les évaluations Semestrielles ...................................................................................................... 28 L’évaluation annuelle.................................................................................................................. 28 Les effets de l’évaluation ............................................................................................................ 29 Les sanctions en cas de fautes commises ...................................................................................... 29 Cessation d’un contrat de travail.................................................................................................. 29 La cessation d’un contrat de travail à durée déterminée ................................................................. 29 La cessation d’un contrat de travail pour raisons économiques....................................................... 30 La cessation d’un contrat de travail pour faute lourde.................................................................... 30 GESTION DES MISSIONS........................................................................................................ 30 Généralités................................................................................................................................. 30
- 6. vi Description de laprocédure......................................................................................................... 31 Classement de l’Ordre de mission................................................................................................ 31 GESTION DES ACHATS/APPROVISIONNEMENTS................................................................ 31 Généralités................................................................................................................................. 31 Objectifs .................................................................................................................................... 32 Tenue en permanence d’un état des engagements.......................................................................... 32 Procédures d’achat...................................................................................................................... 33 Achat au comptant par la caisse................................................................................................... 33 Etablissement de la demande d’achat........................................................................................... 33 La remise de l’avance de fonds par le caissier............................................................................... 33 Réalisation de l’achat par le Logisticien ....................................................................................... 34 La réception des biens ou services ............................................................................................... 34 La réception ............................................................................................................................... 34 Achat des services ...................................................................................................................... 34 La régularisation du solde de l’avance (s’il existe) ........................................................................ 34 Achat auprès d’un fournisseur local selon la procédure simplifiée.................................................. 35 Etablissement de la demande d’achat........................................................................................... 35 Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 35 Etablissement du bon de commande............................................................................................. 35 Approbation du bon de commande............................................................................................... 36 Réception de la commande.......................................................................................................... 36 Procès-verbal de réception des services........................................................................................ 37 Paiement de la facture................................................................................................................. 37 Procédure Normale..................................................................................................................... 37 Procédures d’appel d’offres......................................................................................................... 38 a) Cahier des charges et spécifications techniques......................................................................... 38 Constitution du dossier d’appel d’offres ....................................................................................... 39 Expédition.................................................................................................................................. 40 Gestion du stock sur site.............................................................................................................. 40 Distribution lors de l’assistance ................................................................................................... 41 GESTION DES RESSOURCES MATERIELLES ET DES........................................................... 41 IMMOBILISATIONS................................................................................................................. 41 Gestion des consommables du fonctionnement ............................................................................. 41 Principe ..................................................................................................................................... 41
- 7. vii Gestion physique ........................................................................................................................41 Enregistrement des mouvements.................................................................................................. 41 Gestion des immobilisations ........................................................................................................ 42 Généralités................................................................................................................................. 42 Codification des immobilisations ................................................................................................. 42 .Enregistrement des acquisitions .................................................................................................. 43 Affectation des immobilisations................................................................................................... 43 .Inventaire physique.................................................................................................................... 43 Tableau d’amortissement ............................................................................................................ 43 Sorties des immobilisations ......................................................................................................... 44 Entretien et réparation des immobilisations .................................................................................. 44 PROCEDURES DE GESTION DES PROJETS............................................................................ 44 IDENTIFICATION DE NOUVEAUXPROJETS......................................................................... 44 Identification de nouvelles opportunités ....................................................................................... 44 Budgétisation des coûts d’identification ....................................................................................... 44 Travail de pré-identification ........................................................................................................ 44 Sensibilisation des bailleurs potentiels ......................................................................................... 45 Travail d’identification................................................................................................................ 45 Réponses aux appels à propositions ............................................................................................. 45 FORMULATION DES PROJETS............................................................................................... 45 Construction du cadre logique ..................................................................................................... 45 Elaboration du budget................................................................................................................. 46 Rédaction de la proposition de projet ........................................................................................... 46 Validation de la proposition de projet........................................................................................... 46 DEMARRAGE DES PROJETS................................................................................................... 47 Mise à jour du calendrier d’exécution et de reporting du projet ...................................................... 47 Recrutement du personnel supplémentaire nécessaire.................................................................... 47 Elaboration des outils de suivi opérationnel et financier du projet .................................................. 47 Rédaction des conventions de collaboration avec les partenaires.................................................... 48 Ouverture d’un compte bancaire et d’une caisse spécifique au projet.............................................. 49 Information des services d’appui (comptabilité, logistique) ........................................................... 49 Lancement de la comptabilité du projet ........................................................................................ 49 Réunion de lancement avec les partenaires................................................................................... 50 SUIVI ADMINISTRATIF, COMPTABLE ET FINANCIER DES PROJETS................................. 50
- 8. viii Gestion de laCaisse projet .......................................................................................................... 50 Prévisions de trésorerie ............................................................................................................... 50 Avances à justifier ...................................................................................................................... 50 Classement des pièces justificatives ............................................................................................. 51 Enregistrement des transactions ................................................................................................... 52 Clôture trimestrielle .................................................................................................................... 52 SUIVI OPERATIONNEL........................................................................................................... 53 Reporting mensuel...................................................................................................................... 53 Synthèse des rapports de supervision ........................................................................................... 54 Rapport narratif synthétique ........................................................................................................ 54 EVALUATION.......................................................................................................................... 54 Comité de suivi .......................................................................................................................... 54 Comité de Pilotage...................................................................................................................... 54 Evaluation sur le terrain .............................................................................................................. 55 PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRES......................................................................... 55 CONSIDERATIONS GENERALES............................................................................................ 55 PROGRAMMATION DU BUDGET DE FONCTIONNEMENT.................................................. 55 Recettes..................................................................................................................................... 55 Dépenses.................................................................................................................................... 56 Programmation budgétaire .......................................................................................................... 56 Exécution et suivi du budget de fonctionnement ........................................................................... 57 Exécution................................................................................................................................... 57 Suivi.......................................................................................................................................... 57 Contrôle de l’exécution du budget de fonctionnement ................................................................... 57 SYSTEME BUDGETAIRE INTEGRE A LA COMPTABILITE................................................... 57 PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE............................................................................. 58 MOBILISATION DES RESSOURCES....................................................................................... 58 Principes généraux...................................................................................................................... 58 Règles de gestion........................................................................................................................ 58 GESTION DES COMPTES BANCAIRES................................................................................... 59 Objet de la procédure.................................................................................................................. 59 Application de la procédure......................................................................................................... 59 Règles de gestion........................................................................................................................ 59 REGLEMENT DES FACTURES PAR CHEQUE........................................................................ 60
- 9. ix Objet de laprocédure.................................................................................................................. 60 Application de la procédure......................................................................................................... 60 Règles de gestion........................................................................................................................ 60 Liste de opérations...................................................................................................................... 60 POINT DES FACTURES EN INSTANCE DE PAIEMENT......................................................... 60 PREPARATION DE LA SITUATION DE TRÉSORERIE ........................................................... 60 PROGRAMMATION DES PAIEMENT...................................................................................... 60 ETABLISSEMENT DES CHEQUES.......................................................................................... 60 REMISE DES CHÈQUES AUX FOURNISSEURS...................................................................... 61 REGLEMENT DES FACTURES PAR VIREMENT BABCAIRE................................................. 61 Objet de la procédure.................................................................................................................. 61 Application de la procédure......................................................................................................... 61 Règles de gestion........................................................................................................................ 61 Liste des opérations .................................................................................................................... 62 POINT DES FACTURES EN INSTANCE DE PAIEMENT......................................................... 62 PREPARATION DE LA SITUATION DE TRÉSORERIE ........................................................... 62 PROGRAMMATION DES PAIEMENTS ................................................................................... 62 CHOIX DES FACTURES A PAYER.......................................................................................... 62 ETABLISSEMENT DES ORDRES DE VIREMENT................................................................... 62 REMISE DES ORDRES DE VIREMENT A LA BANQUE POUR EXECUTION......................... 63 RECEPTION DE L’AVIS DE DÉBIT......................................................................................... 63 GESTION DE LA CAISSE......................................................................................................... 63 PROCEDURES D’ENREGISTREMENT COMPTABLE............................................................. 64 Réception et enregistrement des pièces comptables ....................................................................... 64 Vérifications : Comité de Contrôle............................................................................................... 64 Analyse comptable, imputation : CC............................................................................................ 64 Classement : Secrétaire comptable ............................................................................................... 64 Edition des documents comptables : CC....................................................................................... 64 PLAN COMPTABLE GENERAL, ANALYTIQUE ET BUDGETAIRE ....................................... 64 CONTROLES INTERNES......................................................................................................... 66 Autocontrôle des services............................................................................................................ 66 Contrôle hiérarchique.................................................................................................................. 66 INDICATEURS DE PERFORMANCE ....................................................................................... 66 Indicateurs généraux de L’INATRASO........................................................................................ 66
- 10. x Indicateurs du département: Trésorier Comptable ........................................................................ 66 Indicateurs du département.......................................................................................................... 66 Indicateurs des services............................................................................................................... 67 LES APPRECIATIONS POSITIVES ET NEGATIVES ............................................................... 67 CONTROLE ET AUDITS EXTERNES....................................................................................... 67 AUDITS COMPTABLES EXTERNES....................................................................................... 67 AUDITS COMPTABLES EXTERNES....................................................................................... 68
- 11. 1 INTRODUCTION Dans la conduitede toute organisation, les procédures de gestion constituent un système de référence auquel tout le personnel, les consultants externes (commissaires aux comptes, auditeurs externes,…) vont constamment se reporter en vue d’éviter les dysfonctionnements susceptibles d’entamer la régularité et l’efficacité dans la gestion des activités et des ressources. L’importance d’un manuel des procédures pour la gestion des projets et des Organisations Non Gouvernementales (ONGs) n’est plus à démontrer. En effet, de par leur nature, ces institutions sont appelées à exécuter des opérations dont le cycle, c’est-à-dire les étapes à suivre pour leur réalisation, doit être scrupuleusement respecté, de crainte que le fonctionnement normal de toute une entreprise ne soit désarticulé et que les objectifs assignés par le management et les bailleurs de fonds ne soient atteints. Bref, le manuel des procédures constitue un excellent et indispensable instrument de travail dont les responsables des projets et des ONG doivent se servir pour asseoir une gestion saine et transparente et ainsi assurer la pérennité de leurs institutions respectives. Ce manuel constitue la référence pour tous les acteurs intervenant dans les activités de l’INATRASO. Il pourrait faire l’objet des mises à jour qui seraient discutées au niveau du Conseil de Gestion et portées à la connaissance de tous les travailleurs: chacun pour les procédures qui le concernent. Toute difficulté d’interprétation d’un élément quelconque du présent manuel des procédures devra être résolue par la Représentation Légale de l’INATRASO. L’INATRASO est régie par l’Ordonnance Ministérielle no 530/642 du 07/05/2013. Ce manuel va être amelioré par l’Introduction d=e nouveaux element au Cours du temps et avec les differentes intervention de l’INATRASO. PRESENTATION DE L’INATRASO L’INATRASO est l’une des Associations Nationales des Assistants du Service Social nouvellement mise en place au Burundi et qui devient la 18eme Associations des Travailleurs Sociaux en Afrique. L’INATRASO est donc une association Sans But Lucratif ayant des Objectifs vivant à promouvoir le bien être Social de toutes les catégories de personnes et vivre en harmonie en faisant face aux différents défis qui peuvent se présenter. La mise en place des associations des travailleurs sociaux part des besoins qui se présentent ou des lacunes à combler pour que la population vivent en harmonie Convaincus que la majorité de la population Burundaise ignore le bien fondé du service Social et l’importance des travailleurs sociaux au sein de la communauté dans leurs réadaptations; Constatant que les problèmes sociaux s’accroissent du jour au jour comme la pauvreté, chômage, problèmes des familles, groupes, communautés, organisations et catastrophes naturelles; Conscients du rôle important des travailleurs sociaux partout dans le monde dans l’intervention auprès /et ou avec les individus, familles, groupes, communautés et organisations; Conscient que le service social est l’ensemble des pratiques et des activités organisées au profit des individus, des groupes, des familles et des communautés pour qu’ils puissent faire face à des situations problèmes; Convaincu que ce but ne peut être atteint sans la mise en commun des efforts des travailleurs Sociaux du Burundi
- 12. 2 PLACE DE L’INATRASOAU SEIN DES ASSOCIATION DES TRAVAILLEURS SOCIAUX EN AFRIQUE ET AU BURUNDI L’initiative Nationale des Travailleurs Sociaux est une première organisation des qui regroupent des professionnelles qualifiées en matière d’intervention auprès et/ou avec les individus, les familles, les groupes, les communautés ainsi que les organisations pour les aider à résoudre eux-mêmes leurs problèmes. C’est ainsi que l’INATRASO met au Centre de ses interventions le sujet présentant des problèmes d’où l’utilisation de la méthode participative. Les membres de l’INATRASO doivent subir donc une formation en Service Social. Cette organisation constitue la 18eme en Afrique. C’est ainsi qu’il fait partie d’une reseau de la Federation Internationale des Travailleurs Sociaux (International Federation of Social Workers « IFSW » en Sigle). L’INATRASO est aussi soumis à un code déontologique qui regit egalement les membres de la Fédération Internationale des Travailleurs Sociaux. Ce Code est basee sur la Déclaration Universelle des Droits de l’Homme de l’ONU du 10 décembre 1948, le Code International de Déontologie des Assistants de Service Social adopté par la FIAS., Assemblée Générale, SRILANKA en août 1994 ainsi que la définition du Service Social donnée en 1959, par la division des Affaires Sociales des Nations Unies. LES OBJECTIFS DE L’INATRASO AU BURUNDI Pour mieux opérer ses différentes Interventions, l’INATRASO s’est fixé les objectifs suivants: Etablir un cadre logique de perfectionnement pour la carrière des travailleurs sociaux capables de coopérer avec d’autres organisations régionales et internationales des travailleurs sociaux ; Sensibiliser sur la nécessité des services professionnels et la déontologie des travailleurs sociaux ; Aider les individus et les groupes communautaires à faire face aux problèmes sociaux; La recréation des fonctions et des capacités sociales affectées par les problèmes ; Le renforcement des capacités et des ressources individuelles et collectives nécessaires à faire face aux dures réalités de la vie ; Aider à prévenir des désordres familiaux, des groupes, des communautés, des organisations et des dysfonctionnements sociaux. Pour arriver à ces objectifs, l’INATRASO s’est donné quelques volets comme directrices qui sont révisées après une évaluation. Ces différents volets sont les suivants: éducation (éducation civique et citoyenneté responsable), la santé (mobilisation de la population en cas d’épidémies et traitement socio thérapeutique ainsi que la participation dans l’élaboration des modules se sensibilisation et des mécanismes de prévention), la justice social (égalité dans la distribution des ressources), l’environnement, la bonne gouvernance, la gestion des conflits (en période électorale et des conflits éventuels: entre les individus, les groupes, les familles, les communautés et les organisations), développement (promotion de
- 13. 3 l’entreprenariat), la plaidoirieen faveur des vulnérables, et des activités de prise en charge socio psychologique. Organigramme de l’INATRASO Assemblée générale Comité Exécutif Représentante Légale Secrétariat Générale de l’INATRASO Départemen t Finances Coordinationdes Projets Centre de Coordinati on des Activités du Comité Elargi et Commissio ns AdHoc Département d’enquête et des Formations Professionnelles Programme d’encadrement des projets et d’entreprenariat Programme de Mise en Œuvre des Volets Chef d’Antennes Régionales Point Focaux Communaux La Plaidorie Départementdu suivi duRespectdu Code Déontologique Départementde l’informationetde Communication CommissionsTechniques d’Analyse etdesReformes dans lesdomainesSociaux
- 14. 4 ASSEMBLEE GENERALE L’Assemblée Généraledispose des pouvoirs notamment : Définition des objectifs de l’INATRASO ; Election et révocation des organes dirigeants ; Examen et approbation des rapports des activités de l’INATRASO ; Fixation des montants des cotisations des membres ; Adoption, amendement et modification des statuts ; Approbation du règlement d’ordre intérieur, du budget et des comptes ; La dissolution. L’Assemblée Générale se réunit au moins une fois le trimestre en séances ordinaires et autant de fois que de besoin en séances extraordinaires. Les séances sont convoquées par le Président ou, dans le cas de refus de sa part, les 2/3 de l’Assemblée Générale peuvent le faire. Les décisions sont valablement prises à la majorité des deux tiers (2/3) et si au moins les 2/3 des membres sont présents. Elle délibère valablement lorsque le quorum de la majorité absolue est atteint. Dans le cas contraire, l'Assemblée Générale est reportée. Toutefois, aucune Assemblée Générale ne peut être reportée plus de deux fois. A la troisième convocation, l'Assemblée Générale doit se tenir quel que soit le quorum atteint et toute décision qui y est prise engage tous les membres. LA REPRESENTATION LEGALE La Représentation Légal est le deuxième organe après l’Assemblée Générale et ayant les missions suivantes : -Coordonner les activités de l’INATRASO et est le garant de la gestion saine et rationnelle des biens et finances de l’INATRASO -Orienter le C.E dans la mise en application des plans et programmes de l’INATRASO - Protéger l’INATRASO dans tous les domaines et surtout économique en cherchant pour elles les amis et bailleurs pouvant la soutenir financièrement -En cas de besoin, elle peut convoquer l’un ou l’autre membre du C.E. pour certains éclaircissements ou Orientations LE COMITE EXECUTIF Le Comité Exécutif est chargé de l’exécution des programmes de l’INATRASO et en assure la gestion quotidienne. Il est composé de sept (7) membres : 1. Le Président qui est le Représentant Légal de l’INATRASO ;
- 15. 5 2. Le Vice-présidentqui est en même temps le Représentant Légal suppléant de l’INATRASO et remplace le Représentant Légal en cas d’absence ; 3. Le Secrétaire qui est chargé de prendre les procès-verbaux et de garder tous les documents de l’INATRASO. Il est chargé aussi de la planification interne de l’INATRASO sous la supervision du Vice-président ; 4. Le Trésorier qui est chargé des finances (Avoirs de l’INATRASO) ; 5. Le chargé de la Communication et des Affaires Sociales. Il est le porte-parole de l’INATRASO et est chargé également de toute activité médiatique. 6. Le conseiller chargé de la planification et élaboration des projets qui a pour mission de préparer le plan d’action de l’INATRASO, élaborer et présenter les projets à court et à long terme, défendre les projets devant le C.E et l’A.G et inspecter l’avancement des projets ; 7. Le conseiller chargé des affaires disciplinaires et de la déontologie professionnelle des travailleurs sociaux. LA PLAIDORIE La Plaidoirie est une commission mise en place par la représentation Légale qui l’aide à rechercher des partenaires locales et internationale dans la réalisation des activités de l’INATRASO. Cette commission rend régulièrement le rapport à la représentation Légale qui est validé par l’Assemblée Générale. DEPARTEMENT DU RESPECT DU CODE DEONTOLOGIQUE Il s’agit d’un département COORDINATION DES PROJETS La coordination des Projet est dirigée par un Conseil de Gestion qui se réunit une fois le mois Par ailleurs, il peut être convoqué de façon extraordinaire chaque fois que c’est nécessaire pour : - Evaluer les activités déjà réalisées ou en cours de réalisation, - Donner des avis sur les programmes d'activités à initier, - Débattre et rechercher des solutions à toutes les contraintes rencontrées par les différents services, - Communiquer des informations entre les départements divers, - Etre informé par la Représentation Légale et de l'Assemblée Générale, des bilans financiers, Le Conseil de Gestion est consulté pour toute question importante relative à la gestion et à l'administration de l’INATRASO. SECRETARIAT GENERALE DE L’INATRASO Le Secrétariat Général est composé du Secrétaire Général et du Secrétaire Général Adjoint. Le Secrétaire Général est chargé notamment de : - Assurer le suivi des décisions de l'Assemblée Générale et de la Représentation Légale de l’INATRASO
- 16. 6 - Assurer lagestion quotidienne de l’INATRASO en Collaboration avec le President du Comite Exécutif; - Promouvoir des initiatives de nature à contribuer au développement des activités de l’INATRASO ; - Assurer la gestion des finances de l’INATRASO ainsi que des biens meubles et immeubles en Collaboration avec le Comptable; - Assurer les bonnes relations avec les services gouvernementaux et les organismes extérieurs ; - Rechercher les aides et financements pour les projets de développement et les œuvres caritatives avec la Commission chargé du plaidoyer ; En cas d'absence du Secrétaire Général, le Secrétaire Général Adjoint assume ses fonctions. Au quotidien, le Secrétaire Général Adjoint est chargé de Coordonner les services rattachés au Secrétariat Général DEPARTEMENT FINANCES Le Département de Finance est un Centre de toute Comptabilité de l’INATRASO, Il englobe certains Services : Service de Finance, Secrétariat Comptable ainsi que le service de Contrôle dirigé par le Trésorier Comptable. DEPARTEMENT DE L’INFORMATION ET DE COMMUNICATION C’est un département très important pour la vie de l’association parce qu’il Constitue un Centre d’information de différents organes de l’INATRASO. COMMISSIONS TECHNIQUES D’ANALYSE ET DES REFORMES DANS LES DOMAINES SOCIAUX Il s’agit d’une Commission techniques qui identifie toutes formes de reformes nécessaires et propose des Politiques de reformes pour l’amélioration des services Sociaux. Il est au centre d’encadrement des Volets tracés par l’INATRASO Comme Champ d’Application et dans la promotion de la Protection Sociale. PROGRAMME D’ENCADREMENT DES PROJETS ET D’ENTREPRENARIAT Il ‘agit d’un Département mis à la disposition pour aider dans la Création d’emploi dans la lutte contre le Chômage et qui dans son plan d’Action s’investit dans la formation des jeunes Chômeurs ainsi que les autres Catégories de Personnes sans emploi à en avoir. PROGRAMME DE MISE EN ŒUVRE DES VOLETS Le Programme de Mise en Œuvre des Volets de l’INATRASO constitue également un Service. Il s’agit également d’une Service Constitué par des techniciens dans la mise en œuvre des volets déjà faisant partie intégrante de l’INATRASO.
- 17. 7 CENTRE DE COORDINATIONDES ACTIVITES DU COMITE ELARGI ET COMMISSIONS AD HOC Le centre de coordination des activités du comite élargi et commissions ad hoc se compose du Secrétaire Général, du Secrétaire Général Adjoint et des Chefs des Départements ainsi que le Représentant Légale. Les membres de ce Centre de Coordination se réunissent ordinairement une fois par semaine. Par ailleurs, il peut être convoqué de façon extraordinaire chaque fois que c’est nécessaire, sur demande de deux de ses membres. Le rôle du Comité de Direction consiste à : - Analyser et débattre toutes les questions concernant l'institution: la gestion des programmes/projets, le fonctionnement opérationnel de Projets de l’INATRASO sa situation financière ou la mise en œuvre de ses orientations stratégiques, ... ; - Prendre les décisions relatives à la mise en œuvre de la stratégie de l'institution, à sa réorganisation opérationnelle et financière, à la gestion du personnel, aux litiges avec les tiers; GOUVERNANCE DE L’INATRASO SECRETARIAT GENERALE DE L’INATRASO Il assure la gestion quotidienne de l’INATRASO. Ses missions sont, non limitativement, les suivantes : A. Assurer la gestion générale de l’INATRASO - Il assure la mise en application des décisions de la Représentation Légale, - Il oriente et coordonne les activités de l’INATRASO, - Il analyse les causes des incidents critiques et en décide les mesures correctives, - Il est l’ordonnateur principal du budget de l’INATRASO en Collaboration avec le Représentant Légale, - Il assure les relations de l’INATRASO avec le pouvoir public et les autres institutions et organismes, les bailleurs du Fonds etc. B. Assurer la gestion financière de l’INATRASO, soit : - Il procède à la recherche des financements nécessaires pour réaliser les objectifs ainsi Fixés en Compagnie de la Commission de plaidoirie; - Il s’assure que toutes les ressources financières de l’INATRASO sont collectées en temps opportuns et déposées dans les temps impartis au compte bancaire de l’institution ; - Il présente les budgets prévisionnels, les comptes annuels de l’INATRASO avec le Trésorier Comptable et le rapport annuel d’activités aux différents organes habiletés ; - Il signe conjointement avec le Représentant Légal et/ou le Trésorier Comptable les chèques et les bons de commande des biens C. Assurer la gestion des dépenses de l’INATRASO, soit : - Il procède à la vérification des supports accompagnant les demandes de décaissement liées aux activités de l’INATRASO avant leur paiement, en vue de contrôler leur régularité. - Il assure le respect des procédures d’achat des biens et services et leur utilisation
- 18. 8 efficace à desfins pour lesquelles ils ont été acquis. Secrétaire Général Adjoint En cas d'absence du Secrétaire Général, le Secrétaire Général Adjoint assume ses fonctions. Ses missions sont, non limitativement, les suivantes : Au quotidien, le Secrétaire Général Adjoint est chargé de : - Superviser les services dépendant directement du Secrétariat Général : Assurer le suivi des contentieux qui pourraient naître lors de l’exécution des contrats conclus entre l’INATRASO et ses partenaires ; - superviser la gestion des Ressources Humaines; Il autorise les prêts au personnel et les avances sur salaires ; Il approuve les situations salariales mensuelles ; Il veille au respect des lois et règlements en matière de gestion du personnel. Secrétaire de Direction Générale de l’INATRASO Le Secrétaire de l’INATRASO est appelé à exécuter les tâches spécifiques suivantes : Rédaction et dactylographie des documents Rédiger toutes les lettres, les PV de réunions, etc.… tel que demandé par le Secrétaire Général ; Dactylographier tous les rapports, etc.… tel que demandé par le Secrétaire Général. Gestion du courrier Courrier entrant Enregistrer tous les courriers entrants dans le registre du courrier entrant ; Multiplier, classer et diffuser le courrier suivant les indications du S.G ou du S.G.A. Courrier sortant Enregistrer et classer tous les courriers sortant dans le registre du courrier sortant ; Transmettre le courrier sortant au destinataire. Gestion de la documentation Collecte de la documentation Rechercher et rassembler toute la documentation utile au fonctionnement de l’INATRASO, sur demande des chefs de services ou des directeurs ; Tenir à jour la liste de la documentation inventoriée. Gestion des prêts Enregistrer les prêts de documentation ; Faire le suivi et la récupération des prêts. Prévisions mensuelles des achats Faire les prévisions mensuelles d’achat des fournitures de bureau et des fournitures domestiques.
- 19. 9 Gestion des consommations Enregistrerles consommations de chacun; Dresser le bilan mensuel des consommations de chacun et le transmettre au Chef Comptable pour facturation. Appui à l’organisation des réunions Réserver et faire préparer la salle de réunion de l’INATRASO; Organiser les pauses et les repas; Prendre les notes des réunions ; Effectuer le secrétariat de la réunion. Commissions professionnelles Recherche de renseignements, accomplissement des démarches administratives,… Rechercher tous les renseignements professionnels demandés par les chefs des départements; Effectuer toutes les démarches administratives demandées par les chefs des départements DEVOIRS DE REPORTING Ad-hoc Transmettre les documents dactylographiés. Journalier Transmettre tous les courriers à qui de droit. Mensuel Prévision des besoins en fournitures de bureau et fournitures domestiques. Réceptionniste Le Réceptionniste de l’INATRASO est appelé à exécuter les tâches spécifiques suivantes : Accueil et orientation des visiteurs dans les différents services ; Collecte et centraliser le courrier entrant à adresser dans le service concerné Tenir le standard téléphonique; Gérer la photocopieuse. Planton Le planton est appelé à exécuter les tâches spécifiques ci-après : Assurer la liaison pour les demandes interservices ; Assurer diverses courses de service. Chef de service « Ressources Humaines » Sa mission est de gérer au quotidien, sous l’autorité du Représentant Légal toutes les questions relatives au personnel. Il s’attellera principalement aux tâches suivantes : Participer à tout le processus de recrutement du personnel ; Constituer le dossier complet de chaque travailleur ; Préparer les contrats du personnel recruté ;
- 20. 10 Tenir àjour les dossiers administratifs du personnel ; Préparer le paiement des salaires du personnel à chaque fin de mois ; Recevoir les demandes individuelles des congés annuels et de circonstance ; Recevoir les demandes des avances et des prêts ; Préparer la programmation des congés du personnel ; Faire le suivi de remboursement des prêts ; Veiller à la régularité des membres du personnel au service ; Exécuter la sanction infligée au personnel en cas de faute ; Exécuter toute tâche relative à la gestion du personnel de l’INATRASO. Chef de service « Audit Interne » Missions et responsabilités L’Auditeur Interne est chargé : De vérifier la régularité des opérations effectuées par l’INATRASO ainsi que l’organisation et les procédures internes par rapport aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur et qu’elles sont conformes aux normes et orientations de l’Institution ; D’assurer le contrôle de la régularité des dépenses.; De veiller à la qualité de l’information comptable et financière en particulier aux conditions d’enregistrement, de conservation et de disponibilité de cette information ; De contrôler les inventaires du service Logistique ; De veiller à la maintenance du manuel des procédures, c’est-à-dire, centraliser les éléments de la mise à jour du manuel ; De participer à la conception des indicateurs de performance du personnel et des tableaux de bord de gestion budgétaires ; De produire des rapports sur les irrégularités constatées au niveau des services audités et de les exposer au Comité de direction avec proposition des mesures correctives. Objectifs de l’Audit interne L’Audit interne est une activité permanente qui vise à assurer : La sauvegarde du patrimoine ; La fiabilité de l’information ; L’efficacité et l’amélioration du fonctionnement de l’’institution ; Le respect des procédures et des instructions (notes de service) ; L’amélioration des performances de l’INATRASO et de la qualité des services rendus ; La sécurité et la qualité d’une opération en vérifiant les 3 étapes d’une opération à savoir : l’autorisation, exécution et contrôle de l’exécution ;
- 21. 11 Fonctionnement Au début dechaque trimestre, un calendrier de travail est proposé au Représentant Légal. Sur base des dispositions du manuel des procédures en rapport avec les services à contrôler, il est vérifié si tout ce qui est prévu dans le document est correctement suivi, et si les notes de services qui appuient le manuel sont également respectées. Si des irrégularités sont constatées, les clauses sont discutées avec le responsable du service puis un rapport est élaboré, avec proposition des mesures de correction. Après chaque contrôle, le rapport est adressé au Représentant Légal avec copie au service contrôlé. A la fin de l’année, un rapport d’activité du service de l’Audit interne est élaboré et transmis à la Représentation Légale. . Chef de service « Informatique » et Publication Missions Le service informatique est chargé de : Assurer la bonne marche du serveur, de sa maintenance et de son administration ; Assurer la gestion (changement périodique) des mots de passe sur tous les ordinateurs de service ; Assurer le bon fonctionnement et l’exploitation optimale du système informatique de l’INATRASO ; Assurer les choix des menus accessibles pour chaque utilisateur DEPARTEMENT DE L’INFORMATION ET DE COMMUNICATION Sous la supervision du Représentant Légale Suppléant de l’INATRASO, le Chargé de la communication aura comme mission de : Etre le point focal de l’INATRASO en matière de communication envers les partenaires des réseaux des Travailleurs Sociaux; Etablir des contacts réguliers avec les médias locaux pour la couverture médiatique des activités de l’INATRASO ; Collecter des nouvelles et rédiger des reportages sur les activités de l’INATRASO Prendre et traiter des images photos et vidéos d’illustration des réalisations de l’INATRASO Créer et publier régulièrement le Bulletin de liaison de L’INATRASO ; Diffuser, publier les rapports annuels de l’INATRASO ANIMATION DE L’EQUIPE DE SUPERVISION Planification des descentes sur le terrain Programmer les descentes de terrain des différents agents superviseurs ; Donner les consignes aux agents superviseurs, organiser leur évaluation de terrain ; Analyse des évaluations de terrain Consolider les analyses de terrains ;
- 22. 12 Identifier et partagerles problèmes fréquemment rencontrés ; Animer l’équipe pour la recherche de solutions adaptées aux problèmes identifiés ; Produire les PV des réunions hebdomadaires de l’équipe ; Département d’enquête et des Formations Professionnelles Le département d’Enquête et des Formations Professionnelles est Constitué par les animateurs Travailleurs Sociaux ayant intégrée la méthodologie de mobilisation capable d’élaborer des Modules de Formations dans les domaines Sociaux ainsi que les Enquêtes. Le document Ad hoc détermine leurs modalités de travail. SUIVI/COORDINATION DU PROJET Descente sur le terrain Descendre sur le terrain pour mener des contre-évaluations lorsque des problèmes importants sont identifiés; Collecte et traitement des informations Collecter les données et rapports des différents intervenants de terrain (listes des bénéficiaires, rapport de distribution, rapport de rendement, …) ; Contrôler les données et rapports reçus afin d’identifier des problèmes éventuels ; Consolider les informations afin de produire des rapports statistiques synthétiques (tableaux de bord hebdo et mensuels, etc…) REPORTING Compte-rendu des réalisations o Rédiger un rapport mensuel des réalisations à destination du Chef de Service et du Volet; Rédaction des rapports o Rédiger les rapports intermédiaires et finaux exigés par les bailleurs ; DEVOIRS DE REPORTING Ad hoc : Tout problème important et/ou urgent ; Hebdomadaire : P-V des réunions de l’équipe ; Tableau de bord synthétique (hebdo) ; Mensuel : Planification des descentes sur le terrain ; Rapport mensuel des réalisations ; Tableau de Bord ; Trimestriel : - Evaluation périodique et individuelle des agents sous ses ordres ; Semestriel : Rapport intermédiaire (pour le bailleur) ;
- 23. 13 Fin du projet: Rapport final (pour le bailleur) ; MISE EN PLACE DU PROJET Programmation des activités Elaborer pour chaque intervenant le calendrier des activités tel qu’il doit être suivi ; Développement des outils de gestion et évaluation Rédiger les conventions de collaboration avec les différents intervenants ; Concevoir les outils de gestion et de suivi nécessaires à la bonne exécution et au bon contrôle du projet ; Communication des consignes et outils Convenir avec les différents intervenants d’un système de communication efficace à utiliser pendant toute la durée du projet ; Présenter et expliquer toutes les modalités de mise en oeuvre du projet ainsi que tous les outils de gestion; EXECUTION DU PROJET Exécution des achats Planifier les besoins en achats et les activités y relatives; Organiser les études de marché et appel d’offres selon les modalités imposées par le bailleur ; Exécuter, avec la logistique, les achats (entre autre, contrôle qualité); Planifier les expéditions ; Organisation des formations et rencontres Planifier les formations et rencontres prévues pour le bon déroulement du projet ; Rechercher les formateurs, facilitateurs éventuels ou donner les formations ; Organiser les rencontres (invitations, réservation des salles, achat du matériel, etc…) ; Rédiger les comptes-rendus des rencontres ; ANIMATION DE L’EQUIPE DE SUPERVISION Planification des descentes sur le terrain Programmer les descentes de terrain des différents agents superviseurs ; Donner les consignes aux agents superviseurs, organiser leur évaluation de terrain ; Analyse des évaluations de terrain Consolider les analyses de terrains ; Identifier et partager les problèmes fréquemment rencontrés ; Animer l’équipe pour la recherche de solutions adaptées aux problèmes identifiés ; Produire les PV des réunions hebdomadaires de l’équipe ;
- 24. 14 SUIVI/COORDINATION DU PROJET Descentesur le terrain Descendre sur le terrain pour mener des contre-évaluations lorsque des problèmes importants sont identifiés; Collecte et traitement des informations Collecter les données et rapports des différents intervenants de terrain (listes des bénéficiaires, rapport de distribution, rapport de rendement, …) ; Contrôler les données et rapports reçus afin d’identifier des problèmes éventuels ; Consolider les informations afin de produire des rapports statistiques synthétiques (tableau de bord hebdo et mensuels, etc…); REPORTING Compte-rendu des réalisations Rédiger un rapport mensuel des réalisations à destination du Chef de Service et du Volet ; Rédaction des rapports Rédiger les rapports intermédiaires et finaux exigés par les bailleurs; DEVOIRS DE REPORTING Ad hoc : Tout problème important et/ou urgent ; Hebdomadaire : P-V des réunions de l’équipe ; Tableau de bord synthétique (bi-hebdo) ; Mensuel : Planification des descentes sur le terrain ; Rapport mensuel des réalisations; Tableau de Bord ; Trimestriel: - Evaluation périodique et individuelle des interventions menées Semestriel: Rapport intermédiaire (pour le bailleur); Fin du projet : Rapport final (pour le bailleur); Secrétariat et Coordinateur des « projets » Sous la supervision de la Représentation Légale est chargé de tâches suivantes:
- 25. 15 GESTION ADMINISTRATIVE Classement desdocuments Réceptionner, transmettre et ranger tous les courriers liés au projet ; Collecter et classer toute la documentation utile au projet ; Ranger les dossiers et rapport du projet; Rédaction des courriers Rédiger tous les courriers sortant sur demande du chargé de projet ou du chef de Volet; Transmettre le courrier à qui de droit ; Traitement des données statistiques du projet Appuyer le chargé de projet dans la collecte et le traitement des données statistiques du projet ; SUIVI COMPTABLE DES DEPENSES DE FONCTIONNEMENT Préparation des demandes de décaissement Elaborer les estimations de dépenses ; Vérifier les soldes budgétaires ; Préparer les Bons de Caisse ; Collecte des pièces justificatives de dépenses Rassembler toutes les pièces justificatives de dépenses ; Vérifier leur réalité et le respect des procédures internes ; Classer toutes les pièces justificatives de dépenses ; Tenue à jour des rapprochements budgétaires Tenir à jour, au fur et à mesure des dépenses, les tableaux de rapprochement budgétaire ; Rapprocher périodiquement les suivis comptable et extracomptable ; Soumettre mensuellement les documents comptables et rapprochement budgétaire au Trésorier Comptable pour audit ; Suivi de la trésorerie Elaborer les prévisions mensuelles de trésorerie ; Surveiller périodiquement le solde de trésorerie restant pour le projet par rapport aux prévisions préalablement établies ; Préparer les demandes de versement destinées au bailleur ; APPUI A L’ORGANISATION DES FORMATIONS/RENCONTRES Préparation des rencontres Exécuter les achats nécessaires pour la rencontre ;
- 26. 16 Préparer ettransmettre les invitations ; Réserver et préparer la salle ; Organiser les logements, les repas, les activités des participants à la rencontre ; Tenue des rencontres Superviser le bon déroulement pratique des rencontres ; Exécuter le secrétariat de la rencontre ; DEVOIRS DE REPORTING Mensuel : Bilan financier/Rapprochement budgétaire de chaque projet ; Prévisions de trésorerie Trimestriel : Rapport intermédiaire financier ; Semestriel : Rapport financier ; CONCEPTION DE PROJETS Montage/formulation Rédiger et présenter aux bailleurs potentiels les « concept papers » Procéder aux missions d’identification des besoins et des opportunités de projets ; Rédiger des propositions de projets ; Recherche de financement Développer les relations avec les bailleurs de fonds et connaître leurs conditions de partenariat ; Présenter les propositions de projets aux différents bailleurs de fonds ; SUPERVISION/EVALUATION DES PROJETS Supervision Suivre la bonne exécution des projets selon les modalités et échéances convenues avec les bailleurs ; Revoir/rédiger les rapports de projet ; Evaluation Procéder à des évaluations régulières des projets sur le terrain ; GESTION DES FONDS DE MICRO-PROJETS Sélection des projets Analyser les propositions de projet en rapport avec les infrastructures reçues ; Appuyer les demandeurs dans l’amélioration de la formulation de leurs projets ; Descendre sur le terrain pour effectuer une évaluation pré-projet ; Suivi/évaluation des projets Effectuer des évaluations sur le terrain des projets en cours d’exécution;
- 27. 17 Réclamer et revoirles rapports narratifs et financiers ; Reporting Rapporter régulièrement aux bailleurs de fonds ; COORDINATION/ COMMUNICATION Coordination interne Participer aux réunions du Conseil de Gestion ; Coordination avec les partenaires du réseau national Organiser des rencontres d’échanges, de formation Partager les informations et la documentation technique avec les Conseillers Techniques de l’INATRASO Coordination externe Participer aux réunions de coordination avec les partenaires extérieurs, les bailleurs, etc… ; Communication Communiquer nos réalisations aux publics, aux partenaires, aux bailleurs, … ; Rédiger le rapport annuel ; DEVOIRS DE REPORTING Ad hoc : Rapport de mission/rapport d’évaluation des projets (micro et autres) ; Hebdomadaire : Planning de travail des membres du service ; Mensuel : Tableau de suivi des échéances des projets en cours ; Trimestriel : Compte-rendu sur la réalisation du Plan Annuel d’Activités ; Evaluation des membres du service ; Annuel : Plan Annuel d’Activité ; Rapport annuel ; Programme Annuel Individuel de Travail ; Chargé de projet Sous la supervision de la Représentation Légale est chargé de tâches suivantes: MISE EN PLACE DU PROJET Programmation des activités Elaborer pour chaque intervenant le calendrier des activités tel qu’il doit être suivi ; Développement des outils de gestion et évaluation Rédiger les conventions de collaboration avec les différents intervenants ;
- 28. 18 Concevoir lesoutils de gestion et de suivi nécessaires à la bonne exécution et au bon contrôle du projet ; Communication des consignes et outils Convenir avec les différents intervenants d’un système de communication efficace à utiliser pendant toute la durée du projet ; Présenter et expliquer toutes les modalités de mise en œuvre du projet ainsi que tous les outils de gestion; EXECUTION DU PROJET Exécution des achats Planifier les besoins en achats et les activités y relatives ; Organiser les études de marché et appel d’offres selon les modalités imposées par le bailleur ; Exécuter, avec la logistique, les achats (entre autre, contrôle qualité); Planifier les expéditions ; Organisation des formations et rencontres Planifier les formations et rencontres prévues pour le bon déroulement du projet ; Rechercher les formateurs, facilitateurs éventuels ; Organiser les rencontres (invitations, réservation des salles, achat du matériel, etc…) ; Rédiger les comptes-rendus des rencontres ; PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE GESTION DE L’INFORMATION Réception et distribution du courrier Le courrier « Arrivé » suit la procédure suivante : - Il est déposé au niveau de la réception ; - Le réceptionniste transmet le courrier à la Représentation Légale; - la Représentation Légale l’enregistre dans le registre « Arrivé », appose le cachet pour réception, le met dans le parapheur et le transmet au Secrétariat Générale; - le Secrétariat Générale en prend connaissance, l’annote pour orientation vers les services spécialisés et le retourne au secrétariat pour Classement. En cas de courrier ordinaire Le secrétariat : - fait une photocopie du courrier annoté ; - classe le courrier non destiné aux Départements et autres services ; - enregistre celui destiné aux Départements et autres services dans le registre du courrier interne à la Représentation Légale; - transmet la copie au Responsable concerné qui accuse réception dans un carnet de transmission et archive l’original ; - le Responsable traite le courrier; si besoin il y a, le retour de courrier est transmis au Secrétariat pour validation et signature.
- 29. 19 La suite esttraitée comme un courrier départ. En cas de facture Si la facture concerne des travaux commandés par le l’INATRASO, le secrétariat de la Représentation Légale la transmet au Secrétariat Général qui l’annote et ensuite l’envoie au Chef de département Concernés. concerné qui signe la décharge dans le carnet de transmission interne. Ce dernier la transmet au secrétaire comptable des projets pour analyse et traitement. Celui-ci la vérifie et la complète notamment avec le formulaire de demande de paiement ; - La facture est transmise au Représentant Légale pour validation et bonne exécution conforme - Le Trésorier Comptable analyse la facture et approuve son payement et appose la mention « Bon à payer », Expédition du courrier La procédure à suivre par le secrétariat est la suivante : - copie du document à expédier pour classement ; - enregistrement du document dans un registre de courrier expédié (date, n° réf. Document, nature du document et destinataire) ; - enregistrement du document à expédier dans un carnet de transmission ; - mise sous enveloppe et envoi du document par le planton; - décharge pour réception du document par le destinataire dans le carnet de transmission et/ou sur une copie du document. Classement et archivage des documents Lieux de classement Tous les originaux de documents sont classés à la Représentation légale. Les documents concernant le personnel sont classés dans le service des RH. Mode de classement Les documents sont classés par : - ordre chronologique pour les courriers « Départs » et « Arrivés » ; - nature de document en cas de besoin ; - Département si nécessaire. Chaque Service peut également avoir son propre classement qui suivra les mêmes critères. Ceci aura l’avantage d’uniformiser les recherches d’un document d’un service à un autre. Archivage - La localisation des archives des services est faite en fonction des espaces dans chaque service et de l’utilisation des documents ; - Les documents qui ne sont plus d’utilisation courante sont archivés dans un local dont le secrétaire aura les clés ; - L’entrée dans ce local sera consignée dans un registre comportant pour chaque individu autorisé, le nom, la date, le service, la signature du chef de Département et de l’employé ainsi que celle du secrétaire ;
- 30. 20 - Le registresera également signé à la sortie des archives. Voie hiérarchique Tout courrier doit entrer par le secrétariat et être présenté au Représentant Légale. La voie hiérarchique de décision est organisée pour simplifier les circuits de décision par rapport aux pouvoirs de chaque responsable. Le Recrutement La décision de recrutement Le service concerné, ou le Conseil de Gestion exprime le besoin en personnel à recruter. La Représentation Légale en apprécie la pertinence et autorise le déclenchement du processus de recrutement par le Service des Ressources Humaines. La définition du poste et du profil du candidat recherché Avant le lancement de la procédure de recrutement, il est indispensable de déterminer avec précision le profil du poste devant être pourvu ainsi que le profil du candidat idéal. A cette fin, il faut consulter les profils de poste existants à éventuellement mettre à jour ou rédiger un nouveau profil de poste si cela est nécessaire. C’est le service concerné en collaboration avec le Service des RH qui prépare les termes de référence et le profil à recruter puis les transmet au Représentant Légal pour validation. Le choix du mode de recrutement Le choix du mode de recrutement d’un nouveau membre du personnel appartient au Comité de la Représentation légale de l’INATRASO qui peut choisir s’il est préférable d’organiser un appel public à candidatures ou un processus de recrutement plus restreint (Promotion interne, mise en compétition des candidatures internes, réserves de recrutement déjà disponibles, Consultation restreinte.) L’appel à candidatures Le service des RH propose pour nomination auprès du Représentant Légal un comité de pilotage chargé du recrutement. Ce Comité sera fonction du poste à pourvoir et devra comprendre obligatoirement un membre de la Représentation Légale et le Chef du Département concerné. La communication de l’appel public à candidature se fait par voie d’affichage et par voie de communiqué radio. L’appel à candidatures à afficher doit préciser : le profil du poste : responsabilités principales, liens hiérarchiques, devoirs de reporting, … le profil du candidat : diplôme requis, compétences techniques, connaissances informatiques et langues étrangères, niveau d’expérience, qualités personnelles, …
- 31. 21 les caractéristiquesdu contrat : durée du contrat, lieu de travail, etc…. le processus de sélection : date de clôture de l’appel à candidature, composition des dossiers, lieu de dépôt des candidatures, propriété du dossier de candidature, modalités d’organisation des tests et entretiens individuels, etc…. Lorsque l’échéance pour la remise des candidatures est dépassée, le dépouillement peut être effectué. En général, il est de la responsabilité du Service du personnel de procéder au dépouillement. Ce dernier range toutes les candidatures dans un classeur spécifique et élabore un « Tableau Synthétique des Candidatures ». Lorsque le dépouillement est terminé, une copie du tableau synthétique des candidatures est remise à chaque membre du Comité de la Représentation Légale. Celui-ci se réunira ensuite pour effectuer la pré-sélection des candidats invités à passer des tests. L’organisation des tests Le service du Personnel a la responsabilité d’organiser les tests de sélection des candidats en collaboration avec les services techniques concernés par le recrutement. Ces tests porteront aussi bien sur les compétences selon le poste que sur l’utilisation des outils informatiques, la maîtrise des langues étrangères, les capacités de rédaction, etc…Le test de sélection pour les postes dont le profil est supérieur ou égal au chef de Service sera confié à des Experts Spécialisés. Les entretiens individuels (interviews) A l’issue des tests, une élimination (pour les candidats ne répondant visiblement pas aux exigences du poste à pourvoir) et un classement des candidats présélectionnés sont effectués. Sur cette base, certains candidats peuvent alors être invités à passer des entretiens individuels. Les entretiens individuels sont menés par le Comité de la Représentation Légale qui déterminera au final le candidat retenu. Pour le candidat retenu, le Représentant Légal Suppléant prendra contact avec les employeurs précédents afin de s’assurer de l’intégrité du candidat et de ses références antérieures. Ce n’est que lorsque ce dernier contrôle se révèle positif qu’il sera annoncé au candidat retenu sa sélection pour le poste. La conclusion du contrat de travail Pour chaque travailleur, même journalier, un contrat de travail écrit doit être établi lors de l’embauche du travailleur et être signé par les 2 parties. Tout contrat de travail contiendra les éléments suivants : Le Nom de l’employeur (l’INATRASO), son adresse et le nom de son Représentant Légal; Les noms et prénoms du travailleur ; La date et le lieu de naissance du travailleur ; La nationalité du travailleur ; La composition de la famille du travailleur ;
- 32. 22 Le métier oula profession du travailleur ; Le lieu et la résidence du travailleur au moment de la conclusion du contrat ; La date de l’engagement ; La durée du contrat ; La nature du travail à exécuter ; Le lieu ou les lieux d’exécution du travail ; Le classement du travailleur dans la hiérarchie professionnelle ; Le montant du salaire, détaillé éventuellement, en salaire de base, primes et indemnités, avantages familiaux, avantages en nature, etc…. Les conditions spéciales du contrat ; La signature des parties ; En vertu des prescriptions du code du travail, la période d’essai va jusqu’ à 12 mois pour les catégories 5 et 6 et jusqu’à 6 mois pour les catégories inférieures. Selon l’opportunité, le contrat spécifiera que le profil de poste est aménageable dans le temps, et le lieu de travail extensible. La constitution du dossier complet du travailleur Dès le départ, un dossier complet sera constitué pour chaque travailleur nouvellement engagé. Ce dossier doit contenir : Le contrat de travail original signé par les 2 parties ; La photocopie de la carte d’identité du travailleur ; Le dossier de candidature du travailleur (Lettre de motivation, CV, Extrait de casier judiciaire, attestation des employeurs précédents, copie des diplômes, etc…) ; La fiche de composition familiale officielle délivrée par l’administration ; L’attestation de chômage du conjoint, le cas échéant ; Chaque fois qu’un nouveau document est versé au dossier, le Chef de Service des Ressources Humaines actualise la « Fiche Signalitique Individuelle du Travailleur » de son fichier de « suivi des dossiers du personnel ». La période d’essai Durant la période d’essai, une évaluation trimestrielle du candidat sera faite conjointement par le Chef de département et le Représentant Légal. Elle est mise par écrit et est communiquée au travailleur. Son contenu est également communiqué pour information au Comité de Pilotage. Au cas où le travailleur n’offrirait pas toute la satisfaction attendue, on lui communiquera par écrit la fin de son contrat dans le respect du Code du travail. Organisation des congés et des absences La planification des fermetures annuelles Afin de permettre à tout le personnel de pouvoir célébrer certaines fêtes en même temps, le l’INATRASO prévoit que ses services seront entièrement fermés
- 33. 23 pendant certaines périodesde l’année notamment à l’occasion des fêtes de Noël, Nouvel An, Pâques. Ces jours de fermetures ne seront pas déduits des congés annuels des travailleurs. Les périodes de clôture annuelle de l’année suivante seront communiquées au plus tard à la fin du mois de novembre par le service des Ressources Humaines à l’ensemble du personnel par voie d’affichage afin que chacun sache précisément la période où planifier ses congés à titre individuel. Les demandes individuelles de congés annuels Afin de faciliter l’organisation des services, il est demandé à chaque chef de département de récolter au mois de décembre de l’année qui précède les souhaits en termes de période de congé de chaque travailleur de son service. A cette fin, le Chef de Service des Ressources Humaines remettra à chacun des chefs de service le « Planning Annuel des Congés » à compléter. Ce tableau reprend la liste de tous les travailleurs, précise le nombre de jours de congé auxquels ils ont droit pour l’année à venir et laisse ensuite la place pour indiquer le nombre de jours de congé que le travailleur à planifié, la période de congé souhaitée et la personne qui effectue son remplacement. Ce « Planning Annuel des Congés » est complété au mois de décembre par chaque service, sous la responsabilité du Chef de service. Il est ensuite transféré au Chef de Service des Ressources Humaines, au trésorier Comptable et à la Représentation Légale respectivement pour les services sous leur supervision propre. Ceux-ci analysent les plannings, les discutent éventuellement avec les Chefs de service et finalement les approuvent. Lorsqu’ils sont approuvés, une copie en est donnée au Chef de Service des Ressources Humaines et une autre aux Chefs de services, qui peuvent alors les communiquer au personnel. Cet exercice de planification est avant tout indicatif et ne dispense pas par la suite de devoir introduire pour chaque travailleur la demande de congé officielle au minimum 15 jours avant la date de début des congés. Les « Formulaires de demande de congés »– écrits en 2 exemplaires - seront dans un premier temps adressés au chef de service ou du département qui vérifiera la possibilité d’accorder les congés demandés sans que cela ne perturbe l’organisation du service. Si la demande peut être honorée, le chef de service signera cette demande en premier lieu ». Le « Formulaire de Demande de Congé » sera alors transmis au Représentantes Légal et Chefs de Département dont dépend le service. ou au Représentant Légal Suppléant pour les Services attachés à la Représentation Légale. Après vérification, ce dernier autorisera la demande de congé en deuxième lieu Finalement, le « Formulaire de Demande de Congé » sera transmis au Chef de Service des Ressources Humaines pour autorisation finale. Le Chef de Service des Ressources Humaines gardera une copie du formulaire et en remettra la deuxième au travailleur. Il classera sa copie dans son classeur de suivi des congés, actualisera la « Fiche Individuelle de Suivi des Congés » ainsi que son « Tableau de Suivi des Congés et Absences ». Les demandes individuelles de congés ad hoc Au-delà des fermetures annuelles et des congés annuels (congés de plus ou moins longue durée), les travailleurs peuvent également souhaiter garder une réserve de quelques
- 34. 24 jours (si possiblemaximum 5) afin de prendre de temps en temps une journée ou une demi- journée de repos. Lorsqu’ils souhaitent prendre effectivement ces journées ou demi-journées de repos, ils doivent suivre une procédure similaire à celle applicable pour les congés annuels. Ainsi, ils établiront au minimum une semaine à l’avance la demande de congé en 2 exemplaires. Cette demande sera transmise au Chef de service qui la signera s’il considère que les congés demandés ne perturbent pas l’organisation du service. Elle sera ensuite remise au Tresolier Comptable ou au Représentant Légal Suppléant en fonction de l’appartenance du travailleur à l’un ou l’autre département pour la deuxième signature. La demande sera ensuite transférée au Chef de Service des Ressources Humaines qui vérifiera le « crédit » congé du travailleur, qui mettra à jour sa « Fiche de Suivi Individuel des Congés », qui autorisera la demande et actualisera son « Tableau de Suivi des Congés et Absences». Le Chef de Service des Ressources Humaines remettra alors la copie de la demande de congé autorisée au travailleur via son Chef de service. Les demandes de congés de circonstance Pour les congés de circonstances, à nouveau, la procédure devant être suivie est la même que pour les congés ordinaires. Sur le « Formulaire de Demande de Congé », le travailleur indiquera cependant au niveau de la rubrique « Nature du congé », qu’il s’agit d’un congé de circonstance. Ainsi, les jours de congés demandés ne seront pas déduits du « crédit congé » du travailleur. Il est important de toujours appliquer cette procédure et exprimer la demande par écrit afin de disposer d’un justificatif pour l’absence du travailleur. Les congés de circonstance auxquels les travailleurs ont droit sont ceux indiqués par la loi. La justification des absences pour cause de maladie, accident ou autre empêchement Lorsqu’un travailleur est empêché de se rendre au travail, il doit prévenir immédiatement le Chef de Service des Ressources Humaines. Ce dernier se chargera ensuite d’en informer le Comptable ou au Secrétariat (si le travailleur fait partie de son département) et/ou si le Chef de service responsable du travailleur absent. Ainsi, ceux-ci pourront prendre toutes les mesures nécessaires pour veiller à la bonne organisation du service. Par ailleurs, chaque Chef de service est responsable de prévenir le Chef de Service des Ressources Humaines chaque fois qu’il constate qu’un travailleur n’est pas à son poste. Le travailleur doit faire parvenir au Chef de Service des Ressources Humaines – plus tard dans les 3 jours à dater du début de son absence – un document justificatif de son absence. S’il s’agit d’une absence pour raison médicale, il s’agira du « Certificat Administratif de Repos ». Le Chef de Service des Ressources Humaines classera les justificatifs d’absence dans le classeur de « Suivi Individuel des Congés » et indiquera dans le « Tableau de Suivi des Congés et Absences » les jours d’absence. L’autorisation des sorties à caractère professionnel Toute sortie des travailleurs pendant les heures de service, quel qu’en soit le motif,
- 35. 25 nécessite une autorisationde sortie écrite. Cette autorisation de sortie doit être demandée le plus tôt possible et, en aucun cas, il ne faut attendre la dernière minute pour la solliciter. Lorsque la sortie à un motif professionnel, le travailleur remplira le « Formulaire d’Autorisation de Sortie » en 2 exemplaires et le fera approuver par son Chef de service. Avant de sortir, le travailleur s’inscrit dans le « Registre des Sorties » gardé à la réception. De même, il remettra au réceptionniste une des 2 copies de l’autorisation de sortie pour classement. Dès son retour, le travailleur passera à nouveau à la réception pour indiquer sa réintégration au service dans le « Registre des Sorties ». Toute sortie non autorisée ou au- delà des heures autorisées constitue une faute grave. L’autorisation des sorties pour commissions privées Exceptionnellement, le travailleur peut être autorisé à quitter le service en vue d’effectuer une commission à caractère privé. Dans ce cas, il suivra la même procédure que celle indiquée pour les sorties à caractère professionnel. Cependant, dans le cas des sorties à caractère privé, le « Formulaire d’Autorisation de Sortie » doit être approuvé par le Secrétariat ou, en son absence, par le tresolier Comptable. Le suivi des absences Comme indiqué précédemment, il est du ressort de chaque Chef de service de prévenir, chaque jour, le Chef de Service des Ressources Humaines de l’absence des membres de son service, quel qu’en soit le motif. Le Chef de Service des Ressources Humaines se chargera ensuite de tenir à jour son « Tableau de Suivi des Congés et Absences» et de veiller à l’obtention des documents justificatifs nécessaires. La sanction des absences non justifiées Toute absence non justifiée est considérée comme une faute grave de la part du travailleur. Les jours non prestés et non justifiés seront déduits du salaire du travailleur. La déclaration de la suspension de contrat Lorsqu’un travailleur est absent pendant plus de 30 jours d’affilée, le Chef de Service des Ressources Humaines lui signifiera par écrit la suspension de son contrat à dater du premier jour d’absence constaté. La suspension du contrat de travail entraîne automatiquement une révision des droits et responsabilités du travailleur et de l’employeur tel que indiqué dans le Code du Travail en vigueur. Organisation de la paie Le paiement des avances Le payement des avances sur salaires doit répondre à certaines règles. Les avances ne peuvent être payées qu’entre le 12 et le 20 de chaque mois. Elles ne peuvent être payées avant le 12 pour éviter que le travailleur ne connaisse des problèmes financiers ensuite, dans l’attente de la fin du mois. Elles ne peuvent, en aucun cas, être payées après le 20 de chaque mois, étant donné que le Chef Comptable doit soumettre la liste des avances payées au plus tard le 22 de chaque mois au chef de Service des Ressources
- 36. 26 Humaines pour lecalcul de la paie du mois. L’avance ne peut en aucun cas excéder la moitié du salaire net à payer pour le mois en question, tenant compte du remboursement des prêts éventuellement contractés. Les avances sont payés par caisse pour les montants ne dépassant pas 200.000 BIF (afin d’en faciliter le suivi). La collecte des documents nécessaires pour le calcul de la paie La préparation de la paie par le Chef de Service des Ressources Humaines doit s’effectuer au plus tard 5 jours avant la fin du mois. Pour la préparation de la paie, le Chef de Service des Ressources Humaines a besoin de collecter plusieurs documents qui doivent chacun lui être transmis par les personnes responsables au plus tard le 22 de chaque mois. Il s’agit essentiellement de : Liste des Avances Octroyées Tableau des Prêts Octroyés Planning des Veilleurs La liste des avances octroyées jusqu’au 20 de chaque mois doit être établie par le Chef Comptable. Le Chef de Service des Ressources Humaines vérifiera que cette liste est exhaustive. Le tableau de suivi des congés et absences et celui des prêts octroyés se trouvent déjà au service des Ressources Humaines. Le planning des veilleurs doit être transmis par le chef de service Logistique. Le calcul de la paie Muni de ces différents documents, le Chef de Service des Ressources Humaines peut commencer à préparer la paie du mois sous revue. Pour cela, il dispose d’un fichier informatique approprié confectionné à cet effet. Le chef de Service des Ressources Humaine ouvre donc le fichier informatique du mois précédent et le renomme avec la mention du mois courant. De même, il actualise la mention du mois de calcul sur la première feuille du fichier «feuille récapitulative ». Lorsque le Chef de Service des Ressources Humaines a effectué tous ses contrôles, il imprime et signe tous les documents du fichier de paie et les transmet au Représentant Légal pour approbation finale. Il transmet également au Secretariat et au Tresolier Comptable le fichier informatique avec le calcul de la paie du mois de telle sorte à ce que le Secrétaire et le Tresolier Comptable disposent toujours d’une copie de sauvegarde de ce fichier précieux. Après approbation, le Tresolier Comptable signe à son tour tous les documents de paie et retransmet tout le dossier de paie au chef comptable pour la comptabilisation, qui le transmettra à son tour au Chef de Service des Ressources Humaines pour classement. Le Chef de Service des Ressources Humaines établit alors les fiches de paie individuelles en 3 exemplaires supplémentaires. Chaque fiche de paie doit en effet être produite en 4 copies originales: une copie étant destinée au travailleur, 2 copies aux classeurs de paie et une copie pour la refacturation éventuelle des salaires sur les projets. Pour les salaires payés par chèque, le chef comptable transmettra alors toutes les fiches des travailleurs payés de cette façon ainsi que la fiche correspondante à la caissière. Cette dernière paiera le dernier jour ouvrable du mois les salaires à ces personnes et se
- 37. 27 chargera de leurfaire signer leur fiche de paie respective. Pour les salaires payés par banque, le chef comptable prépare l’ordre de paiement adéquat ainsi que le « formulaire de paiement » signé par lui-même et par le Tresolier Comptable avec en annexe la liste correspondante. Il soumet ensuite l’OP à la Direction pour signature. Chaque travailleur payé par banque se rendra alors le dernier jour ouvrable du mois au Service des Ressources Humaines pour y signer sa fiche de paie. Formation du personnel L’identification des besoins prioritaires en formation Afin d’assurer toujours le plus grand professionnalisme et la plus grande qualité des prestations offertes par l’INATRASO, il est important que chaque travailleur dispose de toutes les connaissances nécessaires à la bonne exécution de ses responsabilités. Il importe dès lors que le Chef de Service des Ressources Humaines dresse pour chaque fonction au sein de l’institution, la liste des besoins en formation. De cette manière, en comparant la liste des besoins en formation pour chaque travailleur avec la liste des formations dont il a déjà bénéficié, tel que repris dans la « Fiche Signalétique Individuelle du Travailleur », comprise dans le fichier de suivi des dossiers des travailleurs, on peut déterminer la liste des formations dont le travailleur devrait bénéficier à terme pour exercer pleinement ses responsabilités. Le planning annuel des formations Sur base des besoins en formation de chaque membre du personnel, il est alors possible de définir un « Planning Annuel de Formations ». Ce planning doit idéalement être dressé par le Secrétariat Général de l’INATRASO au plus tard pour le mois de novembre qui précède l’année sous planification. a. En fonction de l’origine des formateurs (internes ou externes), il est nécessaire de prévoir un budget. Chaque fois que possible, on essayera cependant de faire recours aux compétences internes afin de limiter les dépenses à engager. b. Le « Planning Annuel des Formations » et le budget requis qui y est mentionné doit être soumis à la discussion et à l’approbation du Comité de la Représentation Légale en même temps que le budget annuel (au plus tard pour le mois de novembre de l’année qui précède). Le suivi individuel des formations suivies Chaque fois qu’un membre du personnel a suivi une formation, qu’elle soit interne, externe, prévue dans le planning ou non, sa « Fiche Signalétique Individuelle du Travailleur» doit être mise à jour.
- 38. 28 Evaluation du personnel Lesévaluations Semestrielles Dans la même optique d’améliorer toujours les prestations fournies par l’INATRASO , Il est essentiel de procéder à une évaluation régulière du travail de chaque membre du personnel. C’est le Chef de Service (Département) qui est le premier responsable de l’évaluation trimestrielle des personnes qui sont sous sa responsabilité. Le dernier mois de chaque trimestre, il prépare donc la « Fiche d’Evaluation Semestrielle » pour chaque membre de son service. Il transmet ensuite cette fiche d’évaluation à la Représentation Légale pour vérification et approbation. Lorsque la fiche d’évaluation semestrielle est approuvée, le Chef de service se réunit avec le travailleur évalué et discute avec ce dernier de son évaluation. A l’issue de l’évaluation, le travailleur complète sa fiche d’évaluation par ses observations personnelles. Il signe ensuite sa fiche d’évaluation. La fiche d’évaluation est alors photocopiée en 2 exemplaires. La copie originale est remise au Chef de Service des Ressources Humaines pour classement dans le dossier du travailleur, une copie est gardée par le Chef de service et, enfin, la dernière copie est remise au travailleur. L’évaluation des Chefs de service se déroule selon la même procédure. Dans ce cas, la « Fiche d’Evaluation Semestrielle » est préparée par la Commission de la Représentation Légale et est revue et approuvée par le Représentant Légal. . L’évaluation annuelle L’évaluation annuelle suit en grande partie la même procédure que l’évaluation semestrielle. Elle synthétise toutes les évaluations semestrielles et prend en compte la manière dont le travailleur a réagi à ces évaluations. La « Fiche d’Evaluation Annuelle » comporte cependant une cotation générale, contrairement aux évaluations semestrielles. Par ailleurs, avant de communiquer l’évaluation annuelle aux travailleurs, ces dernières doivent faire l’objet d’une discussion et d’une validation par la Commission de la Représentation Légale. Cette validation devant être effectuée dans la première semaine de décembre, toutes les « Fiches d’Evaluation Annuelle » doivent être prêtes et transmises aux Chefs de département pour le 30 novembre au plus tard. Pour l’évaluation des Chefs des projets, la préparation et la validation des « Fiches d’Evaluation Annuelle » doit suivre le même calendrier. Ces évaluations doivent donc être approuvées par le Président de l’INATRASO pour le 30 novembre au plus tard. Au mois de décembre, les résultats de l’évaluation annuelle sont alors communiqués individuellement aux différents travailleurs dès que la Représentation Légale a statué. Ces résultats sont communiqués par le Secrétariat Générale de l’INATRASO aux Chefs de services et ces derniers aux membres des services. A l’issue de l’évaluation, le travailleur complète sa fiche d’évaluation par ses observations personnelles. Il signe ensuite sa fiche d’évaluation. La fiche d’évaluation est alors photocopiée en 2 exemplaires. La copie originale est remise au Chef de Service des Ressources Humaines pour classement dans le dossier du travailleur, une copie est gardée
- 39. 29 par le Chefde service/Directeur de Département et, enfin, la dernière copie est remise au travailleur. Les effets de l’évaluation L’évaluation annuelle peut avoir des conséquences en matière d’augmentation salariale, de prime de fin d’année, de sanction... Les mesures applicables en fonction des résultats de l’évaluation annuelle. Les sanctions en cas de fautes commises Lorsque au cours de l’année, des problèmes avec un travailleur sont constatés ou qu’une faute est commise par ce dernier, le Chef de service (lorsqu’il s’agit d’un membre du service) ou la Représentation Légale (lorsqu’il s’agit d’un Chef de service) remplit, sans délai, la « Fiche d’Evaluation Ad hoc/Incident » pour le travailleur concerné. Cette fiche est alors transmise au Chef de Département (lorsqu’il s’agit d’un membre d’un service) Quand la « Fiche d’Evaluation Ad hoc/Incident » a obtenu toutes les approbations nécessaires, le contenu de celle-ci est communiqué au travailleur concerné, conjointement par la personne qui a dressé la fiche et celle qui l’a approuvée. A l’issue de l’entretien avec le travailleur, celui-ci signe la fiche pour réception. Une copie de la fiche lui est remise, une autre copie est gardée par le Chef de service/ Représentant Légal (le cas échéant) tandis que la fiche originale est versée par le Chef de Service des Ressources Humaines dans le dossier du travailleur. Cessation d’un contrat de travail La cessation d’un contrat de travail à durée déterminée Le Chef de Service des Ressources Humaines doit maintenir un contrôle régulier (à la fin de chaque mois, lors de la vérification de la paie par exemple) sur l’arrivée à échéance des contrats de travail à durée déterminée. Ce contrôle est extrêmement important dès lors que, si la date d’échéance d’un contrat à durée déterminée est dépassée et que le travailleur continue à travailler dans l’institution, ce dernier peut prétendre être sous le régime d’un contrat de travail à durée indéterminée. Il est important par ailleurs de tenir compte du fait que normalement le travailleur doit prendre les congés auxquels il a droit avant l’échéance de son contrat à moins qu’il ne soit décidé de lui payer ses congés non pris. Pour pouvoir effectuer cette surveillance, le Chef de Service des Ressources Humaines doit maintenir à jour son « Tableau des Echéances des Contrats de Travail » inclus dans son fichier de suivi des dossiers du personnel. Au minimum 2 mois avant l’échéance d’un contrat à durée déterminée, le Chef de Service des Ressources Humaines doit soumettre la question du renouvellement éventuel de ce contrat au Comité de la Représentation Légale, qui est la seule instance habilitée à prendre cette décision.
- 40. 30 Quelle que soitla décision prise par la Représentation Légale, le Chef de Service des Ressources Humaines rédigera un courrier à l’attention du travailleur (à faire signer par le Représentant légal) pour lui rappeler au minimum 1 mois à l’avance la date d’échéance de son contrat à durée déterminée. La cessation d’un contrat de travail pour raisons économiques Bien que le contrat à durée déterminée soit privilégié dans le cadre du personnel travaillant sur les projets, il peut arriver qu’un contrat à durée indéterminée ait été conclu. De manière identique à ce qui se fait pour les contrats à durée déterminée, il est indispensable que le Chef de Service des Ressources Humaines suive attentivement l’évolution et les prévisions de prise en charge de ce personnel par les budgets des projets. Ainsi, si le projet sur lequel un travailleur sous contrat à durée indéterminée va s’arrêter sans être renouvelé et que le travailleur ne peut être affecté à un autre projet, il est nécessaire de mettre fin à son contrat, moyennant la période de préavis légale à respecter. Pour effectuer ce suivi, le Chef de Service des Ressources Humaines dispose du « Tableau de Répartition du Personnel par Projet », qui résume le schéma de facturation des frais du personnel sur les différents projets. Au minimum 5 mois avant l’échéance d’un projet, Chef de Service des Ressources Humaines doit saisir le Comité de Direction de la question de la cessation éventuelle des contrats de travail à durée indéterminée des personnes travaillant sur ledit projet. Si la décision du Comité de Direction va dans le sens de cessation du contrat de travail, le Chef de Service des Ressources Humaines rédigera une proposition de lettre à faire signer par le SG. Cette lettre sera transmise au travailleur avant le début de sa période de préavis. La cessation d’un contrat de travail pour faute lourde En cas de faute lourde commise par un travailleur, le SGA se charge de réunir sans délai le Comité de Direction muni du dossier complet du travailleur, de la « Fiche d’Evaluation Ad hoc/Incident » décrivant la faute lourde commise et de tous les documents de preuve ayant pu être rassemblés. Le Comité de la Représentation Légale doit pouvoir trancher le dossier au plus tard dans les 5 jours ouvrables de survenance de l’événement. GESTION DES MISSIONS Généralités La procédure s’applique pour les missions à effectuer dans le cadre des activités de l’INATRASO à l’intérieur du pays et concerne le paiement des frais de mission. Tous les ordres de mission doivent être signés par le SG ou à défaut les Directeurs de Département.
- 41. 31 Les frais demission comprennent : - les repas ; - les frais de logement; Les taux journaliers payés font l’objet d’un barème approuvé par le Comité de la Représentation Légale de l’INATRASO. Au plus tard une semaine après le retour de mission, un rapport de mission doit être rédigé par le chef de mission puis signé et déposé avec l’original de l’ordre de mission au secrétariat de la Représentation Légale avec des copies au Chef de Service et aux Chefs de Départements. Description de la procédure Sur base d’un programme mensuel des missions élaboré par les Chefs de Service et approuvé par la Représentation Légale, la procédure comprend les opérations suivantes: - Vérification de la disponibilité du budget auprès du comptable par le responsable de l’activité. - Introduction de la demande de mission auprès du Chef de service suivant une fiche de demande de mission établie à cette fin; - Etablissement en double exemplaire de l’ordre de mission par le demandeur sur le formulaire ad hoc ; - signature de l’ordre de mission par le Représentant Légal ; - établissement de la fiche de frais de mission par le titulaire de l’ordre de mission ; - paiement des frais de mission par le Trésorier Comptable, suivant les procédures de décaissement des fonds ; - rédaction et transmission du rapport de mission (au retour). Classement de l’Ordre de mission Un exemplaire de l’Ordre de mission signé est enregistré et classé au Secrétariat des Ressources Humaines. GESTION DES ACHATS/APPROVISIONNEMENTS Généralités Les procédures de passation des marchés doivent s’inspirer des principes d’économie, d’efficacité et de justice sociale, en faisant recours à l’appel à la concurrence et à la consultation comparative des fournisseurs. La participation aux marchés est ouverte à égalité de conditions à toute personne physique ou morale justifiant des conditions juridiques, techniques et financières requises. La comparaison des offres doit se faire sur base de l’égalité des conditions dans le but d’éviter toute entrave à la participation aux appels à la concurrence et à l’attribution des
- 42. 32 marchés. A cet effet,les documents de l’appel à la concurrence ne peuvent comporter aucune certification de nature à provoquer des discriminations entre soumissionnaires. Objectifs Les procédures d’achat et d’approvisionnement des biens et services doivent répondre aux objectifs de contrôle suivants : 1. Toutes les commandes sont nécessaires, justifiées et fondées sur les principes ci-après : L’emploi de la procédure d’achat par caisse doit être limité au maximum et remplir respectivement et simultanément les conditions suivantes : o Montant inférieur à 200.000 BIF o Biens et services disponibles dans les 24 heures L’emploi de la procédure simplifiée doit être limité aux achats d’un montant supérieur à 200.000 BIF et inférieur à 1.000.000 BIF (consultation d’au moins 3 fournisseurs sur base des factures pro forma) ; L’emploi de la procédure normale doit être limitée aux achats d’un montant supérieur à 1.000.000 BIF et inférieur à 5.000.000 BIF (consultation écrite de 3 fournisseurs au moins et offres de prix sous enveloppes fermées) ; Ce marché relève de la compétence du Comité d’achat ad hoc; L’emploi des procédures d’appels d’offres locaux, internationaux ouverts ou restreints est applicable aux achats d’un montant supérieur ou égal à 5.000.000 BIF; Justification écrite (procès-verbal d’analyse) du choix du fournisseur retenu ; Préparation des commandes uniquement sur base des demandes d’achat, approuvées et autorisées par les personnes habilitées; Tenue en permanence d’un état des engagements. Le respect de ces procédures donne l’assurance que : - l’achat est nécessaire au fonctionnement de l’INATRASO; - les quantités achetées ont été autorisées ; - les commandes ont été passées aux meilleures conditions ; - aucun bien ou service n’a été reçu sans avoir été préalablement commandé, ni comptabilisé sans avoir été reçu. Toutes les factures reçues ou payées correspondent à des biens ou prestations de services justifiés et légitimement reçus, elles ont été enregistrées, contrôlées, approuvées et comptabilisées. Les procédures de contrôle interne doivent apporter les éléments suivants: a) Un contrôle préliminaire de toutes les factures doit être effectué dès le dépouillement du courrier. Les factures doivent être clairement identifiées au tampon dès leur réception. Chaque facture doit faire l’objet d’un enregistrement chronologique lui attribuant un numéro de gestion au secrétariat de la Représentation Légale d’abord (courrier entrant) et à la comptabilité dans les registres des factures reçues.
- 43. 33 b) La procédurede contrôle des factures doit comporter les opérations suivantes : - Comparaisons des articles (quantités facturées avec l’original du bon de commande et du bon d’entrée) ; - Vérification arithmétique de la facture ; - Vérification du contrôle d’imputation de la facture ; Le respect absolu de ces procédures donne l’assurance que : - Toutes les factures reçues ont été identifiées, enregistrées et traitées de manière à satisfaire l’INATRASO et les fournisseurs ; - Les matériels, fournitures et services ont été reçus ou prestés ; - Les factures ont été minutieusement contrôlées ; - Les factures ne sont pas payées deux fois. Procédures d’achat Achat au comptant par la caisse Champ d’application Les achats au comptant en espèces concernent les fournitures diverses, comme les fournitures de bureau, les produits d’entretien, les petits services de réparation, les communiqués etc. La procédure suivante doit être envisagée: Etablissement de la demande d’achat Le demandeur après s’être assuré que les biens et services requis ne sont pas en stock et que le budget requis est disponible, il remplit un formulaire de demande d’achat qui sera visée par le chef de Service. Cette demande est transmise au Représentant Légal pour approbation et puis au Trésorier Comptable pour vérification et engagement avant d’être envoyée à la Logistique qui en signe la réception. La remise de l’avance de fonds par le caissier Sur base de la demande d’achat approuvée, le Logisticien complète un formulaire de demande d’avance à justifier qu’il apporte à la comptabilité après validation par le Chef de Service demandeur. Le Comptable vérifie que la demande d’achat et l’avance à justifier ont été correctement validées, puis complète les formulaires de demande de paiement et de bon de caisse qu’il fait signer par les responsables habilités. Le logisticien prend le bon et passe à la caisse pour toucher l’argent. Le Comptable enregistre cette remise de fonds dans le journal de caisse en utilisant l’original de la demande d’achat et le bon de caisse provisoire comme pièces justificatives qu’il conserve.
- 44. 34 Réalisation de l’achatpar le Logisticien Le Logisticien effectue l’achat auprès du fournisseur, règle ce dernier et obtient de celui-ci une facture. Dans le cas où le fournisseur serait dans l’impossibilité de remettre une facture, le Logisticien doit établir une déclaration de créance, qu’il fait signer par le fournisseur, comportant toutes les informations nécessaires à sa comptabilisation : - Nom et adresse du fournisseur ; - La date ; - La désignation précise des biens vendus ou des prestations des services rendus ; - La quantité, le prix unitaire et le montant. La réception des biens ou services La réception Le Logisticien doit déposer les biens achetés au magasin. Le gestionnaire des stocks vérifie que les biens achetés correspondent à la demande d’achat et à la facture notamment en ce qui concerne : - la désignation ; - la quantité. Le gestionnaire des stocks enregistre l’entrée sur la fiche de stock et signe sur l’original de la facture et le double de la demande d’achat par caisse. Il dépose l’original de la facture et le double de la demande d’achat à la comptabilité pour régularisation. Il établit un bon d’entrée au magasin et donne l’original et la première souche au Logisticien, et garde la 3ème souche dans le carnet qui reste au magasin. Le gestionnaire des stocks informe le chef du service demandeur de la disponibilité des biens. Achat des services Le Logisticien doit rendre compte au responsable du service demandeur que le service a été rendu. Ce dernier doit faire des observations et viser la facture pour réception conforme. La régularisation du solde de l’avance (s’il existe) Le Logisticien présente au Comptable le dossier constitué de l’original de la facture ou de la déclaration visée par le responsable du service demandeur pour réception conforme et le double de la demande d’achat pour contrôle de conformité et visa. Le Logisticien remet ensuite au Comptable ces documents et le solde de l’argent s’il existe. Le caissier remet au Logisticien la copie du reçu-caisse (dont le montant correspond au solde de l’avance). Ce reçu permet au Logisticien de prouver qu’il a régularisé cette avance de caisse pour achat. La régularisation du solde de l’avance doit intervenir obligatoirement dans les 24 heures qui suivent l’achat. Le caissier enregistre cette entrée de fonds dans le livre de caisse avec comme pièces justificatives la copie du reçu établi lors de la remise du solde par le Logisticien, le double du bon provisoire émis et la facture du fournisseur visée par le gestionnaire des stocks.
- 45. 35 Achat auprès d’unfournisseur local selon la procédure simplifiée Cette procédure concerne les achats dont le paiement est différé par rapport à la livraison et qui s’effectuent par l’émission de bon de commande au fournisseur choisi. L’emploi de la procédure d’achat simplifiée en compte auprès d’un fournisseur local s’applique aux achats d’une valeur inférieure ou égale à 1.000.000 BIF. Etablissement de la demande d’achat Le demandeur après s’être assuré que les biens et services requis ne sont pas en stock et que le budget requis est disponible, il remplit un formulaire de demande d’achat qui sera visée par le chef de Service. Cette demande est transmise au DDP pour approbation et puis au DAF pour vérification et engagement avant d’être envoyée à la Logistique qui en signe la réception. . Le formulaire comprend notamment : - la date ; - le nom du service bénéficiaire ; - la description des biens et services demandés (désignation, unité) ; - le délai maximal d’approvisionnement. Sélection des fournisseurs La sélection des fournisseurs doit normalement se faire en comparant les offres fournies par au moins trois fournisseurs. Le Logisticien doit consulter les fournisseurs potentiels des biens et services, objet de la demande d’achat. Le Logisticien, un membre de la Direction et le Chef du Service concerné par la demande choisissent le fournisseur le mieux disant en fonction des critères ci-après : - qualité des biens ou services offerts ; - prix ; - délais de livraison ; - qualité du fournisseur. Etablissement du bon de commande Le Logisticien établit le bon de commande en trois exemplaires et comportant les éléments suivants : - la date ; - le nom du fournisseur ; - le numéro de la Commande, le service bénéficiaire et le projet ; - la désignation des biens et services ; - les quantités commandées ; - les prix unitaires et totaux ; - le total général de la commande en chiffres et en lettres ; - les pénalités en cas de livraison non conformes et de retards; - les délais et les conditions de livraison ;
- 46. 36 - les délaiset les conditions de payement. Approbation du bon de commande Le Trésorier Comptable reçoit du Logisticien le dossier comprenant une copie de la demande d’achat et trois exemplaires détachables du bon de commande. Il exerce les contrôles ci-après: - que le dossier présenté est complet; - que les différents éléments qui le constituent sont correctement remplis ; - que le montant du bon de commande n’excède pas 1.000.000 BIF ; Une fois le dossier contrôlé, le Trésorier Comptable appose son visa et transmet le dossier au Secrétariat Général et à la Représentation Légale pour la deuxième et troisième signature. Le bon de commande signé sera distribué comme suit : - l’original au fournisseur ; - le 2ème exemplaire gardé par le Logisticien. - Le 3eme à la comptabilité pour suivre les engagements et le 4ème à la Représentation Légale - Pour les fournitures et matériels de bureau, un appel à pro forma est lancé au début de chaque trimestre selon les procédures déjà énoncées. Un tableau comparatif est dressé et un contrat de fourniture à prix fixe est signé avec les 3 fournisseurs les mieux disant. Dans ce cas, la Logistique propose à la Représentation Légale, une liste comprenant le maximum de fournisseurs spécialisés de services, pour analyse et validation. Une fois la liste validée, les fournisseurs potentiels sont invités à proposer sous pli fermée leurs offres de prix. - Les procédures de dépôts et d’analyse des offres déjà décrites sont ensuite scrupuleusement suivies. Suivi de la livraison Le Logisticien est responsable du suivi et la livraison. Réception de la commande La réception des biens livrés est faite par le Logisticien, le gestionnaire des stocks et le demandeur du service bénéficiaire dans la Coordination des Projets. Le gestionnaire des stocks vérifie que les articles livrés sont ceux mentionnés sur le bordereau de livraison. Il effectue un contrôle physique des articles livrés par comptage des quantités livrées et les rapproche aux quantités portées sur le bordereau de livraison Il vérifie que les articles livrés sont ceux qui ont été commandés et qui figurent donc sur le bon de commande. Le demandeur du service bénéficiaire vérifie que la nature, la quantité et la qualité des marchandises livrées correspondent à ce qui avait été commandé et à ce qui est repris sur le Bordereau de Livraison. En cas de problème, il doit absolument se référer à son Chef de Service ou au Représentant Légal. Si la quantité et la qualité des biens livrés correspondent au bon de commande, un bordereau de réception est signé conjointement par le Logisticien, le gestionnaire des stocks, le demandeur du service bénéficiaire ou éventuellement le Comité de réception. Si la quantité des biens livrés ne correspond pas au bon de commande ou que les quantités dépassent les quantités commandées, le Logisticien, le gestionnaire des stocks, le
- 47. 37 demandeur du servicebénéficiaire ou éventuellement le Comité de réception devront interrompre le processus de réception et aviser directement la Direction par note écrite et signée conjointement. Etablissement du bon d’entrée magasin Le bon d’entrée est établi en 2 exemplaires. Le gestionnaire des stocks renseigne sur le bon d’entrée les informations suivantes : - la date de réception ; - le nom du fournisseur ; - le n° du bordereau de livraison du fournisseur ; - la désignation des biens ; - la référence de la commande ; - la valeur de chaque bien ; - la valeur totale ; - les observations s’il y a lieu. En cas de réception des immobilisations un procès-verbal de réception doit être établi par une commission désignée par la Représentation légale. Le procès-verbal de réception doit être visé par chaque membre de la commission. L’original du procès-verbal est joint au dossier de la commande qui est remis à la Comptabilité. Le double est classé par le Logisticien dans un classeur destiné à cet effet. Le matériel ainsi porté en immobilisation est mis à la disposition du service demandeur. Procès-verbal de réception des services Comme pour les immobilisations, un procès-verbal de réception des services sera établi par une commission désignée par le Représentant Légal. La vérification de l’exécution d’une prestation incombe particulièrement aux Chefs des Départements, au Logisticien et au Chef de service et/ou au demandeur de service. Paiement de la facture Le dossier complet est ensuite transmis aux signataires des comptes bancaires. Une fois le chèque ou l’ordre de virement signé, il est expédié au fournisseur ou transmis à la banque. Le dossier est alors classé définitivement à la comptabilité dans le classeur «Fournisseurs ou Factures payées » par ordre de numéro de gestion interne. Procédure Normale L’emploi de la procédure normale doit être limitée aux achats d’un montant supérieur à 1.000.000 BIF et inférieur ou égal à 5.000.000 BIF (consultation écrite de 3 fournisseurs au moins et offres de prix sous enveloppes fermées) ; Ce marché relève de la compétence du Comité d’achat ad hoc comprenant au moins un membre de la Représentation Légale Après autorisation de la demande d’achat, le Logisticien élabore une liste des fournisseurs
- 48. 38 Potentiels et quiest soumise au Trésorier Comptable pour validation. Le Logisticien envoie les avis de demande de prix aux fournisseurs potentiels retenus Les offres de prix sont déposées sous plis fermés à la réception de l’INATRASO avec la mention « Offre de prix numéro….. », avec le numéro de référence du marché mentionné sur l’avis de demande de prix. Sur base d’analyse du procès verbal signé par tous les membres du Comité d’achat, le Logisticien élabore un bon de commande ou contrat à soumettre au Trésorier Comptable puis au Représentant Légal pour signatures. Procédures d’appel d’offres La procédure d’appel d’offres local ou international est requise pour les achats d’un montant supérieur ou égal à 5.000.000 BIF. Pour les marchés passés par voie d’appel d’offres, la procédure est la suivante : - L’initiation de la dépense provient du service demandeur, qui après avoir élaboré le cahier des charges et les spécifications techniques les transmet la Représentation Légale pour approbation puis au Trésorier Comptable pour validation; - Le Trésorier Comptable transmet les termes de référence et spécifications techniques validées à la Logistique pour élaboration du DAO; - Le logisticien élabore un Dossier d’Appel d’offres et l’avis d’appel d’offres à publier dans les media qu’il soumet au Trésorier Comptable pour approbation. Ce dernier les soumet à la Représentation Légale pour analyse et validation ; - Le DAO validé est multiplié et mis à la disposition des fournisseurs potentiels moyennant un prix ; - Les offres sous pli fermé portant mention « Offre numéro…. » contenu dans le DAO sont adressés au Secrétariat de Trésorier Comptable moyennant accusé de réception ; - Les Dossiers d’offres sont conservé au Secrétariat de Trésorier Comptable et sont récupérés par le Président du Comité d’achat au jour et à l’heure de l’ouverture des offres; Sur base du procès verbal signé par tous les membres du Comité d’achat, le Logisticien élabore un bon de commande ou contrat à soumettre au Trésorier Comptable puis au Représentant Légal pour signatures La Représentation Légale peut aussi recourir à une consultation restreinte de plus de trois fournisseurs. a) Cahier des charges et spécifications techniques Préalablement au lancement de la procédure d’appel d’offres, le Comité Technique établit un cahier des charges et des spécifications techniques, relatif aux biens ou services à commander, aux délais de livraison et autres conditions particulières. Le cahier des charges et des spécifications techniques doit notamment comporter les informations suivantes : o Achat des biens - Description précise des biens (description technique,…) ; - Qualité (prélèvement d’échantillon pour analyse) ; - Origine ;
- 49. 39 - Conditionnement etemballage ; - Documentation technique ; - Durée de la garantie ; - Obligation en matière de fourniture de pièces de rechange, service après vente ; - Mode de transport proposé ; - - Délai normal de livraison ; - Caution de soumission et garantie de bonne exécution - les pénalités en cas de livraison non conformes et de retards; - les délais et les conditions de livraison ; - les délais et les conditions de payement. o Achat de services - Description précise des services attendus ; - Termes de références d’exécution des missions ; - Profil, formation, expérience exigée des experts ; - Délai de remise des rapports ; - Conditions d’exécution de la mission (logement, transport, restauration,…). - les pénalités en cas de retard; - les délais et les conditions de payement. o Marché de travaux - Description des travaux à exécuter ; - Plan détaillé des constructions ; - Description des normes techniques à respecter (béton, ferraille,…) ; - Délais d’exécution des travaux ; - Réception provisoire et réception définitive ; - Retenue de garantie. Constitution du dossier d’appel d’offres Le Logisticien doit constituer le dossier d’appel d’offres comprenant les éléments suivants : - avis d’appel d’offres ; - instructions aux soumissionnaires ; - cahier des conditions générales ; - cahier des conditions spéciales ; - cahier des spécifications techniques ; - annexes composés de : la formule de soumission ; le bordereau des prix ; la formule de caution de soumission ; la formule de marché ; la formule de garantie de bonne exécution ; la grille de cotation. Pour chaque marché, un COMITE D’ACHAT sera constitué. Il sera composé au moins de :
- 50. 40 - Représentant Légalet/ou du Secrétaire Général; - Trésorier Comptable; - Logisticien ; - Chef de service demandeur. Expédition Toute sortie de marchandise doit être autorisée préalablement par la Représentation Légale Comme pour la réception des marchandises, le logisticien établit au minimum 3 jours à l’avance un « Avis d’expédition de marchandise » qu’il transmet au responsable Stock. Selon les mêmes modalités, le responsable Stock vérifie la possibilité d’organiser l’expédition, signe l’avis d’expédition pour réception et accord et, le cas échéant contacte le chargé de projet. L’avis est alors transmis au Logisticien. Le Logisticien qui reçoit l’Avis d’expédition organise alors le transport. Si le transport doit s’organiser de manière externe, il prend contact avec les fournisseurs agréés pour le projet (il est indispensable de toujours bien respecter la procédure de sélection des fournisseurs imposée par le bailleur à cet égard). Lorsque tout est arrangé, l’Avis d’expédition est complété, une copie est alors transmise au responsable Stock et une autre au Chargé de projet. Dès que l’ « Avis d’expédition de marchandise » est approuvé par le Logisticien, le chargé de projet doit prévenir le responsable de la réception de la marchandise sur le site de destination. Lorsque toute la marchandise est chargée, le responsable Stock émet le Bordereau d’Expédition en trois exemplaires qu’il fait signer au Chauffeur pour transfert de responsabilité. Un exemplaire est gardé par la logistique et deux autres sont donnés au chauffeur. Par sa signature, le chauffeur indique son accord quant à la correspondance entre le Bordereau d’Expédition et le chargement de son véhicule. Il lui est donc indispensable de bien contrôler le processus de chargement. Arrivé à destination, le Chauffeur présentera ses deux copies du Bordereau d’Expédition. Après déchargement de la marchandise, il demandera au réceptionnaire de signer une copie du Bordereau d’Expédition et de la lui remettre. Cette copie sera remise par le Chauffeur au Chef de Service Stock dès son retour. Gestion du stock sur site Le responsable du site doit détenir des fiches de stock qui vont lui permettre d’enregistrer à l’aide des bordereaux d’expédition des marchandises mises à sa disposition pour distribution. La fiche de stock doit permettre d’enregistrer les quantités de marchandises entrées en stock et leur prix unitaire. Lors de la sortie des marchandises, le responsable du site ou le magasiner si il existe enregistre sur ses fiches de stock la sortie de marchandise. Il remplit un modèle de bordereau d’expédition qui lui sera transmis par le service logistique. Lorsque un marchandise est expédiée directement au site, le responsable du site doit effectuer les mêmes opérations d’enregistrement sur les fiches de stock : « entrée et sortie » et
- 51. 41 le remplissage dubordereau d’expédition. Les originaux des bordereaux d’expédition doivent être transmis au service logistique du siège pour contrôle et classement. Aucune marchandise ne peut sortir du site sans l’autorisation du logisticien du siège. Cette autorisation doit revêtir une forme écrite. Distribution lors de l’assistance Avant d’effectuer toute distribution aux bénéficiaires, il est indispensable que le Responsable de la distribution prépare une procédure claire de distribution. Cette procédure doit pouvoir au minimum préciser : Les personnes qui vont distribuer ; Le superviseur de la distribution ; Les outils de suivi et da rapportage (planning de l’activité, accusé de réception, rapport de distribution etc.) ; GESTION DES RESSOURCES MATERIELLES ET DES IMMOBILISATIONS Gestion des consommables du fonctionnement Gestion de fournitures de bureau et autres consommables Principe La fonction « gestion des stocks » doit être dissociée de celles de comptable et de l’agent ayant les achats dans ses attributions. Gestion physique La gestion physique de stocks de fournitures et consommable est faite par le Gestionnaire des stocks dans un endroit sûr, adéquat et protégé. Gestion comptable La gestion des stocks est faite de manière extracomptable et ce, sur la base des pièces justificatives des mouvements des entrées et des sorties, tels que demandes d’achat, les bons de commande, les bons de livraison, factures, bons d’entrée, bons de sortie. Enregistrement des mouvements Les mouvements de stocks sont enregistrés sur des fiches de stocks gardées dans un classeur. Ces fiches doivent être tenues à jour. Toute sortie de stocks doit avoir le paraphe du Logisticien et du demandeur. Le gestionnaire établit un état des consommations mensuelles des stocks et autres consommables, en quantité et en valeur, afin de permettre l’élaboration des prévisions budgétaires pour les dépenses. Inventaire - L’inventaire est effectué semestriellement par le Gestionnaire des stocks sous la supervision du Logisticien. Un inventaire annuel est effectué au mois de décembre de
- 52. 42 chaque année. Lerésultat de cet inventaire permet d’établir les régularisations comptables de fin d’exercice en vue de l’établissement des états financiers. - Cet inventaire permet de rapprocher la situation physique établie par le Gestionnaire des stocks avec les fiches de stocks. Ce rapprochement est matérialisé sur la fiche d’inventaire et sur les fiches de stocks par le biais des signatures du Trésorier Comptable, du Logisticien, du Gestionnaire des stocks, et le cas échéant par tous ceux qui ont participé à l’inventaire. - Toute différence entre le stock physique et la fiche de stocks doit être mentionnée et expliquée sur la fiche d’inventaire et fera l’objet d’une note explicative dressée par le Gestionnaire des stocks. - Le Logisticien indiquera la position à adopter le cas échéant ainsi que les corrections nécessaires. Gestion des immobilisations Généralités Les immobilisations comprennent notamment : - le matériel de bureau ; - le mobilier de bureau ; Ces immobilisations sont sous la responsabilité du Secrétaire Générale. Elles sont gérées par le Logisticien sous la supervision du Trésorier Comptable. Toutes les immobilisations doivent être inventoriées et enregistrées dans le registre des immobilisations. Les informations à inscrire dans le registre sont : - nature de l’immobilisation ; - désignation du bien ; - affectation ; - date d’acquisition du bien ; - valeur d’acquisition ; - source de financement ; - numéro d’identification à l’aide d’étiquette d’identification. Codification des immobilisations Catégorie/bailleur/utilisateur /numéro La codification des immobilisations est effectuée selon la nomenclature suivante : 1ère position : le propriétaire 2ème position : catégorie de l’immobilisation, selon les codes suivants (3 premières initiales): Mat = Matériel de bureau Inf = Matériel informatique Mob = Mobilier Tra = Matériel de transport
- 53. 43 3ème position :Code bailleur 4ème position : le numéro d’ordre chronologique dans la catégorie. Toute immobilisation doit être identifiée par le code lui attribué, par tout moyen ineffaçable sans dommage pour le bien. .Enregistrement des acquisitions A la réception de la facture et du PV de réception, une fiche historique est ouverte pour chaque immobilisation. L’immobilisation est enregistrée en comptabilité à sa date d’entrée qui est consignée dans le PV de réception. Le Logisticien tient une fiche historique par matériel qui retrace les étapes de la vie du matériel pendant sa durée de détention. La fiche historique comprend notamment les informations suivantes : entretiens effectués sur le matériel, réparations ou modifications subies par le matériel. Affectation des immobilisations Toute immobilisation doit être affectée à un usage précis. Pour des immobilisations affectées à des utilisateurs spécifiques, un formulaire de mise à disposition sera complété et signé par le Logisticien et l’utilisateur. En cas de perte ou détérioration par responsabilité de l’utilisateur, ce dernier reste lié par les clauses de la mise à disposition. .Inventaire physique A chaque fin d’exercice, une commission désignée par le Représentant Légal procède à l’inventaire physique des immobilisations. Cet inventaire fait l’objet d’un PV dûment signé par tous les membres de l’équipe chargée de la réalisation des inventaires. Le Trésorier Comptable compare les inventaires avec le registre des immobilisations. En cas de divergence, il avise les membres et les services des divergences constatées pour demander les explications nécessaires. Les PV d’inventaires accompagnés des commentaires du DAF sont transmis au Secrétariat Général pour information et le cas échéant, pour prendre les mesures qui s’imposent. Tableau d’amortissement Les amortissements seront calculés et comptabilisés pour que l’INATRASO soit régulièrement renseigné sur la valeur nette de ses immobilisations. Un tableau d’amortissement sera tenu à cet effet. Toute immobilisation acquise au cours de l’exercice et des exercices antérieurs doit figurer dans ce tableau d’amortissement. Toutes les immobilisations inscrites dans le tableau d’amortissement doivent être justifiées par les copies des factures d’acquisition conservées par le Trésorier Comptable ainsi que les copies
- 54. 44 des moyens depaiement. A la fin de chaque exercice, le Trésorier Comptable produit le tableau d’amortissement des immobilisations. Sorties des immobilisations La décision de mettre au rebut ou de sortir une immobilisation relève uniquement de la responsabilité du Représentant Légal. Cette décision peut se faire suite à une demande de la part des utilisateurs concernés. Entretien et réparation des immobilisations Le Logisticien doit veiller à ce que toutes les immobilisations soient tenues dans de bonnes conditions, et par conséquent un entretien et une maintenance adéquats doivent être régulièrement effectués. Chaque entretien doit être inscrit dans un document de suivi historique. Chaque utilisateur doit signaler au Logisticien dans les meilleurs délais toute panne ou défaillance d’un matériel et fournir des explications nécessaires avant la réparation. Un calendrier d’entretien annuel doit être établi par le Logisticien et approuvé par le Trésorier Comptable et le Secrétaire Général en veillant à respecter les exigences spécifiées par le fournisseur ou à défaut en prenant soin de l’avis d’un spécialiste. Ce calendrier doit être mis à jour chaque trimestre. Cependant des réparations ponctuelles peuvent être effectuées sur les immobilisations en cas de nécessité prouvé par le logisticien. L’entretien est effectué selon une des modalités suivantes : - contrat de maintenance auprès du fournisseur ou d’un spécialiste reconnu ; - consultation de 03 prestations pour les entretiens ponctuels qui ne font l’objet d’un contrat. PROCEDURES DE GESTION DES PROJETS IDENTIFICATION DE NOUVEAUX PROJETS Identification de nouvelles opportunités Sur base du Plan Indicatif Annuel, chaque chef de service dispose de la liste des nouveaux projets qui doivent être identifiés et formulés pour l’année. Budgétisation des coûts d’identification Avant d’entamer le travail d’identification d’un nouveau projet, chaque Chef de Service estime le budget qui lui sera nécessaire à cet effet. Ce budget devant être le plus souvent financé par les fonds propres de l’INATRASO, il sera soumis au Comité de la Représentation Légale pour analyse et approbation. Travail de pré-identification Moyennant approbation du budget demandé, le travail de pré-identification peut démarrer. Ce travail a surtout pour objectif de pouvoir présenter aux bailleurs potentiels les
- 55. 45 intentions plus oumoins précises d’intervention. Le travail de pré-identification répond aux questions suivantes : - quel est le problème central que nous voulons résoudre, - quelles sont les bénéficiaires visés, - quels sont les partenaires de mise en œuvre du projet, - quelle est la zone d’intervention ciblée, - quelles sont les stratégies que nous envisageons, - etc…. Le résultat du travail de pré-identification prend la forme d’un Cadre Logique Préliminaire, d’un Budget Estimatif et d’une Note Conceptuelle. Le Cadre Logique Préliminaire, le Budget Estimatif et la Note Conceptuelle devront être validés par le Comité de la Représentation Légale avant toute communication de ces documents à l’extérieur de l’INATRASO. Sensibilisation des bailleurs potentiels L’étape suivante consiste alors à présenter aux différents bailleurs potentiels l’idée de projet, sur base de la Note Conceptuelle et du Budget Estimatif. Travail d’identification Le travail d’identification consiste à rencontrer les bénéficiaires et les partenaires potentiels du projet et à recueillir toutes les informations nécessaires à la rédaction de la proposition de projet. A l’issue du travail d’identification, il faut exactement cerner : les besoins/problèmes et leurs relations de cause à effet (par exemple, à l’aide d’un arbre à problèmes), les caractéristiques de l’intervention (objectifs spécifiques, résultats, activités, ….), les indicateurs objectivement vérifiables et leurs valeurs de référence , les actions des autres intervenants et les politiques publiques dans la zone et le secteur d’intervention choisi, les modalités de mise en œuvre de l’intervention, les hypothèses critiques, les coûts estimés. Réponses aux appels à propositions L’identification d’un nouveau projet peut aussi résulter de la réponse aux appels à propositions. Dans ce cas, il faut veiller à impliquer autant que faire se peut tous les partenaires de mise en œuvre dans l’identification du projet. FORMULATION DES PROJETS Construction du cadre logique En se basant sur le Cadre Logique Préliminaire défini lors de la pré-identification, il faut élaborer le Cadre Logique exhaustif qui sera inclus dans le document de Proposition de projet.
- 56. 46 Elaboration du budget Dansla mesure du possible, le budget sera structuré de la même manière que le cadre logique c’est-à-dire par résultat intermédiaire et par activité. Quelques principes doivent être absolument respectés dans la construction d’un budget de projet. Tous les coûts doivent être repris dans le budget, qu’ils soient financés par le bailleur ou pris en charge par les fonds propres de l’INATRASO. Les frais du personnel doivent inclure tous les coûts liés à chacun des individus qui travaillent pour le projet : c’est-à-dire la rémunération brute, les avantages et charges sociaux Il faut aussi prévoir les augmentations annuelles de salaire. Les frais du personnel d’appui ne doivent pas être oubliés ; Les frais de transport doivent être facturés sous forme d’indemnités kilométriques sauf pour les projets dont le bailleur met à disposition un véhicule. Des frais administratifs doivent être prévus Rédaction de la proposition de projet Une Proposition de Projet doit en règle générale contenir les chapitres suivants : RESUME DU PROJET/FICHE SIGNALITIQUE CONTEXTE : Problème à résoudre, Politique sectorielle du Gouvernement, Acteurs principaux, Bénéficiaires, Documentation disponible, etc…. INTERVENTION (Cadre Logique): Objectifs globaux, Objectif spécifique, Résultats Intermédiaires, Activités, Indicateurs Objectivement Vérifiables, Sources de vérification HYPOTHESES : Hypothèses aux divers niveaux, risques et flexibilité MISE EN OEUVRE : Organisation du travail et répartition des responsabilités entre les différents acteurs, Moyens physiques et non physiques nécessaires, Procédures et modalités d’exécution, Calendrier d’exécution, Budget et Plan de Financement, … FACTEURS ASSURANTLA VIABILITE/DURABILITE : Respect de l’environnement, Facteur genre, Business plan, Renforcement des capacités, etc…. SUIVI ET EVALUATION : Quelle organisation pour le suivi et l’évaluation, quels indicateurs, etc… CONCLUSIONS ET PROPOSITIONS Validation de la proposition de projet Tout au long du travail de formulation, le document de proposition de projet sera régulièrement soumis à la Commission Technique, la Coordination des Projets et à la Représentation Légale pour revue et amendement.
- 57. 47 4.2 Lorsque laproposition de projet est finalisée, elle sera transmise par le Trésorier Comptable afin que ce dernier puisse en contrôler les aspects financiers. Enfin, lorsque le Trésorier Comptable et le Représentant Légal sont d’accord sur la version finale du document, la proposition est soumise au Comité de Direction pour validation et diffusion aux partenaires extérieures. DEMARRAGE DES PROJETS Mise à jour du calendrier d’exécution et de reporting du projet Le temps séparant le moment où la proposition de projet a été déposée auprès du bailleur et celui ou l’accord de financement est obtenu peut parfois être assez long. Il s’avère alors nécessaire de réactualiser le calendrier d’exécution tel qu’il avait été prévu initialement. Par ailleurs, bien souvent, le calendrier inclus dans la proposition de projet est un calendrier synthétique qui nécessite d’être sensiblement plus détaillé lors du démarrage du projet. Le calendrier d’exécution doit un plan de décaissement pour toute la durée du projet, validé par le Représentant Légal et transmis en copie au Secrétaire Générale, au Représentant Légal Suppléant et au Trésorier Comptable. Par ailleurs, le Coordinateur du Projet complètera son tableau de suivi des échéances de reporting avec les dates prévues pour l’émission des différents rapports pour le nouveau projet. Recrutement du personnel supplémentaire nécessaire Avant de procéder au recrutement à proprement parler, il est indispensable d’arrêter précisément le profil de poste ou les termes de références de la ou des personnes à engager sur le projet. Beaucoup de profils de poste ont déjà été définis de manière standard : Chef de service, chargé de projet, secrétaire comptable projet, etc. Ils peuvent bien entendu être repris tel quel ou être adaptés en fonction de la spécificité du projet. De manière générale, il faut conclure avec les nouveaux travailleurs un contrat à durée déterminée, se terminant en même temps que le projet. Le mode de recrutement (appel à candidatures public ou consultation restreinte) doit être arrêté par le Comité de la Représentation Légale. La rémunération proposée aux candidats, selon sa fonction, doit être en correspondance avec la grille barémique en vigueur au sein de l’INATRASO afin de ne pas créer de disparités, avec éventuellement des améliorations prévues par le projet. Des exceptions à cette règle peuvent être tolérées s’il n’est pas possible de trouver des candidats valables pour la rémunération proposée. La nouvelle rémunération proposée sera alors décidée par le Comité de la Représentation Légale. Elaboration des outils de suivi opérationnel et financier du projet Afin de pouvoir correctement coordonner et superviser le projet, il est essentiel que le Chef de Service en collaboration avec les Chefs de Département et le Chef Comptable développent dès le démarrage de celui-ci les outils de suivi opérationnels et financiers
- 58. 48 adéquats. Au niveaufinancier, il s’agit essentiellement des journaux comptables et du plan budgétaire. Au niveau opérationnel, les principaux outils sont ceux qui servent au « reporting » mensuel à savoir le Calendrier d’Exécution et la Matrice des Indicateurs, ainsi que les Rapports de Supervision et les Rapports d’Exécution. Souvent, il est nécessaire aussi de mettre en place des outils pour le suivi de l’exécution du projet sur le terrain. Concernant les Rapports et les Rapports d’Exécution, il est recommandé de fournir aux rédacteurs de ces rapports un canevas standard à suivre. Cela permet en effet d’assurer l’exhaustivité et la cohérence des informations récoltées sur le terrain et remontées à la coordination centrale du projet. Rédaction des conventions de collaboration avec les partenaires Afin de faciliter la relation de collaboration avec les partenaires tout au long de l’exécution du projet, il est essentiel de définir dès son démarrage les responsabilités et les attentes de chacun des partenaires et de les officialiser alors dans une convention. Une convention de collaboration doit contenir : Le travail devant être exécuté par le partenaire: Quel type de travail (le plus précis possible) ? Avec quels outils (grille de supervision, etc…) ? Selon quelle fréquence ? La zone d’intervention : Quelles communes, Collines, … ? Les rapports devant être produits : Quelle forme ? Quel contenu ? Quelle fréquence ? Quel mode de transmission ? Quelle date limite de transmission ? Le devoir d’information : Quand faut-il avertir en cas de problème constaté sur le terrain ? Et qui faut-il avertir ? Les modalités financières: Quel montant sera payé au partenaire ? Par quel moyen (OP, chèque, etc…) ? Moyennant quelles conditions (Acceptation du rapport de supervision, droit de regard sur le compte du partenaire etc…) ? Sur base de quelles pièces justificatives ? Les engagements/responsabilités de L’INATRASO: Quel appui technique sera donné par l’INATRASO ? Quels outils/matériels seront donnés ? Quelle évaluation sera faite ? Avec quelle fréquence ? Les hypothèses : Que se passe-t-il si le financement s’arrête ? Ou s’il est moindre que prévu ? Les modalités de résolution des litiges: Comment résoudre les litiges s’ils se déclarent ? En annexe de la convention de collaboration, il faut prévoir : une copie de la convention de projet acceptée par le bailleur, le canevas des rapports de supervision, le canevas du rapport périodique à transmettre à l’INATRASO, le canevas des factures à produire, …
- 59. 49 Ouverture d’un comptebancaire et d’une caisse spécifique au projet Afin de ne pas mélanger l’argent destiné aux différents projets et activités de l’INATRASO, il faut ouvrir un compte bancaire spécifique pour tout nouveau projet. Pour assurer plus de sécurité dans la gestion de l’argent donné par les bailleurs, les transactions bancaires (Ordre de Paiement, Chèques, etc…) ne peuvent être autorisés que par la signature conjointe de deux membres de la Représentation Légale dont un membre du Secrétariat Général. Dans la mesure du possible, le Trésorier Comptable constitue toujours un des 2 signataires étant donné que c’est ce dernier qui possède la responsabilité du budget envers les bailleurs. Le compte ouvert, le premier versement effectué , il faut commander un carnet de chèques ainsi qu’un carnet d’Ordres de Paiement. Pour l’ouverture de la caisse, il faut procéder à deux formalités. D’une part, il faut commander les carnets de Bons de Caisse avec 3 copies : une pour la caissière, une pour le client, une originale pour le journal de caisse, D’autre part, il faut informer la caissière de la création d’une nouvelle caisse, lui octroyer un nouveau registre pour y consigner toutes les transactions et lui indiquer clairement qui autorise les sorties d’argent. Les sorties d’argent sur les caisses affectées aux projets doivent être autorisées par les membres de la Représentation Légale. Information des services d’appui (comptabilité, logistique) Avant de commencer la mise en œuvre d’un projet, il est utile d’organiser une petite réunion d’information à destination des services de la comptabilité et de la logistique stock. Lors de cette réunion, le chef de service explique brièvement en quoi consiste le projet et quelles sont ses implications pour ces différents services d’appui. Le Représentant Légal et le Trésorier Comptable sont également invités à participer à cette réunion. Avant cette réunion d’information, le chef de service responsable du projet transmet le formulaire « Notification de lancement d’un nouveau projet » complété aux différents participants. Ce formulaire résume les implications du projet sur les différents services (en termes de facturation, de prise en charge des coûts du charroi, d’organisation des approvisionnements et des besoins de stockage, etc…). Enfin, une copie du dossier complet du projet (ainsi que du budget sous format électronique) tel que finalement accepté par le bailleur est diffusé à tous les utilisateurs. Lancement de la comptabilité du projet La première étape dans le lancement de la comptabilité du projet consiste à prendre connaissance de toutes les conditions et contraintes imposées par le bailleur en la matière. Il s’agit entre autre de connaître: La forme et le contenu des rapports financiers demandés par le bailleur : Rapprochement budgétaire synthétique, Détail des dépenses de chacune des rubriques budgétaires, etc…. La qualité des pièces justificatives exigées : A partir de quand faut-il faire un appel à pro forma, ? Faut-il toujours un bordereau de livraison ? Qu’est-ce qu’une facture
- 60. 50 valide ? Quidoit approuver les factures ? Le mode de classement des pièces justificatives : Les pièces doivent-elles être classées chronologiquement par journal (de caisse, de banque, de provisions, …) ? Ou plutôt par rubrique budgétaire ? Le traitement des opérations en devises : Doit-on tenir la comptabilité dans un ou 2 devises ? A quel taux doit-on comptabiliser les transactions ? Comment traiter les écarts de change constatés entre le moment où le budget a été établi et le moment où les versements sont effectués ? Ensuite il faut introduire le projet dans le logiciel comptable de telle manière à pouvoir en tenir la comptabilité selon ses exigences. Le chef comptable se charge de créer les plans comptables et budgétaires du projet et d’y introduire les montants acceptés par le/les bailleurs. La logistique veillera également à commander les carnets de reçus , les carnets de Bon de Commandes (min 3 copies), de Bordereau d’expédition, etc …qui seront nécessaires au projet. Réunion de lancement avec les partenaires Dans la mesure du possible, il est souhaitable d’organiser une petite réunion de lancement avec les partenaires au cours de laquelle on peut donner toutes les explications voulues sur le projet. SUIVI ADMINISTRATIF, COMPTABLE ET FINANCIER DES PROJETS Gestion de la Caisse projet Les sorties de la caisse projet doivent être autorisée par la Représentation Légale. Le comptable projet doit présenter les pièces de retrait de fonds ainsi que les codifications avant enregistrement. Prévisions de trésorerie Chaque semaine, il est demandé au secrétaire comptable du projet de transmettre ses prévisions de besoins en dépenses au chef comptable. Ces prévisions doivent estimer toutes les sommes d’argent devant être prises pour le projet à partir de la caisse, pour la semaine à venir : frais de mission, frais d’organisation des ateliers, avances terrain, Cet exercice de planification est extrêmement important dès lors que c’est sur cette base que le chef comptable peut estimer les besoins de réapprovisionnement de la caisse et donc assurer que le projet pourra effectivement bénéficier au moment voulu de la trésorerie qui lui est nécessaire. Avances à justifier A certaines occasions, lorsque l’équipe du projet se rend sur le terrain ou organise un atelier, par exemple, il est nécessaire d’accorder à cette équipe une avance à justifier. Cette avance consiste en une somme d’argent remise au responsable de la mission pour couvrir des dépenses estimées, dont il rapportera les pièces justificatives à la fin de la mission. A cette fin, le secrétaire comptable doit remplir le document intitulé « Demande d’avance projet à justifier » et le soumettre ensuite pour approbation au chargé de projet
- 61. 51 ainsi qu’au TrésorierComptable et au Représentant Légal. Dans la mesure du possible, ce document doit être établit au minimum 3 jours avant son décaissement. Si la « demande d’avance projet à justifier » est approuvée, le secrétaire comptable en garde une copie dans ses classeurs et remet la copie originale au responsable de la mission le jour de son départ accompagné du Bon de Caisse y relatif. Le responsable de la mission se rend alors auprès de la caissière pour y obtenir l’argent nécessaire. Il peut aussi arriver que plutôt que d’emmener tout l’argent en liquide, il soit préférable d’émettre un chèque en faveur du responsable de la mission. Dans ce cas, le secrétaire comptable veille suffisamment de temps à l’avance (minimum 1 jour) à transmettre une copie de la « demande d’avance projet à justifier » au chef comptable afin que ce dernier puisse produire le chèque le faire signer par qui de droit. Dans ce cas, le responsable de la mission se rend, le jour de son départ, auprès du chef comptable afin d’y récupérer le chèque après avoir signé un reçu. Lorsque le responsable de mission revient, il complète sans attendre le formulaire « Justification d’une avance projet » sur base des dépenses effectivement réalisées et de toutes les pièces justificatives les supportant. Il remet ensuite ce formulaire complété ainsi que toutes les pièces justificatives au secrétaire comptable pour vérification. Si tout est correct, le secrétaire comptable contrôle la « Justification d’une avance projet » et la fait valider par le Chef de service. S’il reste un solde sur l’avance octroyée, il établit également le Bon de Caisse nécessaire au versement de ce solde à la caisse. Au cas où les dépenses auraient excédés l’avance accordée, il faut attendre l’approbation du dossier de justification de l’avance par le Représentant Légal. Le secrétaire comptable transmet dans tous les cas le dossier au Représentant Légal pour vérification et approbation finale. Lorsque le dossier est approuvé, le secrétaire comptable annule définitivement l’avance à justifier et enregistre les transactions dans sa comptabilité. Le cas échéant, il dresse également le Bon de Caisse pour rembourser les dépenses excédent l’avance qui avait été accordée. Le secrétaire comptable ayant gardé une copie de tous les formulaires de « demande d’avance projet à justifier » en fait un suivi très strict. Il est indispensable en effet que, dès que la mission (ou l’atelier, …) est terminée, le responsable de la mission rapporte au secrétaire comptable toutes les pièces justificatives de l’avance et que tout solde d’argent non justifié soit reversé au plus vite dans la caisse. Il est de la responsabilité du secrétaire comptable de bien veiller à ce qu’aucune avance à justifier ne reste en suspend au-delà du terme qui lui est nécessaire. Classement des pièces justificatives Pour le classement des pièces justificatives, il est nécessaire d’ouvrir au minimum 6 classeurs différents: Classeurs des factures à crédit Classeur des Bons de Commandes: On y classe tous les Bons de Commande accompagnés de la lettre d’appel à pro forma ou de l’avis de demande de prix, des factures pro forma reçues des fournisseurs, du tableau de comparaison des pro
- 62. 52 forma, du Bordereaude Livraison (si la livraison a déjà eu lieu), etc… tant que les factures y correspondantes n’ont pas été payées. Lorsque les factures des fournisseurs sont payées alors la facture ainsi que tout le dossier y relatif sont classés dans le classeur « Journal de Banque» et « Journal de Caisse ». Journal de Banque : On y classe chronologiquement les documents justificatifs de paiement par la banque. Journal de Caisse : On y classe chronologiquement tous les « Bons de Caisse » et leurs documents justificatifs. Registre du courrier: On y classe, d’une part, tous les courriers sortant et, d’autre part, tous les courriers entrant, relatifs au projet. Classeurs des extraits bancaires Si le bailleur exige un classement des pièces justificatives par rubrique budgétaire, il est alors nécessaire de créer un 5ème classeur : le classeur de « Suivi Budgétaire ». Dans ce cas, on y classe toutes les pièces justificatives des dépenses par rubrique budgétaire et on ne garde dans les classeurs « Journal de Banque » et « Journal de Caisse » que les extraits bancaires pour le premier classeur et une copie des Bons de Caisse pour le 2ème. Enregistrement des transactions Quel que soit le mode de tenue de la comptabilité (par Excel ou par logiciel comptable), il est essentiel de comptabiliser les transactions au jour le jour afin de toujours garder une vue la plus actuelle sur la situation budgétaire et financière du projet. Lors de la comptabilisation, on attribue un numéro spécifique à chaque pièce comptable enregistrée (soit sur base du numéro de la pièce de la banque ou le Bon de Caisse, soit sur base de la rubrique budgétaire). Clôture trimestrielle La clôture trimestrielle se fait généralement en 2 étapes. La première étape consiste à mettre à jour toute la comptabilité en enregistrant les dernières transactions trimestrielles. Elle nécessite pour cela d’obtenir par exemple tous les extraits bancaires relatifs au dernier mois trimestre. Ce travail devrait normalement être fini en J+10 (soit 10 jour après la fin du mois, par exemple le 10 octobre lorsqu’il s’agit de clôturer le troisième trimestre). Au plus tard en J+10, le secrétaire comptable soumet sa comptabilité au Comité de Contrôle pour vérification. Le Comité de Contrôle va vérifier la validité des pièces comptables du mois ainsi que des journaux comptables, du grand livre et du rapprochement budgétaire. Si tout est en ordre, il signera les états de synthèse (balance des comptes, le rapprochement budgétaire,….). Le Comité de Contrôle transmet les documents de synthèse signés au Trésorier Comptable pour approbation. La secrétaire comptable remettra alors une copie du rapprochement budgétaire validé au chargé de projet.
- 63. 53 SUIVI OPERATIONNEL Reporting mensuel Lechargé de projet est responsable de produire un « reporting » mensuel à l’attention de son Chef de Service et du Trésorier Comptable. Ce « reporting » doit leur être transmis au plus tard en J+10. Ce « reporting » est composé de 5 éléments: Le rapprochement budgétaire : il lui est transmis par le secrétaire-comptable. Le calendrier d’exécution actualisé La matrice des Indicateurs de Performance La synthèse des Rapports de Supervision Un rapport narratif synthétique En annexe, tous les PV des réunions effectuées et rapports des principales activités (distributions, formations, etc.) et missions effectuées ainsi que les principales décisions prises dans le cadre de la mise en œuvre du projet pendant la période. Tous ces éléments sont transmis et discutés à l’occasion de la réunion de suivi du projet dans laquelle est présent les principales parties prenantes au projet : Coordonnateur, Secrétaire Comptable, Chargé de volets, Représentant Légal, Trésorier Comptable et les représentants des partenaires essentiellement ceux qui sont sur la mise en œuvre du projet. Tableau de Bord 1 : Calendrier d’exécution Au niveau opérationnel, le premier tableau de bord essentiel est le calendrier d’exécution. Il permet de contrôler le facteur « temps » c’est-à-dire le respect des échéances qui avaient été prévues pour le bonne exécution du projet. Lors du démarrage d’un projet , le chargé de projet met à jour et précise le calendrier d’exécution. De cette manière, il connaît exactement toutes les activités qui doivent être réalisées chaque mois. A la fin de chaque mois, il va reprendre son calendrier d’exécution prévu et le réactualiser. Il va, d’une part, y indiquer toutes les activités réalisées au cours du mois écoulé et, d’autre part, voir les ajustements qui doivent être apportés au calendrier d’exécution des mois suivants. Tableau de bord 2 : Matrice des indicateurs de performance Le deuxième tableau de bord a pour objectif de montrer comment les indicateurs qui avaient été définis lors de la construction du Cadre Logique, complétés éventuellement par d’autres indicateurs supplémentaires, évoluent au cours du projet. Ce tableau de bord se construit généralement sur base des rapports produits par les agents d’exécution des projets : techniciens de terrain, responsables des centres de santé ou des centres nutritionnels. Des indicateurs dont l’évolution pourraient ainsi être suivie mensuellement sont : le nombre de dépistages effectués, le nombre de personnes formées, le nombre de séances de sensibilisation organisées, le nombre de séropositifs suivis, le taux d’abandon, la quantité d’intrants déjà distribués, le nombre de bénéficiaires déjà satisfaits, etc. Pour certains résultats ou activités, il se peut cependant que certains indicateurs ne
- 64. 54 puissent être mesurésqu’avec une fréquence beaucoup moindre (par exemple, lorsqu’il faut attendre une récolte). Synthèse des rapports de supervision Dans le mode d’intervention habituel, l’INATRASO confie généralement le travail de supervision à son Equipe Techniques qualifiée en la matière ou à d’autres partenaires plus proches du terrain. En contrepartie, il est demandé à ces partenaires de produire des rapports de supervision et de les transmettre mensuellement au Chargé de Projet au niveau national. Ces rapports, une fois transmis au niveau national, doivent être analysés par le Chargé de Projet. Il doit surtout essayer d’y extraire les problèmes constatés sur le terrain et les solutions proposées pour y faire face. Parfois, il peut également retirer de ces rapports des données quantitatives utiles pour mettre à jour la matrice des indicateurs de performance. Il résumera alors l’essentiel de son analyse dans un petit rapport ne dépassant pas 3 pages. Rapport narratif synthétique Enfin, pour compléter les différents outils de supervision repris ci-dessus, le Chargé de Projet rédigera également un petit rapport narratif reprenant ses conclusions personnelles sur le bilan mensuel. Ce petit rapport narratif qui ne dépassera pas 4 pages contiendra en résumé des explications concernant : le rapprochement budgétaire (explication des dépassements, des différences budgétaires, …), le calendrier d’exécution (explication des différences par rapport aux prévisions, justification des nouvelles prévisions), la matrice des indicateurs (analyse des résultats obtenus par rapport aux objectifs repris dans le Cadre Logique), la synthèse des rapports de supervision, etc. EVALUATION Pour certains projets, il est souvent important de mettre en œuvre un comité de suivi et/ou un comité de pilotage. Comité de suivi Il est composé du Coordonnateur, Secrétaire Comptable, Chargé de volets, Représentant Légal, Trésorier Comptable et les représentants des partenaires qui sont impliqués dans la mise en œuvre du projet. Sa mission essentielle est de suivre régulièrement (réunion une fois le mois) la mise en œuvre du projet par rapport au document du projet et aux obligations contractuelles Comité de Pilotage Ce Comité est généralement composé d’une dizaine de personnes comprenant : le Secrétaire Général ou le Représentant Légal, le Représentant Légal Suppléant, le Chef de Service, le Chargé de projet, un ou plusieurs représentants du bailleur, un ou plusieurs représentants de l’administration, des experts techniques dans la thématique du projet Ce comité qui se réunit à concurrence d’une fois tous les 4 ou 6 mois a pour but d’évaluer dans les grandes lignes comment le projet évolue et de formuler des
- 65. 55 recommandations en matièrestratégique et opérationnelle. Evaluation sur le terrain A titre de référence, le Chargé de projet doit effectuer au minimum une évaluation de terrain par trimestre dans chacune des zones d’intervention du projet. Idéalement, cette évaluation effectuée par le Chargé de Projet est complétée par une évaluation collective réalisée semestriellement par le Chargé de Projet, le Chef de Service, le Représentant Légal et le Secrétaire Général ou son adjoint. PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRES CONSIDERATIONS GENERALES La gestion budgétaire vise, sur base des prévisions relatives aux activités du Projet, à établir des programmes d’action exprimés sous forme de budget, pour une période donnée en vue de les contrôler par la confrontation avec les réalisations. La gestion budgétaire comprend donc trois phases à savoir la prévision, l’exécution et le contrôle. La prévision consiste en l’établissement d’un programme précis en vue d’atteindre de façon quantitative et dans un délai déterminé, un résultat prévu d’avance (prévision dans le temps avec des données physiques et financières). L’exécution consiste à réaliser le programme d’activités en veillant autant que faire se peut à rester dans les marges définies au moment de la prévision. Le contrôle permet de rapprocher les prévisions des réalisations afin de faire apparaître les écarts et en déterminer les causes. Les écarts peuvent se justifier par une mauvaise appréciation au moment des prévisions, un manque de rigueur dans la gestion ou par des faits survenus et de nature imprévisibles. Le contrôle budgétaire permet donc la connaissance des écarts pour réviser si nécessaire le budget en cours, corriger la gestion et faire des prévisions ultérieures en conséquence. Il permet enfin de dégager les responsabilités : ce qui suppose que l’organisation de la gestion budgétaire épouse la structure du Projet et que les responsables des différents services soient associés à l’élaboration des prévisions budgétaires. Un bon contrôle budgétaire doit donc être efficace, rapide et fréquent. PROGRAMMATION DU BUDGET DE FONCTIONNEMENT La programmation budgétaire du budget « Fonctionnement » est établie en fonction des recettes disponibles, face auxquelles sont prévues les dépenses. Recettes La décomposition des recettes Les ressources de L’INATRASO sont définies dans ses statuts en son article 26 et concernent:
- 66. 56 Des cotisationsdes membres ; Des subventions, dons, legs des personnes physiques ou morales ou d’autres collectivités intéressées par les objectifs de l’INATRASO ; Des produits d’Activités Génératrices de Revenus (AGR). Dépenses Les dépenses de l’INATRASO comprennent : A. Dépenses d’investissement de l’INATRASO, à savoir : - Les frais de premier établissement ; - Le matériel de bureau ; - Les équipements de bureau ; B. Dépenses de fonctionnement de l’INATRASO à savoir : - Les dépenses du personnel ; - L’entretien des équipements et matériels de bureau ; - Les charges générales de fonctionnement (location de bureaux, fournitures, téléphone, électricité…) ; - Les commissions et frais de fonctionnement des comptes bancaires ; - Les audits externes comptables. Programmation budgétaire Programmation des ressources L’INATRASO peut obtenir les informations nécessaires pour établir le montant prévisible des ressources de l’exercice à venir auprès : Des membres de l’AG ; Des bailleurs de fonds internationaux sur les perspectives de financement dans les domaines d’intervention de l’INATRASO ; Programmation des dépenses La programmation budgétaire est annuelle pour le budget d’investissement et de fonctionnement de l’INATRASO. Le budget d’investissement et de fonctionnement de l’INATRASO est préparé sur base des besoins réels déterminés d’une part par les charges récurrentes et d’autre part par l’évolution de l’activité de l’INATRASO. Notamment, la détermination des frais du personnel doit prendre en compte la charge de travail et les besoins de recrutement indispensable pour mener à bien toutes les tâches au sein de chaque département. La présentation doit être accompagnée de la définition du poste et de la description de l’apport de ce nouveau personnel. . Les charges en frais de mission sont déterminées à partir du planning prévisionnel de mission ayant permis d’établir les charges de carburant et lubrifiant.
- 67. 57 Les charges enconsommables sont extrapolées des utilisations de l’exercice antérieur, en tenant compte de l’évolution des charges de travail. Les charges d’assurances doivent être prévues à leurs coûts effectifs sur la base des informations fournies par les assureurs. Exécution et suivi du budget de fonctionnement Exécution Le budget approuvé dans sa version définitive est mis en exécution par les Responsables des services. Le Trésorier Comptable et le Secrétaire Général assurent le suivi de l’exécution des budgets de tous les services. Les budgets sont engagés sur la base de la version définitive du budget approuvé Le Trésorier Comptable et le Secrétaire Général autorisent l’engagement de la dépense après que ce dernier ait vérifié qu’il existe un budget disponible et les fonds nécessaires à l’engagement de la dépense et que la dépense ait été initiée par le Chef de service concerné. Suivi Le suivi de l’exécution budgétaire doit se faire sur des bases mensuelles. Ce suivi est un contrôle a posteriori réalisé par le Trésorier Comptable. Il doit produire des tableaux de bord budgétaires mensuels permettant de suivre l’exécution des budgets par département et par type de financement. Ces états leur permettront de faire les contrôles et corrections nécessaires. Ils en informent régulièrement les responsables concernés. Contrôle de l’exécution du budget de fonctionnement Le contrôle budgétaire recherche les écarts entre les prévisions estimées d’avance et les réalisations effectives. Au niveau des actions de correction, les réalisations doivent être périodiquement comparées aux prévisions contenues dans le budget. Ainsi, des écarts seront tirés, analysés et justifiés et les ajustements nécessaires seront opérés pour atteindre l’objectif défini, en dépit des variations intervenues et ayant perturbé les facteurs de décisions initiaux. SYSTEME BUDGETAIRE INTEGRE A LA COMPTABILITE Le budget est un outil de prévision, de gestion et de contrôle. La préparation du budget implique une bonne connaissance de l’organisation, en particulier des coûts et une bonne définition des objectifs quantitatifs et qualitatifs. La comptabilité analytique est à cet égard, un outil privilégié car elle est orientée vers l’analyse du fonctionnement interne de l’organisation. Les produits et les charges peuvent être répartis en centres des coûts.(centre d’analyse) Le découpage en centres de coûts a l’avantage de faciliter : - les prévisions ; - la comparaison entre les objectifs prévisionnels et les niveaux de réalisation ;
- 68. 58 - le suivides charges et des produits service par service ; - la mise en évidence des points faibles et la mise en place d’un programme d’action pour réduire les coûts. La qualité des informations financières dépend étroitement de la qualité de traitement analytique des données. Il est ainsi important d’intégrer la comptabilité analytique à la comptabilité générale. Pour cela, il est recommandé d’avoir des ressources humaines et matérielles pour cette fin. Il s’agira notamment d’un personnel qualifié (en comptabilité) pour analyser et interpréter les coûts, les recettes, les écarts significatifs entre prévisions et réalisations. Il s’agira aussi d’acquérir un outil de gestion (logiciel) qui permet cette intégration entre les données de la comptabilité générale, celles du budget et celles de la comptabilité analytique. PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE Cette partie du manuel met en évidence les procédures de gestion financière applicables à l’INATRASO. Les procédures ont été élaborées en respectant les principes ciaprès: - système d'autorisation des transactions financières, - procédures d'identification, de saisie et de traitement exhaustif des opérations réalisées, - mesures de sécurité et de protection des actifs. MOBILISATION DES RESSOURCES Principes généraux Pour le financement de ses activités, l’INATRASO va mobiliser beaucoup de ressources. Son financement provient: Des cotisations des membres ; Des subventions, dons, legs des personnes physiques ou morales ou d’autres collectivités intéressées par les objectifs de l’INATRASO ; Des produits d’Activités Génératrices de Revenus (AGR). Règles de gestion Les demandes de décaissement doivent être présentées en francs burundais (BIF) ou en devise étrangère. Elles doivent être accompagnées par des pièces justificatives nécessaires. Les pièces justificatives des dépenses sont conservées à la comptabilité à des fins de vérification ultérieure. Elles devront être référencées de telle sorte à permettre une vérification rapide.
- 69. 59 GESTION DES COMPTESBANCAIRES Objet de la procédure L’objet de la procédure est de faciliter la gestion des ressources dans les banques et institutions financières et de garantir la transparence dans l’emploi des ressources de l’INATRASO Les décaissements dans les comptes bancaires concernent : - les réapprovisionnements de la caisse principale ; - les paiements des fournisseurs des services et des biens et des entrepreneurs (travaux) ; - les paiements des salaires ; Application de la procédure La procédure s’applique aux comptes de l’INATRASO ouvert dans les banques. Règles de gestion Les comptes bancaires de L’INATRASO reçoivent les ressources provenant des différentes sources de financement et servent à effectuer les règlements des factures des entrepreneurs, maîtres d’œuvre, fournisseurs et autres prestataires de service et des diverses dépenses de fonctionnement. Il est réalisé un suivi des comptes au moyen des journaux de banque. A Chaque compte de banque correspond un journal. Le Chef Comptable remplit les chèques après les autorisations données par le DAF. Le Chef Comptable enregistre chronologiquement toutes les émissions de chèques et d’ordre de virement dans le journal de banque de chaque compte. Le journal de banque est arrêté mensuellement par le chef Comptable et contrôlé par le Trésorier Comptable. Un rapprochement du compte banque est effectué mensuellement par le Chef Comptable et vérifié par le Trésorier Comptable. Les chéquiers en cours d’utilisation sont conservés par le Chef Comptable. Lors de l’établissement des chèques, le Chef Comptable remplit également les souches des chéquiers afin de faciliter les contrôles et vérifications ultérieurs. Les chèques annulés sont agrafés dans les chéquiers. Les mouvements des comptes sont opérés sous la signature conjointe du Trésorier Comptable, Représentant Légal en premier ressort et du Secrétaire Général en deuxième ressort.
- 70. 60 REGLEMENT DES FACTURESPAR CHEQUE Objet de la procédure L’objet de la procédure est de régler les factures en contrepartie des fournitures livrées ou des prestations effectuées ou travaux réalisés pour le compte de l’INATRASO par chèque. Application de la procédure La procédure s'applique aux règlements de factures par chèque. Règles de gestion Le règlement des factures se fait par programmation hebdomadaire. Pour les travaux réalisés, les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d’un B/C et d’un B/L et doivent porter la mention « BON A PAYER » avec visa du responsable du Service bénéficiaire et/ou demandeur des travaux. Toute facture réglée doit être acquittée et porter la mention « PAYE ». Liste de opérations 1. Point des factures en instance 2. Préparation de la situation de trésorerie 3. Choix des factures à payer 4. Etablissement des chèques de règlement 5. Remise des chèques aux fournisseurs 6. Classement des pièces POINT DES FACTURES EN INSTANCE DE PAIEMENT - fait le point des factures en instance de règlement, - s’assure que les factures ont été certifiées et liquidées. PREPARATION DE LA SITUATION DE TRÉSORERIE - établit la situation de trésorerie de l’INATRASO - transmet la situation au Trésorier Comptable pour contrôle et visa. PROGRAMMATION DES PAIEMENT - élabore l’état de programmation des paiements en tenant compte de la trésorerie disponible, des budgets disponibles et de la date de réception des factures, - le soumet au Secrétariat Général pour avis et autorisation. - chèques. ETABLISSEMENT DES CHEQUES - regroupe les factures par fournisseur,
- 71. 61 - établit unchèque au nom de chaque fournisseur - transmet les factures + les chéquiers au Trésorier pour contrôle et signature des chèques. - vise la souche par chèque, - signe les chèques. - adresse le chéquier et toutes les pièces justificatives au Secrétariat Général pour approbation et signature. - vérifie les chèques émis par rapport aux factures, - contresigne les chèques, - remet le dossier au Secrétariat de la Représentation Légale. REMISE DES CHÈQUES AUX FOURNISSEURS - prépare photocopies des chèques - remet le chèque au fournisseur ou à son représentant contre décharge des bordereaux de remise de chèques, - retourne aux f Comptables les pièces et la photocopie du chèque déchargé par le fournisseur - tient un registre des chèques qui retrace chronologiquement la remise des chèques. - joint la photocopie du chèque à la facture payée et aux autres pièces justificatives, - procède à la saisie des règlements dans les brouillards de banque suivant le code d’imputation approprié, - classe les factures réglées avec toutes les pièces (B/C, B/L, …..). REGLEMENT DES FACTURES PAR VIREMENT BABCAIRE Objet de la procédure L’objet de la procédure est de régler les factures en contrepartie des fournitures livrées ou des prestations effectuées ou travaux réalisés pour le compte de l’INATRASO par virement aux fournisseurs, prestataires ou entrepreneurs. Application de la procédure La procédure s'applique aux règlements de factures par virement bancaire. Règles de gestion Le règlement des factures se fait par programmation hebdomadaire. Les factures doivent être certifiées, liquidées et accompagnées d’un B/C et d’un B/L et doivent porter la mention « BON A PAYER » avec visa du responsable di service bénéficiaire et/ou demandeur des fournitures livrées ou des prestations effectuées ou travaux réalisés.
- 72. 62 Les factures relativesà des contrats doivent porter les numéros des contrats correspondants. Le Comptable établit les bordereaux d’ordre de virement bancaire (ou lettre de virement): - une copie signée du bordereau par les signataires autorisés est jointe à la facture, - une autre copie est envoyée à la banque pour exécution du virement. Toute facture réglée doit être acquittée et porter la mention « PAYE ». Liste des opérations 1. Point des factures en instance 2. Préparation de la situation de trésorerie 3. Trie des factures à payer par virement 4. Etablissement des ordres de virement 5. Remise des ordres de virement à la banque pour exécution 6. Classement des pièces POINT DES FACTURES EN INSTANCE DE PAIEMENT - fait le point des factures en instance de règlement par virement, PREPARATION DE LA SITUATION DE TRÉSORERIE - établit la situation de trésorerie de l’INATRASO - transmet la situation au Trésorier Comptable PROGRAMMATION DES PAIEMENTS - élabore l’état de programmation des paiements en tenant compte de la trésorerie disponible, des budgets disponibles et de la date de réception des factures, - le soumet au Secrétariat Général pour avis et autorisation. chèques. CHOIX DES FACTURES A PAYER - contrôle les factures + B/C + B/L, - valide l’état de programmation des paiements par OV, - transmet le dossier au Trésorier Comptable pour l’établissement des ordres de virement. ETABLISSEMENT DES ORDRES DE VIREMENT - regroupe les factures par fournisseur, - établit un ordre de virement au nom de chaque
- 73. 63 fournisseur et pourchaque facture, - prépare un bordereau de transmission à la banque (en deux exemplaires), - transmet les factures + les ordres de virement et les bordereaux au DAF (et/ou au DPP) pour contrôle, visa et signature. - appose son visa après contrôle - signe l’ordre de virement - transmet tout le dossier au Secrétariat Général. . REMISE DES ORDRES DE VIREMENT A LA BANQUE POUR EXECUTION - fait transmettre les ordres à la banque pour exécution. RECEPTION DE L’AVIS DE DÉBIT - classe l’avis de débit et la copie de l’ordre de virement, - joint l’avis de débit et la copie de l’ordre de virement à la facture réglée. - procède à la saisie des règlements dans le brouillard de banque et dans la comptabilité suivant le code d’imputation approprié, - classe les factures réglées avec toutes les pièces (B/C, B/L + ordre de virement et avis de débit). GESTION DE LA CAISSE La tenue de la caisse est confiée à un caissier. A cet effet, ce dernier dispose d’un coffre. Le caissier doit tenir un relevé de caisse et les copies des bons de caisse permettant d’assurer la justification du compte caisse. Pour ce faire, l’agent chargé de la tenue caisse se doit d’identifier toute opération d’entrée et de sortie de la caisse selon les supports de référence (les bons de débit/crédit). Tout réapprovisionnement de la caisse doit être fait sur base des besoins hebdomadaires en espèces des différents projets et du budget « fonctionnement ». Le décaissement se fait sur base d’un « bon de sortie de caisse » pré numéroté (Ce bon servira aussi pour l’encaissement) dont le modèle est indiqué ci après :
- 74. 64 PROCEDURES D’ENREGISTREMENT COMPTABLE Réceptionet enregistrement des pièces comptables La comptabilité reçoit les factures du secrétariat de la Représentation Légale et les enregistre dans le registre des factures ouvert à la comptabilité avec le numéro et la date d’arrivée, après leur consultation par le Secrétaire Général et les services concernés. Pour les autres pièces comptables (avis de débit ou de crédit, extrait bancaire,…), réception. par le secrétariat du Secrétariat Général, puis transmission au Trésorier Comptable après avis du Secrétaire Générale et enfin à la comptabilité. Vérifications : Comité de Contrôle A la réception de toute pièce comptable, le CC procède aux vérifications nécessaires (régularité, exactitude). Analyse comptable, imputation : CC Le CC procède à : l’analyse des pièces ; la codification des comptes concernés; la transmission au secrétaire comptable pour comptabilisation Classement : Secrétaire comptable Le classement constitue une pièce maîtresse pour la bonne tenue d’une comptabilité. Il doit se faire par ordre chronologique. Edition des documents comptables : CC Les documents suivants feront l’objet d’une édition : journaux ; grand-livre ; balance ; états financiers (états des ressources et dépenses, bilan, état d’exécution du budget, état de rapprochement bancaire). Analyse des comptes et rapprochement bancaire : Trésorier Comptable et CC Etat d’analyse des comptes édités et redressement des erreurs ; Etat de rapprochement et de réconciliation de banques. PLAN COMPTABLE GENERAL, ANALYTIQUE ET BUDGETAIRE Plan comptable général Le plan comptable général de l’INATRASO est à 06 chiffres et est élaboré à partir du plan comptable national qui compte 8 classes : Capitaux permanents ;
- 75. 65 Valeurs immobilisées; Stocks ; Comptes de tiers et de régularisation ; Comptes financiers ; Charges et pertes par nature ; Soldes caractéristiques de gestion. Les trois premiers chiffres du plan comptable de l’INATRASO correspondent à ceux du plan comptable national, tandis que les 03 chiffres suivant sont composés selon la nomenclature souhaitée par l’INATRASO. Le plan comptable général de L’INATRASO compte 3 sortes de comptes: Comptes individuels Afin de produire le maximum de détails, les comptes de certains partenaires externes à l’INATRASO seront individualisés et suivis à travers des comptes auxiliaires. Chaque pratique de subdivision des comptes a l’avantage de permettre un suivi détaillé des comptes auxiliaires. Compte collectif Au niveau des tableaux de synthèse de la comptabilité générale (balance), les mouvements des différents comptes individuels seront synthétisés et apparaîtront dans un compte collectif qui regroupera les transactions relatives à chaque compte auxiliaire. Comptes généraux Tout le reste des comptes est appelé comptes généraux. Remarque : L’ensemble de tous ces comptes est présenté en annexe (Plan comptable général). D’autres comptes seront créés au fur et à mesure selon les besoins mais toujours selon la même logique. Plan comptable analytique Le plan comptable analytique est conçu dans l’esprit de fournir aux responsables de différents niveaux l’information la plus détaillée par service et/ou par fonction. Le plan analytique est composé d’une série de codes permettant la ventilation des charges selon les rubriques précédentes. Plan comptable budgétaire Le plan comptable budgétaire est bâti selon la structure du plan analytique. Schéma des écritures comptables Les principales procédures comptables sont développées suivant les grands cycles des opérations. Les comptabilités analytique et budgétaire doivent être intégrées à la comptabilité générale.
- 76. 66 CONTROLES INTERNES LES TYPESDE CONTROLE Ces contrôles sont relatifs à l’activité propre de l’INATRASO. Autocontrôle des services Chaque unité de l’INATRASO doit s’assurer que les tâches qui lui ont été confiées ont été réalisées au mieux du service. Chaque membre du personnel est responsable de ses tâches et de ses résultats. Il doit suivre la réalisation de ses objectifs. Contrôle hiérarchique Les contrôles hiérarchiques sont ceux qui sont effectués par le supérieur direct de l’unité concernée. Ils sont réguliers, une fois par mois pour permettre au supérieur hiérarchique que ses instructions sont effectivement respectées, dans le sens de la stratégie de l’INATRASO et dans le respect des procédures. En cas de constatation de dysfonctionnement, il établit un rapport destiné au Représentant Légal qui demande les sanctions. INDICATEURS DE PERFORMANCE Les indicateurs de performance sont liés aux objectifs définis à chaque structure, et éventuellement à chaque individu, lors de l’établissement du budget. Les indicateurs de performance sont présentés trimestriellement à la Représentation Légale, en même temps que le rapport de gestion de chaque entité. Indicateurs généraux de L’INATRASO La qualité d’encaissement des ressources: (Montant des ressources encaissées par rapport au budget). L’impact socio-économique des projets réalisés. La transparence de la gestion : Résultats des audits. Indicateurs du département : Trésorier Comptable Le suivi de l’encaissement des ressources : La qualité de la tenue de la comptabilité : - Nombre de réserves de la Représentation Légale. - Nombre de réserves du Commissaire aux comptes et des auditeurs. La gestion du personnel : - Nombre de retards. - Nombre de sanctions positives et négatives. Indicateurs du département - Le nombre de missions sur site ; - Le respect de la qualité des travaux ; - Le nombre des projets initiés ;
- 77. 67 - Le nombredes projets réalisés par rapports à ceux prévus. Indicateurs des services La qualité des services rendus vis-à-vis de l’INATRASO: - Délai de transmission des dossiers et des rapports ; - Respect des instructions des procédures de gestion. La qualité des services rendus vis-à-vis des tiers de l’INATRASO: Nombre de réclamations formulées par les tiers. LES APPRECIATIONS POSITIVES ET NEGATIVES En fonction des résultats obtenus à travers les indicateurs de performance, le Secrétariat Général peut être amené à prendre à l’égard de chaque membre du personnel des sanctions positives ou négatives. Les unes et les autres peuvent être à caractère moral (lettre de félicitation ou de blâme…) ou plus concret (notamment pour les positives) à caractère financier. CONTROLE ET AUDITS EXTERNES AUDITS COMPTABLES EXTERNES L’INATRASO est soumis aux contrôles des organes compétents de l’Etat dans les conditions fixées par les lois et règlements en vigueur. Les audits financiers et comptables une fois par an exécutés par un cabinet indépendant agréé, recruté après appel à la concurrence, sont recommandés. L’INATRASO tiendra des registres et des comptes conformément aux normes comptables généralement admises, qui donnent une image fidèle des opérations, ressources et dépenses exécutées. La Représentations Légale recrutera un cabinet d’audit comptable au plus tard le 31 mars de chaque année, sur base des critères suivants : o L’indépendance : c’est-à-dire que le cabinet ne doit pas avoir des liens particuliers avec l’entité contrôlée ; o La réputation : le cabinet doit disposer d’une bonne réputation et être connu comme une maison qui utilise des procédés et des méthodes de travail cadrant avec les normes professionnelles généralement admises et un personnel ayant des qualifications et une expérience requises ; o l’expérience : le cabinet doit avoir une expérience pertinente dans le domaine de l’audit financier des comptes des entreprises en général et des entreprises publiques en particulier. Le rapport d’audit comprendra : a) L’opinion professionnelle sur les états financiers ; b) Le rapport sur le contrôle interne.
- 78. 68 AUDITS COMPTABLES EXTERNES Encas de besoin, l’INATRASO pourra commander des audits techniques pour les travaux d’infrastructures réalisés dans le cadre de l’exécution de ses projets.