Ce document présente un guide d'utilisation pour la gestion des absences et des congés au sein d'une organisation. Il détaille les différentes fonctionnalités disponibles, telles que la visualisation des soldes de congés, l'introduction et l'édition des demandes d'absence, ainsi que la configuration des limites annuelles, mensuelles et journalières. Le guide inclut également des instructions sur l'ajout et la gestion des travailleurs, des équipes et des sites.

1. OffDays
Guide de Prise en main
Mode RH
Avril 2013

2. Gestion d’absence
Menu Principal Configuration
 Interface de configuration
Tableau de bord
 Limites Annuelles
 Vue dynamique
 Limites Mensuelles
 Vue graphique
 Limites Journalières
Absence
 Planning
 Vue dynamique
 Congés fixés
 Vue graphique
 Travailleurs
 Vue Calendrier
 Équipes
 Introduire une demande
 Sites
 Editer une demande
Solde
 Vue dynamique
 Vue graphique
 Ajouter des soldes de congé
 Editer des soldes de congé
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3. Menu Principal
Menu principal Menu filtres
Le menu principal donne accès Les filtres permettent de sélectionner
aux différents outils de gestion de congés et les employés, les équipes ou les sites à visualiser dans
absences. une période donnée.
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4. Tableau de bord - Vue dynamique
Vue dynamique activée
Cette vue permet de visualiser pour les collaborateurs sélectionnés dans le menu « Filtres » l’état de
leur soldes de congés : Type de congé, crédit de base, heures consommées, heures en attente de
validation, heures de congés encore disponibles ainsi que leur disponibilité
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5. Tableau de bord - Vue graphique
Vue graphique activée
Cette vue permet de visualiser pour les collaborateurs sélectionnés dans le menu « Filtres » l’état de
leur soldes de congés : Type de congé (couleur), crédit de base, heures consommées, heures en attente
de validation, heures de congés encore disponibles, disponibilité en forme graphique.
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6. Absence - Vue dynamique
Cette vue permet de visualiser pour les collaborateurs sélectionnés dans le menu « Filtres » la liste des
demandes de congés et leur statuts ainsi que leur période avec la possibilité de changer ces derniers.
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7. Absence - Vue graphique
Cette vue permet de visualiser pour les collaborateurs sélectionnés dans le menu « Filtres » la liste des
demandes de congés, leur statuts et leur période en forme graphique avec la possibilité de changer
ces derniers.
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8. Absence - Vue calendrier
Cette vue permet de visualiser pour un collaborateur sélectionné dans le menu « Filtres » en forme
calendrier ses demandes de congés et leur statuts en code couleur avec la possibilité de changer ces
derniers.
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9. Absence - Introduire une demande d’absence
Sauvegarder la demande
Choisir la date de début Choisir la date de fin
Choisir 1 pour une journée complète, Choisir le type de congé
et ½ pour une demi-journée
Sélectionner un collaborateur pour lui
introduire une demande
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10. Absence - Editer une demande d’absence
Sauvegarder les modifications
Supprimer la demande
Valider la demande Refuser la demande
Commenter les modifications
Sauvegarder le commentaire
Sauvegarder le commentaire et la modification
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11. Solde - Vue dynamique
Cette vue permet de visualiser pour les collaborateurs sélectionnés dans le menu « Filtres » la liste des
soldes de congés ajoutées, leur type ainsi que leur disponibilité.
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12. Solde - Vue graphique
Cette vue permet de visualiser pour les collaborateurs sélectionnés dans le menu « Filtres » la liste des
soldes de congés ajoutées, leur type en code couleur ainsi que leur disponibilité en forme graphique.
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13. Solde - Ajouter des soldes de congé
Sauvegarder le solde
Introduire le solde
en heures et en minutes
Choisir la date de fin de
Choisir le type de disponibilité
congé
Choisir la date de début de
disponibilité
Choisir le collaborateur pour lui
ajouter des soldes de congés
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14. Solde - Editer des soldes de congé
Sauvegarder le solde
Supprimer le solde
Introduire en heures et en
minutes le solde
Choisir la date de fin de
disponibilité
Choisir le type de congé
Choisir la date de début de
disponibilité
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15. Configuration
 Interface de configuration
 Limites Annuelles
 Limites Mensuelles
 Limites Journalières
 Planning
 Congés fixés
 Travailleurs
 Équipes
 Sites
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16. Configuration – Interface de configuration
Menu principal
Sous-menu Boutons d’action
Boutons d’action Contenu
Bouton Intitulé Utilité
Ajouter Ajouter un élément du panier de droite vers celui de gauche
Retirer Retirer un élément du panier de gauche vers celui de droite
Sauvegarder Sauvegarder les modifications
Sauvegarder et Suivant Sauv. et passer au menu suivant ou rajouter une ligne au tableau
Sauvegarder et Suivant x2 Sauv. et passer au menu après le suivant
Revenir à la racine Revenir au tout début du Sous-menu (liste des profils)
Précédent Revenir à la page précédente
Modifier Modifier une entrée
Valider Valider une requête (ex. : demande de congé)
Refuser Refuser une requête
Supprimer Supprimer une entrée
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17. Configuration – Limites Annuelles
Définition :
• Compteurs permettant de fixer des limites sur base annuelle. Ex. : Nombre de congés.
Créer des Types :
• Ils permettent de distinguer les congés entre eux, ainsi que les absences. Ex. : congé légal ≠ congé parental.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Choisir la nature « congé » ou « absence ».
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce type.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder.
Créer des Profils :
• Ils permettent d’attribuer plusieurs types de congés ou absences à une personne ou un groupe de personne.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce profil.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Paramétrage).
Paramétrer les profils créés :
• Une fois créés, les profils attendent de recevoir des compteurs.
• Choisir le type (Ex. : congé).
• Introduire la valeur limite du compteur au format « heure : min ».
• Introduire la période de validité.
• Choisir la répétitivité annuelle si nécessaire.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (pour rajouter un nouveau compteur).
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18. Configuration – Limites Mensuelles
Définition :
• Compteurs permettant de fixer des limites sur base mensuelle. Ex. : Nombre d’heures reportées par mois.
Créer des Types :
• Ils permettent de créer des variables qui seront utilisées dans les formules. Ex. : balance négative ou positive.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce type.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder.
Créer des Profils :
• Ils permettent d’attribuer plusieurs types de variable à une personne ou un groupe de personne.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce profil.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Paramétrage).
Paramétrer les profils créés :
• Une fois créés, les profils attendent de recevoir des compteurs.
• Choisir le type (Ex. : heures max mensuelles).
• Introduire la valeur du compteur, « heure : min ». Choisir la répétitivité mensuelle si nécessaire.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (pour rajouter un nouveau compteur).
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19. Configuration – Limites Journalières
Définition :
• Compteurs permettant de fixer des limites sur base journalière. Ex. : Nombre d’heure de travail.
Créer des Types :
• Ils permettent de créer des variables qui seront utilisées dans les formules. Ex. : heures de travail moyen.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce type.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder.
Créer des Profils :
• Ils permettent d’attribuer plusieurs types de variable à une personne ou un groupe de personne.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce profil.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Paramétrage).
Paramétrer les profils créés :
• Une fois créés, les profils attendent de recevoir des compteurs.
• Choisir le type (Ex. : heures de travail par jour).
• Introduire la valeur du compteur, « heure : min ».
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (pour rajouter un nouveau compteur).
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20. Configuration – Planning
Définition :
• Compteurs permettant de regrouper les Limites Journalières et les Plages Horaires dans un même profil.
Créer des Profils :
• Ils permettent d’attribuer un planning à une personne ou un groupe de personne.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce profil.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Paramétrage).
Paramétrer les profils créés :
• Une fois créés, les profils attendent de recevoir des compteurs.
• Choisir le profil de Limites Journalières du premier jour.
• Choisir le profil de Plages Horaires du premier jour.
• Rajouter un jour au planning en cliquant Sauvegarder et Suivant.
• Répéter ces opérations autant de fois qu’il y a de jours dans un cycle* du planning.
• Sauvegarder.
* Un cycle du planning représente typiquement une semaine mais dans certains secteurs, les travailleurs ont un
planning qui boucle sur 2 ou 3 semaines (avec des shifts entre chaque semaine). Cette option permet de fixer le
cycle de manière totalement flexible !
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21. Configuration – Congés Fixés
Définition :
• Compteurs permettant d’établir des congés dont la date est déjà fixée. Ex. : Jour de l’an.
Créer des Types :
• Ils permettent de distinguer les congés entre eux. Ex. : jour férié ≠ congé conventionnel.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce type.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder.
Créer des Profils :
• Ils permettent d’attribuer plusieurs types de variable à une personne ou un groupe de personne.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce profil.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Paramétrage).
Paramétrer les profils créés :
• Une fois créés, les profils attendent de recevoir des compteurs.
• Donner un Nom à la première échéance du congé.
• Choisir le type (Ex. : jour férié) et la période du congé : « A partir de » et « Jusqu’à ».
• Choisir la répétitivité annuelle si nécessaire.
• Sélectionner les travailleurs concernés par le congé.
• Rajouter une autre échéance du congé en cliquant Sauvegarder et Suivant.
• Répéter ces opérations autant de fois qu’il y a d’échéances du congés.
• Sauvegarder.
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22. Configuration – Travailleurs
Définition :
• Toute personne travaillant ou ayant travaillé au sein de l’organisation doit être enregistrée pour que ses données
soient calculées. Un compte personnel est également mis à sa disposition pour accéder à ses données.
Inscrire des Travailleurs :
• Les personnes sont enregistrées avec leurs données personnelles.
• Les informations obligatoires sont Nom, Prénom, Email (=Login), Mot de Passe, Langue et Profil d’accès général*
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Param. Accès) ou Sauvegarder et Suivant (Param. Contrat-Plannings).
Attribuer des accès pour les équipes:
• Une fois créés, les travailleurs doivent être placés dans des équipes.
• Dans la colonne « Autres équipes », sélectionner l’équipe à laquelle le travailleur a accès (maintenir la touche du
clavier « Ctrl » enfoncée pour en sélectionner plusieurs).
• Dans la colonne « Profils d’accès », sélectionner le rôle (cf. Config. Equipes) de la personne par rapport à l’équipe.
• Cliquer Ajouter pour faire passer les équipes sélectionnées dans la colonne « Equipes : Profil d’accès ».
• Pour enlever des équipes de la colonne « Equipes : Profil d’accès », sélectionner puis cliquer Retirer.
Attribuer des contrats-plannings :
• Pour que les données du travailleur soient calculées, il faut lui attribuer une ou plusieurs périodes, en indiquant le
régime de travail. C’est-à-dire que l’on va lier le travailleur aux Paramètres Temporels (=Contrat-Planning).
• Donner un Nom au contrat-planning et sélectionner la période de validité « A partir de » et « Jusqu’à ». Si l’un des
champs de la période n’est pas compléter, le programme suppose une période infinie (=CDI).
• Sélectionner les Paramètres Temporels adéquats (Limites Annuelle, Mensuelle, Hebdomadaire et Planning).
• Attribuer une date au premier jour d’un cycle (Ex. : la première semaine d’un cycle commence le lundi 03/01/2012).
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant pour ajouter un nouveau contrat-planning.
* Le Profil d’accès général permet de limiter l’accès à l’interface de Configuration
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23. Configuration – Equipes
Définition :
• Les Equipes permettent de regrouper les travailleurs qui ont accès à une même équipe. Ex. : Michael travaille dans
l’équipe « IT » pour laquelle on lui donnera l’accès « Travailleur »*. Alors que John, qui est Directeur des RH, a
l’accès « Admin »* puisqu’il doit pouvoir visualiser les congés des travailleurs même s’il n’appartient pas à « IT ».
Créer des Equipes :
• Ils permettent de regrouper des travailleurs.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Param. Travailleurs).
Attribuer des travailleurs avec leur accès :
• Une fois créées, les équipes attendent de recevoir des travailleurs.
• Dans la colonne « Autres travailleurs », sélectionner les personnes qui ont accès à l’équipe (maintenir la touche du
clavier « Ctrl » enfoncée pour en sélectionner plusieurs).
• Dans la colonne « Profils d’accès », sélectionner le rôle* de la personne par rapport à l’équipe.
• Cliquer Ajouter pour faire passer les travailleurs sélectionnés dans la colonne « Membres de l’équipe ».
• Pour enlever des travailleurs de la colonne « Membres de l’équipe », sélectionner puis cliquer Retirer.
* Il est possible de créer une infinité de Profil d’accès en fonction du besoin et du rôle du travailleur en question.
Typiquement nous proposons les 4 Profils d’accès :
• « Travailleur », dont les heures de travail et les congés sont comptabilisés pour l’équipe
• « Manager », comptabilisé, avec possibilité de visualiser et gérer les données des membres de l’équipe
• « Admin », non comptabilisé, avec possibilité de visualiser, gérer et configurer
• « Super Admin », non comptabilisé, avec possibilité de configurer en profondeur
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24. Configuration – Sites
Définition :
• Les Sites permettent de regrouper les équipes qui ont accès au même contenu . Ex. : jour férié « Martin Luther
King Day » visible pour le site « USA » mais pas pour le site « France ».
Créer des sites :
• Ils permettent de regrouper des équipes.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Param. Equipes).
Attribuer des équipes :
• Une fois créés, les sites attendent de recevoir des équipes.
• Dans la colonne « Autres équipes », sélectionner les équipes qui appartiennent au site (maintenir la touche du
clavier « Ctrl » enfoncée pour en sélectionner plusieurs).
• Cliquer Ajouter pour faire passer les équipes sélectionnées dans la colonne « Equipes du site ».
• Pour enlever des équipes de la colonne « Equipes du site », sélectionner puis cliquer Retirer.
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