Le document décrit le processus de connexion et de gestion des absences, activités, notes de frais, heures supplémentaires et astreintes via le système Syges. Il fournit des instructions détaillées sur la saisie, la soumission, la modification et la suppression des demandes, ainsi que le circuit de validation associé. Un code couleur est également défini pour indiquer le statut de chaque demande.

2. Utilisation de Syges

3. Connexion
Connexion : https://collaborateurs.apside.fr
Pour un nouvel intervenant, le login est constitué du nom suivi des trois premières lettres du prénom. Le mot de passe est
en général constitué par les dix premiers chiffres de votre numéro de sécurité sociale.
Vous devrez changer votre mot de passe lors de la première connexion et en cas de réinitialisation par votre assistante. Le
support utilisateur est assuré par votre assistante.
Un code couleur est défini en fonction du statut de chaque demande (absence, activité, note de frais, astreinte et heure
supplémentaire) :
 Gris pour une nouvelle demande
 Violet pour une demande saisie
 Bleu pour une demande soumise
 Orange pour une demande à modifier
 Vert pour une demande acceptée
 Rouge pour une demande refusée

4. Gestion des absences
Saisir une absence :
En cliquant sur le bouton « Saisir une absence », un nouveau bloc s’affiche :
Il faut renseigner les données de l’absence :
 Le type de congés (RRT employé, RTT employeur, Congés payé, …)
 Les dates
Pour saisir une demi-journée, il suffit de sélectionner la période sur l’absence :
 Matin et midi pour une matinée d’absence
 Midi et soir pour une après midi d’absence
En cliquant sur le bouton , l’absence est enregistrée. En cliquant sur le bouton l’absence n’est pas enregistrée et est
supprimée. En cliquant sur le bouton l’absence est enregistrée et soumise.

5. Gestion des absences
Soumission d’une absence :
En cliquant sur le bouton « Soumettre » d’une saisie celle-ci passe au statut « Soumis ». En cliquant sur le bouton « Soumettre »
en dessous du filtre de recherche, l’ensemble des nouvelles absences seront automatiquement soumise.
Modification d’une absence :
Une absence ne peut être modifiée que si elle est au statut « Saisi » ou « A modifier ». Pour modifier une absence, il suffit de
cliquer sur le bouton , celle-ci devient alors éditable. Une fois l’absence modifiée, il faut l’enregistrer puis la soumettre.
Suppression d’une absence :
Une absence peut être supprimée si elle a un statut « Saisi » (sauf pour une annulation) ou « A modifier » ou « Refusé ». Pour
supprimer une absence, il suffit de cliquer sur le bouton , une fenêtre de confirmation s’affiche. Une fois supprimée, l’absence
n’apparait plus dans la liste ni dans le calendrier.
Annulation d’une absence :
Une absence peut être annulée si elle a un statut « Accepté ». Pour annuler une absence, il suffit de cliquer sur le bouton une
fenêtre de confirmation s’affiche. Une fois annulée, elle s’affiche avec un statut « Saisi » et une annotation « Annulation », il faut la
soumettre à l’assistante ou annuler la demande (elle repasse au statut « Accepté »).

6. Gestion des absences
Saisir une activité
En cliquant sur le bouton « Saisir une activité », un nouveau bloc s’affiche :
Il faut renseigner les jours qui sont concernés par l’activité sélectionnée.
Le bouton permet d’enregistrer la saisie. Le bouton permet d’annuler la saisie. En cliquant sur le bouton , l’activité est
enregistrée et soumise.

7. Gestion des absences
Soumission d’une activité :
En cliquant sur le bouton « Soumettre » d’une saisie celle-ci passe au statut « Soumis ». En cliquant sur le bouton « Soumettre »
en dessous du calendrier, l’ensemble des nouvelles activités seront automatiquement soumise.
Modification d’une activité :
Une activité peut être modifiée seulement si elle a un statut « Saisi » ou « A modifier ». Pour modifier une activité, il suffit de cliquer
sur le bouton celle-ci devient éditable. Une fois l’activité modifiée, il faut l’enregistrer puis la soumettre.
Suppression d’une activité :
Une activité peut être supprimée si elle a un statut « Saisi » ou « A modifier » ou « Refusé ». Pour supprimer une activité, il suffit
de cliquer sur le bouton une fenêtre de confirmation s’affiche. Une fois supprimée, l’activité n’apparait plus dans la liste ni dans le
calendrier.

8. Saisie note de frais
Saisir une note de frais :
En cliquant sur le bouton « Saisir une note de frais », un nouveau bloc s’affiche :
Il faut choisir un type d’activité, une famille de frais, il faut renseigner la ou les date(s), la quantité et le prix unitaire TTC.
Le bouton permet d’ajouter une nouvelle note de frais avec les mêmes informations.
Le bouton permet d’enregistrer la saisie. Le bouton permet d’annuler la saisie. En cliquant sur le bouton la note de frais
est enregistrée et soumise.

9. Saisie note de frais
Soumission d’une note de frais :
En cliquant sur le bouton « Soumettre » d’une saisie celle-ci passe au statut « Soumis ». En cliquant sur le bouton «
Soumettre » en dessous du filtre de recherche, l’ensemble des nouvelles notes de frais seront automatiquement soumise.
Modification d’une note de frais :
Une note de frais peut être modifiée seulement si elle a un statut « Saisi » ou « A modifier ». Pour modifier une note de frais,
il suffit de cliquer sur le bouton , celle-ci devient éditable. Une fois la note de frais modifiée, il faut l’enregistrer puis la
soumettre.
Suppression d’une note de frais :
Une note de frais peut être supprimée si elle a un statut « Saisi » ou « A modifier » ou « Refusé ». Pour supprimer une note
de frais, il suffit de cliquer sur le bouton , une fenêtre de confirmation s’affiche. Une fois supprimée, la note de frais
n’apparait plus dans la liste.

10. Saisie heures supplémentaires et astreintes
Saisir une astreinte :
En cliquant sur le bouton « Saisir une astreinte », un nouveau bloc s’affiche dans la partie « Astreintes » :
Il faut choisir une astreinte, il faut renseigner les dates, les heures et le nombre.
Le bouton permet d’ajouter une nouvelle astreinte avec les mêmes informations.
Le bouton permet d’enregistrer la saisie. Le bouton permet d’annuler la saisie. En cliquant sur le bouton l’astreinte est
enregistrée et soumise.

11. Saisie heures supplémentaires et astreintes
Saisir une heure supplémentaire :
En cliquant sur le bouton « Saisir une heure supplémentaire », un nouveau bloc s’affiche dans la partie « Heures
supplémentaires » :
Il faut choisir une heure supplémentaire et renseigner les dates et les heures.
Le bouton permet d’ajouter une nouvelle heure supplémentaire avec les mêmes informations.
Le bouton permet d’enregistrer la saisie. Le bouton permet d’annuler la saisie. En cliquant sur le bouton l’heure
supplémentaire est enregistrée et soumise.

12. Saisie heures supplémentaires et astreintes
Soumission d’une demande :
En cliquant sur la case à cocher d’une nouvelle demande, le bouton « Soumettre » s’active. Il est également possible de
cocher toutes les astreintes / heures supplémentaires à soumettre par l’intermédiaire de la boîte à cocher située dans
l’entête du tableau des saisies.
Modification d’une demande :
Une demande peut être modifiée seulement si elle a un statut « Saisi » ou « A modifier ». Pour modifier une demande, il
suffit de cliquer sur le bouton celle-ci devient éditable. Une fois la demande modifiée, il faut l’enregistrer puis la soumettre.
Suppression d’une demande :
Une demande peut être supprimée si elle a un statut « Saisi » ou « A modifier » ou « Refusé ». Pour supprimer une
demande, il suffit de cliquer sur le bouton une fenêtre de confirmation s’affiche. Une fois supprimée, la demande n’apparait
plus dans la liste ni dans le calendrier.
Circuit de validation :
Sur chaque demande, quelque soit le statut, le bouton est présent, lorsque l’on clique sur celui-ci une fenêtre s’affiche.
Cette fenêtre contient l’historique des statuts de la demande.