Calame Software a développé Gathering Tools, un outil innovant permettant d'intégrer des données collectées via Excel directement dans le système d'information d'une entreprise, en préservant l'ergonomie et la complexité de ces documents. Cette solution vise à améliorer l'automatisation, la sécurité et la traçabilité des processus de collecte de données, tout en offrant une interface familière aux utilisateurs fonctionnels. Gathering Tools s'adresse principalement aux grandes organisations publiques et privées, facilitant leur transition vers des processus moins dépendants des solutions Excel traditionnelles.

1. SCOPE CXP
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CALAMESOFTWARE–GatheringTools©
L'IDEE ET LA GENESE DU PRODUIT
LA PROBLEMATIQUE
Dans un contexte d’entreprise où les données sont dispersées, décentralisées,
voire absentes du système d’information, il est souvent difficile de mettre en
place un projet décisionnel. Quand bien même les données sont-elles présentes
dans un ou plusieurs outils, elles ne sont pas toujours accessibles.
De ce fait, les services fonctionnels ont très fréquemment recours à Excel pour
organiser leurs collectes de données en totale autonomie. Suivant les contextes
métiers, les classeurs échangés peuvent révéler une réelle complexité et une
importante volumétrie. Or, chaque processus de ce type représente autant
d’information échappant au système d’information central. Sans synchronisation
aux référentiels, les données échangées peuvent poser des problèmes de
cohérence et sans centralisation, elles sont peu accessibles aux outils
décisionnels.
Devant cette problématique, la DSI est souvent désarmée. En effet, les solutions
classiques d’intégration de données vont se révéler peu appropriées pour
remplacer l’ensemble des processus Excel mis en place par les fonctionnels. Ces
derniers, de leur côté, auront tendance à juger les projets de remplacement
proposés par la DSI trop coûteux, et bien moins ergonomiques.
Ainsi, seuls les projets jugés réellement stratégiques pourront éventuellement
faire l’objet d’un consensus visant à les outiller par la DSI. Mais que deviennent
les autres ?
LA PROPOSITION DE L'EDITEUR
Forte de ce constat, la société Calame Software créée en 2003, a développé
Gathering Tools, un outil de collecte de données permettant de convertir les
processus de collecte Excel les plus complexes en flux d’intégration vers le
système d’information. La solution permet de créer des formulaires reproduisant
de façon fidèle l’ergonomie et les fonctionnalités des classeurs Excel . Ces
formulaires sont sécurisés et embarquent des modèles de données évolués
permettant une synchronisation au système d’information de l’entreprise. La
solution Gathering Tools permet un développement et une maintenance plus
réactive que les solutions d’intégration classiques et elle apporte aux
fonctionnels l’automatisation, la sécurité et les processus de workflow qui
manquent à Excel. Gathering Tools est destiné à réconcilier la DSI qui recherche
l’intégration des processus dans son système d’information, et les utilisateurs
métier qui, pour leur part, souhaitent automatiser et fiabiliser leurs processus.
Avec Gathering Tools, les fonctionnels peuvent continuer à maquetter leurs classeurs de collecte et de restitution
sous Excel, quelles que soient la complexité et la volumétrie des documents. La feuille de calcul fait en quelque sorte
fonction de cahier des charges.
De son côté, la DSI peut très rapidement transformer ces maquettes Excel en formulaires, créer les modèles de
données et les synchroniser avec les objets de données du système d’information.
Synchronisés avec les référentiels de l’organisation, les formulaires permettent de garantir la qualité des données
échangées et les rend accessibles aux outils décisionnels.
Les points forts de la société
 Un positionnement innovant (dépôt
d’un brevet, soutien de l’OSEO)
 Références dans tous secteurs
d’activités, entreprises publiques ou
privées, grands comptes ou mid
market
 Chiffre d’affaires en hausse de 19,3%
 Recherche et développement en
France (30% du chiffre d’affaires
réinvestis chaque année)
Les points forts de l'offre
 Outil transversal et interopérable
 Technologie peu intrusive vis-à-vis du
SI, qui s’appuie sur l’infrastructure en
place
 Combine les fonctions d’un formulaire
à l’apparence d’Excel (contrôles
d’intégrité, saisie offline, règles de
gestion, etc.)
 Prise en compte des classeurs Excel
les plus complexes et volumineux
 Workflow qui s’appuie sur la
messagerie de l’entreprise
 Plus rapide et maintenable qu’un
développement spécifique sans les
risques liés à la gestion du
changement
Calame Software – Gathering Tools
Transformez vos processus de collecte de données Excel en flux d’intégration
au Système d’Information

2. SCOPE CXP
Le CXP, 2012 2
CALAMESOFTWARE–GatheringTools©
LE PRODUIT
LES FONCTIONNALITES
Gathering Tools (GT) est une suite logicielle qui permet d’intégrer dans le système
d’informations des données préalablement collectées sous forme de documents
Excel. Gathering Tools reproduit le contenu des fichiers bureautiques dans des
formulaires qui présentent une ergonomie et des fonctions très proches des
documents d’origine.
L’exécution des processus de collecte, basée sur une architecture 3 tiers, assure la
distribution des formulaires, le pilotage des processus de collecte, le stockage des
données et leur restitution sous Excel.
Préparation des formulaires (module Design) et des transactions (module GT client)
Le gestionnaire fournit au développeur un fichier Excel à transformer en formulaire.
Le développeur via le module Design génère le formulaire par import du fichier
Excel. Le document obtenu au format GT reproduit fidèlement le classeur Excel (mise
en forme, structure, formules de calcul, formats des champs) mais n’est plus
modifiable. Il effectue ensuite 3 opérations :
La sécurisation des données : le formulaire ne pourra être saisi par les
destinataires que sur les cellules contenant des objets (boite de saisie, liste
déroulante, bouton radio, hyperlien, pièce jointe, etc.). Chaque objet propose un
ensemble de propriétés pour contrôler la saisie des données (zone obligatoire,
contrôle de cohérence, etc.) Le développeur s’assure ainsi que les destinataires ne
pourront pas renvoyer un jeu de données incomplet ou incohérent.
La structuration des données : les objets du formulaire vont supporter des
transactions avec les destinataires (collecte) et avec le SI (alimentation du
formulaire, intégration des données collectées). Pour ce faire, le développeur
regroupe les objets en « compartiments » qui sont assimilables à des modèles de
données. Outre un rôle d’organisation des données, les compartiments permettent
l’ajout de fonctions aux structures du formulaire (transposition des données,
ajout/suppression de lignes, de tableaux, d’onglets, etc.)
Marché cible et
approche commerciale
Calame Software cible les
grandes organisations
publiques et privées, et les
ETI ayant besoin de
travailler en réseau à partir
de données décentralisées.
Les clients couvrent tous les
secteurs d’activités.
L’éditeur commercialise la
solution Gathering Tools en
mode direct et indirect (à
terme à 80%) via un réseau
de partenaires revendeurs.
Le modèle économique
repose sur deux offres
distinctes :
Un package de licences
de développement
garantissant une
autonomie complète au
client final.
Une offre runtime
réservée à la mise en
place d’applicatifs
métiers livrés clé en
main.
Dans les deux cas, et sans
supplément de coût,
Gathering Tools peut être
déployé auprès d’un
nombre illimité de
correspondants (module
communication freeware),
qui, le cas échéant,
peuvent être extérieurs à
l’organisation.

3. SCOPE CXP
Le CXP, 2012 3
CALAMESOFTWARE–GatheringTools©
La création de l’environnement de saisie des données : le formulaire peut être l’interface de saisie si les
données ne sont pas trop volumineuses. Sinon, on fournit aux destinataires une matrice de saisie qui est un
export du formulaire au format Excel. Les destinataires saisissent ainsi les données directement sur la feuille
Excel puis les importent dans le formulaire. Les modifications de la feuille Excel par les destinataires sont prises
en compte de façon dynamique. De plus, les données étant transmises via les formulaires, toute erreur est
détectée et bloque la transmission.
Une fois le formulaire créé, le développeur définit les transactions entre le serveur et les correspondants, c’est-à-
dire les actions mises à disposition des gestionnaires pour exploitation en fonction de leurs droits respectifs.
Parce que les utilisateurs fonctionnels n’accepteront pas de confier leurs processus aux services informatiques s’ils
pensent qu’il en résultera une perte de réactivité, Gathering Tools a été pensé pour une mise en place très rapide et
une grande facilité de maintenance des projets. Avec Gathering Tools, chacun des acteurs du projet ne gère que les
éléments sur lesquels il est compétent : le fonctionnel ne gère que le maquettage sous Excel et le pilotage des
échanges avec les correspondants, l’informatique ne gère que l’intégration au système d’information. Ainsi, les
services informatiques peuvent garantir une implémentation plus rapide que ce que le fonctionnel pourrait réaliser
avec ses outils bureautiques.
Pilotage des campagnes de collecte
Gathering Tools permet un pilotage très fin des processus de collecte. Les gestionnaires de campagnes peuvent
consulter les données soumises par les correspondants, les valider ou pas, gérer les versions, relancer les non
répondants et rediriger à la volée tout ou partie des processus de collecte. L’ensemble de ces opérations peut
également être géré par des processus externes, un jeu d’API permettant de piloter le serveur depuis une
application .NET ou un script PowerShell.
Le lancement : à partir du carnet d’adresses, le
gestionnaire sélectionne les correspondants
concernés par l’envoi du formulaire et les messages
qui leur seront transmis.
La réception, l’alimentation et le renvoi du
formulaire : chaque correspondant reçoit un email
avec un fichier attaché. Lorsqu’il l’ouvre il se trouve
dans un environnement familier. Pour fournir les
données, il peut les saisir directement dans le
formulaire ou les importer depuis un fichier Excel
(lequel peut comporter des macros, des liaisons,
des requêtes ou une simple saisie). Une fois
terminée la saisie, il renvoie le formulaire dans la
base GT qui fait fonction de sas.
Le suivi des retours : l’outil propose au gestionnaire une console qui délivre en temps réel une vue des
répondants et non répondants, ainsi que l’historique des versions par correspondant. Depuis cette console, il
peut aussi préparer des relances personnalisées.
La validation : le gestionnaire peut valider tout une partie des versions reçues. Selon les cas, il accuse réception
ou demande une version corrective.
L’intégration : une fois les données collectées et validées, elles sont déversées dans la base client.

4. SCOPE CXP
Le CXP, 2012 4
CALAMESOFTWARE–GatheringTools©
L'AVIS DU CXP
Calame Software propose une approche pragmatique, peu intrusive et fluide pour résoudre
une problématique répandue dans les entreprises, à savoir être en mesure pour la DSI
d’intégrer les données collectées par les services fonctionnels dans le SI, en valorisant leur
investissement bureautique.
Les capacités de Gathering Tools en matière de reproduction des classeurs Excel les plus
volumineux et les plus complexes représentent à la fois une innovation sur le marché
actuel, une performance technique et un argument de poids pour séduire les directions
fonctionnelles.
Au-delà des gains évidents à remplacer un processus bureautique par un processus intégré
(automatisation, traçabilité, sécurité, workflow, intégration au référentiel…), le concept de
Gathering Tools visant à reproduire l’ergonomie du patrimoine Excel dans un outil sécurisé
permet un gain de temps important en spécifications, développement, test et conduite du
changement.
La transversalité de la solution permet à la DSI d’envisager sereinement l’intégration au
système d’information des processus de collecte Excel existants et futurs.
L’architecture originale du produit (transactions asynchrones, formulaires fonctionnant en
mode déconnecté, pas de connexion directe entre les utilisateurs et la base, charge linéaire
sur le serveur…) lui assure une grande facilité de déploiement, même en cas d’organisation
très décentralisée.
Outre les évolutions prévues, il serait intéressant d’ajouter des fonctions collaboratives
(pour partager des commentaires sur les données entre utilisateurs).
LA TECHNOLOGIE
Outils clients : Designer,
Answer, GT client
SGBD supportés : Oracle, SQL
Server, PostGreSQL, DB2 (UDB),
My SQL
OS supportés : Windows
Tableurs supportés : Microsoft
Excel (versions 2000 à 2010) ,
OpenOffice Calc (import de
données, versions 2.4 et plus)
Portails supportés : Apache
Messageries supportées :
Windows Live Mail, Windows
Mail, Outlook Express, Outlook,
Lotus Notes, Thunderbird,
Opera, Novell Groupwise
Architecture 3 tiers : GT client,
GT serveur et base GT, base de
données client + client
asynchrone Answer
ET DEMAIN
L’éditeur souhaite poursuivre ses investissements sur deux axes majeurs : l’intégration avec les outils BI pour la
restitution (au niveau des métadonnées), la gestion de workflows complexes (notamment dans le cas où un
utilisateur doit faire valider les données par d’autres utilisateurs).
Ce Scope CXP a été réalisé, à la demande de l'éditeur CALAME SOFTWARE, par le CXP, sous la responsabilité de Laurence Dubrovin.
QUELQUES CLIENTS SIGNIFICATIFS