Avec Webistem Accélérateur de Congrès, simplifiez l'administration de votre conférence scientifique !

1. Votre solution en ligne Web 2.0 pour
la gestion de vos conférences et congrès

2. Webistem Accélérateur de Congrès, la solution
Web 2.0 pour vos manifestations
Organisez vos conférences en toute sérénité !
Solution flexible
Simple et rapide
Efficace
Personnalisée
Grâce à Accélérateur de Congrès :
- Supprimez les tâches répétitives
- Simplifiez l’organisation de vos manifestations
- Facilitez les échanges entre organisateurs et acteurs

3. Fonctionnalités
Principales étapes et fonctionnalités
Inscription des auteurs
Réception des résumés et articles
Contrôle de la mise en page à réception
des communications
Programmation des sessions
Edition des communications
Une gamme de services étendue
Inscription en ligne des participants
Création du site Internet de la conférence
Transfert des publications sur le serveur
d’archives ouvertes HAL
Tableaux de bord et statistiques

4. Mise en place
Accès administrateur Paramétrage
→ Contrôle d’accès par mot → De multiples options pour adapter le système à votre
de passe à la plateforme. manifestation
Les échanges sont sécurisés.

5. Mise en place
Liaison avec votre site
→ La plateforme s’intègre
naturellement à votre site.
→ Un simple lien suffit pour y
diriger vos auteurs et relecteurs.

6. Appels à communications
Accès des auteurs
→ Le système accompagne l’auteur dans
la soumission de sa proposition.
→ Il recueille ses coordonnées, valide
le format des données, les doublons, etc.
Envoi du résumé
→ Le système donne la possibilité
à l’auteur d’enrichir la saisie de son texte
brut par des formules, figures, etc.
Modification du résumé
→ Pendant l’appel à communication,
un mot de passe permet à l’auteur
d’éditer ou d’annuler sa proposition.

7. Relecture des propositions
Affectation des propositions aux relecteurs
→ A partir de la liste de relecteurs que
vous aurez saisie, le système peut affecter
automatiquement les résumés proposés
selon le domaine d’expertise.

8. Relecture des propositions
Relecture des résumés
→ Un email avertit les relecteurs
des communications à relire et
leurs avis sont collectés grâce
à la plateforme
→ En cas de retard, le système
peut envoyer des relances
Validation par le Comité
Scientifique
→ Il suit l’état d’avancement des
relectures et valide définitivement
les communications acceptées.

9. Programmation des sessions
Création des sessions
→ Le Comité Scientifique définit les
sessions de la conférence par
catégorie (keynote, plénière, poster,
etc.).
→ Il désigne pour chacune d’entre
elles un président.
Affectations des conférenciers
→ L’administrateur affecte les conférenciers
dans chaque session.
→ Le programme de la manifestation est mis
à jour automatiquement sur le site internet
de la conférence

10. Programmation des sessions
Vérification de la cohérence
→ La plateforme s’assure de la cohérence du programme : durée des sessions,
non affectation d'un même conférencier à deux sessions simultanées, présence
de tous les conférenciers acceptés, etc.

11. Edition des actes
Réception des documents complets
→ Munis de leur mot de passe, les auteurs
acceptés, envoient leur document complet.
→ La plateforme veille au respect des
contraintes de mise en page en vue
de l’édition.
Génération des actes Export des données
→ Le système compile les communications → A tout moment, l’administrateur peut
(résumés et documents complets) sur exporter les données gérées par le
différents supports : CD, PDF, Internet. système. Ces informations sont facilement
La mise en page est paramétrable. réutilisables dans des formats standards.

12. Webistem Accélérateur de Congrès, la solution
Web 2.0 pour vos manifestations
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catherine.gautier@webistem.com
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