11 01 25 hcp mode opératoire outil de consolidation v2 2

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11 01 25 hcp mode opératoire outil de consolidation v2 2

  1. 1. Mode d’emploi de l’outil de consolidation HCPJanvier 2011<br />
  2. 2. 2<br />Sommaire<br />Introduction<br />Importer les grilles<br />Visualiser les bases<br />Exploiter les résultats<br />Mettre à jour les informations<br />
  3. 3. 1.<br />Introduction<br />
  4. 4. 4<br />Introduction<br />L’outil de consolidation se base sur les grilles de risques réalisées lors de l’approche top down.<br />Cet outil permet de centraliser l’ensemble des risques recensés dans un même document. <br />Cet outil fournit plusieurs synthèses et visualisations des risques.<br />
  5. 5. 5<br />Introduction<br />Pour utiliser les fonctionnalités de cet outil, il convient de respecter les directives d’enregistrement des fichiers Excel (grilles par direction) : <br />Enregistrez dans un seul dossier l’ensemble des grilles sur votre poste informatique ou sur votre réseau, à l’emplacement que vous souhaitez.<br />Veillez au nom des fichiers : chaque nom de grille doit comprendre le mot « TD ».<br />Veillez au format des fichiers : toutes les grilles doivent être enregistrées en format (.xlsm)  il s’agit du format prenant en charge les macros<br />Attention à ne pas le placer sous une arborescence trop longue (multiplicité des sous dossiers), cela risque de provoquer des dysfonctionnements au niveau de l’import des données.<br />
  6. 6. 6<br />Introduction<br />Veiller à ce que les macros soient activées :<br />Vous pouvez modifier les paramètres de sécurité des macros dans le Centre de gestion de la confidentialité (bouton Microsoft Office , bouton Options Excel, catégorie Centre de gestion de la confidentialité, bouton Paramètres avancés du Centre de gestion de la confidentialité, catégorie Sécurité des macros.)<br />
  7. 7. 7<br />Ergonomie générale de l’outil<br />Cet outil est un outil simple d’utilisation développé sous Excel.<br />Il se présente sous la forme d’un ensemble de menus et écrans avec des fonctionnalités généralement présentées sous la forme de boutons.<br />Il suffit de cliquer UNE FOIS sur les boutons pour que la fonctionnalité soit activée.<br />La plupart des fonctions habituelles d’Excel restent actives et possibles à chaque étape.<br />
  8. 8. 8<br />Sommaire général<br />A l’ouverture de l’outil de consolidation, le sommaire général s’affiche.<br />Un clic sur l’un des boutons, permet d’afficher l’un des 3 sous menu<br />
  9. 9. 2.<br />Importer les grilles<br />
  10. 10. 10<br />Importer des grilles<br />Vous devez utiliser le bouton « Importer des grilles » à la première utilisation de l’outil de consolidation, lors de l’ajout ou de la mise à jour de risques.<br />Puis suivez les instructions présentes sur l’outil de consolidation<br />Notes : <br />Assurez vous que toutes les grilles Excel sont dans un seul et même dossier<br />Assurez vous que toutes ces grilles Excel contiennent le mot « TD »<br />Assurez-vous que toutes ces grilles sont en format « .xlsm »<br />Il est conseillé d’avoir un dossier par année (exemple : à chaque revue des risques, créez un nouveau dossier avec les dernières versions des grilles)<br />
  11. 11. 11<br />Importer des grilles<br /><ul><li>Cliquez ici pour indiquer le chemin du répertoire dans lequel sont stockées les grilles.
  12. 12. Cliquez sur la première puis sur « Ouvrir »
  13. 13. Le chemin s’affiche automatiquement dans la zone grisée en dessous</li></ul>Une fois le chemin choisi, cliquez ici pour lancer l’importation.<br />Remarque : ce bouton est présent sur toutes les pages de l’outil de consolidation. Il permet de revenir au sommaire le plus proche. <br />
  14. 14. 12<br />Importer des grilles<br />Après un clic sur le bouton « Consolider », l’application disparaît et vous informe du nombre de grilles à importer. Cliquez sur OK pour ces deux informations.<br />Puis un message apparaît pour vous informer que l’application est en cours. Le traitement peut être un peu long. <br />La base de consolidation « reviendra » toute seule à l’écran. Si vous ouvrez un autre fichier ou un autre programme pendant ce temps d’attente, vous risquez de bloquer le traitement.<br />
  15. 15. 3.<br />Visualiser la base des risques<br />
  16. 16. 14<br />Visualiser la base des risques<br />La grille est verrouillée, si vous souhaitez l’utiliser pour faire des extractions ou des calculs, vous pouvez l’exporter par ce bouton : un autre document se crée avec cette grille non verrouillée<br />Exemple<br />La base des risques est constituée d’une ligne par risque. Les informations présentes pour chaque risque sont : <br />Direction interviewée<br />Risque générique ou dédié<br />Typologies<br />Evaluation du risque brut<br />Evaluation du risque résiduel<br />Actions à planifier<br />Actions de maîtrise existantes<br />
  17. 17. 15<br />Visualiser les bases<br />Ne modifiez AUCUNE information dans la base des risques.<br />Si une information doit être modifiée, il faut mettre à jour la grille d’origine et importer à nouveau l’ensemble des grilles.<br />
  18. 18. 4.<br />Exploiter les résultats<br />
  19. 19. 17<br />Exploiter les résultats<br />
  20. 20. 18<br />La répartition des typologies représente la répartition des 4 grandes typologies sur le graphique des risques bruts et des risques résiduels<br />Répartition des typologies<br />Exemple<br />
  21. 21. 19<br />Répartition des sous typologies<br />La répartition des sous typologies représente la répartition des sous typologies des 4 grandes typologies sur le graphique des risques bruts et des risques résiduels<br />Exemple<br /><ul><li>Utilisez le menus déroulants pour choisir une grande typologie (les graphiques se mettent à jour automatiquement)
  22. 22. Choisissez « Tous » pour voir l’ensemble des typologies.</li></li></ul><li>20<br /><ul><li>Utilisez le menus déroulants pour filtrer selon le critère choisi (les graphiques se mettent à jour automatiquement)
  23. 23. Choisissez « Tous » pour voir l’ensemble des risques.</li></ul>Synthèse du nombre de risques<br />La synthèse du nombre de risques représente la répartition du nombre de risques dans chacune des 25 cases des risques bruts et des risques résiduels<br />Exemple<br />
  24. 24. 21<br />Répartition des directions<br />La répartition des directions représente la répartition de chaque direction sur le graphique des risques bruts et des risques résiduels<br />Exemple<br /><ul><li>Utilisez le menu déroulants pour choisir une direction (les graphiques se mettent à jour automatiquement)
  25. 25. Choisissez « Tous » pour voir l’ensemble des directions.</li></li></ul><li>Liste des risques<br />La liste des risques est la tableau permettant de visualiser aisément les risques, avec de nombreuses possibilités de tri<br />22<br /><ul><li>Utilisez les menus déroulants pour choisir un niveau de probabilité, d’impact, de risque…
  26. 26. Utilisez les menus déroulants pour choisir une direction, une typologie…</li></li></ul><li>5.<br />Mettre à jour les informations<br />
  27. 27. 24<br />Mise à jour des informations<br />Les mises à jour s’effectuent sur les grilles d’analyse des risques.<br />Une fois la mise à jour réalisée, il faut importer à nouveau l’ensemble des grilles.<br />

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