Les Slides de ma session du club UGSF du 26 avril 2012. Piloter l'adoption des RSE SharePoint : - Adoption des outils et plan de gouvernance - Utiliser un référentiel des pratiques - Mesurer la maturité des équipes - Tableau de bord des usages avec Tryane

1. Réunion du
CLUB UGSF
Piloter l'adoption des RSE
SharePoint
Gouvernance, Pratiques & Maturité

2. Réunion du
Votre speaker CLUB UGSF
Guillaume Meyer
 Entrepreneur, consultant et product manager
 CTO de Cellenza : www.cellenza.com
 Passionné par l'agilité, le marketing et les technos MSFT
 SharePointer Dev & IT depuis 2001

3. Réunion du
Sommaire CLUB UGSF
Adoption des outils et plan de gouvernance
Utiliser un référentiel des pratiques
Mesurer la maturité des équipes
Tableau de bord des usages avec Tryane

4. Réunion du
CLUB UGSF
Adoption des outils et plan de
gouvernance

5. Réunion du
La gouvernance ? CLUB UGSF
Formation
Technologie 20%
Support
Politiques
Communication
Déploiement
Documentation

6. Réunion du
Des acteurs très différents CLUB UGSF
Admin Domaine Admin Système
Active
Windows Server Admin
Directory
Ferme
SQL
SAN IIS Ferme SharePoint
Server
Application Application Application
Web Web Web
Publication Collaboratif Projets
Admin Admin Propriétaire
Backup SQL de site
Publication Collections Collections Collections Admin
de sites de sites de sites Collections
de sites
Lecteur Contributeur Propriétaire
de Site

7. Réunion du
Des projets de complexité CLUB UGSF
variables
Complexe
Avancé • Customisations
multiples
• Excel & KPI • Solutions
• Web Parts custom
Basique custom • Intégration BCS
• Intégrations • Applications
• Portail métiers
• Variations
• Recherche
• Mon Site
Simple • CMS & WCM
• Foundation
• Collaboratif
• Blog & Wiki
• GED

8. Réunion du
Plan de gouvernance CLUB UGSF
Roadmap :
 Implémentation des services
 Déploiement des projets
Cadencer et aligner vos projets selon leur complexité avec
vos capacités

9. Réunion du
CLUB UGSF
Créer un référentiel des
pratiques

10. Réunion du
De grands domaines CLUB UGSF
fonctionnels
Quel référentiel utiliser ?

11. Modèle d’usages Lecko
Réunion du
CLUB UGSF

12. Réunion du
SharePoint Maturity Model CLUB UGSF
Publication
Réseau social & Infrastructure
Communautés
Personnel et
Applications Formations
Collaboration
composites
Customisations
Processus métiers Intégration
Développements
Recherche Décisionnel
Fonctions : Standard -> Avancées -> Support

13. Réunion du
CLUB UGSF
Mesurer la maturité des équipes

14. Réunion du
Capability Maturity Model (CMM) CLUB UGSF
Le processus est optimisé et amélioré
#5 : Optimisé de façon continue
Le processus est reproductible par des
#4 : Prédictible données et métriques fiabilisées
Le processus est défini comme un
#3 : Défini processus métier standard
Le processus est géré sur la base de
#2 : Géré métriques partagées
Chaotique, le processus repose sur des
#1 : Initial actions et volontés individuelles

15. Réunion du
SharePoint Maturity Model CLUB UGSF
Niveau Description
500 Ce domaine fonctionne de façon optimale, s’améliore de façon
Optimisé continue grâce à des métriques définies, partagées et surveillées.
Ce domaine particulier est géré, standardisé dans ses pratiques,
400 sur l’ensemble de l’entreprise.
Prédictible
Le plan de gouvernance est établi et suivi.
Maturité
300 Les pratiques d’usage et d’implémentation de ce domaine sont
Défini définis et standardisés, mais pas sur l’ensemble de l’entreprise.
Ce domaine est géré pour un groupe central (généralement IT),
200 mais cette structure et ses objectifs varient d’un domaine à un
Géré
autre.
100 Point de départ, première utilisation de la fonctionnalité dans
Initial SharePoint

16. Réunion du
Exemple sur un domaine CLUB UGSF
Collaboration
La collaboration est étendue aux contributeurs externes à l’entreprise. Un
processus automatisé existe pour détruire ou archiver les sites en fin de cycle
de vie.
Les outils de collaboration sont utilisés dans l’ensemble de l’entreprise.
L’Email est capturé et capitalisé. Le travail passe par les états de brouillons et
finalisés au travers du système.
Maturité
La collaboration est capitalisée sporadiquement dans les forums, wikis, blogs,
et bibliothèques de documents versionnées. Des modèles de sites sont crées
pour des besoins spécifiques.
Un mécanisme est en place pour les demandes de création de sites. Les
travaux de collaboration sont capitalisés dans des librairies (des liens vers les
documents sont envoyés plustôt que des pièces jointes)
Les sites d’équipe par défaut sont crées à la demande sans structure ni
organisation. Aucun processus formel n’existe pour la création de sites.

17. Réunion du
Fonctions standard CLUB UGSF
Publication Collaboration Processus métiers Recherche
Des utilisateurs avancés peuvent adapter
Le contenu est personnalisé pour l’utilisateur. Les utilisateurs comprennent
La collaboration est étendue aux des workflows aux nouveaux besoins
Le contenu est partagé au travers de multiples l’impact du tagging sur les
contributeurs externes à l’entreprise. métiers. Les utilisateurs ont une vision
fonctions et systèmes sans duplication. Un résultats de recherche. Du
500 mécanisme de feedback sur la taxonomie est
Un processus automatisé existe pour
détruire ou archiver les sites en fin de
sur l’efficacité des processus et peuvent
fournir un feedback pour les améliorer.
tagging automatisé peut être mis
en place. Du tagging automatisé peut être mis en place. De grands volumes de
cycle de vie. Les workflows impliquent des utilisateurs
en oeuvre. données sont gérés.
externes à l’entreprise.
Le contenu est surveillé, maintenu et une
Les outils de collaboration sont Les types de contenus et
partie est coblé à certains groupes spécifiques La majorité des processus métiers sont
utilisés dans l’ensemble de propriétés personnalisées sont
d’utilisateurs. L’usage est analysé. Les représentés dans le système et disposent
l’entreprise. L’Email est capturé et disponibles dans la recherche
400 éléments multimédias sont gérés
correctement. Si plus d’un système de gestion
capitalisé. Le travail passe par les
de fonctions d’audit. Les accès mobiles
sont supportés. Le périmètre des
avancée. Des résultats
états de brouillons et finalisés au spécifiques sont mis en place
documentaire est en place, une plan de workflows est global à l’entreprise.
travers du système. pour certains besoins.
gouvernance est appliqué.
La collaboration est capitalisée Les workflows peuvent reconnaitre
Les colonnes de sites et métadonnées gérées sporadiquement dans les forums, l’utilisateur (par exemple “mon manager”). Les résultats de recherche sont
standardisent la taxonomie. Les modèles de wikis, blogs, et bibliothèques de Les types de contenus sont mis en analisés. Les suggestions et les
300 pages et de sites sont personnalisés. Un documents versionnées. Des modèles oeuvre. Le périmètre des workflows métadonnées améliorent
processus d’approbation est mis en oeuvre. de sites sont crées pour des besoins dépasse les départements et les sites l’expérience utilisateur.
spécifiques. géographiques.
Des métadonnées personnalisées sont Un mécanisme est en place pour les
appliquées aux contenus. Les modèles sont demandes de création de sites. Les Les processus métiers sont définis. Des
Des domaines de recherche
standardisés à travers les sites. Les listes sont travaux de collaboration sont workflows spécifiques sont crées et
spécifiques et des filtres iFilter
200 utilisées en priorité par rapport aux contenus
HTML. De multiples systèmes de gestion
capitalisés dans des librairies (des
liens vers les documents sont
implémentés avec SharePoint Designer.
Le périmètre des workflows est limité au
sont en place pour améliorer
l’expérience utilisateur.
documentaires sont présents sans envoyés plustôt que des pièces niveau des départements.
gouvernance sur les thématiques. jointes)
La navigation et la taxonomie ne sont pas
formalisées. Pas ou peu de contrôle sur les Les processus métiers sont faiblement Mise en oeuvre de
contenus. L’arborescence des dossiers est Les sites d’équipe par défaut sont définis. Les workflows standards fonctionnalités standards en
calquée sur les répertoires partagés. Des crées à la demande sans structure ni (signature, approbation…) sont mis en termes de requêtes, résultats et
100 contenus qui pourraient être publiés sous organisation. Aucun processus formel oeuvre sporadiquement. Une domaines de recherche. Des
forme de liste le sont dans un éditeur de n’existe pour la création de sites. bibliothèque ou liste fournit la base de sources externes peuvent être
contenus HTML. Les modèles de sites et de certaines opérations indexées.
pages par défaut sont utilisés.

18. Réunion du
Fonctions avancées CLUB UGSF
Réseau social Applications
Intégration Décisionnel
Communautés composites
Les utilisateurs peuvent modifier certains
champs de leur profil et enregistrer ces Les formulaires sont connectés et
Intégration de données externes L’analyse de tendances est mise en
modifications dans AD ou le SIRH. Les intégrés aux applications verticales.
500 modèles “Mon Site” sont personnalisés. La Les nouvelles exigences sont
(Fournisseurs, Clients…) avec oeuvre.
SharePoint.
fonctionnalité “Mon Site” peut être ouverte intégrées dans ces formulaires.
à des externes à l’entreprise.
Les champs du profil sont intégrés avec
des applications métiers. Les sites “Mon InfoPath est utilisé pour améliorer Des actions peuvent être déclenchées
Intégration d’un entrepôt de données
400 Site” sont centralisés et non répliqués. Des certains formulaires. Les accès
avec SharePoint.
à partir de données.
communautés se crééent de manière mobiles sont supportés.
contrôlée.
Des champs de profil personnalisés
refletent la culture de l’entreprise. Les
photos sont mises à jour depuis une source
Lamajorité des formulaires sont Le drill-down et les représentations
centralisée.
300 Les sites “Mon Site” sont déployés pour
disponibles en ligne, certains De multiples systèms sont intégrés. graphiques sont disponibles.
impliquant des workflows.
tous les utilisateurs et ils sont formés à leur
utilisation.Des espaces communautaires
existent.
Quelques fichierx Excel sont convertis
Les sites “Mon Site” sont accessibles à en listes. Quelques formulaires papier Des vues sont agrégées par
200 certaines populations limitées. Les profils sont convertis en formulaires de listes. Un seul système est integré. customisation.
standards sont implémentés. Les applications sont ouvertes à un
large public.
Un site SharePoint expose des liens
Les vues existantes sont utilisées; Les
Les informations basiques sont importées Les fichiers Excel, Access et les vers des applications externes. Des
données sont rapprochées
100 d’AD dans les profils utilisateurs. Le site formulaires papier sont stockés dans données imprimées ou exportées sont
manuellement.
hôte des sites “Mon Site” n’est pas déployé. SharePoint. stockées dans des librairies de
documents.

19. Réunion du
Fonctions support CLUB UGSF
Infrastructure Equipes et formations Customisations
Les services packs sont testés en qualification et Le support est en place et efficace, un administrateur est
Le déploiement est entièrement automatisé via des
installés dans une délai raisonnable. La santé du dédié à SharePoint. Le Helpdesk est opérationnel, les
500 système est surveillée et les journaux d’erreurs sont équipes formées et une communauté de power-users est
“features” et le code est géré de manière centralisée,
réutilisable et partageable.
analysés. active.
Les procédures de backup / restore sont testées. Les
L’IT dispose de plus d’une personne qui maîtrise el
environnement de développement et de qualification Le déploiement est entièrement automatisé par des
400 sont présents. Les utilisateurs font confiance au
système. Les demandes de nouvelles fonctionnalités sont
scripts.
suivies et gérées par priorité.
système.
Le nombre de serveurs est adapté à la demande et
Le processus de déploiement repose sur des actions
prévu pour une future croissance. Un environnement de Les propriétaires des contenus sont formés et utilisent le
300 développement est présent. Un accès distant à la système. Une ressource de l’IT maîtrise le système.
manuelles réalisées à partir de procédures et des
cripts.
plateforme est disponible.
Les évolutions sont déployées d’un environnement à
L’installation est basée sur de multiples serveurs et ils SharePoint est promu à travers l’entreprise par des
200 sont sauvegardés régulièrement. indivudus ou de petits groupes.
un autre par backup / restore. Les sources sont
partagées dans un système de fichiers.
Aucun développement ou les développements sont
réalisés en production. Pas d’environnements de
100 Installation sur un seul serveur. Un “pionnier” ou un petit groupe pilote le produit.
développement ou de qualification. Pas de
gestionnaire de sources

20. Réunion du
Exploitation CLUB UGSF
Evaluations ponctuelles ou régulières

21. Réunion du
CLUB UGSF
Tableau de bord des usages
avec Tryane

22. Réunion du
Concept CLUB UGSF
Mesurer la collaboration pour optimiser l’efficacité opérationnelle
Email
Réunions
IM Collaboration
Intelligence®
Wiki
Sharepoint
etc…
Tableaux de bord

23. Réunion du
Points forts et usages CLUB UGSF
Actuellement :
 Explosion des outils de communications (Nb. &
volume) et peu de visibilité sur l’adoption
 Statistiques par silo : outil par outil
 Statistiques soit individuelles soit globales
Avec Tryane :
 Vision 360° des outils et des usages collaboratifs
 Croisement des statistiques avec l’organisation (1000
hits SharePoint mais tous du département R&D)
 Vase communicants / ROI : Détection des impacts d’un
outil sur un autre

24. Réunion du
Axe organisationnel CLUB UGSF
Cartographie des flux de collaboration de votre organisation

25. Réunion du
Canal SharePoint CLUB UGSF
Quels départements contribuent à l’usage de Sharepoint ?
Activité globale Quels départements s’impliquent ?
25

26. Réunion du
Canal Email CLUB UGSF
Quel usage pour l’email ? Est-ce conforme à vos bonnes pratiques?
Activité globale sur la période
Vue par départment
Email type Journée type sur l’email Activité mensuelle globale
26

27. Réunion du
Canal IM CLUB UGSF
Quel usage pour votre communication unifiée ? Voix ? Vidéo ? Echange de fichiers ?
Activité globale
Type communication
27

28. Réunion du
Bénéfices CLUB UGSF
- Détection et localisation du stress en temps réel
DRH - Nouveaux KPI pour piloter l’efficacité opérationnelle
- Collaborations types par département
Dir. Qualité - Confronter la réalité & les bonnes pratiques
- ROI des outils collaboratifs par l’usage
DSI - Impact outils 2.0 sur outils existants
-Audits et accompagnement dans la durée
Consultants -Matérialiser les plans de gouvernance

29. Réunion du
Pour aller plus loin CLUB UGSF
Sur mon Blog {IMHO}, téléchargez le « SharePoint
Maturity Model » en Français et la grille d’auto-
évaluation de la maturité des équipes
http://guillaumemeyer.wordpress.com/2012/04/27/confer
ence-ugsf-davril-2012-rse-sharepoint-gouvernance
Références :
 Technet : Governance in SharePoint 2010
 http://technet.microsoft.com/en-
us/sharepoint/ff800826
 Modèle d’usages Lecko
 http://referentiel.lecko.fr/modeles-dusages/
 SharePoint Maturity Model :
 http://www.sharepointmaturity.com

30. Réunion du
Merci de votre attention CLUB UGSF
Guillaume Meyer
 Twitter : @guillaumemeyer
 Blog : guillaumemeyer.wordpress.com
Nicolas Saliba
 CEO de Tryane : www.tryane.com
 Web : www.tryane.com