Piloter l’adoption des RSE SharePoint

4 742 vues

Publié le

Les Slides de ma session du club UGSF du 26 avril 2012.

Piloter l'adoption des RSE SharePoint :
- Adoption des outils et plan de gouvernance
- Utiliser un référentiel des pratiques
- Mesurer la maturité des équipes
- Tableau de bord des usages avec Tryane

Publié dans : Business
0 commentaire
2 j’aime
Statistiques
Remarques
  • Soyez le premier à commenter

Aucun téléchargement
Vues
Nombre de vues
4 742
Sur SlideShare
0
Issues des intégrations
0
Intégrations
760
Actions
Partages
0
Téléchargements
2
Commentaires
0
J’aime
2
Intégrations 0
Aucune incorporation

Aucune remarque pour cette diapositive

Piloter l’adoption des RSE SharePoint

  1. 1. Réunion du CLUB UGSFPiloter ladoption des RSESharePointGouvernance, Pratiques & Maturité
  2. 2. Réunion duVotre speaker CLUB UGSF Guillaume Meyer  Entrepreneur, consultant et product manager  CTO de Cellenza : www.cellenza.com  Passionné par lagilité, le marketing et les technos MSFT  SharePointer Dev & IT depuis 2001
  3. 3. Réunion duSommaire CLUB UGSF Adoption des outils et plan de gouvernance Utiliser un référentiel des pratiques Mesurer la maturité des équipes Tableau de bord des usages avec Tryane
  4. 4. Réunion du CLUB UGSFAdoption des outils et plan degouvernance
  5. 5. Réunion duLa gouvernance ? CLUB UGSF Formation Technologie 20% Support Politiques Communication Déploiement Documentation
  6. 6. Réunion duDes acteurs très différents CLUB UGSF Admin Domaine Admin Système Active Windows Server Admin Directory Ferme SQL SAN IIS Ferme SharePoint Server Application Application Application Web Web Web Publication Collaboratif Projets Admin Admin Propriétaire Backup SQL de site Publication Collections Collections Collections Admin de sites de sites de sites Collections de sites Lecteur Contributeur Propriétaire de Site
  7. 7. Réunion duDes projets de complexité CLUB UGSFvariables Complexe Avancé • Customisations multiples • Excel & KPI • Solutions • Web Parts custom Basique custom • Intégration BCS • Intégrations • Applications • Portail métiers • Variations • Recherche • Mon Site Simple • CMS & WCM • Foundation • Collaboratif • Blog & Wiki • GED
  8. 8. Réunion duPlan de gouvernance CLUB UGSF Roadmap :  Implémentation des services  Déploiement des projets Cadencer et aligner vos projets selon leur complexité avec vos capacités
  9. 9. Réunion du CLUB UGSFCréer un référentiel despratiques
  10. 10. Réunion duDe grands domaines CLUB UGSFfonctionnels Quel référentiel utiliser ?
  11. 11. Modèle d’usages Lecko Réunion du CLUB UGSF
  12. 12. Réunion duSharePoint Maturity Model CLUB UGSF Publication Réseau social & Infrastructure Communautés Personnel et Applications Formations Collaboration composites Customisations Processus métiers Intégration Développements Recherche Décisionnel Fonctions : Standard -> Avancées -> Support
  13. 13. Réunion du CLUB UGSFMesurer la maturité des équipes
  14. 14. Réunion duCapability Maturity Model (CMM) CLUB UGSF Le processus est optimisé et amélioré #5 : Optimisé de façon continue Le processus est reproductible par des #4 : Prédictible données et métriques fiabilisées Le processus est défini comme un #3 : Défini processus métier standard Le processus est géré sur la base de #2 : Géré métriques partagées Chaotique, le processus repose sur des #1 : Initial actions et volontés individuelles
  15. 15. Réunion du SharePoint Maturity Model CLUB UGSF Niveau Description 500 Ce domaine fonctionne de façon optimale, s’améliore de façon Optimisé continue grâce à des métriques définies, partagées et surveillées. Ce domaine particulier est géré, standardisé dans ses pratiques, 400 sur l’ensemble de l’entreprise. Prédictible Le plan de gouvernance est établi et suivi.Maturité 300 Les pratiques d’usage et d’implémentation de ce domaine sont Défini définis et standardisés, mais pas sur l’ensemble de l’entreprise. Ce domaine est géré pour un groupe central (généralement IT), 200 mais cette structure et ses objectifs varient d’un domaine à un Géré autre. 100 Point de départ, première utilisation de la fonctionnalité dans Initial SharePoint
  16. 16. Réunion du Exemple sur un domaine CLUB UGSF Collaboration La collaboration est étendue aux contributeurs externes à l’entreprise. Un processus automatisé existe pour détruire ou archiver les sites en fin de cycle de vie. Les outils de collaboration sont utilisés dans l’ensemble de l’entreprise. L’Email est capturé et capitalisé. Le travail passe par les états de brouillons et finalisés au travers du système.Maturité La collaboration est capitalisée sporadiquement dans les forums, wikis, blogs, et bibliothèques de documents versionnées. Des modèles de sites sont crées pour des besoins spécifiques. Un mécanisme est en place pour les demandes de création de sites. Les travaux de collaboration sont capitalisés dans des librairies (des liens vers les documents sont envoyés plustôt que des pièces jointes) Les sites d’équipe par défaut sont crées à la demande sans structure ni organisation. Aucun processus formel n’existe pour la création de sites.
  17. 17. Réunion duFonctions standard CLUB UGSF Publication Collaboration Processus métiers Recherche Des utilisateurs avancés peuvent adapter Le contenu est personnalisé pour l’utilisateur. Les utilisateurs comprennent La collaboration est étendue aux des workflows aux nouveaux besoins Le contenu est partagé au travers de multiples l’impact du tagging sur les contributeurs externes à l’entreprise. métiers. Les utilisateurs ont une vision fonctions et systèmes sans duplication. Un résultats de recherche. Du500 mécanisme de feedback sur la taxonomie est Un processus automatisé existe pour détruire ou archiver les sites en fin de sur l’efficacité des processus et peuvent fournir un feedback pour les améliorer. tagging automatisé peut être mis en place. Du tagging automatisé peut être mis en place. De grands volumes de cycle de vie. Les workflows impliquent des utilisateurs en oeuvre. données sont gérés. externes à l’entreprise. Le contenu est surveillé, maintenu et une Les outils de collaboration sont Les types de contenus et partie est coblé à certains groupes spécifiques La majorité des processus métiers sont utilisés dans l’ensemble de propriétés personnalisées sont d’utilisateurs. L’usage est analysé. Les représentés dans le système et disposent l’entreprise. L’Email est capturé et disponibles dans la recherche400 éléments multimédias sont gérés correctement. Si plus d’un système de gestion capitalisé. Le travail passe par les de fonctions d’audit. Les accès mobiles sont supportés. Le périmètre des avancée. Des résultats états de brouillons et finalisés au spécifiques sont mis en place documentaire est en place, une plan de workflows est global à l’entreprise. travers du système. pour certains besoins. gouvernance est appliqué. La collaboration est capitalisée Les workflows peuvent reconnaitre Les colonnes de sites et métadonnées gérées sporadiquement dans les forums, l’utilisateur (par exemple “mon manager”). Les résultats de recherche sont standardisent la taxonomie. Les modèles de wikis, blogs, et bibliothèques de Les types de contenus sont mis en analisés. Les suggestions et les300 pages et de sites sont personnalisés. Un documents versionnées. Des modèles oeuvre. Le périmètre des workflows métadonnées améliorent processus d’approbation est mis en oeuvre. de sites sont crées pour des besoins dépasse les départements et les sites l’expérience utilisateur. spécifiques. géographiques. Des métadonnées personnalisées sont Un mécanisme est en place pour les appliquées aux contenus. Les modèles sont demandes de création de sites. Les Les processus métiers sont définis. Des Des domaines de recherche standardisés à travers les sites. Les listes sont travaux de collaboration sont workflows spécifiques sont crées et spécifiques et des filtres iFilter200 utilisées en priorité par rapport aux contenus HTML. De multiples systèmes de gestion capitalisés dans des librairies (des liens vers les documents sont implémentés avec SharePoint Designer. Le périmètre des workflows est limité au sont en place pour améliorer l’expérience utilisateur. documentaires sont présents sans envoyés plustôt que des pièces niveau des départements. gouvernance sur les thématiques. jointes) La navigation et la taxonomie ne sont pas formalisées. Pas ou peu de contrôle sur les Les processus métiers sont faiblement Mise en oeuvre de contenus. L’arborescence des dossiers est Les sites d’équipe par défaut sont définis. Les workflows standards fonctionnalités standards en calquée sur les répertoires partagés. Des crées à la demande sans structure ni (signature, approbation…) sont mis en termes de requêtes, résultats et100 contenus qui pourraient être publiés sous organisation. Aucun processus formel oeuvre sporadiquement. Une domaines de recherche. Des forme de liste le sont dans un éditeur de n’existe pour la création de sites. bibliothèque ou liste fournit la base de sources externes peuvent être contenus HTML. Les modèles de sites et de certaines opérations indexées. pages par défaut sont utilisés.
  18. 18. Réunion duFonctions avancées CLUB UGSF Réseau social Applications Intégration Décisionnel Communautés composites Les utilisateurs peuvent modifier certains champs de leur profil et enregistrer ces Les formulaires sont connectés et Intégration de données externes L’analyse de tendances est mise en modifications dans AD ou le SIRH. Les intégrés aux applications verticales.500 modèles “Mon Site” sont personnalisés. La Les nouvelles exigences sont (Fournisseurs, Clients…) avec oeuvre. SharePoint. fonctionnalité “Mon Site” peut être ouverte intégrées dans ces formulaires. à des externes à l’entreprise. Les champs du profil sont intégrés avec des applications métiers. Les sites “Mon InfoPath est utilisé pour améliorer Des actions peuvent être déclenchées Intégration d’un entrepôt de données400 Site” sont centralisés et non répliqués. Des certains formulaires. Les accès avec SharePoint. à partir de données. communautés se crééent de manière mobiles sont supportés. contrôlée. Des champs de profil personnalisés refletent la culture de l’entreprise. Les photos sont mises à jour depuis une source Lamajorité des formulaires sont Le drill-down et les représentations centralisée.300 Les sites “Mon Site” sont déployés pour disponibles en ligne, certains De multiples systèms sont intégrés. graphiques sont disponibles. impliquant des workflows. tous les utilisateurs et ils sont formés à leur utilisation.Des espaces communautaires existent. Quelques fichierx Excel sont convertis Les sites “Mon Site” sont accessibles à en listes. Quelques formulaires papier Des vues sont agrégées par200 certaines populations limitées. Les profils sont convertis en formulaires de listes. Un seul système est integré. customisation. standards sont implémentés. Les applications sont ouvertes à un large public. Un site SharePoint expose des liens Les vues existantes sont utilisées; Les Les informations basiques sont importées Les fichiers Excel, Access et les vers des applications externes. Des données sont rapprochées100 d’AD dans les profils utilisateurs. Le site formulaires papier sont stockés dans données imprimées ou exportées sont manuellement. hôte des sites “Mon Site” n’est pas déployé. SharePoint. stockées dans des librairies de documents.
  19. 19. Réunion duFonctions support CLUB UGSF Infrastructure Equipes et formations Customisations Les services packs sont testés en qualification et Le support est en place et efficace, un administrateur est Le déploiement est entièrement automatisé via des installés dans une délai raisonnable. La santé du dédié à SharePoint. Le Helpdesk est opérationnel, les500 système est surveillée et les journaux d’erreurs sont équipes formées et une communauté de power-users est “features” et le code est géré de manière centralisée, réutilisable et partageable. analysés. active. Les procédures de backup / restore sont testées. Les L’IT dispose de plus d’une personne qui maîtrise el environnement de développement et de qualification Le déploiement est entièrement automatisé par des400 sont présents. Les utilisateurs font confiance au système. Les demandes de nouvelles fonctionnalités sont scripts. suivies et gérées par priorité. système. Le nombre de serveurs est adapté à la demande et Le processus de déploiement repose sur des actions prévu pour une future croissance. Un environnement de Les propriétaires des contenus sont formés et utilisent le300 développement est présent. Un accès distant à la système. Une ressource de l’IT maîtrise le système. manuelles réalisées à partir de procédures et des cripts. plateforme est disponible. Les évolutions sont déployées d’un environnement à L’installation est basée sur de multiples serveurs et ils SharePoint est promu à travers l’entreprise par des200 sont sauvegardés régulièrement. indivudus ou de petits groupes. un autre par backup / restore. Les sources sont partagées dans un système de fichiers. Aucun développement ou les développements sont réalisés en production. Pas d’environnements de100 Installation sur un seul serveur. Un “pionnier” ou un petit groupe pilote le produit. développement ou de qualification. Pas de gestionnaire de sources
  20. 20. Réunion duExploitation CLUB UGSF Evaluations ponctuelles ou régulières
  21. 21. Réunion du CLUB UGSFTableau de bord des usagesavec Tryane
  22. 22. Réunion duConcept CLUB UGSF Mesurer la collaboration pour optimiser l’efficacité opérationnelle Email Réunions IM Collaboration Intelligence® Wiki Sharepoint etc… Tableaux de bord
  23. 23. Réunion duPoints forts et usages CLUB UGSF Actuellement :  Explosion des outils de communications (Nb. & volume) et peu de visibilité sur l’adoption  Statistiques par silo : outil par outil  Statistiques soit individuelles soit globales Avec Tryane :  Vision 360° des outils et des usages collaboratifs  Croisement des statistiques avec l’organisation (1000 hits SharePoint mais tous du département R&D)  Vase communicants / ROI : Détection des impacts d’un outil sur un autre
  24. 24. Réunion duAxe organisationnel CLUB UGSF Cartographie des flux de collaboration de votre organisation
  25. 25. Réunion duCanal SharePoint CLUB UGSF Quels départements contribuent à l’usage de Sharepoint ? Activité globale Quels départements s’impliquent ? 25
  26. 26. Réunion duCanal Email CLUB UGSF Quel usage pour l’email ? Est-ce conforme à vos bonnes pratiques? Activité globale sur la période Vue par départment Email type Journée type sur l’email Activité mensuelle globale 26
  27. 27. Réunion duCanal IM CLUB UGSFQuel usage pour votre communication unifiée ? Voix ? Vidéo ? Echange de fichiers ? Activité globale Type communication 27
  28. 28. Réunion duBénéfices CLUB UGSF - Détection et localisation du stress en temps réel DRH - Nouveaux KPI pour piloter l’efficacité opérationnelle - Collaborations types par département Dir. Qualité - Confronter la réalité & les bonnes pratiques - ROI des outils collaboratifs par l’usage DSI - Impact outils 2.0 sur outils existants -Audits et accompagnement dans la durée Consultants -Matérialiser les plans de gouvernance
  29. 29. Réunion duPour aller plus loin CLUB UGSF Sur mon Blog {IMHO}, téléchargez le « SharePoint Maturity Model » en Français et la grille d’auto- évaluation de la maturité des équipes http://guillaumemeyer.wordpress.com/2012/04/27/confer ence-ugsf-davril-2012-rse-sharepoint-gouvernance Références :  Technet : Governance in SharePoint 2010  http://technet.microsoft.com/en- us/sharepoint/ff800826  Modèle d’usages Lecko  http://referentiel.lecko.fr/modeles-dusages/  SharePoint Maturity Model :  http://www.sharepointmaturity.com
  30. 30. Réunion duMerci de votre attention CLUB UGSF Guillaume Meyer  Twitter : @guillaumemeyer  Blog : guillaumemeyer.wordpress.com Nicolas Saliba  CEO de Tryane : www.tryane.com  Web : www.tryane.com

×