Réunion du conseil d’administration                          Tenue le mardi 3 avril 2012 à 19h00                       Dan...
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Pour la fête de quartier, nous prévoyons actuellement la date du 9 septembre et reportéau 16 septembre s’il y a une mauvai...
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Pv ca 03_04_2012

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Pv ca 03_04_2012

  1. 1. Réunion du conseil d’administration Tenue le mardi 3 avril 2012 à 19h00 Dans les locaux du 720 de Gironde, QuébecPROCÈS-VERBALPrésents : Michel-Marie Bellemare Marc-André Bergeron Simon Brisebois Daniel Charland Danielle Lévesque Frédéric Maltais Denys Martin Guillaume Neveu André Raymond Amélie SpainS’étaient excusés : Claude ThomassinAssistait : Raphaël Lebailly, coordonnateurL’assemblée est ouverte à 19h05, Daniel Charland souhaite la bienvenue à tous. 1. Lecture et adoption de l’ordre du jourLe projet d’ordre du jour suivant a été adopté à l’unanimité, avec modification :Ordre du jour1. Lecture et adoption de l’ordre du jour2. Lecture des procès-verbaux des dernières réunions3. Suivis au procès-verbal4. Mot du président5. Rapport du coordonnateur6. Rapport du trésorier7. Rapport du responsable du parc8. Rapport de la responsable du socioculturel9. Rapport du représentant de l’Escale10. Rapport du représentant des scouts a) Demandes du regroupement des scouts11. Varia20120403-01 Après lecture, l’ordre du jour a été adopté à l’unanimité, sur uneproposition de Danielle Lévesque, appuyée par Marc-André Bergeron.PROCÈS-VERBAL PAGE: 1
  2. 2. 2. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion20120403-02 Après lecture et sans modification, le procès-verbal de la réunion du 20février est adopté à l’unanimité sur une proposition de Danielle Lévesque appuyée parSimon Brisebois.20120403-03 Après lecture et avec modification de la résolution 20120220-01, leprocès-verbal de la réunion du 21 mars 2012 est adopté à l’unanimité, sur uneproposition André Raymond, appuyée par Marc-André Bergeron. 3. Suivis au procès-verbalCompte-rendu de la réunion des présidents du 15 février  Daniel Charland nous fait part des nouveaux octrois pour l’année 2012. Il est important d’être très à jour sur l’utilisation des octrois et les attribuer aux bons postes budgétaires, puisque l’arrondissement tiendra ses donnés plus à jour.  L’arrondissement de Charlesbourg fêtera son 350e anniversaire en 2015.  Il nous fait également part de la liste des travaux demandés pour Guillaume- Mathieu.  Le Programme « vacances été » de l’arrondissement devrait être donné en sous- traitance ou sa formule devrait être revu quand à l’organisation des activités pour l’été 2013.  Il faut garder à notre agenda la soirée des mérites bénévoles le 11 mai 2012.  La prochaine rencontre devrait avoir lieu en mai ou en juin, les dates sont à venir.InscriptionsRaphaël Lebailly nous a fait parvenir le fichier des statistiques d’inscriptions des deuxdernières saisons et pourra nous présenter un document avec des comparatifs sur 2 ansdans les prochaines semaines.Augmentation de salaireLes deux professeurs qui ont eu une augmentation de salaire sont contents de cetteaugmentation.Inscriptions en ligneLe processus de recherche pour trouver une solution est en cours, mais il est difficile detrouver un logiciel convivial, abordable et utilisable pour l’ensemble des corporations.Liste des travaux à retourner à la villePROCÈS-VERBAL PAGE: 2
  3. 3. Il reste sept choses à faire sur 21 dans la liste qui avait d’abord été envoyé à la ville.Raphaël nous fait un compte-rendu des travaux à compléter.Local ados, connexion internetMichel-Marie poursuivra les recherches en fonction des premières démarches qu’il avaitfaites. Daniel a également fait une vérification avec la compagnie OPEQ pour voir s’ilpourrait être possible d’avoir un don d’ordinateurs pour une corporation à but nonlucratif. Il faudra par contre réfléchir au projet avant d’accepter des ordinateurs et fournirun accès pour tous à des ordinateurs.Demande des regroupements scouts - Au niveau du rangement, il est difficile de s’organiser avec un seul rangement. Il est aussi préférable de ne plus faire de bureau et conserver le rangement tel quel. Donc le regroupement demande de ne plus faire de bureau dans le fond du rangement et aimerait que l’on fournisse un rangement supplémentaire, idéalement le R2. - Concernant le soir de la réunion, à prime à bord, les animateurs et premiers parents sondés préfèrent conserver la soirée du mercredi plutôt que celle du lundi. - Au moment de la venue de l’hiver et de l’ouverture de la patinoire, les scouts utiliseront la salle du haut. - Il souhaite également avoir une soirée près du temps des fêtes pour faire une soirée spéciale et une nuit au chalet.Concernant cette demande, la principale difficulté serait les soirs d’ouverture pour lelocal ados. Il faudra réfléchir sur l’horaire du local ados pour trouver une solution.Les membres du conseil d’administration ne voient aucun problème à attribuer lerangement R2, à donner accès à la salle du haut au moment de la période de patin, deréserver une soirée en décembre pour une soirée spéciale et nous éliminerons lebureau des plans initiaux et conserveront le rangement tel quel. 4. Mot du présidentDéjà fait dans le point précédent. 5. Rapport du coordonnateurSous-SolLe plafond suspendu pourrait être complètement enlevé, ce qu’ils feront. Ils changerontégalement les portes où se trouve le dévidoir du boyau d’arrosage de la patinoire etmettront des portes doubles.Réunion des coordonnateursPROCÈS-VERBAL PAGE: 3
  4. 4. Raphaël nous fait un compte-rendu des prix des cours pour l’ensemble descorporations.ProgrammationIl n’y aura pas vraiment de changement important lors de la prochaine session. Il y aurait peut-être seulement un ajout le samedi matin pour les enfants. Il y aura aussi un changement au cours Workout. Il y aura l’ajout d’un cours de Step. Le cours d’Espagnol reste problématique au niveau de la gestion des inscriptions et les suivis pour permettre une rentabilité.Pour contrer ce problème, le contrat devra être signé par les deux partis après ententeet après que le coordonnateur ait confirmé l’ouverture d’un cours. Les paiements serontdonc faits en fonction de ce que le coordonnateur aura accepté et inscrit au contrat.Raphaël fait part de la demande du professeur de photo pour la réparation de son Macmini, endommagé alors qu’il était rangé dans les locaux de corporation. Par contre,comme rien n’est prévu au contrat pour l’entreposage du matériel personnel duprofesseur, nous n’avons pas à payer pour ce bris. 6. Rapport du trésorierFrédéric Maltais a rencontré M. Giroux pour obtenir les derniers documents qu’il avait ensa possession. Il nous présente le nouveau document de mise à jour des étatsfinanciers. Il nous présente les chiffres du mois de janvier. Tout semble conforme à cequi était prévu. Le fonctionnement du tracteur est toujours à surveiller, il a toujours de ladifficulté à démarrer.Plan quinquennal des dépensesRaphaël nous fait une brève présentation du plan qui a été travaillé en sous comité. Ledocument de travail sera envoyé à tous et discuté lors de la prochaine réunion duconseil.Danielle Lévesque discutera avec Claude Thomassin pour connaître les spécificités dutracteur et voir avec lui s’il peut faire des démarches pour connaître des prix. DenysMartin fera également des démarches de son côté mais il aimerait connaître les besoins. 7. Rapport du responsable du parcNous devrions bientôt avoir des nouvelles de la date de démolition de la patinoire. Pource qui est du baseball, nous avons actuellement une seul groupe possible pour de lalocation lors de la prochaine saison. 8. Rapport de la responsable du socioculturelPROCÈS-VERBAL PAGE: 4
  5. 5. Pour la fête de quartier, nous prévoyons actuellement la date du 9 septembre et reportéau 16 septembre s’il y a une mauvaise température. Nous n’avons pas prévu de dateen juin par crainte au niveau des travaux de la patinoire. Nous nous attendons d’avoirl’implication de tous les membres. 9. Rapport du représentant de l’EscaleAucun représentant de l’Escale n’était présent. 10. Rapport du représentant des scoutsLe local a été vidé, tout le matériel à été classé et le ménage a été fait. Tout ce qui restedans le local peut maintenant être jeté. 11. VariaLes adolescents ont fait de la planche à roulette dans le sous-sol du chalet et aucuneintervention n’a été faite.Les scouts auront une réunion aux soirs d’utilisation. Raphaël et Daniel devront serevoir pour reparler du mercredi pour la programmation.Simon Brisebois nous reparle de son idée d’explorer l’option de donner en « gestion » lelocal ados à des maisons de jeunes déjà existantes dans l’arrondissement. Simon sepropose à faire des démarches pour connaître le fonctionnement des autres maisonsdes jeunes.La prochaine réunion du conseil aura lieu le lundi 14 mai à 19h00.L’ordre du jour étant épuisée, la séance est levée à 21h40.__________________________ ___________________________Danielle Lévesque, vice-président Amélie Spain, secrétairePROCÈS-VERBAL PAGE: 5

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