1. Réunion du conseil d’administration
Tenue le Lundi 5 décembre 2011 à 19h00
Dans les locaux du 720 de Gironde, Québec
PROCÈS-VERBAL
Présents : Michel-Marie Bellemare
Marc-Antoine Bergeron
Simon Brisebois
Daniel Charland
Danielle Lévesque
Frédéric Maltais
Denys Martin
Guillaume Neveu
André Raymond
Amélie Spain
Claude Thomassin
S’étaient excusés :
Gilles Giroux
Assistait :
Raphaël Lebailly, coordonnateur
L’assemblée est ouverte à 19h05, Daniel Charland souhaite la bienvenue à tous.
1. Lecture et adoption de l’ordre du jour
Le projet d’ordre du jour suivant a été adopté à l’unanimité, avec modifications :
Ordre du jour
1. Lecture et adoption de l’ordre du jour
2. Lecture du procès-verbal de la dernière réunion
3. Suivis au procès-verbal
4. Mot du président
5. Rapport du coordonnateur
6. Rapport du trésorier
7. Rapport du responsable du parc
8. Rapport de la responsable du socioculturel
9. Rapport du représentant de l’Escale
10. Rapport du représentant des scouts
11. Varia
a) Inscriptions
b) Brunch
c) Avantage des administrateurs
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2. 20111201-02 Après lecture, l’ordre du jour a été adopté à l’unanimité, sur une
proposition de Danielle Lévesque, appuyée par Marc-André Bergeron.
2. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion
20111206-03 Après lecture et modifications, le procès-verbal du 1er novembre 2011 est
adopté à l’unanimité, sur une proposition d’André Raymond, appuyée par Guillaume
Neveu.
3. Suivis au procès-verbal
Contrat et lettre
Le contrat de location a été modifié. Une lettre d’information devra être préparée,
présentée à la prochaine réunion du conseil d’administration et envoyée aux voisins
immédiats des loisirs.
Ménage
Le contrat de nettoyage et cirage des planchers a été fait. Raphaël Lebailly doit revoir
Mme Drouin, l’animatrice des ateliers préscolaires, concernant le rangement du matériel
dans la salle l’Amibourg. Puis, Raphaêl discutera avec le comité pour l’aménagement du
chalet.
Le garage a été nettoyé par Claude Thomassin. Il serait important de garder le garage
en ordre.
Éclairage
Les lumières peuvent être allumées uniquement lorsqu’il y a de la surveillance de notre
part.
Travailleur de parc
Une nouvelle employée a été engagée pour seconder Sophie. Pour l’instant, elle s’est
engagée à rester jusqu’en juin.
Patinoire
Les bandes de la patinoire ne seront pas changées, puisqu’il est trop tard pour le faire.
Elles ont par contre été réparées.
Dépense imprévue
Nous avons dû remplacer l’aspirateur shop vac, puisque celle-ci a cessé de fonctionner.
Raphaël Lebailly a acheté un aspirateur Shop Vac au montant de 98$. Il est proposé par
Claude Thomassin d’entériner cet achat. La proposition est appuyée par Simon
Brisebois et adoptée à l’unanimité.
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3. 4. Mot du président
Le miroir du couloir qui a été brisé devra être enlevé. Raphaël communiquera avec la
ville en urgence pour faire retirer le miroir.
Réunion des présidents
Michel-Marie Bellemare et Danielle Lévesque ont assistés à la réunion des présidents.
Danielle Lévesque nous fait un résumé de ce qui s’est dit lors de cette réunion. Au
niveau des octrois pour le terrain de balle, ils seront désormais calculés en fonction de
l’utilisation des terrains.
Un montant de 150$ était alloué pour de la formation. Ce montant n’a pas été utilisé
dans notre corporation. Il est encore possible d’obtenir le même montant cette année.
Dans les travaux prévus pour l’année 2012, les bandes et l’asphalte de la patinoire
seront changés. Les salaires prévus pour les employés de la patinoire sont de
11$/heure pour ceux qui font l’entretien et de 10,50$/heure pour ceux qui font la
surveillance. Pour le terrain de balle, le salaire prévu pour celui qui prépare le terrain est
de 11,00-11,50$/heure et les surveillants auront un salaire de 10,50$/heure.
Il y aura d’avantage de suivi des budgets pour s’assurer que les états financiers des
corporations de l’arrondissement sont bien à jour. La ville souhaite également mettre
des normes pour l’attribution d’aide financière pour les fêtes de quartier.
5. Tournée des bâtiments
Le ménage et le rangement sont à revoir dans les locaux. Le chalet l’Amibourg devrait
aussi être repeint. Les rangements devraient être vidés car beaucoup de matériel ne
sert plus.
6. Rapport du coordonnateur
Local ados
Actuellement, il y a quelques problèmes avec certains enfants qui font un peu de
trouble. Il y a eu une bagarre la semaine dernière et il y a régulièrement des bris. Les
jeunes ont fait une demande pour du matériel de hockey pour l’hiver ou pour le local
ados. Raphaël aimerait proposer que les jeunes s’inscrivent au local ados et qu’on leur
fasse signer un contrat où il y aurait les coordonnés des parents et que Sophie, avec les
jeunes proposent une liste de règles de vie. Raphaël devra nous transmettre la liste des
règles de vie suggérés pour la prochaine réunion du conseil d’administration.
Relâche scolaire
Raphaël nous présente la programmation de la relâche scolaire. Pour ce qui est de la
contribution de chacune des corporations, le montant actuel pour notre corporation est
fixé à 500$. À partir de l’an prochain, tous auront le montant de base de 500$ et par la
suite, un montant supplémentaire sera ajouté en fonction du nombre d’inscriptions.
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4. Plaisir d’hiver
La date de la fête de plaisir d’hiver à été fixé au dimanche 5 février.
7. Rapport du trésorier
Le changement des signataires pour les effets bancaires a été fait. Monsieur Maltais
nous présente les États financiers pour les mois de septembre et octobre. Il prévoit
également une rencontre avec la comptable pour établir le contact et connaîre leur façon
de faire. Demain, il y aura la première rencontre du comité des finances. Le document
de présentation des états financiers est en travail. Des colonnes de cumulatif et de
budget prévu seront ajoutées.
8. Rapport du responsable du parc
La petite patinoire sera un peu agrandit et on déplacera la glissade. Claude Thomassin
lance également le projet d’avoir une petite patinoire avec des bandes pour les plus
petits. La corporation devrait probablement payer les bandes et la ville se chargerait de
monter, démonter et entreposer les bandes. Marc-André propose également l’installation
de lumières autour du bâtiment pour éclairer les coins non éclairés. Il propose des
lumières à détecteur de mouvements. Marc-André propose également de libérer
rapidement le matériel de l’armoire des scouts pour que cet espace de rangement
redevienne disponible.
Il serait important de rappeler au concierge de faire le tour de la patinoire et du terrain
pour les nettoyer. Daniel Charland et Claude Thomassin, proposent également que les
quatre employés en charge de la patinoire viennent nettoyer et préparer le terrain et le
sous-sol avant le début de la saison.
9. Rapport de la responsable du socioculturel
Danielle Lévesque relance l’idée du brunch pour les membres du conseil
d’administration et leur conjoint. Elle nous fera quelques suggestions lors de la
prochaine réunion.
10. Rapport du représentant de l’Escale
Selon une lettre reçue de la ville, les corporations doivent fournir aux groupes de l’âge
d’or :
- Une demi-journée gratuite par semaine incluant l’équipement minimum.
- Une grille préférentielle pour les autres locations.
- Un espace de rangement.
- Un accès au bloc sanitaire lors d’activité extérieure.
Du côté des groupes de l’âge d’or, ils doivent :
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5. - Remettre la clé de leur rangement à la coporation.
- Remboursement lors de bris par des membres.
11. Rapport du représentant des scouts
Les scouts sont maintenant en règle au niveau de la formation des animateurs.
12. Varia
A) Inscriptions
L’inscription de la session d’hiver a lieu le 10 janvier à 19h00, les gens qui sont
disponibles pourront venir donner un goût de main.
B) Avantage des administrateurs
Étant donné l’heure, Danielle nous suggère de remettre ce point et le suivant à la
prochaine réunion.
La prochaine réunion du conseil aura lieu le mardi 17 janvier 2012, à 19h00.
L’ordre du jour étant épuisée, la séance est levée à 9h45.
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Daniel Charland, président Amélie Spain, secrétaire
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