L'histoire, les challenges et les résultats du partenariat entre AssoConnect et la Ligue de Judo d'Aquitaine. La LAJ a décidé de proposer à l'ensemble de ses clubs de judo le logiciel AssoConnect pour leur faciliter la gestion et la communication.

1. ETUDE DE CAS
Partenariat AssoConnect
Ligue d’Aquitaine de Judo

2. LA LIGUE D’AQUITAINE DE JUDO
Missions :
o Mettre en œuvre auprès des associations
affiliées et des licenciés la politique
fédérale sur le territoire Aquitaine
o Contrôler, coordonner et faciliter l'activité
des comités départementaux et
associations qui lui sont rattachés.
33 000
Licenciés
5
Départements
380
Clubs

3. CONTEXTE
3
Tout commence en 2013 par un appel à projet "Mutualisation" du Conseil régional d'Aquitaine.
Objectif: Soutenir des projets innovants de mutualisation d'acteurs de l’ESS au
service du développement durable du territoire aquitain.
La Ligue souhaite apporter un soutien concret aux dirigeants bénévoles, afin d’alléger
leur charge par :
o la mutualisation des services administratifs
o le partage de moyens, de compétences et d'outils
En résumé :
Alléger la gestion et la paperasse pour que les clubs puissent se consacrer aux
licenciés et à l'activité sur le terrain.

4. La Ligue Aquitaine de Judo crée une Plateforme Régionale d’Administration et Gestion (PRAG). Elle
fait appel au cabinet de conseil Samson Consulting qui en définit avec elle le contenu.
Identification d’une source de mutualisation et d’économie évidente.
A l'époque chaque club utilise :
o Pour la tenue de sa comptabilité : un cabinet / logiciel comptable différent
o Pour son site internet : un prestataire différent
La Ligue décide donc de lancer un appel d'offre pour trouver un logiciel capable de
répondre à la fois au besoin de gestion et de communication.
AssoConnect gagne cet appel d'offre!
CRÉATION DE LA PRAG

5. Avec Assoconnect:
Coûts Site et Comptabilité
La Ligue propose un outil concret au service de ses clubs
GAINS ESPÉRÉS
Avant Assoconnect:
o Honoraires annuels pour la tenue comptabilité en interne par club : 1500€ TTC
o Coût annuel d’un site Internet : 500€ TTC
Comprend l’hébergement, la vente à distance et la maintenance
10

6. CALENDRIER
Sept 2014 Jan 2015 1 Sept
Développement
Paramétrage
Communication
Réunions d’information dans les comités
départementaux
Phase pilote : adaptation d’AssoConnect
au contexte
Information des clubs lors du
rassemblement de la Ligue
Paramétrage
d’un club
standard
Ouverture de la PRAG à l’ensemble des clubs
de la LAJ
Information des clubs lors du
stage de rentrée
6 Déc

7. PHASE PILOTE
5 Clubs Pilote
1 par département
4 mois
Sept- Déc 2014
#1 Evolution du logiciel
Ex: les clubs ont souhaité pouvoir
gérer en ligne leurs feuilles de
présence.
La fonctionnalité n'était pas présente
initialement dans le logiciel et a été
développée en concertation avec les
clubs pilotes.
3raisons
#2 Paramétrages
spécifiques Judo
Ex: chaque club démarre maintenant
avec une fiche membre qui
comprend comme informations
standards le niveau, le certificat
médical, etc...
#3 Emergence de clubs
ambassadeurs
Certains clubs se sont passionnés
pour le projet et sont devenus des
ambassadeurs et même des
formateurs d'autres clubs.

8. #1 Sur un projet de cette envergure, il est conseillé de passer par une phase pilote
#2 Assurez vous de la motivation des clubs pilotes.
#3 Expliquez clairement les bénéfices et les contraintes d'être un club pilote
#4 Fixez un calendrier clair avec vos clubs pilote
#5 Faites de vos clubs pilotes des ambassadeurs
ENSEIGNEMENTS

9. DÉPLOIEMENT
d’AssoConnect auprès de l’ensemble des clubs
Challenge rencontré
Après les réunions d'information, les clubs pouvaient demander l’ouverture de leur compte sur
AssoConnect.
Mais la formation individuelle n'était pas systématique, elle se faisait uniquement sur demande et
en fonction de la disponibilité du Référent de la Ligue.
Rapidement, nous avons constaté que de trop nombreux clubs ouvraient des plateformes mais
ne s'en servaient pas faute de formation.
Moyens initiaux mis en place :
o Formation dans chaque comité sous le format
d’une demi-journée
o Newsletters envoyées aux associations

10. ENSEIGNEMENTS
#1 Ne pas sous estimer les besoins de formation, même pour des outils simples
#2 Une information n'est pas suffisante, elle doit s'accompagner d'une formation individualisée
#3 Il est préférable d’y aller progressivement que de déployer sur tous les comités et tous les clubs
SOLUTIONS RETENUES
pour palier le déficit de formation
Formations collectives en ligne sur :
o les adhésions
o la comptabilité
o la création de site
Maintien du tchat en ligne qui devait disparaitre
Réunions d'information espacées pour que tous les clubs ne
demandent pas à être formés en même temps.
La Ligue a dégagé 4h au Référent pour qu'il puisse former les clubs

11. 60 plateformes ont été ouvertes* et le rythme s'accélère.
A ce jour, seul un club n'a pas souhaité poursuivre l'aventure.
Les 5 principaux bénéfices constatés
#1 Les clubs vont clôturer seuls et en avance leur année comptable 2015
#2 Certains clubs se sont dotés de sites internet alors qu'ils n'en avaient pas.
C’est une vitrine de leur activité sur leur territoire.
#3 Les tâches sont mieux réparties entre les bénévoles.
Par exemple à Créon, c'est un jeune bénévole de 18 ans qui s'occupe du site
#4 Les passations sont facilitées
A Saint Palais, le Président a pu transmettre facilement les clés du Club à sa nouvelle présidente.
#5 L'entraide entre les clubs a vraiment fonctionné
Certains clubs n’ont pas hésité à faire des kilomètres pour aller aider des clubs qui débutaient.
Prochain défi : gérer la diffusion d’AssoConnect au sein de la nouvelle Grande Ligue Régionale
RÉSULTATS ET BÉNÉFICES
*(source : www.aquitaine-judo.com)

12. TÉMOIGNAGES
“Le projet s’est concrétisé au fil du temps par la mise à disposition, entre autres, de divers outils
informatiques développés par AssoConnect.
L’expérience et les compétences de cette entreprise, ainsi que l’implication de clubs pilotes dans les
phases d’étude préalable et d’homologation, ont permis de répondre au plus près à la réalité des besoins.
C’est ainsi qu’aujourd’hui, un an après la mise à disposition officielle de la PRAG, nous constatons avec
satisfaction que plus de 60 clubs de judo aquitains ont décidé d’expérimenter ses services. Et gageons
que ce n’est qu’un début !”
Sylvie Godet, Vice Présidente Secrétaire Générale de la Ligue d’Aquitaine de Judo
“Nous avons utilisé le site AssoConnect pour enregistrer et partager la comptabilité. Le mode de saisie fait
abstraction des notions de comptabilité : on a pu faire saisir des pièces comptables très facilement à des
néophytes. De même, le résultat de la comptabilité (Compte de résultat, Bilan, Grand Livre) a pu faire
l’objet d’un échange approfondi au sein du comité directeur.
D’un fichier excel pas lisible (sauf par son auteur), rétroactif, utilisé par une personne, nous sommes
passés à une information claire, partagée et qui devrait nous aider à piloter.”
Jean Marc Peaucelle, Président du club de judo de Créon

13. TÉMOIGNAGES
“Le Judo Club du Cap de Gascogne (40500 Saint-Sever) recommande l'utilisation de le plateforme
régionale d'administration et de gestion (PRAG).
Dès la mise en place du projet par la Ligue d'Aquitaine, le club (club pilote des Landes) s'est fortement
impliqué pour participer aux tests de ce bel outil.
Je remercie tous les membres d'AssoConnect pour leur disponibilité et la rapidité à répondre aux différents
problèmes que peuvent rencontrer les nouveaux utilisateurs et surtout les résoudre, ceci de façon très
cordiale.”
Claude Delattre, Président du Judo Club du Cap de Gascogne
"Le MUST pour les associations puisqu'il gère à la fois la communication, les membres et toute la
comptabilité !”
Patrick Pennequin, Président du Club de Judo de Saint Palais

14. CONTACTEZ NOTRE EQUIPE PROJET
01 75 77 87 03
nous-contacter@assoconnect.com
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