Exemple de cahier des charges pour une entreprise fictive

2. Ô’CULTURE
CHIFFRE D’AFFAIRES
16,706,100 €
NOMBRE DE
COLLABORATEURS
101 À 199 SALARIÉS
CONCURRENTS
PRÉSENTATION DE LA SOCIÉTE

3. AXES DE DEVELOPPEMENT
• ATTIRER GRÂCE A DE L’ÉVÈNEMENTIEL DES CLIENTS TOUJOURS PLUS DIVERSIFIÉS AUSSI BIEN SUR LA
PARTIE ARTS CRÉATIFS (ATELIERS), LITTÉRATURE JEUNESSE ( CONTEURS) , DISQUAIRE ( CONCERTS),
ARTS PLASTIQUES ET PHOTOS (GALERIE ET EXPOSITIONS ).
• VENTE PAR INTERNET ET LIVRAISON À DOMICILE

4. BRIEF
Ô’CULTURE ORGANISE UN SHOW CASE POUR PROMOUVOIR L’ACCÈS À LA CULTURE POUR TOUS, LE DIMANCHE 7 OCTOBRE 2018 À 17H.
L’ÉVÈNEMENT SE DÉROULERA DANS LA SALLE D’ANIMATION DU MAGASIN SITUÉ À SANNOIS.
LA CAPACITÉ D’ACCUEIL DE CET ÉVÈNEMENT SERA DE 100 PERSONNES DONT 15 VIP ( 5 BLOG ET JOURNAUX LOCAUX ET 10 CLIENTS
FIDÈLES).
IL A POUR OBJECTIF DE :
• DONNER PLUS DE VISIBILITÉ DE L’ENSEIGNE SUR SA ZONE DE CHALANDISE
• ATTIRER PLUS DE PROSPECTS GRÂCE À UNE ACTION ÉVÈNEMENTIELLE
• AUGMENTER LA FRÉQUENTATION DU MAGASIN QUI ACCROÎT LES POSSIBILITÉS DE CONVERSIONS DIRECTES, MAIS AUSSI DE CRÉER
OU RENFORCER LES RELATIONS AUX CONSOMMATEURS, TOUT EN LES EXPOSANT D’AVANTAGE AUX PRODUITS ET SERVICES
RENDUS.
LE BUDGET ACCORDÉ EST DE 750 €.

5. LES CONTRAINTES
TEMPORELLES
DIMANCHE 7 OCTOBRE : JOUR J ( MI SAISON, DÉBUT DE MOIS €, ACCALMIE APRÈS RENTRÉE, DIMANCHE TOUT PUBLIC)
DEMANDE ANTICIPATION ET TEMPS DE PRÉPARATION .
HUMAINES
 TROUVER UN ARTISTE À PROGRAMMER
 MONOPOLISER UN VIGILE SUR CES DEUX HEURES DANS CE COIN
 PRÉVOIR LES TERMES DE LA RENCONTRE ARTISTE / PUBLIC
 AUGMENTER LE NOMBRE D’EMPLOYÉS SUR LE SITE CE JOUR LÀ POUR RÉPONDRE AUX BESOINS DE SÉCURITÉ, LOGISTIQUES ET D’ACCUEIL CLIENT

6. CONTRAINTES TECHNIQUES ET LOGISTIQUES
CREATION ET MISE À JOUR DU PLAN DE COMMUNICATION
AVOIR LES GRAPHISMES POUR LE SHOW CASE
 FAIRE VALIDER LES GRAPHISMES
 IMPRIMERLES AFFICHES AUPRÈS DE L’IMPRIMEUR
 ACHAT DES LOTS À GAGNER AU JEU CONCOURS
 FAIRE LE POINT AVEC L’ARTISTE SI BESOIN DE MATÉRIEL PARTICULIER NIVEAU LUMIÈRE
 FAIRE LE POINT AVEC LE TECHNICIEN LUMIÈRE POUR LE MATÉRIEL LUMIÈRE
 AMÉNAGEMENT ET DÉCORATION DE L’ESPACE CONCERT, DÉDICACE, JEU CONCOURS + LOGE
 DÉLIMITATION DE L’ÉVÈNEMENT AVEC LE RESTE DU MAGASIN

7. BUDGET : 750 €
AGENT DE SÉCURITÉ SUPPLÉMENTAIRE
: 100 €
IMPRESSION DE 50 AFFICHES PETIT
FORMAT + 5 GRANDES AFFICHES =
130 €
ACHAT GOODIES TIRAGE AU SORT
150 €
TRAITEUR
70€ DE BUFFET + BOISSON
TECHNICIEN LUMIÈRE ET MATERIEL
300 € POUR 1H 30 DE SHOWCASE
Nous ferons un maximum avec les ressources humaines internes afin de réduire les coûts.

8. LES RÉFÉRENTS
ALISON : LOGISTIQUE / JURIDIQUE
CORALINE : COMMUNICATION / ANIMATION
ADÉLAÏDE : BUDGET / PRESTATION

9. LISTE DES TACHES
LOGISTIQUE :
1. AGENT DE SÉCURITÉ SUPPLÉMENTAIRE.
2. LOGE POUR ARTISTE
3. TABLE ET CHAISES POUR SÉANCE DE DÉDICACE
4. PRÉPARER LA SCÈNE ; JEUX DE LUMIÈRE, DÉCORS LIÉ AVEC L’AMBIANCE DU GENRE MUSICAL.
JURIDIQUE :
1. BESOIN DE SE RENSEIGNER SUR L’AUTORISATION POUR ACCUEIL PUBLIC SPECTACLE.
2. PRÉPARATION DU LIEU DÉLIMITATION DE LA ZONE DE CONCERT AVEC RUBAN POUR ÉVITER QUE LE MOUVEMENT SE RÉPANDE , VOLS, ETC….
3. POSTE DE SECOURS.

10. Artiste
Technicien
Lumière
Traiteur
Prospecter
Demander le devis
(ou les conditions :
artiste)
Valider

11. 1. ORGANISATION DU JEU CONCOURS:
• ACHETER AUPRÈS DE L’ARTISTE QUELQUES GOODIES ( T-SHIRT, SWEATS, CD, MUG, ETC…)
• PRÉPARATION DE LA LISTE DU JEU CONCOURS
• FAIRE LE TIRAGE AU SORT
• DISTRIBUER LES LOTS
2. COIN RENCONTRE AVEC L’ARTISTE
• DISCUTER DES CONDITIONS AVEC L’ARTISTE.
• PRÉPARER L’ESPACE.
• LES DÉDICACES ET ÉCHANGES AVEC L’ARTISTE.
L’ANIMATION

12. LE PLAN DE COMMUNICATION
RENDRE VISIBLE LE SHOW CASE
EN INTERNE ET EN EXTERNE
DU MAGASIN

13. COMMUNICATION INTERNE
1. INFORMER LES SALARIÉS POUR QU’ILS DIFFUSENT L’INFORMATION LORS DES CONTACTS QU’ILS AURONT AVEC LES CLIENTS.
2. DÉLÉGUER UN SALARIÉ ( ÉTUDIANT EN ÉCOLE DE GRAPHISME OU COMMUNITY MANAGEMENT ) POUR :
• LE GRAPHISME DES TICKETS DE CAISSE, AFFICHAGE ET DU MAILING
• LA MODÉRATION DE LA PAGE FACEBOOK.
3. IMPRIMER SUR LES TICKETS LA DATE DU CONCERT.
4. AFFICHAGE AU SEIN DU MAGASIN

14. COMMUNICATION EXTERNE
1. RENTRER EN CONTACT AVEC LYLO MAGASINE POUR :
• PRÉVENIR DE LA DATE.
• APPARAÎTRE SUR LEUR PROCHAIN FASCICULE ET LEUR SITE.
1. DÉLÉGUER À L’ASSISTANTE DE DIRECTION :
• LA MISE À JOUR DU SITE ET DE LA PAGE FACEBOOK POUR ANNONCER L’ÉVÈNEMENT.
• LE MAILING AUX SOUSCRIPTEUR DE LA CARTE DU MAGASIN POUR GAGNER 10 PLACES VIP ( PREMIERS INSCRITS).
• LES 5 INVITATIONS VIP –( DES JOURNAUX LOCAUX ET DES BLOGGEURS CULTURE DU SECTEUR ).

15. LES LIEUX
1. AMÉNAGEMENT DE LA SALLE
2. AMÉNAGEMENT DE LA SCÈNE
3. AMÉNAGEMENT DU COIN DÉDICACE

16. MOODBOARD SALLE

17. MOODBOARD TABLE DÉDICACE

18. MOODBOARD JEU-CONCOURS

19. BUFFET ARTISTE

20. 9 – 15 Juillet 16 – 22 Juillet 23 – 29 Juillet
30 Juillet – 5
Août
6 – 12 Août 13 – 19 Août 20 – 26 Août
27 – 2
Septembre
3 – 9
Septembre
Juridique
Écriture des
contrats
Prestataires
Chercher T.
lumière et artiste
( Musilink) pour
la date
Validation de
devis , date ,
artiste
Rencontre avec
l’agent
Validation de
devis +
Réservation
Technicien
lumière
Communication
Prévenir Lylo
Invitations vip (
journaux locaux et
bloggeurs culture)
Apparition sur
fascicule et site
LYLO
Mise à jour du
site et de la page
Facebook pour
annoncer
l’évènement.
Animation
Commande
Produits dérivés
pour concours
Logistique
Demande de
devis impression
affiches
Validation devis
et envois des
affiches
Réception des
affiches
Affichage au sein
du magasin
Imprimer sur les
tickets la date du
concert
Moyens
humains
Informer
l’équipe du
projet Show
case + cherche
graphiste
contrat pro
Avoir trouvé un
graphiste en
contrat pro pour
design affiches
*le graphisme des
tickets de caisse,
affichage et du
mailing / salarié*
*la modération
de la page
Facebook /
salarié*

21. 10 – 16 Septembre 17 – 23 Septembre 24 – 30 Septembre 1 Octobre 3 Octobre 5 Octobre 7 Octobre
Juridique
Signature des
contrats
Vérifier la conformité pour
l’accueil + nombre de
personnes / ERP
Prestataires
Discuter des
conditions avec
l’artiste pour séance
dédicace
Réservation
Traiteur
Midi : Livraison traiteur
____________
14h technicien Lumière +
artistes
Communication
Mailing aux
souscripteur de la
carte du magasin /
10 places
*modération fb* Modération fb*
Modération fb –
infos jeu
conconcours*
*Modération fb*
Rappel aux
prestataires +
*modération fb*
Animation
Annoncer les dix
gagnants des
places VIP
Matin Préparation coin
dédicace + zone jeu concours
__________
Show case 17h
18h45 Séance de dédicace +
Tirage au sort pour Goodies
Logistique
Listing matériel
nécéssaire
Vérification du
matériel
nécéssaire
Matin Préparation loge groupe
____________
Après-midi Préparation de la
salle
Moyens Humains
Personnel en plus pour
évènement
____________
Présence du vigile près de
la salle d’animation