Questa presentazione descrive i principi del Project Management nella Pubbliche Amministrazioni, evidenziando analogie ed aspetti peculiari rispetto alla gestione nel settore privato. L'Autore, Emilio Gianatti, ha una esperienza pluriennale nella gestione aziendale ed è stato Professiore a Contratto presso il Corso di Laurea in Ingegneria Gestionale dell'Università di Parma.

1. PRINCIPI DI PROJECT
MANAGEMENTNELLAPUBBLICA
AMMINISTRAZIONE
E m i l i o G i a n a tt i
Co n s u l e n te i n F i n a n c i n g & P r o j e c t Ma n a g e m e n t

2. Projecteprojectmanagement:
definizioni
• Il project management
è definito come
l'applicazione di
conoscenze, abilità,
strumenti e tecnologie
alle attività per
soddisfare i requisiti di
un progetto specifico
• Un progetto è una struttura
organizzativa temporanea
creata per creare un
prodotto o servizio unico
(output) entro determinati
vincoli quali tempo, costo
e qualità.

3. Progetto:
caratteristiche
TEMPORANEO: il progetto ha un inizio
ed una fine ben definite
COSTI: il progetto ha un budget
predefinito
RISULTATO ATTESO: può essere un
servizio od un prodotto
UNICO: il servizio od il prodotto del
progetto non è mai stato realizzato in
precedenza. Può essere simile ad un altro
prodotto ma ha sempre degli aspetti di
novità ed unicità.

4. Il triangolodel ProjectManagement
Qualità
Scopo
Tempo Costi

5. Il flussodiprocessonel Project
Management
Inizio Pianificazione Esecuzione Controllo Chiusura

6. ProjectmanagementnellaPubblica
Amministrazione: caratteristichepeculiari
• Le PA – rispetto al settore privato -
si confrontano con una più ampia
varietà di stakeholders, ognuno
dei quali pone richieste e vincoli
• La PA sono “sistemi aperti”
facilmente influenzabili da eventi
esterni
• I vincoli politici impongono
orizzonti temporali relativamente
brevi
• Assenti/ridotte pressioni da parte
di organizzazioni concorrenti
• Nel caso della Pubblica
Amministrazione (PA) si
parla principalmente di
grandi progetti che sono
oggetto di investimenti.
• Le funzioni di management
sono simili a quelle del
settore privato, mentre le
differenze sono inerenti alle
condizioni o vincoli di
gestione del progetto

7. ProjectmanagementnellaPubblica
Amministrazione: caratteristichepeculiari
• Anche se l'efficienza economica
non può essere utilizzata dai
dirigenti pubblici come criterio
decisionale primario, a causa
della missione che hanno le
organizzazioni pubbliche, i
dirigenti devono seguire l'etica del
servizio pubblico nelle loro attività
prevenendo sprechi ed
inefficienze.
• Le PA hanno maggiori
procedure formali per il
processo decisionale e sono
meno flessibili e vi è una
maggiore avversione al
rischio.
• In Italia, una complessità
addizionale è rappresentata
dalle necessarie tutele per la
prevenzione delle
infiltrazioni della criminalità
organizzata negli appalti
pubblici.

8. Competenze prospettiche
• Strategia
• Governance, strutture e processi
• Conformità, standard e regolamenti
• Cambiamento e trasformazione
• Cultura e valori
• Analisi critica e giudizio
Competenze personali
• Autoriflessione e autogestione
• Integrità
• Incorruttibilità
• Affidabilità
• Comunicazione personale
• Relazioni e coinvolgimento
• Leadership
• Lavoro di squadra
• Gestione dei conflitti e delle crisi
• Intraprendenza
• Trattativa
• Orientamento ai risultati
Competenze del Project Manager nella PA
Fonte: IPMA/ICB (modificato), Jalocha et al, 2014
Competenze inerenti il contesto
• Competenza sul ramo/settore di
appartenenza dell'organizzazione
• Sistemi, produzione e tecnologia
• Gestione del personale
• Salute, sicurezza e ambiente
• Finanza generale
• Conoscenze giuridiche

9. • Fornisce a tutte le parti interessate un
quadro chiaro dei requisiti del
progetto
• Facilita la comunicazione con i
gruppi interni ed esterni
• Fornisce una base per il
monitoraggio e il controllo
dell'avanzamento del progetto
• Permette la registrazione delle
decisioni prese
• Fornisce le informazioni richieste dagli
audit ufficiali
• Supporta la memoria organizzativa e
funge da riferimento storico
• E’ un'attività chiave nella
gestione del progetto e deve
essere redatta secondo gli
standard di qualità della PA. Si
svolge dall'inizio di un progetto al
suo completamento.
• Definisce l'ambito del progetto
ed assicura che tutte le parti
interessate al progetto e il team
di progetto abbiano chiaro cosa
(output/deliverable/milestone)
debba essere consegnato e
quando
Documentazione del progetto

10. • Una milestone del progetto è un evento
rilevante che viene posto al termine di una
specifica fase del progetto perché segnala il
completamento dello stesso dopo una certa
fase del lavoro.
• Dopo aver sviluppato i milestones, viene
sviluppato un piano di gestione del progetto
più approfondito che include i componenti
critici del programma, come la struttura di
scomposizione del lavoro, che articola il
progetto in parti più piccole e può anche
delineare la stima della durata per tutte le
attività.
• Per la gestione dei tempi del Progetto si
utilizzano delle rappresentazioni grafiche
(diagramma di PERT o grafico di Gantt)
• Una volta che il progetto è stato
approvato e formalmente autorizzato, il
passo successivo è quello di definire
tempi e specifiche del programma con il
team di progetto.
• Nei progetti di rilevanza strategica (quali
ad esempio quelli del Piano Nazionale di
Ripresa e Resistenza) le tempistiche
dettagliate sono chiaramente identificate
a priori durante la stesura del progetto. In
altri casi, questi vengono definite dopo la
approvazione del progetto.
• Un approccio utile che un project
manager può adottare è quello di
delineare i tempi di progetto utilizzando
una serie di «milestones» (pietre miliari).
Gestione dei tempi del progetto

11. • Agile tiene conto dell'incertezza
intrinseca dell'ambiente del progetto e
crea un'organizzazione che è
altamente adattiva.
• Utilizza brevi cicli di feedback per
consentire risposte rapide ai
cambiamenti dei requisiti del prodotto
e per il miglioramento continuo dei
processi.
• Vi è la (ri)priorizzazione continua dei
compiti
• Nella gestione secondo Agile, viene
utilizzato il minimo necessario di
documentazione e controllo.
Agile è un approccio alla gestione
dei progetti basato su un insieme
specifico di principi e pratiche,
promosso dalla Commissione
Europea per la gestione dei
progetti.
• Promuove la pianificazione
adattiva, lo sviluppo evolutivo, la
consegna incrementale precoce
ed il miglioramento continuo
• Incoraggia risposte rapide e
flessibili al cambiamento.
Agile management

12. Monitoraggio delle spese del
progetto:
• Consiste nel monitorare le informazioni
finanziarie dei progetti/sottoprogetti,
compresi i dati come emissione di
fatture, distribuzione dei costi per
anno, pagamenti di fatture, costi del
personale, congruità con i
finanziamenti erogati
• I controlli interni verificano
adesione/discostamenti dal budget e la
ammissibilità delle spese
• Monitoraggio delle spese del
progetto
• Attività di rendicontazione
• Auditing
Monitoraggio e controllo: principi generali

13. Attività di rendicontazione:
• La rendicontazione è il processo di
consuntivazione delle spese
effettivamente e definitivamente
sostenute da tutti i soggetti coinvolti
nella realizzazione del progetto.
Documenta:
• lo stato di avanzamento finanziario
del progetto (spesa effettivamente
sostenuta);
• lo stato di avanzamento fisico del
progetto;
• il rispetto dei requisiti e degli
adempimenti per ottenere
l’erogazione del finanziamento.
Monitoraggio e controllo: principi generali
Auditing:
• L'Auditing è un'attività
indipendente di verifica e
valutazione del rendiconto
finanziario.

14. Il concetto di Public Internal Financial
Control (PIFC) è stato elaborato dalla
Commissione Europea nel corso della
seconda metà degli anni Novanta.
All’interno del PIFC, il Financial
Management and Control (FMC)
rappresenta una serie di attività di
gestione e di controllo realizzate all’interno
della PA, al fine di garantire specifici
obiettivi.
Tra questi:
Public Financial Management and Control
• la verifica dell’aderenza dell’azione alla
normativa
• la valutazione dell’efficacia e
dell’efficienza della gestione,
• la conservazione del patrimonio
pubblico e la salvaguardia delle
risorse della PA
• l’aderenza delle azioni intraprese con
quanto stabilito a preventivo, e la
verifica che i consuntivi siano in linea
con il budget,
• la validità finanziaria dell’azione,
• la corretta tenuta delle scritture contabili
Fonte: Ministero dell’Economia e Finanze

15. “NextGenerationEU is a huge
opportunity for us.
We need to invest this money well,
to make the best out of it”.
Ursula von der Leyen
Presidente della Commissione Europea
Bruxelles, 15 Giugno 2021