Le document présente la gestion et la mise à jour d'une base de données de périodiques en ligne à la Bibliothèque Interuniversitaire de Médecine (BIUM), créée avec FileMaker Pro. Il souligne l'évolution de la base depuis sa première version en 1996, les différents types d'accès aux revues, ainsi que les méthodes de maintenance et de mise à jour. Le texte conclut sur l'importance des améliorations continues pour garantir une gestion efficace des revues médicales.

1. Périodiques en ligne:
signalement et accès
Maintien et mise à jour d’une base « maison » à la
Bibliothèque InterUniversitaire de Médecine (BIUM)

2. juin-08 BIUM - Claire Nguyen & Laurence Karpp-Lahmaidi 2
Programme
• Contexte
• Présentation de l’outil
• Perspectives d’évolution
• Conclusion

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Contexte
• BIUM: rattachée à l’Université
Paris Descartes
• Service des périodiques et des
bases de données: 6,5 ETP, dont
4 impliqués dans la gestion des
revues en ligne
• 1800 revues papier
• Héberge le CR 29 (médecine et
biologie humaine)

4. juin-08 BIUM - Claire Nguyen & Laurence Karpp-Lahmaidi 4
Objectifs
• Accroitre la visibilité des titres
médicaux dans les bouquets
pluridisciplinaires
– Corriger le manque de choix lors de
l’acquisition par l’affichage
• Faciliter les recherches pour le
lecteur
• Contexte favorable: services
informatique et catalogage
compétents et très réactifs

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Présentation de l’outil
• Base réalisée en interne sous
FileMaker Pro (FMP):
– Souplesse d’utilisation
– Modifications simples et quasi
immédiates
– Possibilité de changements en série

6. juin-08 BIUM - Claire Nguyen & Laurence Karpp-Lahmaidi 6
Historique
• Base réalisée à partir d’une
extraction des notices papier
(=Ab et Ad) via le SUDOC
• 1ère version en 1996:
– Créée à partir de la base du CCN
– 2 clefs
• ISSN: XXXX-XXXX
• Numéro CCN: XXXX/XXXX

7. juin-08 BIUM - Claire Nguyen & Laurence Karpp-Lahmaidi 7
Typologie des revues en ligne
• Typologie retenue:
– Accès électronique gratuit (pour tout
le monde)
– Accès gratuit pour la BIUM, lié à
l’abonnement à la revue papier
(souvent accès monoposte)
– Accès couplé payant papier + ligne
– Accès payant via un abonnement à
un bouquet

8. juin-08 BIUM - Claire Nguyen & Laurence Karpp-Lahmaidi 8
Mise à jour la plus récente:
2008
• Constat : manquait les zones 710-
711-712 (collectivités éditrices) et
517 (autre forme du titre)
• demande de 2 extractions
supplémentaires pour ces zones

9. juin-08 BIUM - Claire Nguyen & Laurence Karpp-Lahmaidi 9
Une fois l’extraction faite
• Traitement des doublons (une
centaine)
– ISSN sert de clef de dédoublonnage
• Traitement des « orphelins »
– Titres sans ISSN papier
• Versement du fichier dans FMP
• Nouveauté 2008: création d’un
champ PPN dans FMP, qui pourra
servir de clef de dédoublonnage

10. juin-08 BIUM - Claire Nguyen & Laurence Karpp-Lahmaidi 10
Maintenance de la base
• 16000 notices dans la base FMP:
– 1 partie notice bibliographique (avec
filiations)
– 1 partie avec des informations sur
l’accès électronique, en distinguant les
revues gratuites des payantes

11. juin-08 BIUM - Claire Nguyen & Laurence Karpp-Lahmaidi 11
Maintenance de la base
• Pour les revues gratuites:
– Veille réalisée en commun avec l’AP-
HP
• Pour les revues payantes:
– Bouquets répartis entre les 4 collègues
du service des périodiques
• Méthode de travail:
– Fichiers des éditeurs, de Couperin, de
la BIMPE et vérification manuelle lien à
lien

12. juin-08 BIUM - Claire Nguyen & Laurence Karpp-Lahmaidi 12
Description des champs
• Notes publiques: état de collection
(En ligne depuis le vol. XX, n°YY de
l’année ZZZZ), éventuellement un
renvoi vers le bureau de
renseignement en cas d’accès
monoposte
• Notes internes: mots de passe,
problèmes en cours de résolution
• Fournisseur: éditeur ou
aggrégateur

13. juin-08 BIUM - Claire Nguyen & Laurence Karpp-Lahmaidi 13
Description des champs
• Filtres pour les revues payantes:
– Réservé BIUM (abonnement pris par
la BIUM)
– Réservé Paris Descartes
(abonnement en commun BIUM, BIUP
et SCD; accès possible via le portail de
Paris Descartes pour les étudiants et
personnels de l’Université)

14. juin-08 BIUM - Claire Nguyen & Laurence Karpp-Lahmaidi 14
Description des champs
• Possibilité de masquer la notice:
– Elle reste dans la base, mais
n’apparaît pas à l’affichage public
• Mention « indisponible »:
– Le lecteur est informé qu’il a accès à
cette revue en temps normal et que le
problème d’accès est en cours de
résolution par le service des
périodiques

15. juin-08 BIUM - Claire Nguyen & Laurence Karpp-Lahmaidi 15
Dernières améliorations
• Ajout des champs PPN et eISSN
• Requêtes automatiques:
– Vers PubMed renvoi vers les
articles de la revue indexés dans la
base de données
– Vers le Sudoc renvoi vers la notice
de la revue papier (clef de la requête
= ISSN papier)
• Reste à améliorer: si l’ISSN papier n’est
pas renseigné, pas de renvoi possible vers
le Sudoc

16. juin-08 BIUM - Claire Nguyen & Laurence Karpp-Lahmaidi 16
FMP interface de travail

17. juin-08 BIUM - Claire Nguyen & Laurence Karpp-Lahmaidi 17
Affichage public
• Le lecteur trouve les états de
collections électroniques et
papier si la BIUM possède la revue
papier
– Inutile de refaire la recherche dans
l’OPAC: la cote est indiquée
• Un clic sur le titre fait apparaître les
informations bibliographiques

18. juin-08 BIUM - Claire Nguyen & Laurence Karpp-Lahmaidi 18
Affichage public

19. juin-08 BIUM - Claire Nguyen & Laurence Karpp-Lahmaidi 19
Affichage public

20. juin-08 BIUM - Claire Nguyen & Laurence Karpp-Lahmaidi 20
Perspectives 2008
• Catalogage dans le Sudoc des
archives Elsevier en médecine:
– Archives pérennes: les états de
collection restent stables

21. juin-08 BIUM - Claire Nguyen & Laurence Karpp-Lahmaidi 21
Conclusion
• Tâtonnements, changements et
améliorations constantes depuis
1996
• Système intéressant quand la
masse de revues est raisonnable et
qu’il y a du personnel à disposition