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JABES 2016 - Le circuit des thèses - Aix-Marseille Université

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Compte rendu du circuit des thèses - Aix-Marseille Université 11/05/16
Journées Abes
AC LAMBOTTE, L LHUILLIER

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JABES 2016 - Le circuit des thèses - Aix-Marseille Université

  1. 1. Le circuit des thèses - Aix-Marseille Université 11/05/16 – Journées ABES AC LAMBOTTE, L LHUILLIER
  2. 2. 1- Contexte
  3. 3. Quelques dates… •2010: Dépôt légal électronique Aix- Marseille 2 •2011: Dépôt légal électronique Aix- Marseille 1 et 3 •2012: Fusion des universités d'Aix-Marseille •2014: Apogée alimente STEP / Passerelle STEP-STAR activée •2015: Workflow de contrôle par le directeur de thèse 13/03/2018 Aix-Marseille université – Circuit des thèses 3
  4. 4. … et quelques chiffres •12 écoles doctorales qui représentent toutes les disciplines: langues, lettres, arts et sciences humaines; santé; sciences; droit et sciences politiques; économie et gestion. •Environ 3500 doctorants. •2013: 695 thèses soutenues traitées dans STAR. •2014: 615 thèses soutenues traitées dans STAR. 13/03/2018 Aix-Marseille université – Circuit des thèses 4
  5. 5. 2- Le circuit
  6. 6. Avant la soutenance •Les données administratives saisies dans l’application de gestion de scolarité APOGÉE sont récupérées par STEP et par le guichet de dépôt électronique des thèses AMU •La saisie de la date de soutenance dans APOGÉE par le gestionnaire de scolarité du doctorant entraîne l’ouverture du guichet •Envoi automatique d’un message électronique au doctorant pour le dépôt de la thèse •Dépôt par le doctorant de sa thèse en un seul fichier PDF (conforme FACILE) sur le guichet de dépôt AMU •Le doctorant renseigne les résumés et mots clés 13/03/2018 Aix-Marseille université – Circuit des thèses 6
  7. 7. Le guichet 13/03/2018 Aix-Marseille université – Circuit des thèses 7
  8. 8. 13/03/2018 Aix-Marseille université – Circuit des thèses 8
  9. 9. 13/03/2018 Aix-Marseille université – Circuit des thèses 9
  10. 10. 13/03/2018 Aix-Marseille université – Circuit des thèses 10
  11. 11. 13/03/2018 Aix-Marseille université – Circuit des thèses 11
  12. 12. 13/03/2018 Aix-Marseille université – Circuit des thèses 12
  13. 13. Avant la soutenance •En cas de non dépôt : relances automatiques •Émission du contrat de diffusion d’une thèse soutenue : le doctorant remet ce document avec un exemplaire papier de la thèse à son gestionnaire de scolarité 13/03/2018 Aix-Marseille université – Circuit des thèses 13
  14. 14. Après la soutenance •Envoi d’un lien au DDT par messagerie électronique pour valider le fichier • Validation • Demande de corrections mineures : le doctorant a un mois pour déposer un nouveau fichier • Demande de corrections : le doctorant a trois mois pour déposer un nouveau fichier •Export des fichiers et des données du guichet vers STAR par webservice ABES 13/03/2018 Aix-Marseille université – Circuit des thèses 14
  15. 15. Une double lecture •Documents juridiques (contrat de diffusion et avis du jury sur la diffusion) remis par le gestionnaire de scolarité à la BU •Catalogage dans les différents services (validation en rôle « NOVAL ») •Validation finale par le coordinateur thèses (validation en rôle « VALID ») •Archivage des documents 13/03/2018 Aix-Marseille université – Circuit des thèses 15
  16. 16. Diffusion des thèses •Fichiers d’archivage et de diffusion identiques •Diffusion intranet : thèses diffusées sur un serveur interne à l’université •Diffusion internet : thèses diffusées sur le serveur ABES 13/03/2018 Aix-Marseille université – Circuit des thèses 16
  17. 17. Thèses soutenues en 2014 13/03/2018 17 222 393 INTERNET INTRANET
  18. 18. 3- Perspectives
  19. 19. •Améliorer l’ergonomie du guichet : • Pour les doctorants : y rassembler l’ensemble des informations • Pour les gestionnaires : amélioration de la lecture du workflow de dépôt. •Suivi de la validation par le directeur de thèse : problème des adresses électroniques non renseignées. 13/03/2018 Aix-Marseille université – Circuit des thèses 19
  20. 20. Merci de votre attention! Pour me joindre : anne-celine.lambotte-mosseron@univ-amu.fr 13/03/2018 Aix-Marseille université – Circuit des thèses 20

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