Le document présente le circuit de dépôt des thèses à l'Université d'Aix-Marseille, décrivant les étapes administratives avant et après la soutenance, y compris les outils et processus impliqués. Environ 3500 doctorants sont soutenus chaque année, avec des relances automatiques en cas de non-dépôt et un mécanisme de validation après la soutenance. Le document discute également des perspectives d'amélioration pour l'ergonomie du guichet et la communication avec les doctorants.

1. Le circuit des thèses -
Aix-Marseille Université
11/05/16 – Journées ABES
AC LAMBOTTE, L LHUILLIER

2. 1- Contexte

3. Quelques dates…
•2010: Dépôt légal électronique Aix-
Marseille 2
•2011: Dépôt légal électronique Aix-
Marseille 1 et 3
•2012: Fusion des universités d'Aix-Marseille
•2014: Apogée alimente STEP / Passerelle
STEP-STAR activée
•2015: Workflow de contrôle par le directeur
de thèse
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4. … et quelques chiffres
•12 écoles doctorales qui représentent
toutes les disciplines: langues, lettres, arts
et sciences humaines; santé; sciences; droit
et sciences politiques; économie et gestion.
•Environ 3500 doctorants.
•2013: 695 thèses soutenues traitées dans
STAR.
•2014: 615 thèses soutenues traitées dans
STAR.
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5. 2- Le circuit

6. Avant la soutenance
•Les données administratives saisies dans l’application de gestion de
scolarité APOGÉE sont récupérées par STEP et par le guichet de
dépôt électronique des thèses AMU
•La saisie de la date de soutenance dans APOGÉE par le gestionnaire
de scolarité du doctorant entraîne l’ouverture du guichet
•Envoi automatique d’un message électronique au doctorant pour le
dépôt de la thèse
•Dépôt par le doctorant de sa thèse en un seul fichier PDF (conforme
FACILE) sur le guichet de dépôt AMU
•Le doctorant renseigne les résumés et mots clés
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7. Le guichet
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12. 13/03/2018
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13. Avant la soutenance
•En cas de non dépôt : relances
automatiques
•Émission du contrat de diffusion d’une
thèse soutenue : le doctorant remet ce
document avec un exemplaire papier de la
thèse à son gestionnaire de scolarité
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14. Après la soutenance
•Envoi d’un lien au DDT par messagerie
électronique pour valider le fichier
• Validation
• Demande de corrections mineures : le
doctorant a un mois pour déposer un nouveau
fichier
• Demande de corrections : le doctorant a trois
mois pour déposer un nouveau fichier
•Export des fichiers et des données du guichet
vers STAR par webservice ABES
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15. Une double lecture
•Documents juridiques (contrat de diffusion et avis
du jury sur la diffusion) remis par le gestionnaire de
scolarité à la BU
•Catalogage dans les différents services (validation
en rôle « NOVAL »)
•Validation finale par le coordinateur thèses
(validation en rôle « VALID »)
•Archivage des documents
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16. Diffusion des thèses
•Fichiers d’archivage et de diffusion
identiques
•Diffusion intranet : thèses diffusées sur un
serveur interne à l’université
•Diffusion internet : thèses diffusées sur le
serveur ABES
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17. Thèses soutenues en 2014
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INTERNET
INTRANET

18. 3- Perspectives

19. •Améliorer l’ergonomie du guichet :
• Pour les doctorants : y rassembler
l’ensemble des informations
• Pour les gestionnaires : amélioration de
la lecture du workflow de dépôt.
•Suivi de la validation par le directeur de
thèse : problème des adresses électroniques
non renseignées.
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20. Merci de votre attention!
Pour me joindre :
anne-celine.lambotte-mosseron@univ-amu.fr
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