Offre spéciale de formation fin d'année pour Top Assistantes 2015 Le Centre International de Formation en Management (CIFM), Lauréat du prix de l'excellence et de la Qualité vous invite à un séminaire spécial de fin d'année pour les Assistantes de Direction. Ce sont les Assistantes de 23 pays qui prendront part à cet atelier qui est une plateforme d'échange et de partage d'expériences. Le plus grand avantage de cette session spéciale réside dans son contenu: il s'agit de 4 séminaires distincts regroupés en un formant un pack. Ce pack est composé des séminaires suivants: - Protocole Privé: Maîtriser les Codes de Conduites et les Code Relationnels pour Valoriser Votre Personnalité dans tous les milieux. - Les Nouveaux Outils De La Planification Pour Optimiser la Performance des TOP Assistantes - les Méthodes de Résolution des Problèmes - Sécurité au bureau - agir comme Agent Suppléante de la Sécurité du Patron et Savoir se Défendre en cas d'Agression. Tous ces séminaires seront abordés pour faire des assistantes des collaboratrices qui contribuent au succès de leur Patron, en jouant auprès de ceux-ci un rôle d’appui au-delà des fonctions classiques dévolues aux Assistantes. Vous trouverez en fichiers joints les lettres d'invitation et la fiche techniques des quatre séminaires regroupés en un dans la publication suivante. Pour toutes informations, joindre la Présidente-Fondatrice du REPROSEGUI aux numéros suivants: 00224 657 90 03 90/ 00224 657 90 03 91

1. SEMINAIRE 1
PROTOCOLE PRIVE : Maîtriser les Codes de Conduite et le Code Relationnel pour
Valoriser Votre Personnalité dans Tous les Milieux
■ Objectifs du séminaire : les participants seront capables de
- Connaître les règles de politesse appropriées à chaque circonstance,
- Adopter le bon comportement en fonction des évènements
- Éviter les impairs dans les situations délicates
- Maîtriser leurs relations en milieu privé, public et professionnel,
- Mieux appréhender les usages et les protocoles,
- Maîtriser les lois de la table
■ Contenu du séminaire
Module 1 : Le Protocole privé - qu’est-ce que c’est
- Définition des termes : Etiquette – Cérémonial – Savoir vivre
- Quels enjeux pour la maîtrise du savoir-vivre
- Savoir être ou le respect des valeurs : honnêteté/l’honneur/la dignité/la politesse…
Module 2 : Savoir Vivre au Bureau
- Politesse entre collègues - Politesse envers la hiérarchie
- Se tutoyer ou se vouvoyer
- Attitudes au cours des réunions
- Ambiance sonore
-Gestion des espaces communs
Module 3 : Etablir des Relations Harmonieuses dans tous les Milieux
- Maîtriser la politesse des apparences
- Les vêtements et leurs accessoires : Maquillage
- Les gestes - Le langage et la voix
- Respecter les règles de politesse dans les lieux publics,
- Quand écrire une lettre - Maîtriser les formules de politesse à l'écrit
- Féliciter, remercier, manifester sa sympathie...
- Cérémonie et Réception : Mariage, naissance, anniversaire, décès...
Module 4 : La Courtoisie - la salutation
- Exactitude et ponctualité
- Les présentations
- Saluer : les règles, les attitudes, les formules, la poignée de main
- Tutoyer ou vouvoyer ? Quelles attitudes en public ?
Module 5 : Savoir Vivre au Cours des Repas - Etre Reçu et Savoir Recevoir
- Les invitations /Apporter un cadeau ? Comment s’habiller ?
- L’art de dresser la table- Le menu, les vins, le café
- Les bonnes manières de table : avant – pendant et après le repas
- Prendre congé/Remerciement/Rendre une invitation
- Repas d’affaires : Choix du restaurant/Installation/les couverts
- Les détails qui font la différence
SEMINAIRE 2
LES NOUVEAUX OUTILS DE LA PLANIFICATION POUR OPTIMISER LA
PERFORMANCE DES TOP ASSISTANTES
Objectifs : les participants seront capables de
- Faire le point sur leur gestion du temps.
- Traiter ses priorités en tenant compte de l’environnement.
- Identifier les outils pour gagner du temps.
- Acquérir des réflexes pour travailler plus vite.
Module 1:Concept planification : Principes et Démarche
- Enjeux de la planification au secrétariat
- Les symptômes des problèmes de planification
- Les principes de la planification
- La démarche de la planification
- Facteurs de succès de la planification
Module 2 : Maîtriser la Gestion du Temps : un Atout pour Etre Top Assistante Haute
Performance
- Faire le bilan de votre gestion du temps
- Facteurs nuisibles à votre gestion du temps
- Donner une valeur à votre temps et estimer le coût de la perte de temps
- Connaître les principes de la gestion du temps
- Savoir distinguer l’important et l’urgent
- Valider le niveau de priorité d'une tâche
- Planifier les tâches en fonction de leur niveau de priorité.
- Les stratégies ou techniques pour maîtriser la planification de votre temps
Module 3 : Les Outils classiques de planification et de la Gestion du Temps
- Les outils de communication avec les visiteurs
- Les outils d’échange d’information avec le Manager
- Les outils de pilotage des activités ou tâches
To-do liste
La matrice de Heisenhower
Planification : La méthode NERAC
La méthode ABC pour la hiérarchisation des tâches
Module 4 : Les outils numériques de l’Assistante
- Pour la planification : Google agenda ; Outlook et ses fonctions d’organisation
- Pour la collaboration à distance : Google drive, Dropbox ; Slide Share
- Pour échange et partage en temps réel : Facebook ; Twitter ; Google Drive
CENTRE INTERNATIONAL DE FORMATION EN MANAGEMENT - CIFM
01 BP 5110 Abidjan 01 - Tel : +225 22 43 25 71 ; Cel : +225 07 841 841 ; Email : cifm@aviso.ci ou cap_excellence@yahoo.fr; Site web: www.cifm.ci

2. CENTRE INTERNATIONAL DE FORMATION EN MANAGEMENT - CIFM
SEMINAIRE 3
LES METODES DE RESOLUTION DES PROBLEMES
Objectifs : au terme de ce séminaire vous serez capables de
- Définir un problème
- Identifier les causes profondes d’un problème
- Mettre en application les différents outils de résolution des problèmes
- Evaluer l’efficacité des solutions trouvées à un problème
Module 1 : Démarche de résolution des problèmes
- La notion de Problème
- Démarche de résolution des problèmes
- Phase 0 : Choisir le problème
o Rechercher les problèmes qui provoquent un dysfonctionnement au secrétariat
o Classer les problèmes
- Phase 1 : Définir le problème
o Comment le problème se manifeste-t-il ?
o Les conséquences du problème
- Phase 2 : décrire la situation souhaitée : fixer les objectifs
- Phase 3 : Décrire la situation actuelle
- Phase 4 : Rechercher les causes
o Rechercher toutes les causes
o Classer les causes par nature : outil diagramme cause-effet
o Trier les causes : retenir les causes principales
- Phase 5 : Rechercher les solutions
- Phase 6 : Mise en œuvre de la solution ou des solutions et évaluation
- Phase 7 : standardiser
Module 2 : Les Outils de Résolution des Problèmes
- Le PDCA et son utilisation dans la résolution des problèmes au secrétariat
- Le Carré d’AS et son utilisation dans la résolution des problèmes au secrétariat
- Le QQOQCP et son utilisation dans la résolution des problèmes au secrétariat
- Le diagramme de ISHIKAWA
- Les 5 pourquoi et son utilisation dans la résolution des problèmes au secrétariat
SEMINAIRE 4
SECURITE AU BUREAU – AGIR COMME AGENT SUPPLEANTE
DE LA SECURITE DU PATRON ET SAVOIR SE DEFENDRE EN CAS D’AGRESSION
Objectifs : au terme de ce séminaire, vous serez capables de :
- Mettre en place un dispositif personnel de prévention contre les menaces au bureau
- Prendre les précautions de sécurité personnelle au bureau de façon quotidienne
- Détecter chez un individu les signes de menace d’agression
- Savoir vous défendre en cas d’agression physique par des techniques de base d’auto-défense
- Savoir alerter votre patron
- Imaginer des scenarios de protection de votre patron en cas de menace contre sa personne
- Faire preuve de créativité face à une situation menaçant votre sécurité ou la sécurité de votre patron
Module 1 : L’environnement de Travail des Assistantes Aujourd’hui et les Risques de sécurité
- La délinquance est en progression continue
- La créativité rend vulnérable les systèmes de sécurité
- La corruption des hommes comme facteur favorisant
- La négligence des acteurs chargés de la sécurité
- La complexité de l’organisation et son étendue comme facteur limitant l’efficacité du système de
sécurité dans les bureaux
- Les risques ayant comme auteur un intrus
- Risques ayant comme source les visiteurs
Module 2 : Démarche de la gestion de la sécurité au bureau
- La prévention
- Détection d’une menace d’agression
o Caractéristiques des personnes dangereuses
o L’expression corporelle des personnes dangereuses
o Les pièges des individus cachant leur intention d’agresser
- Réagir en cas de menace
Comment repérer une menace d’agression
- Quelle attitude adopter
o Ce qu’il ne faut pas faire
o Ce qu’il faut absolument faire : analyser la situation/comment réagir
- Comment se défendre en cas d’agression
o Conserver une position défensive
o Se défendre par devant
o Se défendre par derrière
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