Présentation de thèse concernant une analyse organisationnelle d'une méthodologie projet.Utilisation d'OSSAD en mode systémique, ainsi que d'Agathone, m"méthodologie projet de France Telecom.
Offre 3org Conseil sur la gouvernance et la gestion de l'information d'entrep...
Représentations systémiques d’une organisation opérationnelle en s’appuyant sur la méthode graphique OSSAD
1. THESE PROFESSIONNELLE
Représentations systémiques d’une organisation opérationnelle
en s’appuyant sur la méthode graphique OSSAD
Management des Systèmes d'Information Répartis
Promotion 2004/2006
Jean-Pascal Perrein
Décembre 2006
V1.28
2. Etude sur la « Représentations systémiques d’une organisation opérationnelle
(service d’étude informatique) en s’appuyant sur la méthode graphique OSSAD »
Page 2Mastère spécialisé : Management des Systèmes d’Informations Réparties
Avant propos
Conditions de choix du sujet de thèse :
cibler des organisations opérationnelles,
pouvoir être le plus indépendant de l’environnement professionnel.
Ne pas forcément partir d’un problème
pour lancer une action visant à améliorer une organisation.
3. Etude sur la « Représentations systémiques d’une organisation opérationnelle
(service d’étude informatique) en s’appuyant sur la méthode graphique OSSAD »
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Sommaire
4. Etude sur la « Représentations systémiques d’une organisation opérationnelle
(service d’étude informatique) en s’appuyant sur la méthode graphique OSSAD »
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Introduction
Une vue systémique d’une organisation opérationnelle
5. Etude sur la « Représentations systémiques d’une organisation opérationnelle
(service d’étude informatique) en s’appuyant sur la méthode graphique OSSAD »
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Une vue systémique d’une organisation opérationnelle
Une organisation est un ensemble :
d’acteurs,
de rôles,
de composants,
de processus,
d’interactions.
IntroductionSituationRéalisationSynthèse
OBJECTIF
« Comment puis - je comprendre, mon organisation, afin de connaître et de maîtriser
le fonctionnement des ressources qui la composent, et le cas échéant l’améliorer ou l’adapter ? »
6. Etude sur la « Représentations systémiques d’une organisation opérationnelle
(service d’étude informatique) en s’appuyant sur la méthode graphique OSSAD »
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Première partie : Situation
Description du système et de ses sous-systèmes
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Entités concernéesIntroductionSituationRéalisationSynthèse
Maîtrise d’œuvre CRISTAL
Quatre pôles (études, qualification,
mise en place pilotemise en place pilote, référentiel
15 personnes
Mode projet
Double cycle :
Version de Cristal
Version du référentiel
Supports
Niveau 3 (En MPP et Service
continu)
Niveau 2 (en MPP)
Cristal application cœur du Groupe France Telecom
(Commandes Résidentiels Intégrant un Système de Traitement et d’Affectation des Lignes)
Remarques
Stratégie de convergence : besoins d’adaptation des organisations opérationnelles
l’organisation ciblée est organisée par application et non par métiers informatique
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Base de murissement (outils )IntroductionSituationRéalisationSynthèse
Alternatives
Alternatives
Alternatives
Alternatives
Modèle
Prescriptif
Modèle
Abstrait
Modèles
Descriptifs
OSSAD :
méthode graphique, simple, adapté à une réflexion systémique,
modèles abstraits et descriptifs,
notion de zoom.
Deux concepts d’approche :
systémique : un ensemble délimité d’éléments qui interagissent entre eux,
processus : une série d'activités qui transforme un élément entrant en lui
apportant de la valeur à sa sortie.
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Seconde partie : Réalisation
Construction des trois vues de notre organisation
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Analyse des organisations (théorique) (1/3)IntroductionSituationRéalisationSynthèse
Remarques :
méthodologie basée sur un cycle en Y
(Études fonctionnelles et Études
techniques),
basée sur des processus (Métiers
informatique et Spécifique Agathone),
notion temporelle par jalon,
documenté par modes opératoires
(rôles, livrables, …)
Ce qui a été fait :
documentation Agathone,
interprétation,
reproduction avec OSSAD.
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Analyse des organisations (existante) (2/3)IntroductionSituationRéalisationSynthèse
Acteurs
(pôles ou famille)
Réunions
Livrables Outils
Mise en place
Pilote
MOE CRISTAL
C ontrat
Scénario
MOA
lancement signalisation
Excel 26D
WebDoc
Direction
de Service
TMA CRISTAL
Production
informatique
Chaîne
de soutien
Généralisation
Support
métier
Qualité
Les utilisateurs
(DR)
Plan de travail commun
Planning
Reporting
Plan de mobilisation
Annuaire
D ossier MPP
Ordre d’installation
Fil conducteur
M PP M etre
Bilan
Signalisation
Présentation
contributeurs
Présentation
utilisateurs
Fiches de test
Fiches croisière
Doc. utilisateur
Ouverture file m pp
Tem ps de réponse
Sonde Vantage
OGA
Genesis
lancement installation
lancement MOE
Présentation à la DR
Présentation
aux Contributeurs
tests sur
la version
suivi des signalisations
suivi de la MPP
validation Ordre
d’Installation
suivi de l’installation
présentation
fiches croisière
présentation
fiches de tests
présentation
organisation
Ce qui a été fait :
recensement des composants du
système et organisation de ces
derniers,
réutilisation des composants définis
lors de l’analyse de l’organisation
théorique.
Remarques :
Plus de cohérence dans les liens entre les différents processus,
Difficulté de retrouver des notions de temps sur des tâches simples
Présence de forte unicité de lien entre rôle et acteur
(Figure 1)
12. Etude sur la « Représentations systémiques d’une organisation opérationnelle
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Analyse des organisation (souhaitée) (3/3)IntroductionSituationRéalisationSynthèse
Ce qui a été fait :
Enrichissement des composants du
système
Rajout de la notion de phase
(Autonome, récurrente, séquentielles)
Regroupement de livrable
opérationnels
Amélioration des outils
Acteurs
(pôles ou famille)
Réunions
Livrables Outils
Mise en place
Pilote
MOE CRISTAL
Contrat
Dossier de scénario
PTC + Planning
+ annuaire + ...
MOA
lancement signalisation
Universalisation
du suivi des versions
(Excel 26D)
WebDoc
Phases
Direction
de Service
TMA CRISTAL
Production
informatique
Chaîne
de soutien
Généralisation
Support
métier
Qualité
Les utilisateurs
(DR)
R eporting
Plan de mobilisation
D ossier MPP
Ordre d’installation
Fil conducteur
MPP Metre
Bilan
Signalisation
Présentation
contributeurs
Présentation
utilisateurs
Fiches de test
Fiches croisière
Doc. utilisateur
Ouverture file mpp
Temps de réponse
Sonde Vantage
OGA
Genesis
lancement installation
lancement MOE
Présentation à la DR
Présentation
aux Contributeurs
tests sur
la version
suivi des signalisations
suivi de la MPP
validation Ordre
d’Installation
suivi de l’installation
présentation
fiches croisière
présentation
fiches de tests
présentation
organisation
Préparation
Initialisation
Lancement
Réalisation
Terminaison Suivi des
signalisations
Préparation Initialisation
Lancement
1
Réalisation
1
Lancement
2
Réalisation
2
Lancement
n
Réalisation
n
Terminaison
Equipe projet
Equipe
service continu
Phase autonome Phases séquentielles
Phases réccurentes
Remarques :
Apporter un raisonnement par
phase (aspect projet),
Amener plusieurs rôles et
acteurs à utiliser les mêmes
outils
(Figure 1)
(Figure 2)
13. Etude sur la « Représentations systémiques d’une organisation opérationnelle
(service d’étude informatique) en s’appuyant sur la méthode graphique OSSAD »
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Exemple : Organisation théorique (1/2)IntroductionSituationRéalisationSynthèse
Processus
Gestion des signalisations (Modèle abstrait d’un mode opératoire)
Remarques :
Ensemble composé de
morceaux de chaînes de
processus (manque de liens)
Présence de deux types
d’information récurrentes
(signalisation et correctives)
Mélange de notion
d’organisation et de pilotage et
de système opérationnel
Paquet
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(service d’étude informatique) en s’appuyant sur la méthode graphique OSSAD »
Page 14Mastère spécialisé : Management des Systèmes d’Informations Réparties
Exemple : Organisation existante et souhaitée (2/2)IntroductionSituationRéalisationSynthèse
Organisation existante
Remarques :
présence le cycle de vie d’un
événement (Signalisation,
‘OGA’, corrective),
rajout des flux d’OGA
(appartient au processus
Qualification),
tentative de reproduction
d’Agathone.
Organisation souhaitée
Remarques :
Rajout de la notion
d’information, patch, évolutions.
Gestion des signalisations (Modèle descriptif d’un mode opératoire)
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Synthèse
Ce qui ressort de ces constructions
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SynthèseIntroductionSituationRéalisationSynthèse
Réalisation :
Prendre une organisation,
l’étudier sous la forme d’un système,
dont les sous-système sont des processus,
la représenter sous trois angles différents,
susciter une réflexion et,
proposer des améliorations.
Constatation :
Ainsi à partir d’une organisation théorique évoluée et détaillé (AGATHONE) sont apparu
des imperfections liées à une définition trop précise et à un travail trop délimité.
Réajustement :
Elargir les rôles des acteurs, par le décloisonnement des processus, dynamiser les
échanges entre les acteurs et favoriser les échanges d’information.
Dans le cas de notre système étudié, à partir d’une comparaison entre une cible théorique et
un existant, il est possible de proposer des améliorations (démarche qualité)
---
Dans le cas d’un autre système où l’organisation théorique n’est pas aussi précise, il est
possible de construire une organisation cible ou des organisations de transitions.
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Bilan personnel
Rappel des objectifs :
cibler des organisations opérationnelles,
pouvoir être le plus indépendant de l’environnement professionnel.
Challenge :
avoir une réflexion qui puisse être reproductible,
avoir un sujet atypique.
Enrichissement :
meilleur appréhension de la systémique,
apporter une approche différente.
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Merci pour votre temps et votre attention
Questions - Réponses
Fin de la présentation
Notes de l'éditeur
Présentation très très simple de ce dont il est question :
Organisation, processus, OSSAD, systémique, service Etude
Remerciements :
DB pour son accompagnement
GB pour être venu
Moi et Daniel pour leurs patiences
Présentation de l’introduction :
Notre étude se base sur une organisation opérationnelle (parler de la pyramide stratégique)
Nous avons étudié en nous basant sur un aspect systémique (une réflexion différente)
Notre apport est de proposer une nouvelle manière de voir les choses (3 organisations)
un ensemble délimité d’éléments qui interagissent entre eux.
Cette étude s’adresse à qui, avec quelle compétences
Introduction permettant de donner des briques de compréhension de la thèse
L’approche systémique
l’importance de définir le système, ses composants, son périmètre, ..
Apport de la thèse :
Concerne directement le manage et son organisation
Comprendre pour mieux améliorer
Attention l’orga théorique peut être la cible comme la source
OSSAD : OSSAD (Office Support System Analysis Design) est le résultat d’un projet de recherche qui a été réalisé dans le cadre du programme Européen ESPRIT (European Strategic Program for Research in Information Technology) pour améliorer l’organisation des processus tertiaires en Europe. Elle est appliquée depuis 1990 dans de nombreuses entreprises sous le nom d’OSSAD ou sous d’autres noms car c’est une méthode ouverte et non - propriétaire
POURQUOI OSSAD
RESUME
La réalisation est la construction des 3 organisations :
- Théorique
- Existante
- Souhaitée(s)
Expliquer que l’objectif n’est pas d’analyser AGATHONE dans son ensemble, il est nécessaire d’avoir une vue d’ensemble de cette méthodologie puis se concentrer sur la Mise en place Pilote.
La méthodologie Agathone a été défini par France Télécom dans le cadre des programmes ARCHIMEDE (normes organisationnelles relatives à l’architecture fonctionnelle) et ARISTODE (normes organisationnelles relatives à l’architecture technique). Cette méthodologie oriente un projet vers une réflexion mixte sur deux activités d’ingénierie transverse : l’analyse métier qui implique une étude fonctionnelle et l’architecture technique qui implique une étude technique
Basée sur des jalons
Nous expliquons ici ce qui a été fait au niveau de l’organisation souhaitée
Premier dessin :
- Présenter les modifications + rajouts sur le regroupement (Phasage, regroupement des documents de pilotage, modification des outils)
Second dessin :
- Mûrissement sur les bases d’un fonctionnement projet (On a reproduit sous OSSAD les procédures de l’orga existante+théorique sous une forme phasée (cf dessin))
Présentation de l’évolution de processus (gestion des incidents) avec l’insertion de :
- La notion de patch
- D’évolution
- Information et bruit
Nous avons souhaité, dans la gestion « des signalisations » traiter tout ce qui pouvait impacter la MPP
RESUME
Reformulation des 3 organisations
- Organisation théorique : simple, très bien détaillé globalement
- Organisation existante : répond exactement à ce qui est demandé
- Organisation souhaité : s’ouvre plus vers ce qui est nécessaire (mais non demandé)
C’est uqoi un ROLE !!
Rapprochement fort entre l’organisation théorique et existante (qqs liberté au niveau de certaines tâches ou documents non réalisées mais ras)
PREMIER DESSIN :
Explication de la notion de rôle différent de fonction, association 1-n entre Rôle et personne
Explication du travers d’Agathone :
Chaque personne a un rôle (rarement plusieurs) notion industriel qui facilite trop la séparation des tâches
Fonctionnement en silo
SECOND DESSIN :
Explication qu’une signalisation n’est pas assez pour maitriser un processus de suivi de signalisation
Pourquoi ? : expliquer les différentes informations (cf dessin) + la notion de responsabilité + la notion d’outil
décrire le dessin comme exemple