Ce document propose des conseils pratiques pour optimiser l'utilisation de la boîte mail, un outil essentiel pour la communication professionnelle. Il recommande de choisir une adresse email appropriée, de soigner l'intitulé des mails et de bien organiser les messages dans des dossiers. Il souligne également l'importance d'ajouter une signature et de gérer les mails prioritaires tout en maintenant une messagerie propre.

1. Boite à outils Au service de votre réussite
Fiche Pratique
Ma boite mail
Complément à la formation « La vente, mon nouveau métier »
Jérémy ABDILLA - Chargé de communication – 06.98.54.70.36 jeremy.abdilla@yahoo.fr

2. Boite à outils Au service de votre réussite
Ma boite mail
Aussi répandue que le téléphone portable, la boite mail
devient un moyen de contact indispensable pour l’envoi de documents
et l’échange d’informations.
Choisissez une adresse mail avec votre prénom et votre nom plutôt qu’un pseudonyme
inapproprié.
Soignez l’intitulé de vos mails : ne donnez pas à vos objets un titre trop long ou imprécis.
Evoquez un bénéfice s’il s’agit d’une prospection commerciale.
Juste après l’envoi d’un mail, mémorisez systématiquement l’adresse mail de la personne
dans la rubrique «contacts».
Nommez correctement vos pièces jointes. Afin que vos interlocuteurs puissent, après
avoir transféré ou enregistré votre document, le retrouver facilement
Intégrez une signature en bas de vos mails :
- Prénom et nom.
- Nom de la société et logo.
- Coordonnées postales.
- Ligne directe et numéro de mobile.
Paramétrez, si besoin, un accusé de réception ou de lecture pour vous assurer que votre
interlocuteur a bien consulté votre mail.
Attention à ne pas froisser la susceptibilité de votre interlocuteur.
Classez vos mails dans des dossiers de réception.
Nommez ces dossiers afin que vos mails reçus s’y intégrent directement
(ex : le dossier DURAND contiendra tous les mails provenant de Monsieur DURAND).
Cochez les drapeaux d’importance (ou l’étoile sous GMAIL), pour les mails à traiter en
priorité. Cette fonctionnalité se situe devant le nom de l’émetteur.
Mettez en place un message d’absence lors de vos congés, indiquez-y éventuellement
les coordonnées d’un proche collaborateur.
Supprimez au fur et à mesure les mails inutiles afin de ne pas encombrer votre
messagerie.