Ce document présente un système de suivi de la maintenance des bâtiments et matériels d'un hypermarché via un fichier Excel. Il détaille comment le suivi est organisé en groupes de familles, avec des onglets spécifiques pour chaque type de matériel, et comment les informations sont mises à jour régulièrement pour l'analyse des performances. Le document conclut sur l'importance du suivi préventif et les outils d'analyse des résultats du département de maintenance.

1. Bonjour, je vous présente ma création sous Excel pour le suivi complet de la maintenance des bâtiments et matériels de l'hypermarché dont je suis le responsable maintenanceDéfilement automatique

2. Sur ce menu, nous pouvons voir tous les groupes de familles du magasin, en cliquant sur l'un d'eux, nous ouvrons par macro le poste en question.Choisissons par exemple le groupe « balances »

3. Création C.CARELLIVidéo de démarrage de la macro pour ouvrir le groupe « balances »

4. Création C.CARELLISur cet exemple, il y a différents onglets des lieux ou se situent des balances du magasin, avec toutes les informations des matériels. Je renseigne au fil de l'eau les prestations faites sur les matériels en me servant de compte rendu de journée ou de bons d'interventions.

5. Création C.CARELLIle dernier onglet récapitule l'ensemble de ce groupe de familles et sera repris pour analyse, ce que nous verrons plus tard dans ce tutoriel.

6. Je vais ouvrir un autre groupe qui représente un gros poste de travail, c'est la boulangerie

7. Création C.CARELLISur ce menu, nous retrouvons une page d'accueil récapitulant l'ensemble des matériels de la boulangerie. En cliquant sur l'un d'eux, nous accédons directement sur l'onglet du matériel. Choisissons le pétrin.

8. Création C.CARELLINous retrouvons la même chose que sur le fichier balances, mais vous pouvez constater que certaines lignes sont surlignées de différentes couleurs, ces couleurs correspondent au type de la visite préventive que je vous expliquerai plus tard dans ce tutoriel.

9. Création C.CARELLICes fichiers sont renseignés quotidiennement grâce aux compte-rendu de journées ou aux bons d'interventions des entreprises extérieures.

10. Création C.CARELLILa encore, nous retrouvons sur le dernier onglet le récapitulatif du poste.

11. A chaque fin de mois, j'analyse les données en cliquant sur ce lien pour ouvrir le fichier suivant.

12. Création C.CARELLICe tableau me sert à voir les anomalies et préparer mon plan d'investissements de l'année suivante.

13. Création C.CARELLIdans cet onglet, je clique à chaque fin de mois sur la flèche correspondante au mois en question et cela va chercher toutes les données de tous les groupes de familles (et autres fichiers tels que contrats, locations…) et va mettre instantanément ce tableau à jour et en comparant les données de N-1.

14. Création C.CARELLIVidéo pour le lancement de la macro pour mise à jour à fin août.

15. Création C.CARELLIVous avez pu constater que les valeurs ont changé et que nous sommes désormais sur août. J'analyse ensuite chaque groupe de famille.

16. Maintenant, faisons un point sur le préventif, chose qui reste très importante à mes yeux. En cliquant sur l'onglet planning semestre 1 ou 2, nous ouvrons le fichier suivant.

17. Création C.CARELLINous trouvons par semaines, les matériels prévus d'être vérifiés avec des chiffres surlignés de couleurs identiques à celles dont je vous ai parlé précédemment, puis des temps moyens de réalisation.

18. Création C.CARELLIGrâce à ce tableau, je compose mes semaines de travaux de l'équipe en y incorporant ces visites prévues, le curatif et les demandes diverses des commerciaux.

19. Création C.CARELLIJe peux vérifier la teneur des prestations de chaque visite de la manière suivante

20. Sur ce menu, nous retrouvons la page d'accueil récapitulant l'ensemble des matériels de la boulangerie. En cliquant sur l'un d'eux, nous accédons directement sur l'onglet correspondant. Choisissons par exemple le pétrin.Création C.CARELLI

21. Création C.CARELLINous retrouvons la encore toutes les caractéristiques du matériel, le fournisseur, le S.A.V…. Et nous retrouvons les couleurs qui correspondent au type de la visite avec les tâches à réaliser

22. Je vous montre maintenant comment j'analyse les résultats du préventif en cliquant sur Planning Annuel, nous ouvrons le fichier suivant.

23. Création C.CARELLINous voyons un tableau avec toutes les machines (qu’une partie à l’écran), les semaines du trimestre (le 1er sur celui-ci), et les numéros des visites prévues sur les semaines en question.Nous avons cela pour les 4 trimestres de l’année.

24. Création C.CARELLINous voyons sur ce tableau le réalisé et les pourcentages de chaque machine, groupe de famille ou total, pour le 1er trimestre.Nous avons cela pour les 4 trimestres de l’année.

25. Création C.CARELLINous voyons sur ce tableau le réalisé et les pourcentages de chaque machine, groupe de famille, total, pour les 1er et 2ème trimestres cumulés.Nous avons la même chose pour les autres 4 trimestres de l’année.

26. Création C.CARELLIUn total général de près de 98 % à la fin du 1er semestre ce qui est extrêmement satisfaisant.

27. Création C.CARELLIEt enfin le tableau annuel (une partie à l’écran) ou l’on peut voir l’avancement de réalisé au fil des jours grâce aux pastilles de couleurs qui sont à l’intérieur des cellules.

28. J'espère que ce tutoriel expliquant une partie de mon organisation vous aura plu.

29. La structure générale, les textes, les images, les animations au sens large sont ma propriété. Toute tentative de représentation totale ou partielle de son contenu, sans mon autorisation préalable expresse est strictement interdite sous peine d'entrer en infraction avec le Code de la Propriété intellectuelle et le code civil.Merci et à bientôt j'espère