SoftENGINE Update 05.2005 - Die Zeitschrift für Freunde und Anwender der BüroWARE und der WEBWARE
1. ®
BüroWARE
Die Zeitschrift für Freunde und Anwender der BüroWARE® 5.2005
UPDATE
Eine Frage der Zeit gotomaxx hat’s ! „EMSig“ kreativ ... Weihnachtswünsche mobile.de
Nur eine Frage der Zeit ... Die vorsteuerabzugsfähige ... und erfolgreich ! Beste Weihnachtswünsche eBay’s Tochter macht’s vor:
Elektronische Rechnung Signaturlösung für den SoftENGINE-Partner EMS und ein weltmeisterliches Wie man durch Einsatz
wohl bald Standard. Rechnungsversand per Datensysteme entwickelt Jahr 2006 ! moderner Technik ruck
E-Mail. BüroWARE® Spezial- zuck eine Menge Geld und
lösungen. Zeit (ein)sparen kann.
Sehr geehrte BüroWARE®-Anwender und UPDATE-Leser,
mit den besten Wünschen für geseg- Gerade Unternehmen, die regelmäßig die EMS Datensysteme GmbH aus Ober-
nete Weihnachtstage und einen guten ein hohes Aufkommen an Rechnungen kochen vor. Das Team von Ralf Suelzle
Rutsch ins neue Jahr 2006 begrüße ich haben und diese bis dato per Post an beweist bereits seit Jahren hohe Lö-
Sie zur letzten Ausgabe von UPDATE in ihre Kunden verschicken, profitieren en- sungskompetenz mit zahlreichen selbst-
diesem Jahr. Vielleicht finden Sie in die- orm von den wegfallenden Porto- und entwickelten BüroWARE® Branchen-
ser Ausgabe ja bereits ein willkommenes Versandkosten. Das Beispiel der eBay- und Speziallösungen.
„Vorweihnachtsgeschenk“ in Form einer Tochter mobile.de (siehe Artikel auf S. 4) Viel Freude beim Lesen der letzten Aus-
wertvollen Entdeckung. Denn mit un- zeigt eindrucksvoll, wie sich eine Signa- gabe des Jahres wünscht Ihnen
serem Hauptthema „Elektronischer Rech- tur-Komplettlösung binnen kürzester Zeit
nungsversand per E-Mail“ verbinden sich mehr als amortisiert.
möglicherweise erhebliche Einsparpoten- Apropos hocheffiziente Lösungen: In un-
tiale für Sie. serem Partner-Portrait stellen wir diesmal Matthias Neumer, Geschäftsführer
Nur eine Frage der Zeit ... Elektronische Rechnung Standard
Obwohl schon seit 2001 erlaubt, hat sie betreibende nur Vorteile. Und die sind – beispielsweise bei Korrespondenz und
Eine Frage der Zeit sich im Geschäftsleben noch nicht wirk- erheblich und vielfältig. Rechnungsstellung – sowie die Ersparnis
lich durchgesetzt. Aber das dürfte wohl Wird sie konsequent eingesetzt, kann die bei Porto und Büromaterial können sich
nur noch eine Frage von sehr kurzer Zeit qualifizierte elektronische Signatur dazu in der GuV deutlich bemerkbar machen.
Information: sein. Denn die qualifizierte elektronische beitragen, Kosten beträchtlich zu senken. Ein großer Vorteil für ...
www.signtrust.de Signatur bietet insbesondere für Gewer- Insbesondere der geringere Zeitaufwand P Fortsetzung auf Seite 2
2. BüroWARE® UPDATE 5.2005 Seite 2
Q Fortsetzung von Seite 1 geschrieben. Ohne dieses erlangt eine matisiert und läuft anonym vonstatten,
Eine Frage der Zeit ... den Rechnungsempfänger liegt darin elektronisch erstellte Signatur keine ohne dass Mitarbeiter Datenzugriff ha-
begründet, dass Rechnungen, die mit Rechtsgültigkeit und kann dementspre- ben. Die Erstellung dieser elektronischen
qualifizierter elektronischer Signatur nach chend nicht als vollwertige Alternative Signatur basiert auf einem komplexen
Information: den gesetzlichen Bestimmungen erstellt zur manuell ausgeführten Unterzeich- mathematischen Verfahren. Darin liegt,
www.signtrust.de werden, komplett vorsteuerabzugsfähig nung genutzt werden. Die qualifizierten so die übereinstimmende Meinung zahl-
sind. Grundlage für den Einsatz ist das elektronischen Signaturen werden von reicher Experten, ein sehr großer Sicher-
Gesetz über Rahmenbedingungen für so genannten „Trust Centern“ verge- heitsgrad. Eine Unterschrift per Hand sei
elektronische Signaturen (SigG 2001). ben. Dort werden sämtliche Daten zur bedeutend leichter zu fälschen als eine
Signierung und auch zur Verifikation elektronische Signatur, und diese sei
Höchster Sicherheitsstandard gelagert. erheblich sicherer, betonen Computer-Si-
Um Manipulationen weitgehend aus- cherheitsexperten.
zuschließen, hat der Gesetzgeber – in Das technische Verfahren
Abstimmung mit den anderen EU-Mit- Auf einer Chipkarte wird nach dem Zu- Der Vorteil dabei:
gliedsstaaten – ein umfassendes Sicher- fallsprinzip ein Code zu einer Signatur Eine qualifizierte elektronische Signatur
heits- und Identifikationsverfahren vor- gespeichert. Dieser Vorgang ist auto- wird mit allen anderen elektronischen
Absenderseite Daten eines Dokuments oder einer Rech-
Art der Bereitstellung nung verknüpft. Über ein standardisiertes
Batch-Signaturunterstützung, Direkt-Signaturunterstützung
Signatur von bestehenden Dateien im Einzel- oder Massenverfahren. Internet/SMTP
Versand per E-Mail/Einzel- oder
Verifikations-Verfahren („Hash-Code“-Ab-
Absenderseite Massenversand von E-Mail gleich) kann der Empfänger die Identität
Archivierung über maxx ARCHIV SERVER, 6 des Unterzeichners eindeutig feststel-
optionale Scan-Schnittstelle
7a
len. Und: Er kann nachprüfen, ob das
maxx SECURE SCAN
5 elektronisch übermittelte und signierte
Art der Bereitstellung Dokument während des Datentransfers
Internet/eBILLING
Absenderseite Bereitstellung über die eBILLING-
unverändert geblieben ist.
7b
MAPI/E-Mail Trustcenter Anwendung maxx WEB BILLER
SMTP/E-Mail 4
(extern) Komplettlösung
Verifikation
Signierung
FTP/Hosting
mit Deutsche Post AG
gotomaxx, Partnerunternehmen der Soft-
Signierung Signaturserver ENGINE GmbH, hat sich dem Thema „qua-
3 (inhouse)
Absenderseite lifizierte elektronische Signatur“ schon
PDF und qualifizierte,
8
Empfängerseite früh gestellt und mit dem gotomaxx-
elektronische Signatur
Archivierung über maxx SIGNATUR- Signaturworkflow ein rechtssicheres Pro-
2 ARCHIV V1.0/kf (kostenfrei) dukt in Kooperation mit dem Trustcenter
oder maxx ARCHIV SERVER der Deutschen Post AG entwickelt. Per
1 9
Absenderseite Mausklick signieren Sie jedes Dokument
Drucken an maxx PDFMAILER SERVER – einfach und kostengünstig. Welche
mit maxx SECURE SIGN
Empfängerseite Auswirkungen der Einsatz beim Internet-
Absenderseite portal mobile.de schon nach kurzer Zeit
IT-Struktur im Haus des Empfängers,
IT-Struktur im Haus, Softwareanwendungen im Firmennetzwerk:
Warenwirtschaft, Fakturierung, ERP/Branchensoftware, Texverarbeitung
Softwareanwendungen auf dem PC oder im Firmennetzwerk hatte, lesen Sie auf Seite 4. ^
gotomaxx hat’s ! Die vorsteuerabzugsfähige
Signaturlösung für den Rechnungsversand per E-Mail
Eine „amtliche Lösung“ für den digitalen TRUST-Services direkt nutzen. Die Emp- anerkennung durch die Finanzverwaltung.
gotomaxx hat’s Rechnungsversand hat jetzt SoftENGINE- fänger der online zugestellten Rech- Ein Risiko, auf das jeder Geschäftsmann
Partner gotomaxx im Angebot: den „go- nungen können so den sofortigen Vor- gerne verzichtet.
tomaxx-Signaturworkflow“. In offizieller steuerabzug geltend machen. Die dafür
Information: Kooperation mit der Deutschen Post Com, erforderliche qualifizierte Signatur wird Schnell und einfach nutzbar
www.gotomaxx.de „SIGNTRUST“ hat gotomaxx eine 100 % inhouse über eine SIGNTRUST BOX/ Das System lässt sich sehr schnell in na-
Telefon 0 63 92. 9 95-2 30 rechtsgültig qualifizierte und damit Signaturbox bzw. einen Signaturserver hezu jede Software-Umgebung integrie-
info@gotomaxx.de vorsteuerabzugsfähige Lösung für den generiert oder extern über den Online- ren und funktioniert danach wünschens-
Versand von Rechnungen per E-Mail ent- Dienst SIGNTRUST NET. wert einfach bzw. nahezu vollautomati-
gotomaxx software GmbH wickelt. Anwender können damit erheblich siert. Zum Generieren der elektronischen
Alte Bundesstraße 10, 16 Porto- und Versandkosten sparen (siehe Rechtlich 100 % wasserdicht ! Rechnungen im PDF-Format (maxx PDF-
76846 Hauenstein/Pfalz auch Artikel zu „mobile.de“ auf Seite 4). Die aktuelle Gesetzeslage besagt: Ein MAILER Server) und der Signaturen (maxx
Vorsteuerabzug ist bei elektronischen SECURE SIGN + SIGNTRUST-Modelle) ge-
In offizieller Partnerschaft mit Rechnungen nur dann möglich, wenn die- nügt das Auslösen eines simplen Druck-
Deutsche Post Com se mit einer qualifizierten elektronischen befehls, so wie man es ja auch von ande-
Mit maxx PDFMAILER Server, ergänzt um Signatur – ggf. mit Anbieter-Akkreditie- ren gotomaxx-Tools kennt.
das Plug in maxx SECURE Sign, können rung – versehen sind. Andere papierlose
Unternehmen die benötigten DP-SIGN- Verfahren tragen das Risiko der Nicht- P Fortsetzung auf Seite 3
3. BüroWARE® UPDATE 5.2005 Seite 3
P Fortsetzung von Seite 2 talen Originale der Rechnungen für spä- ben Unternehmen also eine echte Kom-
gotomaxx hat’s „Klar, dass Unternehmen das gerne nut- tere Steuerprüfungen bereithalten. plettlösung für den rechtsgültigen, elek-
zen“, sagt Geschäftsführer Matthias Mit dem gotomaxx-Signaturworkflow ha- tronischen Rechnungsversand. ^
Neumer. „Nicht nur aufgrund der Ein-
Detail-Information: sparungspotentiale und des finanztech-
www.gotomaxx.com/html/de/ nischen Vorteils für den Empfänger der
sign_wfl.php Rechnungen. Denn unsere Lösung ist
zudem äußerst lukrativ und lässt sich
kurzfristig amortisieren.“ Sicher für viele
Unternehmen ein wichtiges, mitentschei-
dendes Argument.
All in One
Der komplette gotomaxx-Signaturwork-
flow umfasst die Tools maxx PDFMAI-
LER Server, maxx SECURE SIGN, SIGN-
TRUST BOX oder -NET, den maxx AR-
CHIV SERVER sowie auf Empfängerseite
das kostenfrei erhältliche maxx SIGNA-
TURARCHIV V1.0/kf. Letzteres dient dem
Empfänger der Rechnungen zu deren
Archivierung. Denn dieser muss die digi-
„EMSig“ kreativ und erfolgreich ! SoftENGINE Partner
EMS Datensysteme entwickelt BüroWARE® Speziallösungen
Eine „gute Nase“ für den Bedarf des Mark- Zum Beispiel bwCommerce lungen werden in BüroWARE® importiert
„EMSig“ kreativ ... tes hat das Team von EMS Datensysteme Das Besondere an diesem Shopsystem ist und können sofort weiter bearbeitet wer-
bereits mehrfach bewiesen. Denn die Pro- die Integration aller BüroWARE® Preis- den. Für die BüroWARE® Auktionssteue-
dukte und Entwicklungen aus der „IT-Küche“ findungsmodelle wie z.B. Adress- und rung mit dem VSD eBay Tool wurde zudem
Information: von Ralf Suelzle erfreuen sich bester Nach- Artikel-Sonderkonditionen, Adress- und ein „Shop ebay Connector“ entwickelt, der
EMS Datensysteme frage bei Kunden verschiedenster Bran- Warengruppen, Staffelpreise, etc. Diese das perfekte Zusammenspiel zwischen Bü-
Zeppelinweg 18 chen: Versandhandel, Gebäudereiniger, Konditionen können direkt an den Online- roWARE® und dem Online-Handel abrun-
73447 Oberkochen Zweiradbranche u. v. m. Spezialisiert hat Shop übergeben werden und stehen dem det. Kein Wunder, dass diese Komfortlösun-
www.ems-datensystems.de sich das schwäbische System- und Soft- Shopbesucher zur Verfügung. Alle Online- gen auf dem eCommerce-Markt „EMSig“
warehaus mit Sitz in Oberkochen auf Spe- Daten wie Neukunden, Kundenände- nachgefragt werden. Kompliment für so
ziallösungen auf Basis der kaufmännischen rungen, Lieferadressen und Shop-Bestel- viel kreatives Know how ! ^
Softwarelösungen Marke SoftENGINE.
Schon lange ...
Bereits seit 1994 pflegt EMS als autori-
sierter BüroWARE® Vertriebs- und Lö-
sungspartner eine „enge und sehr gute
Zusammenarbeit mit SoftENGINE“, sagt
Gründer und Geschäftsführer Ralf Suelz-
le. „Für uns war es damals die langfristig
absolut richtige Entscheidung, die Fach-
handels-Kooperation mit SoftENGINE
Vorschau einzugehen. Mit BüroWARE® konnten
wir Kundenwünsche exzellent umsetzen
und diverse neue Lösungen schaffen, die
am Markt bestens funktionieren.“
Echte, erfolgreiche Highlights
^ NEU: BüroWARE® Zu den Speziallösungen von EMS zählt
Textillösung neben dem Online-Ersatzteilkatalog „Tech-
^ Tischlereibedarf Wesseley Parts“ vor allem die neue BüroWARE® On-
setzt auf BüroWARE® line-Schnittstelle „bwShopware“. Dies ist
eine BüroWARE®-Anbindung für MySQL-
^ Cebit 2006
basierende Online-Shopsysteme wie z.B.
^ Rückblick Endkunden- „osCommerce“, das xanario Shopsystem,
roadshow
Oxid-Shop oder das Cosmoshop-System.
4. BüroWARE® UPDATE 5.2005 Seite 4
Leseranschrift:
SoftENGINE GmbH
Alte Bundesstraße 10,16
76846 Hauenstein
Telefon 0 63 92. 9 95 - 0
Telefax 0 63 92. 9 95 - 5 99
E-Mail info@softengine.de
www.softengine.de
Bitte beachten Sie
SoftENGINE GmbH • Alte Bundesstraße 10,16 • 76846 Hauenstein
Beste Weihnachtswünsche
und ein weltmeisterliches Jahr 2006 ! Maschinelle DEÜV- und Beitrags-
nachweis-Meldungen ab 2006 obli-
Liebe BüroWARE®-Kunden und UP- Beste Xmas-Grüße aus Hauenstein von
Beste Weihnachts- gatorisch.
DATE-Leser, Ihrem Team SoftENGINE
wünsche ! Nach dem Verwaltungsvereinfachungs-
wir, das Team von SoftENGINE, wün- PS: EXTRA für Sie !
gesetz dürfen ab 1. Januar 2006 die
schen Ihnen für die bevorstehenden Mit dem Jahres- und Urlaubsplaner von
Meldungen zur Sozialversicherung nur
Information: Weihnachtstage und das kommende, BüroWARE®/SoftENGINE haben Sie das
durch gesicherte und verschlüsselte
www.softengine.de spannende Jahr 2006 alles erdenklich Jahr 2006 immer gut im Auge ! ^ Datenübertragung aus systemgeprüf-
Gute: Gesundheit, Harmonie und Erfolg
ten Programmen oder mittels maschi-
in all Ihren Unternehmungen !
nell erstellter Ausfüllhilfen abgegeben
Gerne tragen wir mit unseren Entwicklun-
werden. Die bislang möglichen Mel-
gen und Service-Leistungen auch in 2006
dungen in Papierform gehören da-
dazu bei, dass Ihr Erfolg wächst und
mit endgültig der Vergangenheit an.
dass Ihr Unternehmen beruhigt wachsen
Selbstverständlich stellt die SoftENGI-
kann ! Denn unsere Philosophie lautet:
NE mit der BüroWARE® die Übertra-
Gemeinsam wachsen – Gemeinsam
den Erfolg steigern !
gung mittels DEÜV sicher. ^
eBay’s Tochter macht’s vor ... Wie man durch Einsatz moderner
Technik ruck zuck eine Menge Geld und Zeit (ein)sparen kann
Wie man durch Einsatz moderner Tech- Angesichts der enormen Einsparpotentia-
mobile.de nik ruck zuck eine Menge Geld und Zeit le und leichten Nutzbarkeit der neuen
(ein)sparen kann, beweist eBay’s Vor- Technik ja auch kein Wunder.
zeigetochter mobile.de, die marktfüh-
Information: rende Internet-Plattform für den An- und ... bei mobile.de
www.mobile.de Verkauf von Neu- und Gebrauchtwagen. mobile.de erstellt monatlich über das ei-
Pascal Tomaschek, Product Wie bei der Mutter eBay ist es die große gene Warenwirtschaftssystem ca. 25.000
Manager Menge der unterschiedlichen Beträge, die Rechnungen. Und die lassen sich die
mächtig zu Buche schlagen. Berliner bequem vollautomatisiert in
Und wie machen die Leute von mobile. PDFs umwandeln, rechtssicher mit einer
de das ? Sie nutzen den digitalen Rech- elektronischen Signatur versiegeln, um
nungsversand per E-Mail und sparen sich sie anschließend als E-Mail-Anhang an
so jeden Monat ca. 25.000 mal das Porto ihre Kunden zu verschicken. Das System, mobile.de, zeigt sich sehr zufrieden: „Mit
und den Zeitaufwand für den „normalen“ mit dem mobile.de diese Prozess- und dem gotomaxx-Signaturworkflow haben
Weg per Post. Ein erhebliches „Sümm- Kostenoptimierungen erreicht, ist der wir ein perfektes System und unseren
chen“! gotomaxx-Signaturworkflow, bestehend „Belegversand“ binnen kürzester Zeit
aus dem PDF-Generator maxx PDFMAI- wirklich optimiert. Installation und Inte-
Alles ganz „normal“ ... LER SERVER Professional V.3.0., dem gration der Signaturkomponenten „PDF-
Obwohl „normal“ dürfte es ja schon bald Signierungstool maxx SECURE SIGN und MAILER SERVER“ und „SIGNTRUST BOX“
gar nicht mehr heißen, Rechnungen per einer Inhouse-SIGNTRUST BOX. waren schnell über die Bühne. Und die
Post zu verschicken. Denn der Rech- Nutzung ist ja dank der Automatisierung
nungsversand per E-Mail ist wohl dem- „Einfacher geht’s nicht“ so, dass man nur sagen kann: Einfacher
nächst nicht nur bei mobile.de Standard. Pascal Tomaschek, Product Manager bei kann man nicht Kosten senken.“ ^
