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  1. 1. Un portfolio ou portefolio est un dossier personnel dans lequel les acquis de formation et les acquis de l'expérience d'une personne sont définis et démontrés en vue d'une reconnaissance par un établissement d'enseignement ou un employeur. En France, on voit parfois le terme de portefeuille de compétences. Avec le développement de l'usage des technologies, on parle maintenant de portfolio numérique ou de cyberfolio. Le portfolio diffère du curriculum vitæ dans le sens où les renseignements qu'il contient sont articulés en fonction d'un objectif, par exemple une demande d'emploi, et qu'il doit aussi présenter des preuves des acquis de la personne. Le terme portfolio est plus fréquemment employé dans le domaine des arts, en particulier dans les domaines du graphisme, de la photographie et de la programmation sur internet. On rencontre également le faux anglicisme « book ». Le portfolio est aussi utilisé dans la présentation de projets artistiques voués à la diffusion. Par exemple, l'artiste désirant répondre à un appel de dossier lancé par une galerie d'art et/ou une salle de spectacle devra réaliser un portfolio en fonction de cet objectif. Le terme vient de l’anglais Electronic Portfolio (Eportfolio)[réf. nécessaire] qui vient lui même de l'italien portfolio signifiant portefeuille. Le ministère de l’Éducation du Québec a défini ce terme en 2002 dans un document intitulé : Le portfolio sur support numérique1. De plus, le ministère de l’Éducation en France introduit également la notion de portfolio numérique dans son Plan en faveur des technologies de l’information appliquées à l’éducation2. LE PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR COURS DE KHALIFA YAZIDI
  2. 2. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°01 Brainstorming MindMapper L’utilisation de Mindmapper va permettre une organisation rigoureuse du portfolio. Tout en étant une opération de pure créativité. L’inspecteur pourra visuellement décider du contenu. Le logiciel est très facile à utiliser, il suffit de le lancer et d’ouvrir une nouvelle page pour commencer directement la saisie. Au centre il va placer son titre, puis en laissant ce tire sélectionner il va directement saisir ses « items » sans aucune autre manipulation, le logiciel rajoute de lui-même les branches. Pour créer une sous branche, il suffit de sélectionner la branche « mère » et ainsi de suite. Dans une première partie, l’inspecteur va saisir les items sans réfléchir à l’organisation, dans n’importe quel ordre, l’essentiel étant de placer le maximum d’idées. Dans un deuxième temps, il va être amené à revoir les idées une à une et là toutes les manipulations sont possibles, il peut supprimer des items, les regrouper, changer leur niveau, en rajouter. Il s’agit d’arriver à une organisation claire, logique et pratique. Cette opération est capitale pour tout le reste. L’essentiel est décidé à ce niveau. L’inspecteur gagne en rigueur mais aussi économisera par la suite énormément de temps. Il est conseillé de créer d’autres cartes qui détaillent le contenu de chaque « branche » ou item, directement, sans attendre l’étape de la concrétisation du portfolio sous « Excel », toujours dans un soucis de rigueur et de gain de temps. Il est à noter qu’ici l’inspecteur remue ses méninges en solo, mais le principe est toujours le même pour un Brainstorming avec des animateurs quand ils seront amenés à créer leur portfolio ou pour toute autre projet.
  3. 3. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°02 Création des Répertoires L’organisation générale du portfolio a été décidée, il s’agit maintenant d’une autre organisation qui en découle directement, qui consiste en la création des répertoires et des sous répertoires qui vont contenir les fichiers. Là aussi la rigueur est de mise, plus les fichiers sont ordonnés plus leur manipulation sera par la suite aisée et sans mauvaise surprise. Un Portfolio, au fil des jours va regrouper des centaines de fichiers. Des fichiers « dynamiques », puisqu’ils entrent dans un processus d’interactivité (ils sont liés à des « objets » qui permettent d’y accéder par simple clic de la souris. Donc il suffit de créer le répertoire racine qui regroupe tous les autres sous répertoire. Un premier avantage, l’inspecteur pour transférer son portfolio sur une clef USB n’aura qu’à copier ce répertoire. Ensuite, et toujours guidée par la carte obtenue lors de la première étape, il devient aisé de créer rapidement les sous-répertoires, et les sous-sous-répertoires (s’il y’en a), l’arborescence ainsi réalisée ne lui manquera que les fichiers qu’il faut transférer. Ces opérations, on ne le dira jamais, sont très importantes dans la réalisation du Portfolio, c’est pourquoi lors de la création de l’arborescence, il faut nommer les répertoire d’une manière très explicite et bien réfléchie (le répertoire qui va contenir les rapports d’inspections sera, par exemple, nommée [Rapports_inspections], celui qui va contenir les fichiers Powerpoint supports de formation se nommera par exemple [Supports_Formation_Multimédia]).
  4. 4. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°03 Structure sous Excel Le Contenu du Portfolio est prêt, organisé sous forme de répertoire, il s’agit maintenant de créer la structure qui se fera avec le Logiciel « Excel », pour entre autres, deux raisons majeures, la première est que les manipulations sont très simples et n’obligent pas à des connaissances approfondies du soft, la deuxième est qu’Excel est un tableur mais aussi un excellent gestionnaire de bases de données et c’est cette dernière caractéristique qui nous intéresse le plus. Du fait qu’on va en fin de compte créer des bases (regroupant tous les documents de l’inspecteur, tous genres et tous formats confondus) qui soit facilement consultables et gérables. Il faut donc, créer un fichier Excel juste en ouvrant un nouveau « Classeur » (autre avantage du logiciel), et lui attribuer un nom (portfolio, par exemple). C’est le seul fichier à créer. Le classeur est organisé en « Onglets » qui sont trouvent en bas de la page et portent au départ les dénominations de « Feuille 1, Feuille 2, etc. ». Donc il s’agit maintenant et avant tout d’organiser le classeur, donc de renommer les « feuilles », l’opération est facile, notre carte (Map) va nous aider et rendre l’opération machinale. Une page pour chaque branche (exemple on va avoir, « Rapports », « Textes Officiels_Jort », Textes Officiels « Circulaires », « Animateurs », etc.). Pratiquement pour renommer une onglet il suffit tout simplement de double cliquer sur le titre « feuille1 » et de saisir directement le nouveau intitulé de la page (une page correspond à un onglet).
  5. 5. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°04 Fichier Animateurs (Excel) Les pages du classeur étant nommées, il s’agit maintenant de s’intéresser au contenu de chaque page. Les pages sont des tableaux avec lignes (1.2.3….) et de colonnes (A.B.C…), il suffit donc en s’aidant des Maps réalisées lors de la première étape, de donner à chaque colonne son titre. La saisie est directe, cliquer dans la cellule et saisir le texte. Les colonnes peuvent être redimensionnées visuellement avec la souris en agissant sur l’un des bords, ou tout simplement en sélectionnant une colonne et avec le bouton droit choisir « largeur de colonne » dans le menu contextuel. Pour sélectionner une cellule il suffit de cliquer dedans, pour sélectionner toute une colonne d’un seul coup il suffit de cliquer sur la lettre qui la représente dans la barre grise (haut de la feuille). La même chose pour les lignes, il suffit de clique sur le chiffre dans la barre latérale. L’opération de saisie peut paraître à ce niveau contraignante vu le nombre par exemples des rapports d’inspections ou des animateurs, ou autres, mais elle ne l’est que la première fois lors de la construction du portfolio, parce qu’ensuite l’inspecteur n’aura qu’à rajouter juste qu’une ligne après toute opération qu’il fait, ou nouveau document qu’il rajoute. En plus on verra plus loin comment automatiser certaines opérations au niveau de la saisie.
  6. 6. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°05 Les Rapports (Excel) Il s’agit là juste d’un deuxième exemple de feuille, pour insister sur l’importance des Maps crées lors de la première étape de la réalisation du Portfolio. Le titre du Map, c’est le Titre de la Feuille. Les branches du Map sont les Titres des colonnes. Il est toujours possible de déplacer une colonne à tout moment, il suffit de la sélectionner, clic sur la « lettre » et avec la souris la replacer ou on veut. On a beaucoup insisté sur la rigueur et sur l’obligation de passer par Mindmapper, la raison est claire maintenant. Mais cela ne doit être en aucun cas trop contraignant, c’est-à-dire que l’inspecteur si à un moment donné dans la conception de ses pages ou même après, décide de changer n’importe quel élément il pourra le faire sans problème. L’un des avantages du numérique est que la personnalisation de toute création est toujours possible. Rien n’est définitif, ni immuable. Le Portfolio est un « Classeur » personnel, qui va accompagner l’inspecteur tout le long de sa carrière, et même au-delà, il est donc important qu’il s’améliore de jour en jour avec l’expérience de son propriétaire et avec le développement de la technologie que cela soit au niveau du design ou du fonctionnement interne ou du contenu même.
  7. 7. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°06 Format Date (Excel) Excel, pour être bien exploité doit être renseigné sur le contenu ou format des lignes ou colonnes, par exemple si une colonne va recevoir des dates, il faut « l’indiquer » au logiciel, pour qu’il se comporte en conséquence, sinon il va considérer que le contenu des cellules est une série de chiffre ou combinaison chiffres et lettre. On a tout à gagner donc à « formater » la colonne, pour cela il suffit de sélectionner toute la colonne, puis un clic droit sur la colonne et dans le menu contextuel choisir « format de cellule », ce qui va ouvrir une fenêtre de dialogue qui permet de formater les nombres (choisir leur format), de décider de l’alignement, de la police, de la bordure, etc. Dans notre exemple on va donc dans l’onglet « Nombre » choisir « Date » et là on peut choisir n’importe quel format de date qui nous convient (toutes les combinaisons sont possible), il y’a même une fenêtre « exemple » qui donne une aperçu du format qu’on a sélectionné. Ensuite, une fois le format appliqué à la colonne (même si elle ne contient aucune), on peut saisir la date dans n’importe quel format, le logiciel le ramène au format défini. Exemple si on a opté pour le format de date : 17/02/2011 Et que lors de la saisie on a tapé : 17-2-11 le résultat sera 17/02/2011. Autre avantage du formatage, si on veut avoir des dates qui se suivent dans notre colonne (par exemple pour créer un agenda), il suffit tout simplement de saisir la première date, et ensuite de faire « une copie vers le bas », c’est-à-dire avec la souris tirer vers le bas le petit carreau noir situé à droite et en bas de la cellule sélectionnée.
  8. 8. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°07 Créer une Série (Excel) Dans les tableaux on est amené souvent à créer une colonne dite « Numéro d’ordre », il s’agit tout simplement d’une série de chiffres qui se suivent. Excel permet avec une manipulation très simple de gagner du temps et d’automatiser cette opération. Il suffit, pour faire simple, de taper le premier numéro (1 par exemple), de faire une copie vers le bas, en tirant sur la poignet de la cellule (bas de la cellule à droite), donc on va avoir une série de (1), maintenant il faut, comme toujours renseigner Excel qu’il s’agit là d’une série, et pour cela, comme toujours, sélectionner la liste de (1) obtenue ensuite aller dans le Menu « Accueil/Edition » (représentée par une petite flèche bleu dirigée vers le bas) et d’ouvrir la fenêtre de dialogue et de choisir les options voulues : « Série en Ligne ou en Colonne », le type de série et puis la valeur du pas. Normalement si on a sélectionné notre colonne, le logiciel sera qu’il s’agit d’une série en colonnes, pour le type, c’est le « linéaire » qui est le plus souvent utilisé, et la valeur du pas (c’est-à-dire quel nombre rajouter pour construire la série). Une série avec la valeur du pas =1 donnera 1, 2, 3, 4, 5…. Une série avec la valeur de pas = 5 donnera 1, 6, 11, 16, …
  9. 9. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°08 Créer une Liste (Excel) Dans le portfolio de l’inspecteur, il y’a beaucoup de données qui reviennent souvent comme les nom des institutions, les noms des animateurs, les différentes opérations (visites, inspections, réunion, etc.).. Il est donc intéressant de ne les saisir qu’une seule fois, cela aura l’avantage du gain de temps, mais surtout d’éviter les erreurs de saisie qui posent un problème dans la gestion des bases de données. Donc pour éviter ce genre d’erreurs et ne saisir qu’une seule fois les données qui se répètent (même dans des feuilles différentes),il suffit d’aller sur une feuille du classeur, de saisir par exemple toutes les opérations de l’inspecteur , ensuite de sélectionner cette liste, clic droit pour ouvrir le menu contextuel et choisir l’option « définir un nom » et dans la fenêtre de dialogue qui s’ouvre, saisir le nom que vous voulez donner à la liste (dans notre cas on va l’appeler [operation], il faut éviter les accents et les espaces dans le nom). Et là où on veut que notre liste soit liée à une colonne il suffit de renseigner le logiciel en allant dans le Menu « Données/Validation donnée » et dans la fenêtre qui s’ouvre et dans la liste déroulante choisir « Liste » puis dans « Source » mettre le signe « = » suivi du nom donné à la liste. (=operation) . Et c’est terminé. Une petite fleche apparait dans chaque cellule sélectionnée et si on clique dessus on a notre liste il suffit de cliquer sur l’intitulé voulu pour qu’il s’affiche dans la cellule.
  10. 10. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°09 Le Tri (Excel) Le tri est une manipulation qui revient souvent dans les bases de données, dans les listes, elle permet de bien visualiser une liste. On peut faire différents tris (Tri par ordre alphabétique croissant ou décroissant (de A à Z ou de Z à A) quand il s’agit de texte, du plus grand au plus petit ou l’inverse quand il s’agit de nombre, du plus récent au plus ancien ou l’inverse quand il s’agit de date, etc.) Pour ce faire dans Excel, il suffit de sélectionner tout le tableau (pas la colonne sur laquelle se fera le tri seule), ensuite d’aller dans le Menu Données/Tri et d’ouvrir la fenêtre de dialogue qui va permettre là de choisir la colonne/critère de tri, et de décider des options (Trier sur/Ordre). Excel permet de faire des tris sur des dates, des textes, des nombres mais aussi sur la couleur de la cellule ou la couleur de la police de caractère. Mieux encore on peut faire des tris sur différents niveaux, pour cela il faut « Ajouter un niveau », c’est-à-dire que Excel va tenir compte en premier lieu des critères du premier niveau, ensuite de ceux du deuxième niveau, et ainsi de suite. Exemple on va faire un tri sur deux niveaux, le premier sur la colonne « opération » (de A à Z) et le deuxième sur la colonne « Date » (du plus ancien au récent), on obtiendra dans la colonne « opération » les opérations classées par ordre alphabétique mais aussi classé du point de vue date. Si on n’a pas rajouté le deuxième niveau, Excel dans le tri n’aurai pas tenu compte de la date mais de l’odre de saisie.
  11. 11. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°10 Créer des Liens (Excel) L’un des intérêts majeur du Portfolio est l’interactivité, c’est-à-dire que l’accès à n’importe quel fichier dépend d’un simple clic de souris. Un accès direct qui suppose donc un « Lien » entre l’item sur lequel on va cliquer (le titre du rapport par exemple) et l’objet lui-même (donc le rapport) qui va s’afficher. Là encore, la création d’un lien est d’une facilité déroutante. Il suffit de sélectionner la cellule dans laquelle se trouve notre item, faire ensuite un clic droit pour faire apparaitre le Menu contextuel et de sélectionner « Lien Hypertexte », une fenêtre de dialogue va s’ouvrir pour nous permettre de choisir le fichier à lier. La fenêtre se compose de deux parties, celle de gauche me permet de choisir si mon objet est une page web ou un fichier, ou s’il s’agit d’un lien dans le classeur même, celle de droite/centre est une sorte d’explorateur qui permet de naviguer dans l’arborescence des répertoires. Une fois le fichier trouvé et sélectionné, un clic sur « ok » et le lien est en place. Il est entendu qu’il est possible de supprimer un lien créé ou de le modifier, en suivant les mêmes étapes que pour la création du lien, déjà dans le menu contextuel on ne trouve plus « Lien Hypertexte » mais trois options « Supprimer, modifier et ouvrir lien »
  12. 12. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°11 Les Filtres (Excel) Le filtre n’est pas le Tri, il permet d’extraire de la base juste les données définies par le filtre. Dans un tableau comme le nôtre je veux voir uniquement « les opérations = inspection » donc j’applique un filtre « inspection » sur la colonne « opérations » et le tour est joué. Seules les opérations « inspections » sont affichées, toutes les autres sont cachées (pas supprimées). Pour ce faire, c’est très simple, il suffit de sélectionner le tableau, ensuite d’aller dans le Menu « Données/Filtrer » (symboliser par un entonnoir » et de faire un clic, automatiquement dans la ligne des titres, et pour chaque colonne on a une petite flèche pointée vers le bas qui apparait. Il suffit maintenant de choisir quelle colonne va « être filtrée » de cliquer sur la flèche et de choisir « le Filtre », seul le résultat est affiché. Pour faire réapparaitre tout le tableau ou bien dans la liste des filtres cocher « sélectionner tout » ou bien dans le Menu « Données/Filtrer » désélectionner le bouton « Filtrer ». C’est une option très intéressante et très utile pour l’inspecteur, surtout qu’on peut imprimer les listes filtrées (s’il veut avoir juste les opérations « Formation », il va appliquer le filtre à la colonne « opérations » et imprimer le résultat »

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