Une plate-forme de dématérialisation fiscale au niveau européen<br />Guillaume Hatt / Laurent Roche<br />Juin 2009<br />
Contacts<br />Guillaume Hatt<br />Alcatel-Lucent  (Central Business process team)<br />Senior Program Manager<br />Mél : g...
Agenda<br />Introduction  : Alcatel-Lucent une présence mondiale.<br />Dématérialisation ? Notre compréhension de la notio...
1<br />Introduction<br />4 | Forum Dématérialisation|  Juin 2009<br />
Alcatel-Lucent at a Glance <br />Ben VerwaayenChief Executive Officer<br /><ul><li>Worldwide Presence:More than 130 countries
Annual Revenues:€16.98 billion (2008)
Employees:More than 77,000
Employee Nationalities:More than 100</li></ul>R&D PROFILE<br /><ul><li>Budget:€2.5 billion
Active Patents Held: More than 26,000
Patents Awarded in 2008: More than 2,700
Nobel Prizes Won:6
More than 500 experts in ~100 worldwidestandards organizations.</li></ul>ParisGlobal Headquarters<br />5 | Forum Dématéria...
2008 Market Share Highlights<br />#1<br />#2<br />#3<br />Broadband Accesswith 40,6% of DSL market share (1) and 46.4% of ...
A Closer Look at Our Financials (2008)<br />Revenue by Business Group*<br />Revenue by Region<br />Services<br />Europe<br...
2<br />Dématérialisation ?<br />8 | Forum Dématérialisation|  Juin 2009<br />
Origines<br />Plusieursorigines pour Alcatel - Lucent:<br />Unepressioncroissante des Clients pour implémenter la dématéri...
Origines<br />2 axes d’analyses ont été suivis :<br />La dématerialisation fiscale et les exigences légales<br />La démate...
DématérialisationFiscale et légale<br /><ul><li>Garantir  l’authenticité de l’origine et l’intégrité du document
Les informations de la copie physique ainsi que des éléments additionnels spécifique
Garantir l’accès et la lisibilité du document dématérialisé sur la plus longue durée légalement exigible.</li></ul>Communa...
Europe : noséléments<br />La définition fournie par la Directive 2001/115/EC du 20 décembre 2001 de la commission a pour o...
13 | e-Invoicing : Workshop | May 2009 <br />Europe : Conditions de l’archivage électronique<br />Toute personne, physique...
Les états membres ont l’option de demander des données supplémentaires</li></ul>13 | Forum Dématérialisation|  Juin 2009<b...
Une définition de la dématerialisation<br />Dématérialiser un document, c’est transformer le flux du document ainsi que le...
Fournir ce contenu de façon lisible et compréhensible par une personne</li></ul>Stockage et archivage sécurisé<br /><ul><l...
Fournir un accès au document</li></ul>Vous devez:<br />Etablir un contrat avec votre Client ou Fournisseur<br />14 | Forum...
Certification<br />Propriétés d’une plateforme de dématérialisation<br />Flow<br />Multi readable format<br />Messages<br ...
Customer<br />Customer<br />Customer<br />Customer<br />Customer<br />Customer<br />Customer<br />Vendors<br />AL data<br ...
Dématérialisation de documents. Critéres : Core Business vs Contextual<br />17 | Forum Dématérialisation|  Juin 2009<br />
Architecture Communication externe<br />ECM Archive<br />Enterprise Content Management<br />Customer<br />Paperless Servic...
ECM Archive<br />Architecture Communication interne<br />Customer<br />Enterprise Content Management<br />7<br />Governmen...
3<br />Contraintes, risques  & opportunités<br />20 | Forum Dématérialisation|  Juin 2009<br />
Risques & Contraintes<br />En mettant en place une plateforme de dématérialisation mondiale ou régionale, on évite ou dimi...
Opportunités ?<br />Business<br />Économies d’échelle<br />Attitude et comportement pro-actif vis-à-vis de nos Partenaires...
4<br />Qu’est-ceque nous implantons ?<br />23 | Forum Dématérialisation|  Juin 2009<br />
Les éléments actuels IT d’ Alcatel-Lucent<br />Plusieurs plateformes « désignées » et implémentées au cas-par-cas.<br />	P...
Les exigences technico-fonctionnelles d’Alcatel-Lucent<br /><ul><li>A partir de nos différents besoins fonctionnels et com...
Scenario 1 : envoi du document PDF original signé (non-structuré);
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2009 Alcatel Lucent Forum Demat V1.4

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Présentation done in June at the Forum Dématérialisation in Paris in June 2009

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2009 Alcatel Lucent Forum Demat V1.4

  1. 1. Une plate-forme de dématérialisation fiscale au niveau européen<br />Guillaume Hatt / Laurent Roche<br />Juin 2009<br />
  2. 2. Contacts<br />Guillaume Hatt<br />Alcatel-Lucent (Central Business process team)<br />Senior Program Manager<br />Mél : guillaume.hatt@alcatel-lucent.com<br />Tél : +33390675045<br />Mobile : +33615270306<br />Laurent Roche<br />Alcatel-Lucent (Central IT team)<br />Paperless Program Manager<br />Mél : laurent.roche@alcatel-lucent.com<br />Tél : +33390676467<br />Mobile : +33615378487<br />2 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  3. 3. Agenda<br />Introduction : Alcatel-Lucent une présence mondiale.<br />Dématérialisation ? Notre compréhension de la notion de dématérialisation (fiscale et autre)<br />Contraintes, risques & opportunités identifiés lors de l’étude initiale<br /> Qu’est-ce que nous implantons ?<br />3 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  4. 4. 1<br />Introduction<br />4 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  5. 5. Alcatel-Lucent at a Glance <br />Ben VerwaayenChief Executive Officer<br /><ul><li>Worldwide Presence:More than 130 countries
  6. 6. Annual Revenues:€16.98 billion (2008)
  7. 7. Employees:More than 77,000
  8. 8. Employee Nationalities:More than 100</li></ul>R&D PROFILE<br /><ul><li>Budget:€2.5 billion
  9. 9. Active Patents Held: More than 26,000
  10. 10. Patents Awarded in 2008: More than 2,700
  11. 11. Nobel Prizes Won:6
  12. 12. More than 500 experts in ~100 worldwidestandards organizations.</li></ul>ParisGlobal Headquarters<br />5 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  13. 13. 2008 Market Share Highlights<br />#1<br />#2<br />#3<br />Broadband Accesswith 40,6% of DSL market share (1) and 46.4% of GPON (1) <br />Optics (Terrestrial and Submarine) with 22.2% of market share (2)<br />CDMA with 42.4% of market share (1)<br />Western Europe Enterprise Telephony with 17% of market share (3)<br />IP/MPLS Service Edge Routers with 19% of market share (2)<br />GSM/GPRS/EDGE Radio Access Networks with 10.8% of market share (1)<br />W-CDMAwith 14.6% of market share (1)<br />Market shares in revenues for the full year 2008<br />(1) Dell’Oro Group (2) Ovum (3) Gartner Dataquest (July 2008)<br />6 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  14. 14. A Closer Look at Our Financials (2008)<br />Revenue by Business Group*<br />Revenue by Region<br />Services<br />Europe<br />Asia Pacific<br />~20%<br />Enterprise<br />~19%<br />~35%<br />~10%<br />~16%<br />~70%<br />Rest of the World<br />~30%<br />Carriers<br />NorthAmerica<br />*Reflects prior organizational structure.<br />7 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  15. 15. 2<br />Dématérialisation ?<br />8 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  16. 16. Origines<br />Plusieursorigines pour Alcatel - Lucent:<br />Unepressioncroissante des Clients pour implémenter la dématérialisationfiscale des factures en sus des échangeseléctroniques.<br />Unedemande de plus en plus forte des Achats de Alcatel-Lucent pour implémenter la dématérialisationfiscale des factures avec nosfournisseurs<br />La nécessitéd’implémenterl’archivage des données de nossystèmes ERP et la volonté de réduire les coûtsd’impression pour les échangesinternes plus une orientation vers le Green IT<br />Les nouveaux besoins et opportunitésconcernant des documents Fiscauxautresque la facture<br />La volonté de consolider et rationnaliser les différentes solutions implémentées en Europe<br />9 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  17. 17. Origines<br />2 axes d’analyses ont été suivis :<br />La dématerialisation fiscale et les exigences légales<br />La dématerialisation des documents<br />2 axes de travail :<br />Une étude mondiale pour comprendre les contraintes et besoins juridiques et légaux par grande région.<br />Une étude d’architecture IT pour les modules & fonctions nécessaires<br />10 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  18. 18. DématérialisationFiscale et légale<br /><ul><li>Garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du document
  19. 19. Les informations de la copie physique ainsi que des éléments additionnels spécifique
  20. 20. Garantir l’accès et la lisibilité du document dématérialisé sur la plus longue durée légalement exigible.</li></ul>Communauté Européenne :<br />La directive de la Commission de l’Union Européenne datée du 20 décembre 2001 établie les bases pour l’harmonisation des textes et lois des pays membres concernant les nouvelles méthodes et technologies de facturation.<br />Les lois fiscales des pays membres sont en évolution au moment où nous parlons.<br />Amérique du Nord : Sarban-Oxley<br />La loi Sarban-Oxley (SOX) impose au travers de ses processus obligatoires des exigences équivalentes à la directive Européenne. La preuve par signature électronique n’est PAS obligatoire.<br />Amérique Centrale et du Sud :<br />Les retours d’information et les projets en cours montrent que les exigences fiscales et légales dans cette région sont très proches de l’Europe, avec de fortes spécificités locales. <br />Asie Pacifique :<br />Les retours d’information montrent de fortes similitudes avec les exigences SOX.<br />Efficacité économique<br />Contrôle<br />Récupération des taxes<br />Contrôle<br />11 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  21. 21. Europe : noséléments<br />La définition fournie par la Directive 2001/115/EC du 20 décembre 2001 de la commission a pour objectif de simplifier et d’harmoniser les conditions de facturation en respectant les règles de taxes sur la Valeur Ajoutée, en incluant des règles pour la facturation électronique et l’archivage :<br />“l’émission de factures par des moyens électroniques, i.e. la transmission ou la mise à disposition pour le destinataire et le stockage utilisant des équipements électronic pur le traitement (compression inclue) et le stockage de données ; utilisant des câbles, des transmissions radios, des technologies optiques ou autres moyens électromagnétiques”.<br />Pas de papier par définition.<br />12 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  22. 22. 13 | e-Invoicing : Workshop | May 2009 <br />Europe : Conditions de l’archivage électronique<br />Toute personne, physique ou morale, soumise à des taxes doit s’assurer que les factures émises par elle-même, par son client, par un partenaire (en son nom) et toutes les factures qu’elle a reçu sont stockées et archivées. L’authenticité de l’origine ainsi que l’intégrité du contenu des factures, de même que leur lisibilité doivent être garantis sur la durée complète d’archivage. <br />La localisation du stockage et des archives doit être dans un pays membre de l’Union Européenne (Attention aux exceptions !)<br />La durée du stockage et des archives est de 10 ans pur le périmètre Européen de Alcatel-Lucent. La durée est définie par chaque pays membre. <br />Le format de stockage et d’ archivage :<br /><ul><li>Les états membres ont l’option d’exiger le stockage et l’archivage dans le format original : les factures envoyées sous forme électronique doivent être stockées sous forme électronique;
  23. 23. Les états membres ont l’option de demander des données supplémentaires</li></ul>13 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  24. 24. Une définition de la dématerialisation<br />Dématérialiser un document, c’est transformer le flux du document ainsi que les processus qui lui sont appliqués en flux numériques et traitements numériques.<br />L’objectif du processus de dématérialisation est de transformer un document papier à valeur probante en document électronique à valeur probante.<br />Vous devez être capable de gérer à tout moment les éléments suivants :<br />Flux<br /><ul><li>Prouver que vous avez envoyé ou reçu le document (liste récapitulative des échanges)</li></ul>Contenu<br /><ul><li>Être en conformité avec les exigences juridiques et fiscales des pays</li></ul>Document<br /><ul><li>Fournir le contenu original du document
  25. 25. Fournir ce contenu de façon lisible et compréhensible par une personne</li></ul>Stockage et archivage sécurisé<br /><ul><li>Stocker de façons sécurisée le document pendant sa période de rétention légale
  26. 26. Fournir un accès au document</li></ul>Vous devez:<br />Etablir un contrat avec votre Client ou Fournisseur<br />14 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  27. 27. Certification<br />Propriétés d’une plateforme de dématérialisation<br />Flow<br />Multi readable format<br />Messages<br />Log<br />Partenaires<br />Log<br />Non – Litigation List<br />Content<br />Fiscal<br />Legal<br />Document<br />Readable <br />Format<br />Integrity<br />Original <br />Certification<br />Safe storage<br />Storage<br />Long time <br />availability<br />Access<br />History/log<br />15 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  28. 28. Customer<br />Customer<br />Customer<br />Customer<br />Customer<br />Customer<br />Customer<br />Vendors<br />AL data<br />archiving<br />Customer<br />archiving<br />Paper<br />Invoice<br />Customer<br />documents<br />list<br />Customer<br />documents<br />list<br />One ERP<br />Certified<br />Paperless <br />Services<br />Vendor<br />documents<br />AL data<br />archiving<br />AL archiving<br />Vendor<br />Documents<br />list<br />Vendor<br />Documents<br />list<br />Alcatel-Lucent system<br />Partner system<br />Certified Architecture<br />Alcatel-Lucent Responsibility<br />Principesd’Architecture<br />Partner Responsibility<br />16 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  29. 29. Dématérialisation de documents. Critéres : Core Business vs Contextual<br />17 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  30. 30. Architecture Communication externe<br />ECM Archive<br />Enterprise Content Management<br />Customer<br />Paperless Services<br />Platform<br />8<br />XYZ<br />ABC<br />5<br />Internet<br />Non-Litigation<br /> List<br />B2B GW<br />7<br />OneERP<br />BP<br />Signed Customer <br />Invoices<br />4<br />3<br />Non-Litigation<br /> List<br />e-Signature<br />Readable Doc<br />Proof Mngt<br />Paperless Services<br />Platform<br />Proof Mngt Body<br />Customer<br />Invoices<br />EAI<br />6<br />1<br />Functionnal<br /> Log<br />EDIGW<br />2<br />3<br />9<br />VAN<br />Business Monitoring<br />Update<br />Customer<br />Paperless Services<br />Platform<br />5<br />TVW<br />DEF<br />18 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  31. 31. ECM Archive<br />Architecture Communication interne<br />Customer<br />Enterprise Content Management<br />7<br />Government<br />8<br />@<br />Customer Invoices<br />Accountancy Books<br />Litigation<br /> List<br />6<br />1<br />OneERP<br />BP<br />Signed<br />eDocs<br />4<br />Paperless Services<br />Platform<br />Proof Mngt Body<br />Non-Litigation<br /> List<br />e-Signature<br />Readable Doc<br />Proof Mngt<br />Customer<br />Invoices<br />&<br />Accountancy<br />Books<br />EDIGW<br />EAI<br />5<br />3<br />2<br />9<br />Business Monitoring<br />Update<br />19 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  32. 32. 3<br />Contraintes, risques & opportunités<br />20 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  33. 33. Risques & Contraintes<br />En mettant en place une plateforme de dématérialisation mondiale ou régionale, on évite ou diminue les risques suivants. <br />Commercial<br />Litiges avec les partenaires, même basé sur les contrats actuels.<br />Légaux & Fiscaux<br />Non respect des réglementations locales Européennes dans le cas où Alcatel-Lucent doit implémenter des flux électroniques (avec dématérialisation fiscale) avec ses différents clients<br />Pénalités et contrôles fiscaux au cas où le contenu serait en défaut.<br />IT<br />Multiplicité des plateformes misent en place pour répondre aux besoins de chacun des partenaires, aux législations locales, aux initiatives locales, …<br />21 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  34. 34. Opportunités ?<br />Business<br />Économies d’échelle<br />Attitude et comportement pro-actif vis-à-vis de nos Partenaires<br />Avantages compétitifs lors de négociations contractuelles<br />Positions de Cash-Flow et de Credit Management améliorées<br />Une fondation pour un unique système de gestion de documents électroniques. Une visibilité complète des documents électroniques entrants & sortants.<br />Légaux & Fiscaux<br />Alignement avec les lois & règlements légaux & fiscaux et capacité à les imposer aux flux & documents sur une base mondiale.<br />IT<br />Le Co-sourcing avec des partenaires régionaux, voir mondiaux, permet de réduire la gestion des spécificités locales par Alcatel-Lucent ainsi que de bénéficier d’économies d’échelles par la connections aux Hub.<br />Déploiement plus rapides et plus efficaces.<br />22 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  35. 35. 4<br />Qu’est-ceque nous implantons ?<br />23 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  36. 36. Les éléments actuels IT d’ Alcatel-Lucent<br />Plusieurs plateformes « désignées » et implémentées au cas-par-cas.<br /> Plateformes Internes <br /> Plateformes Externes<br />Plusieurs Standards, Protocoles & Technologies adaptées au cas-par-cas.<br />Augmentation des coûts et difficultés pour<br /> La maintenance<br /> Les améliorations<br /> Les déploiements<br />Faible adaptabilité aux évolutions du Business ainsi que aux évolutions des lois et réglements<br />24 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  37. 37. Les exigences technico-fonctionnelles d’Alcatel-Lucent<br /><ul><li>A partir de nos différents besoins fonctionnels et commerciaux, les scénarios suivants ou un MIX de ces différents scénarios doit être suivi.
  38. 38. Scenario 1 : envoi du document PDF original signé (non-structuré);
  39. 39. Scenario 2 : échange traditionnel de messages électroniques avec nos Clients;
  40. 40. Scenario 3 : envoi du document / message structuré original (XML,…) signé
  41. 41. Scenario 4 : envoi en parallèle à la fois du document PDF original signé (non-structuré) et du message structuré pour permettre l’intégration des données (Agrément client par client)
  42. 42. Scenario 5 : envoi du document / message structuré original (XML,…) </li></ul>25 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  43. 43. L’ Architecture Cible pour Alcatel-Lucent<br />Une plateforme interne désignée et implémentée sur une fondation générique.<br />Nombreux standards, protocols & technologies adaptées au cas-par-cas pour les besoins des communications Externes.<br />Un Standard, un Protocol, une technologie pour les communications Internes.<br />Une capacité à gérer la dématérialisation fiscale des factures Clients, la dématérialisation fiscale des livres de comptes et autres rapports fiscaux vers les gouvernements.<br />Capacité à gérer les documents dématérialisés au traveers d’un Système unifié de gestion de documents (Enterprise Content Managemenet) <br />Capacité à gérer un coffre-fort électronique.<br />26 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  44. 44. Des élémentsconcrets !<br />Italie :<br />Substitutive Conservation = replacement interne des archives papiers par des archives électroniques. Ceci est applicable aux factures clients, aux déclarations fiscales et comptables pour le gouvernement. PDF (non-structuré) signé en coffre-fort électronique.<br />Pologne :<br />Facture électronique avec dématérialisation fiscale. XML (structuré) signé en coffre-fort électronique.<br />France :<br />Facture électronique avec dématérialisation fiscale. PDF (non-structuré) signé en coffre-fort électronique.<br />Espagne :<br />Facture électronique avec dématérialisation fiscale. Format gouvernemental spécifique XML (structuré) signé en coffre-fort électronique.<br />Allemagne :<br />Facture électronique avec dématérialisation fiscale. PDF (non-structuré) signé en coffre-fort électronique. Les archives doivent être physiquement abritée dans le Land où est émise la facture<br />Mexique :<br />Toutes les factures (papier ou électroniques) doivent être validée et approuvée par le gouvernement avant d’être soumise au Client. Format gouvernemental spécifique XML (structuré) signé en coffre-fort électronique.<br />Brésil :<br />Toutes les factures (papier ou électroniques) doivent être validée et approuvée par le gouvernement avant d’être soumise au Client. Format gouvernemental spécifique XML (structuré) signé en coffre-fort électronique.<br />27 | Forum Dématérialisation| Juin 2009<br />
  45. 45. Questions ?<br />Guillaume Hatt / Laurent Roche<br />Juin 2009<br />
  46. 46. 29 | Paperless study – executive summary| March 2008<br />A<br />Annexes<br />
  47. 47. 30 | e-Invoicing : Workshop | May 2009 <br />References : European Council Directives <br /><ul><li>Directive 1999/93/EC on a Community framework for electronic signatures
  48. 48. Council Directive 2001/115/EC on the conditions laid down for invoicing in respect of value added tax
  49. 49. Council Directive 2006/112/EC on the common system of value added tax</li></li></ul><li>31 | e-Invoicing : Workshop | May 2009 <br />References : EU Expert Group on Electronic invoices (1/2)<br /><ul><li>European Commission has set up an expert group on e-invoicing with the task to establish a European Electronic Invoicing Framework by 2009. The new expert group will build further on the report of the informal task force on e-invoicing.
  50. 50. 6.4.2009 Feedback on comments received on the Mid-term Report of the Expert Group on e-Invoicing
  51. 51. 24.3.2009 Code of Practice on Electronic Invoicing prepared and adopted by the Expert Group, and aimed at trading parties, solution providers and tax authorities
  52. 52. 27.1.2009 Mid-term Report of the Expert Group Midday Express, MEX/09/0205 : On 27 January 2009 the Expert Group on e-invoicing, set up by the Commission, adopted its mid-term report. The report outlines the progress made during the first year of the group's mandate and represents an important step towards a European Electronic Invoicing Framework which the Expert Group will develop until the end of 2009.</li></li></ul><li>32 | e-Invoicing : Workshop | May 2009 <br />References : EU Expert Group on Electronic invoices (1/2)<br /><ul><li>Meetings in 2009:
  53. 53. 26-27 January
  54. 54. 24-25 February
  55. 55. 24-25 March
  56. 56. 26-27 May
  57. 57. 23-24 June
  58. 58. 24-25 September
  59. 59. 12-13 November
  60. 60. June 2008 Status Report of the Expert Group
  61. 61. 7.11.2007 Setting up of the Expert Group on e-Invoicing</li></li></ul><li>33 | e-Invoicing : Workshop | May 2009 <br />Reference : Conditions for electronic invoicing (1/2)<br />For electronic invoicing to be VAT-compliant, there are three major conditions laid down in the Directive: <br />— Acceptance by the customer: the customer should be able to decide whether to accept or decline electronic invoicing by his supplier, in case he does not wish to receive electronic invoices. <br />— Authenticity of origin and integrity of content must be guaranteed. This can be achieved by means of: <br /><ul><li>An advanced electronic signature (AES). Some Member States allow for an advanced electronic signature to be requested based on a qualified certificate and created by means of a secure signature-creation device.
  62. 62. Electronic Data Exchange (EDI, XML,…). Some Member States have opted to require an additional paper recapitulative statement.
  63. 63. Other means - not all Member States accept electronic means other than electronic signatures or Electronic Data Exchange. </li></li></ul><li>34 | e-Invoicing : Workshop | May 2009 <br />Reference : Conditions for electronic invoicing (2/2)<br />— The invoice must contain mandatory items of information with the possibility of some additional items in specific circumstances.<br />Remarks :<br /><ul><li> Electronic Data Exchange means the term “EDI” in the Directive 2001/115/EC. It should have the widest possible meaning of formatted exchanges, not dependent on a specific “technology” (EDIFACT, X-12, XML…) nor limited to specific international, national or sector standards.
  64. 64. The main difference between the first two options is that the « Electronic Data Exchange » option defines integrity and authenticity as a function of the entire « Electronic Data Exchange » system, including agreements. Therefore, the entire system must be documented and potentially audited to establish compliance. By contrast, electronic signature allows tax autorities to verify the integrity & authenticity by checking the signed e-invoicing document.
  65. 65. In addition to these mandatory items of information, national VAT legislation can require additional items, which in fact are contrary to the European e-Invoicingdirective (In Poland, Total amount due in figures and words for instance) </li></li></ul><li>35 | e-Invoicing : Workshop | May 2009 <br />Reference : Conditions for electronic archiving (1/2)<br />Every taxable person shall ensure that copies of invoices issued by himself, by his customer, or in name and on his behalf, by a third party, and all the invoices which he has received are stored. The authenticity of the origin and integrity of the content of the invoices, as well as their readability must be guaranteed throughout the storage period (Council Directive 2001/115/EC, art 2(2)(d)). <br />— The place of storage <br /><ul><li>Any EU Member State, if there is online access to the data.
  66. 66. Outside the EU, if there is online access to the data and the country where you are storing invoices respects European Data Protection principles. Even then Member States can exclude this if there is no mutual assistance Agreement with the latter country. Some Member States do not allow storage outside the EU. </li></ul>— The period of storage<br /><ul><li>The storage period is defined by the individual Member State.</li></li></ul><li>36 | e-Invoicing : Workshop | May 2009 <br />Reference : Conditions for electronic archiving (2/2)<br />— The format of storage<br /><ul><li>Member States have the option to require storage in ‘original’ format: e.g. invoices sent or received electronically, must be stored electronically in most Member States;
  67. 67. Member States have the option to require the storage of additional data. </li></li></ul><li>37 | e-Invoicing : Workshop | May 2009 <br />Electronic signature (EU Directive 1999/93/EC)<br />Electronic Signature<br />Shall be data in electronic form that are attached to other electronic data or logically linked to them and used for authentication;<br />Advanced Electronic Signature<br />Shall be electronic signature as 1. above that<br />a) are exclusively assigned to the owner of the signature code<br />b) enable the owner of signature code to be identified<br />c) are produced with means which the owner of the signature code can keep under his sole control and<br />d) are so linked to the data to which they refer that any subsequent alteration of such data may be detected;<br />Qualified Electronic Signature<br />Shall be electronic signatures as in 2. above that<br />a) are based on a qualified certificate valid at the time of their creation and<br />b) have been produced with a secure signature-creation device<br />
  68. 68. 38 | Presentation Title | Month 2006 <br />www.alcatel-lucent.com<br />

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