Une migration SharePoint Réussie!
De la planification à l'exécution
Louis-Philippe Lavoie – GSoft
Vue d’ensemble
Façons de faire
Obstacles et raccourcis
Artéfacts
Gabarits
splp.me/SharePointMigration
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AU
MENU
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Spécialiste SharePoint
(Architecte / Consultant / Formateur / Développeur / …)
@lplavoie
louis-philippe.lavoie@gsoft.c...
Planification
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PRÉSENTATION
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Préparation
Communications
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L’EFFORT?
Planification
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PLANIFICATION
C’est un projet, traitez le comme tel!
Objectifs
Responsable de projet
Échéancier / budget ( == contraintes)
Lancement (Ki...
Atelier dirigés
Principaux acteurs
Seulement TI
Établir les objectifs
Passer à la nouvelle version?
Régler des problèmes?
...
Audit complet de la ferme de destination (ou installation…)
Planification pour nouveau contenu
Hardware sizing
• Espace BD...
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COMMUNICATIONS
En amont du projet
Au lancement
Lors de l’inventaire
Lors de la préparation
Lors de l’exécution
Post-migration
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Communication efficace
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Public cible
Medium utilisé
• Rencontre, courriel, affiche, etc.
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PROJET
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INVENTAIRE
Objectif
Obtenir la liste complète de tous les éléments à migrer
Priorisation
Efforts
Problèmes potentiels
En volume: 80% ...
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Branding
Packages de code (WSP)
Vues personnalisées
Fonctionnalités inexistantes
Workflows
En cours
Tâch...
Outils d’inventaire / de Test migration
PowerShell
• Scripts maison
• preupgradecheck, Test-SPContentDatabase
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Retirer
Aucun contenu ou dernière activité > x mois
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Projets terminés depuis + de 2 ans
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Migration de Base de donnée
Plus rapide
Migre plus de choses
Migre aussi les problèmes
Problèmes d’authentification
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Migration ne veut pas dire copie exacte
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RÈGLE
#1
Décision (Retirer – Migrer - Rebâtir)
Détail des actions
Retirer : Supprimer, archiver, préserver une partie, …
Migrer : T...
Revoir & Standardiser
Stockage (BD, Web App, URL, etc.)
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...
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PROPRIÉTAIRES DE SITES
Inventaire
Topologie
Pour chaque site à conserver
Propriétaire
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Risques / solutions
Architecture d’information /...
Autres points d’une bonne stratégie
Différences de fonctionnalités (SP2003 .. SP2013)
Phases (complète vs incrémentale)
Rô...
| 26
PRÉPARATION
Revisiter l’infrastructure
Préparer les nouveaux éléments
Code
Image de marque (branding)
Flux de travail
Etc.
Préparation...
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COMMUNICATIONS AUX
PROPRIÉTAIRES DE SITES
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EXÉCUTION
Gel du site
Supprimer / archiver les sites identifiés
Séparer les BDs de contenu (au besoin)
Chaque site:
Suspendre les al...
Réorganisation du contenu
Modifications de structure
Changements de données
• Sous-site vs Site
• Choice –> Taxonomy
• Fus...
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VÉRIFICATION
Full crawl
Outils de vérification
Health Analyzer
Event Viewer
ULS log
Designer Dashboard
Resource Monitor
PowerShell
…
Te...
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COMMUNICATIONS AUX
PROPRIÉTAIRES DE SITES
| 35
LA SUITE…
Établir une bonne gestion du contenu (Gouvernance!)
Création / expiration des sites
.. du contenu (fichiers surtout)
Sessi...
Référer au
lieu de
copier
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LES 3 R DE
LA GOUVERNANCE
Rafraichir
l’information
périmée
Réduire le
contenu
inutile
Document disponibles
Script SP2010
Fichier d’inventaire (Excel)
Check list
Exemples de critères
++
splp.me/SharePointMigra...
Thank you for your attention!
This presentation will be available on the Montreal
SharePoint Summit web site after the eve...
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Une migration SharePoint réussie! - De la planification à l'exécution

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Cette session vous présentera des techniques éprouvées pour bien établir la fondation d'un projet de migration réussi - avec des gabarits de documents
à utiliser dans votre entreprise.

De la planification et la gestion du changement jusqu'à l'exécution, plusieurs points doivent être adressés avant de couper le ruban pour votre nouveau serveur SharePoint. Nous discuterons des obstacles et raccourcis et présenterons les différents artéfacts que vous aurez besoin à chaque étape.

Au terme de cette session vous obtiendrez une feuille de route complète de la planification à l'exécution de votre migration, et vous connaitrez les principaux livrables du projet.

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Une migration SharePoint réussie! - De la planification à l'exécution

  1. 1. Une migration SharePoint Réussie! De la planification à l'exécution Louis-Philippe Lavoie – GSoft
  2. 2. Vue d’ensemble Façons de faire Obstacles et raccourcis Artéfacts Gabarits splp.me/SharePointMigration | 2 AU MENU
  3. 3. | 3 Spécialiste SharePoint (Architecte / Consultant / Formateur / Développeur / …) @lplavoie louis-philippe.lavoie@gsoft.com Suis-je? Louis-Philippe Lavoie http://spdynamite.net QUI
  4. 4. Planification | 4 PLAN DE LA PRÉSENTATION 4 Exécution Vérification Inventaire Préparation Communications
  5. 5. | 5 OÙ VA L’EFFORT? Planification Exécution
  6. 6. | 6 PLANIFICATION
  7. 7. C’est un projet, traitez le comme tel! Objectifs Responsable de projet Échéancier / budget ( == contraintes) Lancement (Kick-off) Participation • Responsables de la ferme • Propriétaires de sites • Équipe TI | 7 PLANIFICATION OPÉRATIONNELLE
  8. 8. Atelier dirigés Principaux acteurs Seulement TI Établir les objectifs Passer à la nouvelle version? Régler des problèmes? Requis applicatifs / fonctionnels? Exposer les irritants pour les éliminer Pourquoi la version actuelle ne réponds pas? | 8 PRISE DE BESOINS
  9. 9. Audit complet de la ferme de destination (ou installation…) Planification pour nouveau contenu Hardware sizing • Espace BD & disque disponible • Load balancers, SQL clusters, proxy, … URLs souhaités, entrées DNS HTTP vs HTTPs (certificats à obtenir?) À compléter après l’inventaire… | 9 PLANIFICATION TECHNIQUE Garbage In == Garbage Out
  10. 10. | 10 COMMUNICATIONS
  11. 11. En amont du projet Au lancement Lors de l’inventaire Lors de la préparation Lors de l’exécution Post-migration | 11 QUAND COMMUNIQUER? Tout au long du projet!
  12. 12. Communication efficace Objectif Auteur Public cible Medium utilisé • Rencontre, courriel, affiche, etc. Attentes Moment Créer un site de projet … avec du contenu! | 12 PLAN DE COMMUNICATIONS
  13. 13. | 13 ANNONCE DU PROJET
  14. 14. | 14 INVENTAIRE
  15. 15. Objectif Obtenir la liste complète de tous les éléments à migrer Priorisation Efforts Problèmes potentiels En volume: 80% automatisé En temps: 80% non-automatisé C’est l’étape la plus importante de votre migration | 15 INVENTAIRE DE FERME
  16. 16. Personnalisations Branding Packages de code (WSP) Vues personnalisées Fonctionnalités inexistantes Workflows En cours Tâches associées Historique Usagers / comptes inexistants Points d’intégration externes Items spéciaux JavaScript / Content Editor WebParts Formulaires InfoPath Liens dans le corps d’une page Fichiers sans version archivée | 16 À SURVEILLER Fonctionnalités retirées Site de personnalisation Espace de travail Espace de rencontre Services web asmx Méthodes d’API désuettes Applications de service Profils / My Sites Champs BCS External Content Types Colonnes de taxonomie Feuilles de style XSL Authentification classique Check list: splp.me/SharePointMigration
  17. 17. Outils d’inventaire / de Test migration PowerShell • Scripts maison • preupgradecheck, Test-SPContentDatabase Outils commerciaux • SPDocKit, Sharegate Governance Visio, etc. Navigation manuelle… | 17 OUTILS D’INVENTAIRE
  18. 18. Retirer Aucun contenu ou dernière activité > x mois Sites sans propriétaire Projets terminés depuis + de 2 ans Migrer Aucune personnalisation Workflows simples (SPD) Refonte Applications Sites avec interactions externes Workflow complexes | 18 CRITÈRES DE CATÉGORISATION
  19. 19. Migration de Base de donnée Plus rapide Migre plus de choses Migre aussi les problèmes Problèmes d’authentification Par collection de site | 19 TECHNIQUES DE MIGRATION Migration de Contenu Plus flexible Certains items impossibles Réorganisation de contenu IDs vont changer Granulaire Migration Hybride
  20. 20. Migration ne veut pas dire copie exacte | 20 RÈGLE #1
  21. 21. Décision (Retirer – Migrer - Rebâtir) Détail des actions Retirer : Supprimer, archiver, préserver une partie, … Migrer : Tel quel, remanier le contenu, replacer le site, … Rebâtir : cas par cas Technique de migration | 21 CATÉGORISATION DES SITES
  22. 22. Revoir & Standardiser Stockage (BD, Web App, URL, etc.) Topologie Gabarits de sites Architecture d’information Navigation Versions Répertoires Opportunité pour optimisation de la recherche | 22 MÉNAGE DU PRINTEMPS
  23. 23. | 23 COMMUNICATIONS AUX PROPRIÉTAIRES DE SITES
  24. 24. Inventaire Topologie Pour chaque site à conserver Propriétaire URL Action Risques / solutions Architecture d’information / réorg Date (classement, lot) Accès requis Communications Plan présenté au propriétaire Dates importantes aux utilisateurs | 24 AVANT DE CONTINUER
  25. 25. Autres points d’une bonne stratégie Différences de fonctionnalités (SP2003 .. SP2013) Phases (complète vs incrémentale) Rôles et responsabilités • Propriétaire de la ferme • Administrateurs • Propriétaires de sites • Équipe des Communications • Principaux auteurs de contenu Plan de Formation Plan de Comm Site de projet | 25 STRATÉGIE DE MIGRATION
  26. 26. | 26 PRÉPARATION
  27. 27. Revisiter l’infrastructure Préparer les nouveaux éléments Code Image de marque (branding) Flux de travail Etc. Préparation des métadonnées Tests Backups! | 27 PRÉPARER LA MIGRATION
  28. 28. | 28 COMMUNICATIONS AUX PROPRIÉTAIRES DE SITES
  29. 29. | 29 EXÉCUTION
  30. 30. Gel du site Supprimer / archiver les sites identifiés Séparer les BDs de contenu (au besoin) Chaque site: Suspendre les alertes Réduire les versions Fermer les tâches Exporter / purger l’historique des flux de travail Purger les corbeilles (2 niveaux!) … Migrer! | 30 ON MIGRE!
  31. 31. Réorganisation du contenu Modifications de structure Changements de données • Sous-site vs Site • Choice –> Taxonomy • Fusions Optimiser la Recherche Possibilités différentes selon la technique (BD vs contenu) | 31 REPARTIR DU BON PIED
  32. 32. | 32 VÉRIFICATION
  33. 33. Full crawl Outils de vérification Health Analyzer Event Viewer ULS log Designer Dashboard Resource Monitor PowerShell … Tests manuels | 33 APRÈS LA MIGRATION
  34. 34. | 34 COMMUNICATIONS AUX PROPRIÉTAIRES DE SITES
  35. 35. | 35 LA SUITE…
  36. 36. Établir une bonne gestion du contenu (Gouvernance!) Création / expiration des sites .. du contenu (fichiers surtout) Session : Une gouvernance simple et efficace Mercredi 8h30, salle Côte-St-Luc Rester proactifs! Automatiser la découverte de contenu périmé ou inutilisé • Workflows • Information Management Policies • Scripts PowerShell | 36 MIGRATION ET GOUVERNANCE
  37. 37. Référer au lieu de copier | 37 LES 3 R DE LA GOUVERNANCE Rafraichir l’information périmée Réduire le contenu inutile
  38. 38. Document disponibles Script SP2010 Fichier d’inventaire (Excel) Check list Exemples de critères ++ splp.me/SharePointMigration louis-philippe.lavoie@gsoft.com | 38 À PRENDRE AVEC VOUS
  39. 39. Thank you for your attention! This presentation will be available on the Montreal SharePoint Summit web site after the event. Merci de votre attention ! Cette présentation sera disponible sur le site internet de SharePoint Summit Montréal, après l’événement.
  40. 40. SVP évaluez ma session! Complétez le sondage et courez la chance de gagner une tablette Surface Please rate this session! Fill out the survey for a chance to win a Surface

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