This presentation supports a theoretical presentation and discussion around the key project planning stages for successfully implementing a digitization project and how to create a viable workflow. We will cover topics such as: What things should be formally structured just at the beginning? What can be left to ‘wait and see’?; Who needs to know what and when?
---
Cette présentation soutiens une présentation théorique et une discussion autour des étapes-clefs de la planification réussie d’un projet de numérisation et de la création d’un workflow fonctionnel. Nous aborderons des sujets tels que : Qu’est-ce qui doit être structuré de façon formelle dès le début ? ; Qu’est-ce qui peut être mis en attente et repris plus tard ? ; Qui doit savoir quoi et quand ?
5. INDEX
●Planning for Mobilization
Break for Results 1
●Clustering the Components
Break for Results 2
●Elements of a Good Plan
●Conclusion
●References
●Session 4 Introduction
Index
6. CONTENU
●La planification de la mobilisation
Pause pour Résultats 1
●Regroupement des composants
Pause pour Résultats 2
●Les éléments d'un bon plan
●Conclusion
●Les références
●Introduction à la séance 4
Contenu
7. “That would be no good, said the wizard, not without a mighty Warrior,
even a Hero. I tried to find one; but warriors are busy fighting one
another in distant lands, and in this neighbourhood heroes are scarce,
or simply lot to be found… So now let us get on and make some plans.”
Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”
Planning for Mobilization
8. “That would be no good, said the wizard, not without a mighty Warrior,
even a Hero. I tried to find one; but warriors are busy fighting one
another in distant lands, and in this neighbourhood heroes are scarce,
or simply lot to be found… So now let us get on and make some plans.”
Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”
La planification de la mobilisation
11. Mobilization - “An Unexpected Party”
Use
● Leave the Shire
● Confuse Trolls
● Seek advice from Elrond
● Sing with Elves
● Evade Goblins
● Trick Gollum
● Fight giant spiders
● Escape the Elven King’s prison
● Steal from Smaug
● Battle the 5 armies
● Get home
Goals
● GOLD
● ARKENSTONE
● FAME
● GLORY
● HONOUR
Resources
● NEUTRAL
• Individuals (Gollum, Smaug)
• Men (Bard)
● EVIL
• Goblins (Bolg, Golfimbul, The
Great Goblin)
• Trolls (Tom, Bert, William)
• Wizards (Sauron, Sauroman)
● GOOD
• Dwarves (Kili, Fili, Dori, Ori, Nori,
Oin, Gloin, Balin, Dwalin, Bifur,
Bofur, Bomber, Thorin)
• Elves (Elrond,, The Elven King)
• Wizards (Gandalf, Radagast)
• Men ( Beorn)
PlanningforMobilization
12. Mobilisation - "Une partie inattendue"
Utilisation
● Quitter la Comté
● Embrouiller les Trolls
● Demander conseil à Elrond
● Chanter avec les Elfes
● Echapper aux Gobelins
● Jouer un tour à Gollum
● Combattre les araignées géantes
● S’évader de la prison du Roi des Elfes
● Voler le trésor de Smaug
● Combattre les 5 armées
● Rentrer à la maison
Objectifs
● OR
● ARKENSTONE
● CELEBRITE
● GLOIRE
● HONNEUR
Ressources
● NEUTRES
• Individus(Gollum, Smaug)
• Humains (Bard)
● MAUVAISES
• Gobelins (Bolg, Golfimbul, Le
Grand Gobelin)
• Trolls (Tom, Bert, William)
• Sorciers (Sauron, Saroumane)
● BONNES
• Nains (Kili, Fili, Dori, Ori, Nori,
Oin, Gloin, Balin, Dwalin, Bifur,
Bofur, Bomber, Thorin)
• Elfes (Elrond,, Le Roi des Elfes)
• Sorciers (Gandalf, Radagast)
• Humains (Beorn)
Laplanificationdelamobilisation
14. Mobilisation
Tâches
● Préparation des Spécimens / Objets
● Curation
● Revue des Données
● Revue de la Base de Données
● Capture des Images
● Transcription
● Nettoyage des données
● Contrôle Qualité
● Géoréférencement
● Re-publication
Objectifs
● Métadonnées augmentées,
● Plusieurs angles de vue,
● Prise de vue pour tous les spécimens
● Géoréférencement complet
● Publication,
● Installation de l’IPT
Groupes des
Intervenants
● NIVEAU INSTITUTIONNEL
• Collections (Gestionnaires de
Collections, Bibliothécaire,
Chargé de collection, ...,)
• Personnel (Ressources
humaines…)
● PROJET
• Équipe de Numérisation
(Preneurs d’images,
géographes…)
• Gestion de projet (PI…)
● EXTERNES
• Équipe Web (Graphiste,
Développeur...)
Laplanificationdelamobilisation
15. WHO (person) is going to do it?
AFFILIATIONS
● Institutional; Project; External
STAKEHOLDERS
● Collections; Project
Management; Digitization
Team; Personnel; Web Team;
Technology; Research;
Institution
ROLES
● Collections Manager;
Conservator; Librarian;
Registrar; Archivist; Project
Manager; Principal Investigator;
Imagers; Transcribers; Quality
Checker; Data Specialist;
Human Resources; Finance;
Designer; Web Developer;
Content Developer;
Programmer; Network
Administrator; Helpdesk;
Database Administrator;
Researcher; Volunteer/intern;
Curator; Geographer
WHO?
Affiliations
● The group or business to whom the
Stakeholder reports.
Stakeholders
● Groups or teams of people whose areas of
responsibility may affect the success of
your project.
Roles
● Actual individuals who you may need to
help you successfully complete your
project.
PlanningforMobilization
Stakeholders, Affiliations and Roles
16. QUI (personne) va faire le travail ?
AFFILIATIONS
● Institutionnelles ; Au Projet ; Externes
GROUPES DES INTERVENANTS
● Collections; Gestion de Projet ;
Equipe de numérisation , Personnel,
Equipe web ; Technologie :
Recherche ; Institution
RÔLES
● Gestionnaire de Collections ;
Conservateurs, Documentaliste;
Registraire ; Archiviste ; Gestionnaire
de projet ; Chercheur : Imageurs ;
Transcripteurs ; Contrôleurs Qualité ;
Spécialiste des Données ;
Ressources humaines ; Finance ;
Designer; Développeur web ;
Développeur de contenu ;
Programmeur ; Administrateur
réseau ; Helpdesk ; Administrateur
de base de données ;
Volontaires/Stagiaires; Géographe
QUI ?
Affiliations
● Le groupe ou institution auquel le group
des intervenants impliqué rend des
comptes.
Groupes des intervenants
● Groupes ou équipes de personnes dont
les domaines de responsabilité peuvent
avoir des répercussions sur le succès du
projet.
Rôles
● Individus dont vous pouvez solliciter l’aide
afin de compléter votre projet avec succès.
Laplanificationdelamobilisation
Personnes, Affiliations et Rôles
17. WHICH (choice, alternative) things do we
need to do?.
● STAGE
o Before, During, After
● TASK
o Specimen/object
Staging; Curation; Data
Review; Database
Review; Hiring Staff;
Equipment Purchasing;
Equipment Setup;
Database Modifications;
Image Capture;
Transcription; Data
Cleaning; Quality
Checking; Publishing;
Georeferencing; Re-
publishing; Provisioning
Storage; Budgeting;
Specimen/object Return;
Data Standards
WHICH?
Stages
● Point in time relative to the project start
during which the task should be carried
out.
Tasks
● Jobs that will need to be done in order to
achieve the aims of the project.
PlanningforMobilization
Tasks and Stages
18. QUELLES (choix, alternative) choses
devons nous réaliser ?.
● ÉTAPES
o Avant, Pendant, Après
● TÂCHES
● Préparation des
Spécimens / Objets;
Revue de la Base de
Données; Mettre en
place l'Équipement;
Transcription;
Publication; Gestion
Serveur Stockage;
Curation; Recruter
l'Équipe; Modifications
de la Base de Données;
Nettoyage des
Données;
Géoréférencement;
Budgétisation; Revue
des Données; Acheter
de l'Équipement;
Capture des Images;
Contrôle Qualité;
Republication; Retour
des Spécimens / Objets;
Standards de Données
LESQUELLES ?
Étapes
● Des périodes relatives au début du projet
pendant lesquelles les tâches doivent être
effectuées.
Tâches
● Les actions qui contribuent à la réalisation
des objectifs du projet.
Laplanificationdelamobilisation
Tâches et Étapes
19. WHAT (specific thing, object) do you
want to do?
WHEN (time, occasion, moment) do you
want it done?.
● GOALS
o Darwin Core Data;
Extended Metadata; All
Imaged; Regularly
Published;
Georeferenced; Own
IPT
WHAT? WHEN?
Goals
● Deliverables.
• Stated
• Implied
● Deadlines
• Milestones
• Final
PlanningforMobilization
Goals
20. QUE (chose spécifique, objet) voulez-
vous faire ?
QUAND (jour, occasion, moment)
voulez-vous que ce soit fait ?
● OBJECTIFS
o Données au format
Darwin Core;
Métadonnées
augmentées; Prises de
vues complètes;
Données régulièrement
publiées; Données
géoréférencées; IPT
installée
QUOI ? QUAND ?
Objectifs
● Délivrables.
• Définis
• Sous-entendus
● Dates de rendu
• Intermédiaires
• Finale
Laplanificationdelamobilisation
Goals
21. “ We need food, for one thing, and rest in reasonable safety. ” Tolkien, J.R.R.
(1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”
Break for Results
22. “ We need food, for one thing, and rest in reasonable safety. ” Tolkien, J.R.R.
(1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”
Pause pour les Résultats
27. “ The goblins chained their hands behind their backs and linked them all
together in a line and dragged them to the far end of the cavern with
little Bilbo tugging at the end of the row. ” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back
Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”
Clustering the Components
28. “ The goblins chained their hands behind their backs and linked them all
together in a line and dragged them to the far end of the cavern with
little Bilbo tugging at the end of the row. ” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back
Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”
Rassembler les éléments
34. Rassemblement
Numérisation
● Capture des Images
● Transcription
● Nettoyage des Données
● Contrôle Qualité
● Publication
Après
Numérisation
● Géoréférencement
● Republication
● Retour des Spécimens / Objets
Avant
Numérisation
● Préparation des Spécimens / Objets
● Curation
● Revue des Données
● Revue de la Base de Données
● Gestion Serveur Stockage
● Budgétisation
● Standards de Données
● Recruter l'Équipe
● Acheter de l'Équipement
● Mettre en place l'Équipement
● Modifications de la Base de Données
Rassemblerleséléments
35. HOW (way, manner, form) are we going
to do it?.HOW?
Task Clusters
● Digitization
Workflows
● Sequential
• Simple
• Linear
● Rules Driven
• Logic
• Linear
● State Machine
• Complex
• Asychronous
Clusteringthecomponents
Task Clusters and Workflows
36. COMMENT (façon, manière, forme)
allons-nous réaliser ces tâches ?.COMMENT ?
Regroupement des tâches
● Numérisation
Workflows
● Séquentiel
• Simple
• Linéaire
● Guidé par des règles
• Logique
• Linéaire
● A l’échelle nationale
• Complexe
• Asynchrone
Regroupement des tâches et workflows
Rassemblerleséléments
37. HOW (way, manner, form) are we going
to do it?
There are FIVE major
groups of tasks that
comprise the digitization
process.
● pre-digitization curation
and staging
● specimen image
capture
● specimen image
processing
● electronic data capture
● georeferencing locality
descriptions.
Source: https://www.idigbio.org/content/digitization-workflows
Reference: ZooKeys 209: 19-45 (20 Jul 2012) doi: 10.3897/zookeys.209.3135 (http://zookeys.pensoft.net/articles.php?id=2926%7C)
Clusteringthecomponents
Task Clusters
HOW?
38. COMMENT (façon, manière, forme)
allons-nous réaliser ces tâches ?.
Il existe CINQ groupes de
tâches principaux, qui
forment le processus de
numérisation.
● Gestion et préparatifs
pré-numérisation
● Prise de vues de
spécimens
● Traitement des prises
de vues de spécimens
● Informatisation des
données
● Géoréférencement des
descriptions de
localités.
Source: https://www.idigbio.org/content/digitization-workflows
Reference: ZooKeys 209: 19-45 (20 Jul 2012) doi: 10.3897/zookeys.209.3135 (http://zookeys.pensoft.net/articles.php?id=2926%7C)
Regroupement des tâches
COMMENT ?
Rassemblerleséléments
39. HOW (way, manner, form) are we going
to do it?
Sequential - Represents a
series of steps. The steps
are performed one after
another until the last activity
is completed.
HOW?
Source: https://www.idigbio.org/content/digitization-workflows
Clusteringthecomponents
Workflows
40. COMMENT (façon, manière, forme)
allons-nous réaliser ces tâches ?.
Séquentiel - Représente
une série d’étapes. Les
étapes sont réalisées les
unes après les autres jusqu’à
ce que la dernière activité
soit achevée.
COMMENT ?
Source: https://www.idigbio.org/content/digitization-workflows
Workflows
Rassemblerleséléments
41. HOW (way, manner, form) are we going
to do it?
Rules-driven Implemented
based on a sequential
workflow however, rules and
business logic can alter the
progress of the workflow.
HOW?
Source: https://www.idigbio.org/content/digitization-workflows
Reference: https://www.idigbio.org/sites/default/files/sites/default/files/Workflow_MellonTypePDC_v4.jpeg
Clusteringthecomponents
Workflows
42. COMMENT (façon, manière, forme)
allons-nous réaliser ces tâches ?.
Guidé par des règles Mis
en place suivant un workflow
séquentiel, cependant les
règles et contraintes
extérieures peuvent altérer la
progression du workflow.
COMMENT ?
Source: https://www.idigbio.org/content/digitization-workflows
Reference: https://www.idigbio.org/sites/default/files/sites/default/files/Workflow_MellonTypePDC_v4.jpeg
Workflows
Rassemblerleséléments
43. HOW (way, manner, form) are we going
to do it?
State Machine - The steps
in a state machine workflow
execute asynchronously i.e.
they are not necessarily
performed one after another,
but instead are triggered by
actions and states in
previous steps. One state is
assigned as the start state,
and then, based on an event,
a transition is made to
another state and so on.
HOW?
Source: https://www.idigbio.org/content/digitization-workflows
Clusteringthecomponents
Workflows
44. COMMENT (façon, manière, forme) allons-
nous réaliser ces tâches ?.
A l’échelle nationale - Les
étapes d’un workflow à l’échelle
nationale s’exécutent de façon
asynchrone, c’est-à-dire qu’elles
ne sont pas forcément effectuées
les unes après les autres mais
sont au contraires mises en route
par les actions et et statuts des
étapes précédentes. Un état est
désigné comme étant l’état initial,
puis, en fonction d’un
événement, une transition vers
un autre état s’effectue et ainsi
de suite.
COMMENT ?
Source: https://www.idigbio.org/content/digitization-workflows
Workflows
Rassemblerleséléments
45. “ We need food, for one thing, and rest in reasonable safety. ” Tolkien, J.R.R.
(1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”
Break for Results
46. “ We need food, for one thing, and rest in reasonable safety. ” Tolkien, J.R.R.
(1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”
Pause pour les Résultats
49. “We are met to discuss our plans, our ways, means, policy and devices.
We shall soon before the break of day start on our long journey, a
journey from which some of us, or perhaps all of us (except our friend
and counsellor, the ingenious wizard Gandalf) may never return. It is a
solemn moment.” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”
Elements of a Good Plan
50. “We are met to discuss our plans, our ways, means, policy and devices.
We shall soon before the break of day start on our long journey, a
journey from which some of us, or perhaps all of us (except our friend
and counsellor, the ingenious wizard Gandalf) may never return. It is a
solemn moment.” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”
Éléments d’un Bon Plan
53. Plan
Goals
● Bilbo
• Adventure
● Dwarves
• Gold
● Thorin
• Arkenstone
● Everyone
• Fame
• Glory
• Honour
Proposal
● Leave the Shire
● Seek advice from Elrond
● Steal from Smaug
● Get home
Details
● Map
● Key
● Arrive by Durin’s Day
ElementsofaGoodPlan
54. Plan
Objectifs
● Bilbo
• Aventure
● Nains
• Or
● Thorin
• Arkenstone
● Tous
• Célébrité
• Gloire
• Honneur
Proposition
● Quitter la Comté
● Aller demander conseil à Elrond
● Voler le trésor de Smaug
● Rentrer chez soi
Détails
● Carte
● Clef
● Arrivée le Jour de Durin
Élémentsd’unBonPlan
55. Plan
Proposal
● RATIONALE
● METRICS
Detail
● PRACTICALITIES
• Gantt charts
• Flow diagrams
• Timelines
Goals
● CAPACITY EXTENSION
• Institutional IPT
• Trained staff
• Collections exposure
● DIRECT DELIVERABLES
• Darwin Core metadata
• Hi res Image per object
• Published to IPT
• Report
ElementsofaGoodPlan
56. Plan
Proposition
● RESUME
● DONNEES NUMERIQUES
Détails
● ASPECTS PRATIQUES
• Diagrammes de Gantt
• Représentations graphiques des
workflows
• Planning temporel
Objectifs
● EXTENSION DES CAPACITES
• IPT dédié à l’institution
• Equipe formée
• Mise en valeur des Collections
● DELIVRABLES DIRECTS
• Métadonnées Darwin Core
• Images haute résolution pour
chaque objet
• Publication via l’IPT
• Rapport
Élémentsd’unBonPlan
58. Source: *http://www.digitizationguidelines.gov/guidelines/DigActivities-FADGI-v1-20091104.pdf
Reference: http://www.arma.org/garp/
POURQUOI (raison, explication) faisons-
nous cela ?
OÙ (position, lieu) cela va-t-il se passer ?
● *Responsabilité
● Intégrité
● Protection
● Conformité
● Disponibilité
● Conservation
● Disposition
● Transparence
● Travail d’équipe
Plan
POURQUOI ? OÙ ?
Une bonne planification de projet devrait
contenir :
● Justifications
• Cibles
• Objectifs
• Risques
● Aspects pratiques
• Ressources
• Personnes impliquées
• Succession d’étapes
Élémentsd’unBonPlan
59. “To the end of his days Bilbo could never remember how he found
himself outside, without a hat, walking-stick, or say money, or anything
that he usually took when he went out; leaving his second breakfast
half-finished and quite unwashed-up,” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again.
George Allen & Unwin Ltd. London.”
Conclusion
60. “To the end of his days Bilbo could never remember how he found
himself outside, without a hat, walking-stick, or say money, or anything
that he usually took when he went out; leaving his second breakfast
half-finished and quite unwashed-up,” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again.
George Allen & Unwin Ltd. London.”
Conclusion
63. “But how is it yours to give?... It isn’t exactly; but, well, I am willing to let
it stand against all my claim, don’t you know. I may be a burglar-or so
they say: personally I never really felt like one-but I am an honest one, I
hope, more or less… I hope you will find it useful.” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or,
There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”
Useful Resources
64. “But how is it yours to give?... It isn’t exactly; but, well, I am willing to let
it stand against all my claim, don’t you know. I may be a burglar-or so
they say: personally I never really felt like one-but I am an honest one, I
hope, more or less… I hope you will find it useful.” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or,
There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”
Ressources utiles
73. TASKS
The aim is for each team to group the cards.
Do this by assigning each ROLE card to a
TASK and each TASK to a STAGE.
Are there any missing?
TasksMatchingGame
74. LES TÂCHES
Le but du jeu est, pour chaque équipe, de
regrouper les cartes.
Attribuez chaque carte “RÔLE” à une “TÂCHE”
et chaque “TÂCHE” à une “ÉTAPE”.
Y a-t-il des cartes manquantes ?
Jeudecorrespondanceaveclestâches
77. STAKEHOLDERS
The aim is for each team to group the cards.
Do this by assigning each ROLE card to a
STAKEHOLDER and each STAKEHOLDER to
an AFFILIATION.
Are there any missing?
StakeholderMatchingGame
78. LES GROUPES D'INTERVENANTS
Le but du jeu est, pour chaque équipe, de
regrouper les cartes.
Attribuez chaque carte “RÔLE” à une carte
“INTERVENANT” et chaque “INTERVENANT” à
une carte “AFFILIATION”.
Y a-t-il des cartes manquantes ?
eudecorrespondanceaveclesgroupesd'intervenants
79. 22 AUGUST 2016
THE BID PROGRAMME IS FUNDED BY THE EUROPEAN UNION
Sharon Grant
Exercises
80. 22 AUGUST 2016
THE BID PROGRAMME IS FUNDED BY THE EUROPEAN UNION
Sharon Grant
Exercices