Présentation de la dématérialisation à la CDAF : pourquoi la numérisation des factures fournisseur à réception est une solution dépassée... Retour d'expérience et conseil pour optimiser les flux transactionnels avec les fournisseurs

1. Dématérialisation de factures fournisseurs
- Retour d’expérience d’un opérateur intervenant pour de grands donneurs d’ordres -

2. Qweeby
Qweeby conçoit et opère un dispositif de
dématérialisation fiscale de factures utilisé
par des entreprises situées sur toute la
France (et en Espagne)
A partir de factures PDF émises par
l’outil de facturation de l’émetteur
transmises à tous clients dans un
format exploitable (privé ou standard)
Opérationnel pour les flux destinés à
Auchan France (format privé), Carrefour
France et Casino (GS1 XML)
Conçu pour insérer la dématérialisation
dans le process de facturation de
l’émetteur sans modifier l’organisation
et les pratiques (non intrusif)
Issu de trois années de R&D
© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée

3. Les bénéfices de la dématérialisation
La dématérialisation permet à l’émetteur et au récepteur de réduire leurs coûts et de
fiabiliser leurs processus
Côté émetteur Côté récepteur
 Fiabilisation du processus de facturation  Réduction des coûts opérationnels :
• Réduction des temps de transmission • Moins de manipulations en réception
• Traçabilité et visibilité sur la remise de la facture • Pas de ressaisies
• Alertes et relances automatisées • Automatisation des processus de traitement
 Réduction des frais généraux : • Moins de manipulations de classement
• Moins de papier et d’impressions • Moins d’archives à conserver
• Moins d’affranchissement • Accès facilité aux factures (en ligne)
• Moins d’archives à stocker
• Suppression de coûts de numérisation / LAD /
 Réduction des coûts opérationnels RAD
• Moins de manipulations (envoi, classement,  Fiabilisation de la gestion des paiements
mise sous pli, affranchissement, bourrages…)
• Fiabilisation du circuit de validation des factures
 Création d’un avantage concurrentiel (et réduction du cycle de traitement)
• Facteur différentiant • Fiabilité des données de facturation
• Généralisation aux donneurs d’ordres
 Développement durable
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4. Le cadre fiscal applicable aux factures
L’émission d’une facture électronique entre dans cadre réglementaire strict applicable aux
deux parties (art. 289 et 96F du code général des impôts, BOI du 7 août 2003)
Art. 289 Bis du CGI Art. 289 V du CGI
Echange de fichiers Echange de fichiers
structurés non structurés
Couramment nommé Facture EDI Couramment nommé « PDF Signé »
Authenticité du flux de Liste récapitulative des échanges
facturation électronique effectués
Signature électronique
Intégrité du flux de Contrôles à la génération du
facturation électronique message
Conservation du flux de Archivage à valeur probatoire Conservation pérenne sur un
facturation électronique (norme Z42-013) support inaltérable
Nécessaire et formalisé par une Nécessaire et conservation d’une
Accord du client
convention d’inter-change trace formelle de l’accord
Les textes : article 289 et 96F du Code Général des Impôts (avec les décrets d’application parus au BOI d’août 2003)
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5. Pour le récepteur, l’enjeu porte sur le
déploiement et la maîtrise des coûts
Numériser en réception est une option facile. Il lui est de plus en plus préféré l’émission
native de flux dématérialisés, plus intéressants et économiques pour le récepteur
Facile car il ne faut rien demander aux fournisseurs
Coût totalement supporté par le récepteur (en plus des coûts supportés par l’émetteur)
Papier
Numérisation
/ LAD / RAD
PDF Signé
Fournisseurs Web EDI / Portail / Récepteur
Extranet
Démat PDF Signé avec Intégration
Native flux d’intégration directe
(fiscale)
EDI
Plus délicat car suppose l’adhésion des fournisseurs
Coût moindre ; supporté surtout par l’émetteur en substitution aux coûts papier
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6. Pour l’émetteur, la véritable difficulté de
la dématérialisation est ailleurs
La dématérialisation fiscale des factures conduit à gérer des demandes clients et
une diversité de format / protocoles qui n’existaient pas avec le papier
Papier Client 1
PDF Signé en
GS1 XML
Client 2
PDF Signé et
Emetteur format propriétaire
Client 3
PDF Signé en FTP Client 4
EDI Client …
L’émetteur est conduit à faire face aux attentes et exigences de ses clients…
La complexité pratique qui en découle peut constituer un frein
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7. RetourS d’expérienceS
Côté récepteur Côté émetteur
• Privilégier les flux nativement dématérialisés • Générer facilement des flux d’intégration
car plus économiques (coût important de la différents à partir de PDF issus de l’outil de
numérisation) facturation en place
• Oui au PDF signé mais assorti d’un fichier
d’intégration technique • Faciliter la mise en œuvre rapide directement
par l’utilisateur
• Recours aux flux standard et interopérables,
et à des solutions ouvertes (non propriétaires) • Permettre un ROI partagé et pas seulement
chez le récepteur de la facture
• Les fournisseurs éligibles à l’EDI sont
déployés et la marge de progression est • Insérer l’émission de flux dématérialisés dans
limitée l’environnement local sans tout compliquer
• Les Portails / Extranets / WebEDI concernent ni imposer d’actions profondes
les petits fournisseurs sans outil de GestCo
et/ou de connexion Internet.. Priorité aux • Pouvoir déployer à tous ses clients
dispositifs ouverts et interopérables • Limiter les contraintes et les coûts annexes
(webEDI).La numérisation entre dans la zone
(certificats de signature, archivage)
de turbulences
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8. Une différence majeure entre la situation
de l’émetteur et celle du récepteur
Récepteur de factures Emetteur de factures
 Optimiser le processus de  Répondre aux demandes de ses
Les enjeux du traitement des factures entrantes clients
projets sont :  Sécuriser le respect des délais de  Réduire ses coûts d’émission de
paiement factures
 Limiter les coûts de traitement  Fiabiliser et tracer ses envois de
factures pour réduire le délai de
paiement client moyen
 Contrôles de prix  Réduction des coûts d’envoi des
Le ROI du projet  Suppression des erreurs de factures (papier, manipulations et
se situe : paiement affranchissement)
 Contrôle de la conformité des  Réduction du délai de paiement
factures avec les commandes et client
livraisons  Suppression du papier
 Respect des validations
hiérarchiques
 Réduction de tous les coûts liés a
processus
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9. Les bénéfices du dispositif Qweeby pour
l’émetteur
Gestion fluide et transparente de la cohabitation électronique / papier
Insertion totale dans le processus de facturation en place sans imposer de
changement dans la forme des factures et les pratiques
Modularité complète permettant de démarrer facilement et rapidement, puis
de monter en puissance avec un ROI rapide
Adaptation totale au contexte de l’émetteur
Interopérabilité avec les dispositifs d’archivages probatoire et certificats
Capacité à adresser tous les clients : du grand donneur d’ordre au plus petit
destinataire
Fourniture systématique d’un fichier d’intégration (données de la facture
dans un format exploitable) privé ou standard
Traçabilité et fiabilisation du processus de transmission (suivi, relances,
alertes, notifications…)
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10. Merci de votre attention

11. SAS au capital de 139 950 €
16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne
www.qweeby.com