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1. 5 outils pour standardiser
une base de données
Juillet 2023

2. Une base de données, c’est quoi ?
Une base de données est un tableau du Excel avec des colonnes et des
lignes. Par ailleurs, elle peut s’étendre sur plusieurs onglets Excel. Elle
regroupe plusieurs valeurs, comme le nom, le prénom ou la date de
naissance de vos collaborateurs.
Une image vaut mieux que mille mots…

3. Une image vaut mieux que mille mots…

4. Comment standardiser une base de
données ?
Ci-dessous, la base de données n’est pas harmonisée. Cela complique
grandement son utilisation.
Nous allons voir comment la standardiser ensemble. Allez c’est parti !

5. Nous utiliserons quatre formules et un outil :
• Fonction MAJUSCULE
• Fonction NOMPROPRE
• L’outil Ctrl + H
• Fonction TEXTE
• Fonction SUBSTITUE
Vous trouverez en commentaire la trame à télécharger si vous
souhaitez faire l'exercice en même temps que nous.

6. Étape 1 : uniformiser la casse de nos
données
Nous allons utiliser les fonctions MAJUSCULE et NOMPROPRE pour
uniformiser la casse de nos données.
La fonction MAJUSCULE, comme son nom l'indique transforme le texte
pour le mettre entièrement en majuscules.

7. Étape 1 : uniformiser la casse de nos
données
La fonction NOMPROPRE, elle, permet d'isoler la première lettre d'un
texte et de la mettre, elle seule, en majuscule. Pratique pour les
prénoms par exemple...

8. Étape 2 : modifier les données avec un
simple raccourci clavier CTRL + H
Avant d’indiquer le mois de naissance des collaborateurs dans la
troisième colonne, nous devons harmoniser les dates de naissance.
Rien de plus simple : le raccourci clavier : Ctrl + H permet de remplacer
un caractère par un autre dans une cellule.

9. Étape 3 : utiliser les bons formats
Dans la colonne G, nous voulons seulement le mois de naissance.
Nous devons utiliser la fonction TEXTE. Elle change dynamiquement le
format d’une cellule. Ici, elle va nous permettre de récupérer le mois en
toute lettre à partir de la date de naissance.

10. Étape 3 : utiliser les bons formats
Histoire d'aller un peu plus loin, et vu que vous la connaissez
maintenant, on pourra facilement pousser le vice en mettant le mois au
format "nom propre" avec une majuscule au début.

11. Étape 3 : utiliser les bons formats
Histoire d'aller un peu plus loin, et vu que vous la connaissez
maintenant, on pourra facilement pousser le vice en mettant le mois au
format "nom propre" avec une majuscule au début.

12. Étape 4 : remplacer du texte de façon
dynamique avec SUBSTITUE
Les numéros de téléphone ne sont pas écrits de la même manière. Cela
peut rendre difficile les recherches.
Pour standardiser cette colonne, la fonction SUBSTITUE est de rigueur.
Vous pouvez remplacer un texte par un autre sans passer par le ruban
d’accueil, et de manière automatisée.

13. Bravo !
Et voilà ! le tour est joué, vous avez une base de données harmonieuse
et prête à l’emploi !
Cela vous prendra quelques minutes de standardiser votre base de
données, mais vous allez gagner un temps incroyable !

14. www.solpedinn.c
om